Курсовая пример. Проектирование аэис закупочной деятельности

• Название: Проектирование аэис закупочной деятельности
• Анкор: Курсовая пример.doc
• Дата: 01.02.2017
• Размер: 1.75 Mb.
• Имя файла: Курсовая пример.doc
• Тип: Реферат; #1667
• страница: 4 из 5

2.2. Постановка задачи

В результате обследования торгового предприятия и выявления существующих проблем в ведении закупочной деятельности принято решение о проектировании автоматизированной информационной системы.

Целью разработки задачи является совершенствование и повышение эффективности обработки информации, возникающей в процессе товарно-материального снабжения, а так же обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу.

Эксплуатация задачи должна обеспечивать:

1. 
   Формирование заказов;
   
2. 
   Учет заказов:
   

1. 
   Учет выполненных заказов;
   
2. 
   Возможность отслеживания текущих заказов;
   
3. 
   Учет результатов выполнения заказов поставщиками;
   

3. 
   Учет информации о поставщиках:
   

1. 
   Учет данных поставщиков;
   
2. 
   Учет поступивших прайсов поставщиков;
   
3. 
   Учет договоров;
   

4. 
   Контроль оплаты поставок;
   
5. 
   Учет работы сотрудников отдела закупок.
   

Задача предусматривает создание и использование справочной информации.

Разрабатываемая АИС должна реализовать внесение, просмотр, редактирование, хранение данных, а так же следующие вспомогательные функции:

1. 
   быстрый поиск требуемой информации по заданным условиям;
   
2. 
   формирование стандартных форм документов;
   
3. 
   отображение и печать внесенных данных в виде стандартных отчетных форм;
   
4. 
   создание статистических отчетов и т.д.
   

Задача решается в реальном времени, т.е. доступ к базе данных обеспечивается по мере необходимости.

Объектом управления и объектом применения задачи является отдел снабжения торгового предприятия.

Таким образом, необходимо произвести проектирование АИС, обеспечивающей целесообразность решения поставленных задач с ЭВМ, которая определяется наличием технических средств, персонала соответствующей квалификации и необходимыми исходными данными.

2.3. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение (ИО) – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы⁵.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из:

• 
  внемашинного ОИ - информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств;
  
• 
  внутримашинного ИО - совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам.
  

2.3.1. Внемашинное информационное обеспечение

2.3.1.1. Инфологическое моделирование

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Инфологическая модель содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием⁶.

Диаграмма сущность-связь представляет собой модель данных верхнего уровня. Она включает сущности и взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области. Для более наглядного представления инфологической модели построена диаграмма «сущность-связь» (рисунок 11): ???

?Рисунок 11. Диаграмма «сущность-связь»

Для представления информационной модели данных используется CASE-средство ERwin, с помощью которого построена схема данных АИС (рисунок 12). ERwin предоставляет возможности создавать и управлять физическим и логическим уровнями представления модели. Схема данных для проектируемой в данной работе ИС построена на физико-логическом уровне.

На этапе построения информационной модели были совершены следующие работы:

• 
  определение сущностей;
  
• 
  определение зависимостей между сущностями;
  
• 
  определение атрибутов сущностей;
  
• 
  задание первичных и альтернативных ключей;
  
• 
  задание названий связей, имен ролей;
  
• 
  физическое описание модели: установление типов данных, назначение соответствий имя сущности - имя таблицы, атрибут сущности - атрибут таблицы.
  

БД представлена в виде сущностей, их атрибутов и связей между ними.

Сущность – любой различимый объект, информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Каждая сущность является множеством подобных индивидуальных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и должен отличаться от всех остальных экземпляров.

Для целей проектирования был определен следующий список сущностей:

1. 
   Поставщик;
   
2. 
   Банковские реквизиты;
   
3. 
   Договор;
   
4. 
   Условия оплаты;
   
5. 
   Прайс;
   
6. 
   Содержание прайса;
   
7. 
   Счет;
   
8. 
   Товары;
   
9. 
   Группа товаров;
   
10. 
    Артикул;
    
11. 
    Заказ;
    
12. 
    Состав заказа;
    
13. 
    История заказа;
    
14. 
    Оплата;
    
15. 
    Заявка;
    
16. 
    Сотрудники.
    

Список сущностей (Entity) с указанием ее типа (Entity Type) и описанием (Entity Definition) был сгенерирован в виде отчета в ERwin и представлен в Приложении 3. Описание – Definition - используется для ввода определения сущности, которые полезны, поскольку позволяют понять, что собой представляет указанный объект.

Далее для каждой сущности были заданы входящие в нее атрибуты. Атрибут выражает определенное свойство объекта. Весь набор атрибутов каждой сущности с описанием, выделенными ключевыми атрибутами, именами ролей, типами данных представлен в качестве отчета ERwin в Приложении 4.

Связь является логическим соотношением между сущностями. По связи различают зависимые и независимые сущности. Идентифицирующая связь устанавливается между независимой (родительский конец связи) и зависимой (дочерний конец связи) сущностями. Экземпляр зависимой сущности определяется только через отношение к родительской сущности и изображается на диаграмме прямоугольником со скругленными углами. На диаграмме из 16 сущностей, 7 – независимые, а остальные 9 – зависимы от независимых сущностей.

