Государственные и муниципальные архивы Загривач. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Практическое занятие 3
 Скачать 49.4 Kb.
|
|
Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Практическое занятие 3 Выполнил: Обучающийся Загривач Роман Владимирович Преподаватель: Хомякова Наталья Викторовна ЗАДАНИЕ 1 Максимальное количество баллов - 3 Решите задачу. Во время пожара у Вас были утеряны документы. Вам необходимо подтверждение наличия у Вас образования и награждений. Возможно ли отправить в Росархив запрос о подтверждении наличия образования, подтверждение награждений? Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа. Подтверждение документов об образовании и (или) о квалификации осуществляется органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации (далее - органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации). Результатом подтверждения документов об образовании и (или) о квалификации является проставление на них или на отдельных листах, скрепляемых с этими документами, апостиля. ЗАДАНИЕ 2 Максимальное количество баллов - 3 Решите ситуационную задачу. Вы работаете в организации и руководство поручило вам осуществить передачу архивных документов в собственность Пермского края. Вопросы: 1. Перечислите и охарактеризуйте этапы передачи архивных документов. 2. Поясните, на основании чего будут переданы документы? 3. Составьте необходимые сопроводительные документы. Для выполнения задания рекомендуется обратиться к справочно-информационным системам. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Этапы: Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица. Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется: заявление оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно. Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации. Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами. Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы. Этап 5: Куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц. Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив: договор (он типовой, правке не подлежит); акт приема-передачи; счет на оплату. Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней. Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение. Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время. В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел. ЗАДАНИЕ 3 Максимальное количество баллов - 5 Решите задачу. Вы являетесь молодым специалистом и получили распоряжение о необходимости оборудовать небольшой ведомственный архив для хранения документов вашей организации площадью 50 кв. м. Выполните задания по алгоритму: 1. Составьте перечень необходимого архивного оборудования (стеллажи, тележки, стремянки и пр.) и смету на его покупку. Реальные цены на архивное оборудование можно посмотреть на ЯндексМаркете. 2. Составьте перечень необходимо технического оборудования (компьютер, принтер, сканер, кондиционер и пр.), программного обеспечения и сметы на его покупку. Реальные цены можно посмотреть на ЯндексМаркете. 3. Заполните карточку пофондового топографического указателя (представлена в Приложении 1). 4. Разработайте самостоятельно инструкцию по пожарной безопасности в архиве, в которой отразите обязательные для соблюдения правила. 5. Составьте регламент приёма в создаваемый архив электронных документов. В регламенте необходимо указать периодичность передачи документов в архив, требования к форме, форматам файлов, носителям. Обратите внимание, что для составления регламента рекомендуется руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Источник документа: https://docs.cntd.ru/document/420266293 или любой другой по выбору студента).
