Практическое задание 2 ОСО ПинчукЛР. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Организация секретарского обслуживания Практическое занятие 2
 Скачать 138.82 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Организация секретарского обслуживания Практическое занятие 2. Выполнил: Обучающийся Пинчук Лиля Равшановна Преподаватель: Пирогова Марина Михайловна Задание 1Вы секретарь руководителя крупной организации. Начинается ваш рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу 1, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря. (Количество строк в таблице необходимо сделать по количеству пунктов, которые вы впишите). Таблица 1 – Паспорт рабочего места секретаря
Задание 2Вместе с вами в приемной руководителя работает офис-менеджер. Раздается телефонный звонок, офис-менеджер берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания: Офис-менеджер: Алло! Я слушаю. Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю? Офис-менеджер: А кого вам нужно? Абонент: Это телефон 333-33-33? Офис-менеджер: Да. Абонент: Мне нужен главный бухгалтер. Офис-менеджер: Ее нет. Абонент: А где она? Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает? Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы. Офис-менеджер: Но ее нет, и я не знаю, как вам помочь. (Первой кладет трубку). Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог. Во-первых, при взятии трубки, необходимо было представиться и назвать организацию; Во-вторых, необходимо было попросить абонента представиться; В-третьих, нужно было попросить абонента оставить контактные данные и сказать, что главный экономист перезвонит сам. В-четвертых, необходимо вежливо отвечать на вопросы, сохраняя самообладание и терпение; В-пятых, разговор закончен неправильно, бросать трубку нельзя. Офис-менеджер: Добрый день! Маслова Анна Ивановна – офис-менеджер Фирмы «Вега». Абонент: Добрый день! Федорова Марина Ивановна - главный экономист Банка. Могу ли я переговорить с главным экономистом? Офис-менеджер: К сожалению, главный экономист, сейчас отсутствует. Абонент: Подскажите, пожалуйста, когда будет на месте? Офис-менеджер: К сожалению, я не знаю, но Вы можете оставить свои контактные данные, я их обязательно передам. Абонент: Спасибо. Офис-менеджер: Всего доброго! До свидания. Абонент: До свидания. Задание 3Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы. Нужно важные документы отдать под роспись. Отсканировать, все что передаете и что не требует подписи руководителя- отправлять на email, а оригиналы оставлять у себя. Завести журнал, в котором будете записывать наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО и подпись получившего. Если руководитель теряет документы - можно завести журнал и отмечать, когда он брал документ. Задание 4Вы секретарь. Ваш руководитель в 12.00 должен начать прием посетителей. На часах уже 12:05, но вашего руководителя нет на месте. В это время он по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. Опишите ваши действия в данной ситуации. Стоит извиниться перед посетителем, сказать, что руководитель задерживается, будет через 15 минут, попросить подождать в удобном месте, предложить чай/кофе. Задание 5Неожиданно на прием к вашему руководителю пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем. Посетитель: Добрый день! Могу я увидеть Сергея Петровича? Секретарь: Добрый день: Сергей Петрович, сейчас занят, но скоро освободиться. Не могли бы Вы немного подождать? Посетитель: Хорошо, спасибо. Секретарь: Присаживайтесь, пожалуйста. Могу я предложить Вам чашечку чая или кофе, пока Вы ждете? Посетитель: Чай, пожалуйста. Секретарь: Вот ваш чай. Пожалуйста, угощайтесь печеньем. Посетитель: Большое спасибо. Задание 6Вы секретарь, вы подготовили приказ на предоставление отпуска сотруднику. Вам необходимо ознакомить сотрудника с приказом в течение рабочего дня. Для этого вы звоните сотруднику по внутреннему номеру телефона и приглашаете на ознакомление с приказом. Составьте телефонный диалог с сотрудником по данному вопросу. Сотрудник: Добрый день! Отдел делопроизводства – Семенова. Секретарь: Добрый день! Вас беспокоит секретарь руководителя – Ольга Юрьевна. Сегодня с 14.00 до 16.00 необходимо подойти в приемную и ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска. Сотрудник: Спасибо. Подойду. Всего доброго. Секретарь: Всего хорошего. Задание 7В конце рабочего дня ваш руководитель улетает в командировку в соседний город. По дороге в аэропорт он Вам звонит и говорит, что попал в пробку по дороге в аэропорт и, скорее всего, не успеет на самолет. Какую помощь вы можете оказать руководителю в данной ситуации для решения проблемы? Опишите ваши действия в данной ситуации. Сначала позвонить в аэропорт, уточнить время вылета, возможность сдать билеты, приобрести их на следующий рейс и узнать время его отправления. Затем выяснить у руководителя, удобен ли ему следующий рейс, и если да, то заказать билеты на него, а те сдать. Пермь - 2022 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||