Правовое регулирование. Зимина Протоколы онлайн-совещаний. Профессия секретарьреферент 8 августом. Зимина, помощник директора
 Скачать 5.2 Mb.
|
|
ПРОФЕССИЯ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 8 АВГУСТОМ. Зимина, помощник директора Протоколы онлайн-совещаний Новые реалии заставляют нас адаптироваться к удаленной работе, ведь это один из самых востребованных и удобных способов ведения бизнеса. В наше время уже не редкость оказаться на деловом совещании в виде абонента на другом конце провода или фотографии на экране видеоконференции. Удаленность офисов и филиалов, разница в часовых поясах, дистанционный режим – все это не должно сказываться на качестве проводимых рабочих совещаний. Секретаря цифровой прорыв коснулся прежде всего в процедуре подготовки бизнес-встреч и их протоколировании. О протоколах и поговорим подробнее. В едение протоколов офлайн- и онлайн-совещаний имеет достаточно много общих черт, поэтому указанные ниже приемы подойдут любому секретарю или помощнику, в чьи обязанности входит подготовка таких документов. Итак, 11 шагов к написанию идеального протокола онлайн- совещания. Составляйте список участников В любом протоколе помимо темы и даты встречи всегда указывается перечень участников совещания. Приготовьте его заранее, распечатайте и положите рядом с собой в момент подключения всех коммуникантов к видео- или аудиоконференции. Этот список поможет понять, сколько человек присоединилось, а также узнать, какие произошли замены. При онлайн-со- вещании не возбраняется устраивать перекличку участников, чтобы не только проверить присутствие последних, но ивы- явить возможные технические проблемы со связью, звуком или картинкой. В протоколе всегда отображается не планируемый, ареальный список лиц. Вычленяйте из речи участников глаголы Именно действия, о которых говорят люди на встрече, потом превращаются в пункты протокола. Доложить, подготовить, согласовать, написать, разработать и пр. – вот ваши ре- ферные точки, по которым позже вы сможете восстановить картину происходящего и выдать поручения. Записывайте ПРОФЕССИЯ / № 8 АВГУСТ / 2020 5 Лайфхак Многие программы онлайн-конференций могут записывать совещания в виде видео- файла или звуковой дорожки (Zoom, Google Hangouts, Cisco Webex Meetings и др. Используйте эти функции прослушав совещание дважды, вы удивитесь, сколько моментов ускользнуло от вас в первый раз. Записывайте по очереди, кто и на какую тему делал доклад Не надо фиксировать каждое слово, старайтесь выделять главное из речи спикера. Например, фразы доклад о финансовых промахах проекта или заключение кабального договора подойдут для описания выступления любого оратора. В протоколе есть пункт Заслушали. Сюда вы и внесете темы и фамилии всех, кто на данном мероприятии выступал. Этот пункт должен быть 4. Привлекайте руководителя к созданию протокола Хорошо, если руководитель будет обращаться к вам каждый раз, когда захочет сформулировать новое поручение. Например, запишите в протокол, Ирочка, пометьте в протоколе, это обязательно надо в протокол и пр. Чтобы выстроить процесс таким образом, вы можете провести подготовительную работу просто попросите руководителя обращаться к вам вовремя совещания в тот момент, когда в его голове сформировалось поручение. Это действительно значительно облегчит ваш труд. Однако я бы не советовала всецело полагаться на такой порядок работы как показывает практика, в порыве изложения мыслей руководители частенько забывают, что на совещании ведется протокол и что надо выдавать поручения не быстрее скорости печати секретаря. Подготовите себе подушку безопасности – станете незаменимым протоколистом. Все в ваших руках. Слышу глаголы... максимальное количество действий не факт, что все из них попадут в протокол, ноу вас будут запасные ориентиры при формулировании пунктов. Например, фразы разработать анкету для опроса персонала, провести опрос персонала и представить данные об итогах анкетирования персонала в конечном итоге превратятся в лаконичное емкое выражение – организовать анкетирование персонала с предоставлением отчета. Иногда в один пункт попадают два-три действия, но такого следует избегать. 5. Фиксируйте исполнителя В каждом поручении должен быть исполнитель, а если их несколько, то ответственный исполнитель. Подавно сложившейся традиции фамилия такого лица всегда пишется первой. Как вариант рядом с ней стоит указание на то, что данный сотрудник – ответственный исполнитель. Например 1. Произвести анализ коммерческого предложения от ООО Ромашка. Исполнители Иванов И.И. (отв, Петров П.П., Сидоров С.