ООО «Руссоль» КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ФОНД N _____2______ ХРАНИЛИЩЕ N __3________ Название фонда Архив ООО «Руссоль»_________________
Общие положения 1.1. Инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве образовательной организации (далее - Инструкция) разработана на основании Правил противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390). 1.2. Ответственность за обеспечение пожарной безопасности помещений, хранилищ, рабочих комнат возлагается на руководителя архива. Руководитель архива должен проходить обучение пожарно-техническому минимуму один раз в три года в организации, имеющей лицензию на выполнение данного вида деятельности. 1.3. Все лица, вновь назначенные на должности в архиве, должны допускаться к работе только после прохождения инструктажа по мерам пожарной безопасности с росписью в журнале инструктажей по пожарной безопасности. 1.4. Каждый сотрудник архива обязан четко знать и строго выполнять требования Инструкции. Повторный инструктаж по правилам пожарной безопасности проводится один раз в полгода, внеплановый - в случае нарушений правил пожарной безопасности. 1.5. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции возлагается на руководителя организации, ответственного лица за пожарную безопасность в организации (назначаемого приказом руководителя организации) и руководителя архива. 1.6. Руководитель архива способствует своевременному выполнению норм и правил пожарной безопасности, а также предписаний, постановлений и иных законных требований государственных инспекторов по пожарному надзору, предложений комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности образовательной организации. 2. Основные требования пожарной безопасности 2.1. Содержание территории 2.1.1. Территория архива должна постоянно содержаться в чистоте. К зданию архива должен быть обеспечен свободный доступ. Противопожарные разрывы между зданиями не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта. Зимой подъезд к зданию должен быть очищенным от снега и льда. 2.1.2. Запрещается применение открытого огня (костров, факелов) на территории здания архива. 2.2. Содержание зданий и помещений 2.2.1. Все помещения, хранилища должны содержаться в чистоте. 2.2.2. Проходы, выходы, подступы к средствам пожаротушения и сигнализации не разрешается загромождать никакими предметами и оборудованием. Эвакуация производится согласно планам эвакуации, размещенным на видных местах во всех помещениях. 2.2.3. Двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в сторону выхода из помещения, закрываться только изнутри с помощью легко открывающихся запоров. 2.2.4. Деревянные конструкции здания и стеллажного оборудования должны быть пропитаны огнезащитным составом и подвергнуты повторной обработке в соответствии со сроком действия огнезащитного состава. 2.2.5. Перед началом отопительного сезона система отопления должна быть проверена и отремонтирована. Неисправная система отопления к эксплуатации не допускается. 2.2.6. В хранилищах, рабочих комнатах запрещается: - пользоваться электронагревательными приборами, не предусмотренными технологическим процессом (кипятильниками, электрическими чайниками, плитками, каминами и т.п.); - хранить горючие и легковоспламеняющиеся материалы; - убирать помещения с применением бензина, керосина и других легковоспламеняющихся и горючих жидкостей; - оставлять без присмотра и по окончании рабочего дня включенные в сеть оргтехнику, оборудование, приборы, радиоприемники и т.д.; - закрывать вентиляционные каналы, отверстия, решетки; - обивать стены горючими материалами, не пропитанными огнезащитным составом; - проводить отогревание замерзших труб паяльниками различных систем, паяльными лампами и любыми другими способами с применением открытого огня; - курить во всех помещениях; - приспосабливать служебные помещения под жилье. 2.3. Освещение и электрооборудование 2.3.1. Электрохозяйство в здании архива должно находиться в исправном состоянии. 2.3.2. Работники архива должны немедленно докладывать руководителю архива обо всех неисправностях, случаях обрыва и оголения проводки, появления искрения и огня в электроаппаратуре. 2.3.3. Осветительная и силовая аппаратура должна замеряться на сопротивление один раз в три года. 2.3.4. Включение электроосвещения в архивохранилищах допускается только во время работы с документами. 2.3.5. Сотрудники архива обязаны выполнять меры безопасности при пользовании электроприборами (компьютеры, копировальные аппараты, пылесосы и др.), предметами бытовой химии. 2.3.6. После окончания работы в рабочих комнатах, архивохранилищах, подсобных помещениях должны быть выключены все электроосветительные точки. 2.3.7. