Документ 32практ осд. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3
 Скачать 52.08 Kb.
|
|
Обеспечение сохранности документов Правовое обеспечение профессиональной деятельности, Выполнение работ по должности служащего Архивариус, Организация работы с электронными документами и электронными архивами, Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Б. При поступлении угрозы террористического акта по телефону а) Предупредительные меры (меры профилактики): инструктировать персонал о порядке приема телефонных сообщений с угрозами террористического акта. После сообщения по телефону об угрозе взрыва, о наличии взрывного устройства не вдаваться в панику. Быть выдержанными и вежливыми, не прерывать говорящего абонента. При наличии магнитофона надо поднести его к телефону, записать разговор, постараться сразу дать знать об этой угрозе своему коллеге, по возможности одновременно с разговором он должен по другому аппарату сообщить оперативному дежурному милиции и дежурному по отделу ФСБ о поступившей угрозе и номер телефона, по которому позвонил предполагаемый террорист. При поступлении угрозы по телефону необходимо действовать в соответствии с «Порядком приема телефонного сообщения с угрозами террористического характера» (приложение 2); своевременно оснащать телефоны организации устройствами АОН и звукозаписью телефонного сообщения. б) Действия при получении телефонного сообщения: реагировать на каждый поступивший телефонный звонок; сообщить в правоохранительные органы о поступившем телефонном звонке; при необходимости эвакуировать посетителей и работников согласно плану эвакуации; обеспечить беспрепятственную работу оперативно – следственной группы, кинологов и т. д.; обеспечить немедленную передачу полученной по телефону информации в правоохранительные органы и руководителю организации. Примерная форма действий при принятии сообщения об угрозе взрыва Будьте спокойны, вежливы, не прерывайте говорящего абонента. Включите магнитофон (если он подключен к телефону). Сошлитесь на некачественную работу аппарата, чтобы полностью записать разговор. Не вешайте телефонную трубку по окончании разговора. Обеспечение сохранности документов Правовое обеспечение профессиональной деятельности, Выполнение работ по должности служащего Архивариус, Организация работы с электронными документами и электронными архивами, Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Примерные вопросы: Когда может быть проведен взрыв? Где заложено взрывное устройство? Что оно из себя представляет? Как оно выглядит внешне? Есть ли еще где-нибудь взрывное устройство? Для чего заложено взрывное устройство? Каковы ваши требования? Вы один или с вами есть еще кто-либо? В. При поступлении угрозы террористического акта в письменном виде Угрозы в письменной форме могут поступить в учреждение, как по почтовому каналу, так и в результате обнаружения различного рода анонимных материалов (записки, надписи, информация, записанная на дискете, и др.). При этом необходимо четко соблюдение персоналом учреждения правил обращения с анонимными материалами, изложенными в приложении3. а) Предупредительные меры (меры профилактики): тщательный просмотр в экспедиции и секретариате (секретарями) всей поступающей письменной продукции, прослушивание магнитных лент, просмотр дискет; особое внимание необходимо обращать на бандероли, посылки, крупные упаковки, футляры-упаковки и т. п., в том числе и рекламные проспекты. Цель проверки – не пропустить возможное сообщение об угрозе террористического акта. Г. При захвате террористами заложников а) Предупредительные меры (меры профилактики): Данные меры носят общий характер и направлены на повышение бдительности строгий режим пропуска, установление систем наблюдения и сигнализации различного назначения. Кроме этого, персонал учреждения должен быть проинструктирован и обучен действиям в подобных ситуациях. Все это поможет, в какой-то степени снизить вероятность захвата заложников на территории и в расположении учреждения. Задание 4 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Согласно Приказу Минкультуры РФ от 18.01.2007г. №19 3 существует несколько режимов хранения документов: 1. Световой; 2. Температурно-влажностный; 3. Санитарно-гигиенический; 4. Противопожарный; 5. Охранный. Световой режим Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии свет рассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах. Температурно-влажностный режим Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения. Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях: 1. Появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация); 2. Наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата); 3. Исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами; 4. Обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем 4 и их показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, в которых также отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ. Санитарно-гигиенический режим Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.5 Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования: 1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон. 2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. 3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви. 4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания. 5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения. 6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы. 7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а также содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты. Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью. Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина6 установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспыливаниям книг. |