С. Срок Но из всех правил бывают исключения. Если исполнители должны отчитаться каждый в своей части, то фамилии можно писать в произвольном порядке. Например, пункт представить отчет о работе за й квартал 2020 года будет распространяться на всех руководителей подразделений. В таком случае можно внести фамилии присутствующих (в алфавитном порядке или по иерархии от вышестоящего к нижестоящему) либо заменить этот список формулировкой руководители по направлениям или участники совещания (каждый в своей части). максимально кратким, потому что его почти никто из согласующих и подписывающих не читает ПРОФЕССИЯ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 8 АВГУСТ / 2020 6. Разберитесь со сроками исполнения У каждого поручения есть срок. В половине случаев его назначает и озвучивает руководитель. Например, сделать к пятнице, до конца недели, даю вам две недели и пр. Остальную часть составляют поручения без даты или с какими-то расплывчатыми формулировками. Лайфхак от автора Когда будете составлять протокол, сначала спросите про срок этого поручения у назначенного исполнителя, а затем сообщите полученную информацию руководителю. Таким образом вы избавитесь сразу от двух неудобств. Первое исполнитель сам поставил срок, поэтому вероятность решения задачи к назначенной дате увеличивается. Второе руководитель не ломает голову над этим вопросом (а как мы помним, секретарь и помощник призваны облегчать жизнь своего начальника, а не усложнять ее. 7. Протоколы ненужно утверждать Я имею ввиду гриф Утверждаю перед текстом. Для протокола вполне достаточно подписи председателя совещания и секретаря, который присутствовал на встрече и конспектировал выступления участников, в конце документа. При удаленной работе можно ограничиться цифровой подписью или электронным согласованием. Согласование можно провести с помощью электронной почты или системы электронного документооборота проект протокола должен быть направлен всем реальным участникам совещания, а также тем, кто не присутствовал на мероприятии, но кому было выдано поручение. Попросите всех лиц ответным письмом направить вам замечания или написать слово Согласовано. Сведите все комментарии в одну таблицу и предоставьте руководителю в момент подписания. Например 8. Вносите в протокол данные по председателю совещания Председателем совещания всегда является лицо-инициатор или руководитель с наивысшей должностью, присутствующий на этой встрече. Данные о том, кто является председателем и секретарем совещания, обязательно вносятся в протокол отдельно, не в основной список участников. Придерживайтесь строгой структуры протокола Текст протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Структура документа приведена нас. 7. Ф.И.О. ДОЛЖНОСТЬ СОГЛАСОВАНИЕ ПРИМЕЧАНИЕ Иванов И.И. Исполнительный директор Согласовано с замечаниями П. 3: изменить срок на Петров П.П. Финансовый директор Согласовано – Сидоров С.С. Технический директор Не согласовано Убрать из протокола п. 7, 10, 13 Следует помнить, что некоторые поручения имеют постоянный срок исполнения. Например, до конца проекта, ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д. Писать такие сроки можно, но нужно заранее проговорить с исполнителем, как будет осуществляться проверка реализации данных пунктов. В любом случае для контроля необходимо выбрать конкретный день, к которому ответственное лицо предоставляет промежуточный отчет до го числа каждого месяца, до 12:00 каждый рабочий понедельники т.д. Договариваться надо на берегу, потому что каждый понимает слова еженедельно, ежемесячно, на постоянной основе по-своему. Например. Направлять отчет по работе смены в диспетчерский пункт. Исполнитель Коровин В.В. Срок ежедневно до 09:00 дня, следующего за отчетным ПРОФЕССИЯ Публичная компания Тридесятое царство» ПРОТОКОЛ всецарского совещания под руководством директора Бессмертного К.И. 30.05.1223 № Бес г. Киев Председатель – директор Бессмертный Кощей Иванович. Секретарь – помощник директора Премудрая Елена Кощеевна. ПРИСУТСТВОВАЛИ: 1. Муромец Илья Иванович – начальник управления по тайм-менеджменту; 2. Никитич Добрыня Андреевич – начальник управления безопасности. Попович Алексей Алексеевич – эксперт по тяжелой промышленности. Ясносоколов Финист Олегович – антикризисный менеджер. Прекрасная Василиса Святославовна – начальник АХО; 6. Новгородская Несмеяна Ростиславовна – начальник управления по работе с персоналом. Соловьев Разбойник Тутманханович – начальник управления бухгалтерского учета. Тугарин Змей Иосифович – руководитель иностранных проектов. Чащин Леший Ясносолнцевич – эксперт группы охраны окружающей среды. Хитрова Лиса Патрикеевна – начальник юридического управления. Метелин Морозко Иванович – эксперт кредитного отдела. ПОВЕСТКА ДНЯ. Об общих задачах на текущий период. Доклад директора Бессмертного К.И. 2. О нарушениях Чингисханом границ Ростовской волости. Доклад начальника управления безопасности Никитича ДАО хищении двух ступи метел со склада в Новгороде. Доклад начальника АХО Прекрасной В.С. 4. Об излишках золота в казнена конец квартала. Доклад начальника управления бухгалтерского учета Соловьева РТ. СЛУШАЛИ: Бессмертный К.