Неидентифицирующая связь служит для связывания независимых сущностей.





Рисунок 12 . Схема данных АИС закупочной деятельности (логический уровень).

Рассмотрим связи между сущностями проектируемой системы:

1. 
   Идентифицирующая связь:
   
   1. 
      «Поставщик» - «Банковские реквизиты». Связь «один-ко-многим», поскольку поставщик может иметь несколько счетов в разных банках;
      
   2. 
      «Поставщик» - «Прайс». Связь «один-ко-многим», поскольку поставщик в процессе своей работы меняет цены на товары, поэтому меняются и сами прайсы, которые высылает поставщик, но необходимо, чтобы все прайсы, в том числе и те, по которым уже не работают, сохранялись в БД.
      
   3. 
      «Поставщик» - «Счет». Связь «один-ко-многим», так как поставщик присылает на каждую поставку накладную, значит у одного поставщика может быть нуль, одна или много накладных.
      
   4. 
      «Поставщик» - «Заказ». Связь «один-ко-многим», так как один поставщик может выполнять от одного и более заказов, либо не делать поставки по причине не размещения ему заказов.
      
   5. 
      «Прайс» - «Содержание прайса». Связь «один-к-одному», так как одному прайсу соответствует только одно наполнение. Кардинальность связи – Z – «ноль или один», поскольку прайс может существовать какое-то время и без содержания, пока оно не будет введено.
      
   6. 
      «Заказ» - «Оплата». Связь «один-ко-многим», так как заказ может быть оплачен частями, а не единовременным платежом.
      
   7. 
      «Заказ» - «Состав заказа». Связь «один-к-одному», так как один заказ имеет только одно содержание заказа.
      
   8. 
      «Заказ» - «История заказа». Связь «один-к-одному», так как один заказ может иметь только одну историю. Указанная мощность связи – Z – означает наличие в таблице одной или вообще отсутствие записи, в том случае, когда заказ уже создан и размещен, но пока не выполнен.
      
   9. 
      «Товар» - «Состав заказа». Связь «один-ко-многим», так как один товар может быть заказан много раз.
      
   10. 
       «Группа товаров» - «Товар». Связь «один-ко-многим», так как к одной группе товаров может относится от одного и более товаров, либо вообще не относится, если группа создана, а товаров еще нет.
       
   11. 
       «Артикул» - «Товар». Связь «один-к-одному», так как одному товару может соответствовать только один артикул.
       
   12. 
       «Счет» - «Оплата». Связь «один-ко-многим», так как каждый документ на оплату (накладная, счет-фактура) может быть оплачен частями, а не единовременным платежом.
       
2. 
   Неидентифицирующая связь (обязательная, т.е. в зависимой сущности не может быть нулевых значений мигрирующих атрибутов):
   
   1. 
      «Сотрудники» - «Заказ». Связь «один-ко-многим» - сотрудники могут делать один и более заказов, так же могут совсем их не делать. Заказ оформляется только одним сотрудником.
      
   2. 
      «Сотрудники» - «Заявка». Связь «один-ко-многим» - сотрудники могут делать одну и более заявок или не делать их, но одна заявка делается только одним работником.
      
   3. 
      «Поставщик» - «Договор». Связь «один-ко-многим», поскольку с поставщиком в процессе работы может быть заключено от нуля до большого числа договоров. Если поставщика не будет в базе (напр., он удален), договор все равно должен храниться.
      
   4. 
      «Условия оплаты» - «Договор». Связь «один-ко-многим» - в договоре может быть указано исключительно только одно условие уплаты поставки, а на любое условие может быть использовано в нескольких договорах.
      
   5. 
      «Прайс» - «Состав заказа». Связь «один-ко-многим», так как заказ делается поставщику, который на определенный момент времени может работать только по одному прайсу, но по каждому прайсу может быть сделано много заказов.
      
   6. 
      «Товар» - «Заявка». Связь «один-ко-многим» - один конкретный товар может быть указан в заявке только один раз, а заявка может содержать один и более товаров. Поэтому мощность связи – P – «один и более».
      
   7. 
      «Договор» - «Заказ». Связь «один-ко-многим» - в рамках одного договора может быть совершено несколько заказов, но заказ всегда делается по одному договору.
      
3. 
   Неидентифицирующая связь (необязательная, т.е. в зависимой сущности могут находиться нулевые значения мигрирующих атрибутов):
   
   1. 
      «Заявка» - «Заказ». Связь «один-ко-многим» - на основе одной заявки может быть сделано несколько заказов разным поставщикам. Но заказ может быть сделан и самостоятельно сотрудником отдела снабжения без заявки.
      

2.3.1.2. Описание входной, постоянной и выходной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера⁷.

Входной информацией для АИС закупочной деятельности предприятия является:

1. 
   Информация о поставщиках;
   
2. 
   Заключенные договора;
   
3. 
   Прайсы поставщиков продукции;
   
4. 
   Приходные накладные поставщиков;
   
5. 
   Заявки со склада.
   

