РГР по документационному обеспечению управленческой деятельности. РГР документы (1). Систематизация и хранение документов. Электронное хранение документов
 Скачать 115.28 Kb.
|
|
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный технический университет» Кафедра менеджмента Расчетно-графическая работа Вариант - 22 Дисциплина: Документационное обеспечение управленческой деятельности Тема: «Систематизация и хранение документов. Электронное хранение документов»
Новосибирск 2022 СодержаниеВВЕДЕНИЕ 3 1.Теоретические аспекты изучения систематизации и хранения документов. Электронное хранение документов 4 1.1.Систематизация и хранение документов 4 1.2. Электронное хранение документов 10 2. Практическое применение документов на примере организации ООО «WinEra» 13 2.1. Краткая характеристика ООО «WinEra» 13 2.2.Описание документооборота в ООО «WinEra» 17 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30 Список литературы 31 Приложение 1 33 ВВЕДЕНИЕВ данной расчетно-графической работе рассмотрим важность и актуальность систематизации и хранения документов, поговорим о разновидностях хранения документов, преимуществах и недостатках электронного хранения документов, а также на примере организации приведем примеры использования документов. Целью данной работы является: 1) Наиболее точно раскрыть тему: «Систематизация и хранение документов. Электронное хранение документов», используя при этом достоверную информацию от проверенных источников. 2) На примере конкретной организации описать принцип использования нескольких документов и привести примеры. 3) Обобщить данные, полученные в ходе выполнения работы и сделать соответствующие выводы. Теоретические аспекты изучения систематизации и хранения документов. Электронное хранение документов Систематизация и хранение документов Систематизация документов является одной из основных составляющих успешной работы делопроизводственной службы. Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию. Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов. Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив. Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов. Систематизация деловой документации необходима как бумагам длительного хранения, так и документам, срок годности которых составляет менее десяти лет. Причем систематизированные документы можно хранить как в организации, так и в специальных архивах. Вариант хранения документации в специальных архивах на сегодняшний день является самым лучшим, поскольку только таким путем можно обеспечить безопасность хранения ценных деловых бумаг. Выделяют следующие методы систематизации документов: Номинальный. Документы классифицируются по формату: акты, приказы, постановления, протоколы, отчеты распределяются по видовому признаку. Наиболее оптимален данный метод классификации для распорядительной документации. Хронологический. Данный метод систематизации документов идеален при разработке архива бухгалтерских и налоговых отчетов. В этом случае все бумаги распределяются по отчетным периодам. Предметно-вопросный. Проектная, бухгалтерская и юридическая документация может быть объединена в папку, посвященную определенному проекту, сделке, направлению деятельности. Типичный пример - документация по конкретному строительному объекту. Географический. Данный метод систематизации документов целесообразен для фирм, работающих с клиентами из разных регионов, имеющих филиалы, территориально отдаленные друг от друга, или осуществляющих деятельность в разных населенных пунктах. Авторский. Если над определенными документами работает один автор или авторский коллектив, можно систематизировать бумаги именно по этому признаку. Как правило, речь идет об архиве научного института, отдела разработок, компании, работающей в медиа-сфере и т.д. Корреспондентский. При формировании архива переписки с определенными корреспондентами (клиентом, партнером, спонсором и т.д.), документы систематизируют по названию фирмы или имени лица, с которым проводилась переписка. Экспертный. Экспертный признак учитывают в обязательном случае, если речь идет о классификации бумаг на документы постоянного или временного хранения. К документам, которые нужно систематизировать в первую очередь относятся: Договора (для быстрого взаимодействия с контрагентами, это позволяет сократить время поиска и обработки информации); Первичную документацию (акты, накладные, счета, это наиболее часто встречающиеся документы в организациях); Кадровую документацию (срок хранения таких документов длительный и для удобства работы их систематизируют в бумажном и электронном виде). Кроме систематизации документов, также особое внимание стоит уделить хранению документации. Когда компания ведет дела с партнером, она сохраняет все документы по сделкам на определенный срок: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили. То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное. По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании: документов налогового учета; кадровых; бухгалтерских. Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку. Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Можно выделить документы временного и постоянного хранения. Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив. Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен. Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
Таблица 1 – сроки хранения кадровой документации
Таблица 2 – сроки хранения налоговой и бухгалтерской документации Существует условное деление на текущие и архивное хранение документов. Текущие документы - те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное - обеспечить сохранность и конфиденциальность. Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования. Прежде чем сдать документы в архив, их нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Затем составьте опись - список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. После этого, нужно заполнить лист-заверитель (см. рис 1): в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст. После выполнения данных требований, можно передавать документы в архив.  Рисунок 1 – образец того, как должен выглядеть лист-заверитель В архиве нужно создать определенные условия для сохранности документов: Архив, должен располагаться в специальном помещении, которое оборудовано системой пожаротушения и сигнализацией. В архиве нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах. Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя. |