И. – В текущем периоде необходимо решить следующие задачи ... ВОПРОСЫ: Тугарин З.И. – В связи с возможно ли перенести задачу по наследующий период? Бессмертный К.И. – Нет. Отдельно будет разработан комплекс специальных мер по сокращению времени на реализацию текущих задач. РЕШИЛИ: 1. Муромцу И.И. разработать комплекс специальных мер по сокращению времени на реализацию текущих задач к 30.06.1223. 2. Чащину ЛЯ. утвердить план мероприятий по ликвидации болот под Киевом до 10.06.1223. 3. Муромцу И.И., Никитичу ДА, Поповичу А.А. посетить неизвестное место и привезти неизвестный предмет до 30.06.1223. 2. СЛУШАЛИ: Никитич ДАВ текущем периоде Чингисхан нарушил границы Ростовской волости, не имея на то никаких оснований. Управление безопасности провело работу по… РЕШИЛИ: 1. Никитичу ДА. организовать совещание с представителями войска Чингисхана на нейтральной территории к 16.06.1223. 3. СЛУШАЛИ: Прекрасная В.С. – В текущем квартале, а именно 30.04.1223, произошло хищение двух ступи метел со склада Бабы-яги в Новгороде. Произошедшее зафиксировано в акте пропажи инвентаря от 30.04.1223 № 25. Комиссии были предоставлены объяснительные… РЕШИЛИ: 1. Прекрасной В.С. ежемесячно предоставлять директору Бессмертному К.И. отчеты об инвентаризации складов Бабы-яги. 4. СЛУШАЛИ: Соловьев РТ. – Наконец квартала по результатам оценки экспертной комиссии (акт проверки казны от 25.05.1223 № 15) зафиксированы излишки золота. В отчете о результатах проверки экспертная комиссия сделала заключение РЕШИЛИ. Соловьеву РТ. сдать излишки казны в руки эксперта кредитного отдела Метелина МИ. для заморозки актива до Председатель Бессмертный К.И. Бессмертный Секретарь Премудрая Е.К. Премудрая ПРОФЕССИЯ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 8 АВГУСТ / 2020 10. Оперативно составляйте протокол Срок составления проекта протокола не должен превышать один рабочий день. Так принято в большинстве компаний (знаю по собственному опыту. Поэтому отложите «операционку» на несколько часов и сконцентрируйтесь на написании протокола. Впервые два-три часа после совещания в памяти еще достаточно информации, чтобы ничего не упустить. Писать протокол спустя пять-шесть часов будет намного сложнее. Лайфхак Идеально писать протокол вовремя совещания, а согласовывать его с участниками в конце встречи, пока никто не отключился или не разошелся по своим рабочим местам. Попробуйте довести свои навыки до продвинутого уровня (естественно, путем проб и ошибок, но спустя время вы сами себе скажете спасибо, что не поленились освоить именно такой способ) – и претворяйте в жизнь. А именно за пять минут до конца совещания выводите на экран все, что успели написать за время встречи, чтобы участники могли сами исправить ваши формулировки и скорректировать сроки. 11. Согласовывайте текст протокола и ознакомляйте с ним всех участников Перед вами полностью готовый текст протокола. Что дальше? Во-первых, вы должны направить проект данного документа всем реальными плановым участникам совещания для согласования формулировок, сроков и списка исполнителей. При рассылке обязательно укажите период, в который вы принимаете комментарии, установите дедлайн. Например, сегодня до 18:00, завтра дои т.д. После этого срока никакие уточнения в протокол внесены не будут. На согласование документа участниками советую выделять также не больше одного рабочего дня. Помните об актуальности выдаваемых поручений. У меня бывали случаи, когда к моменту согласования протокола участниками часть задач уже становились просроченными, Поздравляю, вы справились. Нестрашно, если у вас не получится идеальный протокол с первого раза к этому нет врожденного таланта ни у кого. Пишите, пишите и еще раз пишите. Участие в совещаниях и ведение протоколов с каждым днем все сильнее будет погружать вас в деятельность вашей компании, в ее достижения и проблемы. Это отличная возможность стать экспертом ив будущем подняться по карьерной лестнице. а непосредственный документ еще даже не был подписан. Учитесь на моих ошибках. Во-вторых, после того как вы собрали замечания, внесите их в текст и предоставьте руководителю для согласования и/или подписания. Если у вас и исполнителя расходятся взгляды на какой-то из пунктов, укажите это в тексте, выделив цветом нужное место и добавив примечание. Такие ситуации еще и проверка вас самих правильно ли вы поняли все, о чем шла речь на совещании. Если руководитель совсем согласен, он подписывает документ и возвращает вам для рассылки. Если несогласен, то возвращает вам протокол, чтобы вы внесли в него правки (согласование с исполнителями не требуется) и повторно дали ему на подпись. В-третьих, разошлите окончательный протокол всем участникам. А по каким каналам рассылать его и следить за исполнительской дисциплиной, мы поговорим в другой раз |