Условно-постоянной информацией в разрабатываемой системе являются «Справочники»:

1. 
   Группы товаров;
   
2. 
   Артикул;
   
3. 
   Товар;
   
4. 
   Сотрудники;
   
5. 
   Условия оплаты.
   

Эти таблицы содержат информацию, наиболее редко меняющуюся.

Выходной информацией будут являться отчеты, а так же выходной документ – «Заказ на поставку» (рисунок 13), который составляется в процессе закупки товаров. Один экземпляр бланка заказа отправляется по электронной почте или факсом поставщику, а другой предоставляется на подпись уполномоченному лицу, т.е. начальнику отдела снабжения. Бланк документа «Заказ на поставку» является формой, самостоятельно разработанной в рассматриваемой организации. Для его формирования необходима следующая входная информация:

• 
  Инфомация о заказчике – данные организации ООО«Диванофф», а именно, полное название организации, адрес, ИНН/КПП, тел./факс.
  
• 
  Информация о поставщике.
  
• 
  № договора, по которому делается заказ.
  
• 
  Информация о необходимом товаре.
  

Бланк заказа выглядит следующим образом:





Рисунок 13. Бланк заказа на поставку

В АИС закупочной деятельности результатными отчетами являются:

1. 
   Отчет «Число заказов за период»
   
2. 
   Отчет «Поставлено товаров за период»
   
3. 
   Отчет «Заключено договоров за период»
   
4. 
   Отчет «Статистика выполнения поставок» (по браку, пересорту, недопоставкам)
   
5. 
   Отчет «Стоимость поставок за период»
   
6. 
   Отчет «Количество просроченных платежей»
   
7. 
   Отчет «Эффективность работы менеджеров по снабжению»
   
8. 
   Отчет «Общее количество заявок за период»
   

Выходные отчетные документы формируются в конце каждого месяца менеджером по снабжению в одном экземпляре, не учитывая электронной копии, и передаются исполнительному директору для анализа ситуации на предприятии и принятию управленческих решений.

2.3.2. Внутримашинное информационное обеспечение

Основной частью внутримашинного ИО является информационная база (ИБ). Проектируемая интегрированная ИБ, или база данных, имеет определенную структуру диалога.

Рассмотрим структуру диалога БД проектируемой информационной системы:

Р
исунок 14. Схема диалога проектируемой АИС

Главное меню представляет собой основную кнопочную форму, на которой располагаются 5 кнопок: «Поставщики», «Заявки», «Заказы», «Отчеты» и «Выход из программы». Главная кнопочная форма открывается при запуске программы.

После нажатия кнопки «Поставщики», «Заказы» или «Отчеты» открываются зависимые кнопочные формы с расположенными на них кнопками.

На открывающейся форме «Поставщики» расположены следующие кнопки:

• 
  Контактная информация – открывается форма для ввода информации о поставщиках, которая записывается в таблицу БД «Поставщик»;
  
• 
  Банковские реквизиты - открывается форма для ввода реквизитов поставщика, которые записываются в таблицу БД «Банковские реквизиты»;
  
• 
  Договора - открывается форма для ввода основной информации из договора с поставщиком, которая записывается в таблицу БД «Договора»;
  
• 
  Платежный документ - открывается форма для ввода основной информации из платежного документа, которая записывается в таблицу БД «Счет»;
  

В вышеперечисленные открывающиеся формы можно вводить информацию, изменять и корректировать нужные записи, выводить их в режим просмотра. Кнопка «Выход» возвращает пользователя обратно к форме «Поставщики».

Кнопка «Заявка» сразу открывает форму для ввода входной заявки, пришедшей со склада. В данной форме можно также производить корректировку данных, просматривать их. Кнопка «Выход» возвращает пользователя обратно в главную кнопочную форму.

На открывающейся форме «Заказы» расположены следующие кнопки:

• 
  Формирование заказа – при нажатии на кнопку открывается форма для ввода заказа, которая содержит в себе подчиненную форму «Состав заказа» для ввода позиций заказываемого товара. На данной форме присутствует кнопка «Бланк заказа», которая открывает для просмотра бланк заказа, который можно просмотреть и вывести на печать, после чего закрыть, нажав кнопку «Выход» и вернуться к форме «Формирование заказа».
  
• 
  Оплата - открывается форма для ввода информации о совершенной оплате приходной накладной, которая записывается в таблицу БД «Оплата».
  
• 
  История – открывается форма для ввода информации о выполненной поставке товара, которая записывается в таблицу БД «История заказа».
  
• 
  Выход – возвращение на главную кнопочную форму.
  

Кнопка «Отчеты» открывает кнопочную форму со всеми имеющимися отчетами, при нажатии на кнопку любого отчета открывается данный отчет. Его можно просмотреть, вывести на печать, а кнопка «Выход» закрывает окно и возвращает в форму «Отчеты».

Кнопка «Выход из программы» закрывает главную кнопочную форму, происходит завершение работы с программой.