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается: - пользоваться электропроводкой с поврежденной изоляцией, поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, - нарушать электропроводку, заклеивать ее бумагой, оттягивать шпагатом, повреждать изоляцию, завешивать плакатами, картинами, вешать одежду на ролики, выключатели, обертывать электрические лампочки бумагой, тканью и другими горючими материалами, - устраивать всякого рода временную электропроводку, заменять заводские предохранители некалиброванными вставками кустарного производства (скрутки, проволоки, "жучки"), - при длительных перерывах оставлять оборудование включенным в сеть. 2.4. Требование пожарной безопасности для архивохранилищ 2.4.1. В архивохранилищах не допускается устройство бытовых комнат для приема пищи и других подсобных помещений. 2.4.2. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания, к источникам тепла и вентиляционным каналам. 2.4.3. Запрещается сушить какие-либо горючие материалы на трубах системы отопления. 2.4.4. Запрещается проведение монтажа и ремонта производственного оборудования, а также огневых, сварочных работ без письменного разрешения и без принятия мер, исключающих возможность возникновения пожара. 2.4.5. Должностное лицо, ответственное за пожарную безопасность, обязано обеспечить тщательную проверку места проведения огневых и других пожароопасных временных работ в течение 3 - 5 часов после их окончания. 2.5. Средства пожаротушения 2.5.1. Здание (помещение) архива должно быть оборудовано следующим противопожарными средствами: - автоматической противопожарной сигнализацией, - системой пожаротушения, - порошковыми огнетушителями. 2.5.2. Для тушения пожара используются огнетушители порошковые ОП-5(з) закачного типа со следующими параметрами: - вместимость корпуса - не менее 5 л, - масса заряда порошка - не менее 4 кг, - рабочее давление в корпусе - 1,6 МПа (16 кгс/кв. см), - длина порошковой струи - не менее 3,5 м, - время приведения огнетушителя в действие - не более 5 с., - время выхода порошка - не менее 6 с., - максимальная продолжительность действия огнетушителя при прерывистой подаче порошка - не менее 120 с., - суммарное время выхода порошка при прерывистой подаче струи - не менее 15 с., - количество срабатываний при прерывистой подаче порошка - не менее 5, - масса заряженного огнетушителя - от 6,0 до 6,6 кг, - средний срок службы - 10 лет. Огнетушитель должен эксплуатироваться в диапазоне рабочих температур от минус 40 до плюс 50 градусов С. Каждый работник архива должен знать место нахождения средств пожаротушения и правила пользования ими. 2.5.3. Средства пожаротушения и сигнализации должны находиться в исправном состоянии. 2.5.4. Огнетушители должны располагаться в легкодоступных местах на высоте не более 1,5 метра, где исключено их повреждение, попадание на них прямых солнечных лучей, непосредственное воздействие отопительных приборов. 2.5.5. Перед введением огнетушителя в эксплуатацию он должен быть подвергнут первоначальной проверке, в процессе которой производят внешний осмотр, проверяют комплектацию огнетушителя и состояние места его установки (заметность огнетушителя или указателя места его установки, возможность свободного подхода к нему), а также читаемость и доходчивость инструкции по работе с огнетушителем. В ходе проведения внешнего осмотра необходимо обращать внимание на: - наличие вмятин, сколов, глубоких царапин на корпусе, гайках и головке огнетушителя; - состояние защитных и лакокрасочных покрытий; - наличие четкой и понятной инструкции; - наличие опломбированного предохранительного устройства; - исправность манометра или индикатора давления, наличие необходимого клейма и величину давления в огнетушителе (визуально); - состояние гибкого шланга и распылителя ОТВ (наличие механических повреждений, следов коррозии, литейного облоя или других предметов, препятствующих свободному выходу ОТВ из огнетушителя). По результатам проверки огнетушителю присваивают номер и делают необходимые отметки в журнале учета огнетушителей. 2.5.6. Все огнетушители должны перезаряжаться сразу после использования или не реже одного раза в 5 лет. 2.5.7. Состояние огнетушащего порошка, освидетельствование баллона, перезарядка и ремонт огнетушителей должны производиться в специализированных организациях на зарядных станциях. 2.5.8. В журнале учета огнетушителей должна содержаться следующая информация: - марка огнетушителя, присвоенный ему номер, дата введения его в эксплуатацию, место его установки; - параметры огнетушителя при первоначальном осмотре (масса, давление, марка заряженного ОТВ, заметки о техническом состоянии огнетушителя); - дата проведения осмотра, замечания о состоянии огнетушителя; - дата проведения проверки или замены заряда ОТВ, марка заряженного ОТВ, наименование организации, проводившей перезарядку; - дата проверки показаний манометра, кем проверены; - должность, фамилия, имя, отчество и подпись ответственного лица. 2.5.9. Противопожарная автоматическая сигнализация и система пожаротушения должны находиться на техническом обслуживании организацией, имеющей лицензию на выполнение данного вида работ. 