Документ 32практ осд. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3
 Скачать 52.08 Kb.
|
|
Охранный режим. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений 7 и предполагает: 1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива. 2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование. 3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении. 4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу. 5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам. Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся: 1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон); детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п. 2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания. 3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а также системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия. Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Противопожарный режим — это правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной безопасности и тушение пожаров.8 Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в т.ч. организационно-техническими мероприятиями. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.) Задание 5 а. Списание документов — необходимый этап в работе Далеко не в каждой организации имеется штатный архивариус, который бы мог провести всю работу по документации, подготовить акт списания документов, реализовать работу по их уничтожению. Отслеживание сроков хранения документов Именно по этой причине следить за сроками хранения документации приходится другим сотрудникам компании. Эта обязанность нередко ложится на плечи бухгалтеров, руководителей отделов и т.д., то есть тех сотрудников, которые занимаются профильной работой и, конечно, не в состоянии обеспечивать порядок в архиве — на это просто не хватает времени. Именно по этой причине компания «Архив Гарант» решила предложить своим клиентам услуги списания документов с истекшими сроками хранения. Вовремя списывать документов крайне важно! Офисная площадь не будет заниматься масштабными архивами, если вовремя «наводить порядок» в документации. С годами количество документов не будет возрастать, если будет соблюдаться порядок списания документов. Документы после списания в обязательном порядке будут уничтожаться — вы сможете избежать риска «утечки» информации. Мы проверим ценность документации с истекшими сроками При проведении экспертизы ценности документации — обязательного этапа в процессе списания документов, формируется список документов, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению, составляется акт списания документов и т.д. Кроме того, создается отдельный архив для тех документов, которые должны храниться на протяжении длительного времени. Состав акта списания документов с истекшими сроками В акт списания документов с истекшими сроками, как правило, включаются документы первичной бухгалтерии (они хранятся в архиве на протяжении 5 лет). Вся бухгалтерская документация списывается перед шредированием. Списание документов как метод оптимизации работы архива Списание документов — это один из наиболее простых и действенных методов оптимизации работы архива, работы компании в целом, снижения расходов на хранение документов, которые перестают быть важными и нужными. Как мы работаем? Специалисты компании «Архив Гарант» обязательно проверят документы на предмет их ценности, выделят документацию, которая не должна храниться в архиве. Как только эта работа будет проверена, мы составим специальный акт списания документов. Именно они будут отправлены на уничтожение. Процедура уничтожения Документы, направленные на уничтожение, мы забираем на наш собственный участок для утилизации. Все подлежащие уничтожению документы будут упакованы для удобства транспортировки, погружены и вывезены. Сама процедура происходит под строгим наблюдением сотрудника «Архив Гарант», ответственного за сохранность документации нашего клиента. На уничтожение документы передаются по накладной, где четко указаны список документации и дата их передачи. Все документы будут списаны в строгом соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации. Задание 6
Задание 7 [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия] Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П. Должностная инструкция заведующего архивом [наименование организации, предприятия и т. п.] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1. Общие положения 1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей. 1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. 1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное]. 1.4. Заведующий архивом должен знать: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива; - Единую государственную систему делопроизводства; - порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; - структуру предприятия; - правила хранения бланков строгой отчетности; - основы организации производства, труда и управления; - законодательство о труде; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда; - |