2.5.10. Категорически запрещается использование пожарного инвентаря и первичных средств пожаротушения для производственных и хозяйственных нужд, т.е. не по прямому назначению. 2.5.11. Лица, виновные в нарушении настоящей инструкции, в зависимости от характера нарушений и их последствий, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность. 3. Действия при пожаре 3.1. При оповещении "ПОЖАР" необходимо выявить наличие очага возгорания. 3.1.1. При отсутствии очага возгорания необходимо определить дымовые извещатели, выдавшие извещение о пожаре (на извещателе будет гореть красный индикатор), и состояние ИПР (извещателя пожарного ручного) - в сработанном состоянии кнопка вдавлена. Восстановить ИПР спецключом. После этого нужно нажать кнопку сработанного ШС (шлейфа сигнализации) на приемно-контрольном пожарном приборе. Выполнить запись в журнале о выдаче оповещения о пожаре с указанием номера ШС и извещателя, выдавшего извещение, дате и времени сработки. При повторной сработке вызвать специалиста. 3.1.2. При наличии очага возгорания или признаков горения (задымления, запаха гари, повышения температуры и т.п.) нужно: - срочно сообщить об этом в службу спасения по телефону 01 или с мобильного телефона 112, назвав при этом адрес (ул. ______ дом ____), место возникновения пожара, а также свою фамилию, затем сообщить вышестоящему руководству (телефон - ______________); - оповестить о пожаре всех находящихся в здании людей, закрыть окна и двери; - принять меры по эвакуации людей, тушению пожара при помощи огнетушителей, по обеспечению сохранности материальных ценностей. Документы перемещаются на безопасное расстояние, организуется их охрана. 3.1.3. Руководитель архива обязан: - доложить о случившемся руководству образовательной организации; - продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную часть (если первое сообщение сделано другим сотрудником архива); - руководить тушением пожара до прибытия пожарных подразделений; - вызвать при необходимости скорую медицинскую помощь и другие аварийные службы. 3.2. Для ликвидации очага пожара нужно: - снять огнетушитель с кронштейна и поднести его к месту пожара, - сорвать пломбу, - выдернуть чеку, - направить шланг на пламя, - нажать на рычаг, - тушить пламя с расстояния не более 3 метров до приезда пожарных подразделений. При тушении электрооборудования при помощи порошковых огнетушителей необходимо соблюдать безопасное расстояние (не менее 1 м) от корпуса огнетушителя до токоведущих частей. При тушении пожара порошковыми огнетушителями необходимо учитывать возможность образования высокой запыленности и снижения видимости очага возгорания (особенно в помещении небольшого объема) в результате образования порошкового облака. В случае невозможности локализовать очаг пожара необходимо покинуть помещения в соответствии с планом эвакуации. 3.3. Сотрудники архива обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара. 3.4. После ликвидации пожара принимается решение о возвращении документов в архивохранилища или временном перемещении их в другие здания (помещения) образовательной организации (до устранения последствий пожара). В любом случае проводится внеплановая проверка наличия и состояния дел. ЗАДАНИЕ 4 Максимальное количество баллов - 3 Решите ситуационную задачу. В связи с большой загруженностью муниципального архива города Э. у директора архива, возникла необходимость в еще одной штатной единице. Вопросы: 1. Какими полномочиями обладает директор в данной сфере. 2. Какие действия можно предпринять. 3. Какое обоснование потребуется для увеличения штатной численности основного персонала? Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа. Директор Архива на основе единоначалия руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и осуществляет следующую деятельность: Распределяет обязанности между заместителями; действует без доверенности от имени Архива, представляя его интересы в других учреждениях и организациях. Утверждает структуру, штатное расписание Архива и, по согласованию с Росархивом, смету доходов и расходов внебюджетных средств Архива; в соответствии с действующей системой оплаты труда, утвержденной схемой должностных окладов и в пределах выделенного Архиву фонда оплаты труда, устанавливает должностные оклады работникам Архива (кроме работников, отнесенных к номенклатуре Росархива), надбавки к их должностным окладам, определяет порядок и размеры премирования и материальной помощи указанным работникам. По согласованию с Росархивом утверждает планы работы Архива и контролирует их выполнение. Утверждает положения о структурных подразделениях Архива (на основе примерных), научно-совещательных органах, их состав, вносит предложения по составу научного совета Архива на утверждение Росархива. В соответствии с законодательством Российской Федерации принимает на работу в установленном порядке, переводит и увольняет работников Архива, не входящих в номенклатуру Росархива, определяет круг их обязанностей и полномочий, утверждает их должностные инструкции, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания. В установленном порядке представляет особо отличившихся работников Архива к государственным наградам и присвоению почетных званий. Организует повышение квалификации работников Архива, разработку и реализацию мероприятий по социально-экономическим вопросам. В установленном порядке решает вопросы выдачи архивных документов учреждениям и организациям во временное пользование, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов для работы исследователей в читальном зале Архива и для экспонирования; устанавливает распорядок работы читального зала Архива, нормы выдачи архивных документов в читальный зал, объемы, сроки и виды изготавливаемых копий документов. В установленном порядке распоряжается финансовыми и материальными средствами Архива в соответствии с законодательством Российской Федерации, является распорядителем кредитов, обеспечивает эффективное использование ресурсов Архива для решения производственных задач и социального развития трудового коллектива. На основании выше представленных полномочий директора, можно взять дополнительную 1 штатную единицу. ЗАДАНИЕ 5 Максимальное количество баллов - 5 Вы являетесь ведущим специалистом в архиве и вам предстоит провести проверку действующих нормативных документов. Проанализируйте предложенную должностную инструкцию заведующего архивом (Приложение 2). Выявите положения, не соответствующие законодательству. Предоставьте обоснованный ответ специалиста. Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа. Пункт 1.6 не относится к общим положениям, этот пункт нужно добавить в обязанности. Пункт 3.2 не относятся к правам заведующего архива. У архива нет подчиненных служб. Пункт 3.1 частично с ним соглашусь заведующий архивом может устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников, но не для подразделений. Пункт 6.1. Заведующему архивом для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности. Организационно-распорядительные документы подписываются исключительно директором организации ЗАДАНИЕ 6 Максимальное количество баллов - 3 Решите ситуационную задачу.На сайте государственного архива Российской Федерации в Прейскуранте оказываемых на платной основе работ и услуг, одним из видов услуг значится «Консультирование по вопросам обеспечения сохранности и учета документов». (Источник информации: https://statearchive.ru/422) Вопросы: 1. Какие услуги входят в данный перечень? 2. Как производится оплата данных услуг? 3. Кто вправе обратиться с таким запросом? Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа. Прейскурант платных услуг, оказываемых федеральным казённым учреждением «Государственный архив Российской Федерации» (ГА РФ), далее - Прейскурант, разработан в соответствии с Рекомендациями Федерального архивного агентства по оказанию платных услуг федеральными казёнными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству. Платные услуги оказываются архивом на основе заключаемых с пользователями договора с обязательным указанием сроков оказания услуг. Средства, полученные от оказания платных услуг, в соответствии с пунктом 3 статьи 161 Бюджетного кодекса Российской Федерации поступают в федеральный бюджет. При определении цены на внеочередное оказание услуг используются повышающие коэффициенты: оказание услуг в течение 1 рабочего дня - 5; оказание услуг от 2 до 3 рабочих дней - 3; оказание услуг от 4 до 10 рабочих дней - 2. При определении цены на экспертизу ценности документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, используется повышающий коэффициент 1,3. Оказание платных услуг осуществляется в пределах видов деятельности, закреплённых в Уставе ГА РФ, при условии сохранения качества и объёма реализации уставных задач и функций. При их оказании ГА РФ вправе предусматривать авансирование в размере до 30 % от общей стоимости услуг. ЗАДАНИЕ 7 Максимальное количество баллов - 3 Решите ситуационную задачу. Вы проживаете в Воронежской области. Однако место постоянной регистрации у Вас г. Санкт- Петербург. Вам необходимо подтвердить, что ранее Вы работали на предприятии в г. Москва (предприятие ликвидировано). Вопросы: 1. В какую организацию Вам необходимо сделать запрос? 2. Опишите структуру взаимоотношений с организацией и вами. 3. Составьте пример обращения. Письменный ответ необходимо подготовить для проверки в следующем формате: объём печатного текста составляет не более 3 000 знаков с пробелами, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа. Сначала проверяется трудовая книжка. Если не возникнет претензий к записям в трудовой книжке, данные перенесут прямо из нее. Но претензии часто бывают – это нечеткие и расплывшиеся штампы, «поплывшие» от возраста записи, нечеткие буквы и цифры, ошибки и помарки.; Запрашиваются данные о трудоустройстве человека. В зависимости от ситуации, их могут запросить на предприятии, где он работал (если оно или его предприятие-правопреемник все еще функционирует) или в архиве, куда были сданы документы при ликвидации или реорганизации предприятия; Если предприятие закрылось, а в архиве данные не сохранились, подтвердить стаж можно показаниями двоих свидетелей. Это должны быть люди, которые работали на том же предприятии в то же время, когда там работал и заявитель (и у них должны быть подтверждающие трудоустройство документы). Показания обычно письменные – в свободной форме эти люди должны подтвердить, что заявитель работал с ними в один и тот же период; Если свидетелей нет, остаются только косвенные доказательства. Как правило, подтверждение идет только через суд – например, можно доказать стаж архивными номерами газет, профсоюзными билетами и взносами, письменными документами, и другими документами, которые позволяют четко определить, что человек действительно работал на этом предприятии. В Государственном архиве можно подать запрос на выдачу справки прямо через сайт Если организация была ликвидирована давно, стоит воспользоваться сервисом Федерального архивного агентства. Там можно узнать, в каком из государственных архивов хранятся те или иные документы. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Заведующего архивом 1. Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом ООО «Прогресс» (далее — Компания). 1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании. 1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно учредителю Компании. 1.4. Заведующий архивом относится к категории руководителей и имеет в подчинении сотрудников. 1.5. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 0,5 лет. 1.6. Заведующий архивом отвечает за: · эффективное исполнение поручаемой ему работы; · соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины; · сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации. 1.7. Заведующий архивом должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; · Единую государственную систему делопроизводства; · порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; · правила внутреннего трудового распорядка. 1.8. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется: · локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании; · настоящей должностной инструкцией. 1.9. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на Генерального директора. 2. Должностные обязанности Заведующий архивом осуществляет следующие трудовые функции: 2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. 2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. 2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. 2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. 2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. 2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. 2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. 2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. 2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. 2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. 2.11. Составляет установленную отчетность. 2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде. 3. Права Заведующий архивом имеет право: 3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. 3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами. 3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности, подчиненных ему служб и подразделений. 3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции. 3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 3.6. Вносить на рассмотрение руководителя Компании представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий. 4. Ответственность и оценка деятельности 4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за: 4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя. 4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач. 4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях. 4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы. 4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам. 4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины. 4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется: 4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций. 4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период. 4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией. 5. Условия работы 5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании. 5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий архивом обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения). 5.3. В связи с производственной необходимостью заведующему архивом для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт. 6. Право подписи 6.1. Заведующему архивом для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности. С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г. |