РГР по документационному обеспечению управленческой деятельности. РГР документы (1). Систематизация и хранение документов. Электронное хранение документов
 Скачать 115.28 Kb.
|
2. Практическое применение документов на примере организации ООО «WinEra»2.1. Краткая характеристика ООО «WinEra»ООО «WinEra». Специализация компании – продажа алкогольной продукции, а именно винных изделий. Организация имеет собственную философию и принципы функционирования, в которых совмещаются традиционные правила ведения алкогольного хозяйства и новейшие технологии в современном предпринимательстве (проектировании наиболее эффективных цепей логистических поставок, использование достижений в колористике, проектирование комфортной организационной культуры, строгие критерии в вопросе о подборе персонала и т. д.), что является нашим конкурентным преимуществом. В начале своего существования организация осуществляет свою деятельность лишь на Новосибирском рынке алкогольной продукции, но планируется выход в масштабы страны. Миссия организации: продвижение в народных массах идеи культуры потребления спиртных напитков, создание уважительного, особого отношения к алкоголю. Цели организации: Открытие филиалов организации по всему России. Непрерывное совершенствование ассортимента, его расширение с учетом потребностей клиентов. Создание программы «винного образования», доступной для всех желающих. Организационная структура управления (ОСУ) - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. Организационная структура управления направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности. На рисунке 2 представлена ОСУ ООО «WinEra»:  Рисунок 2 – Организационная структура управления ООО «WinEra» В состав документационного обеспечения управления (ДОУ) входят: Бухгалтер - 1 Товаровед – 2 Директор – 1 Менеджер по закупкам - 1 За ведение бухучета, решение налоговых вопросов и ведение документооборота организации отвечает бухгалтер. Директор занимается кадровой документацией. Заключает и расторгает трудовые договора, формирует штатное расписание, должностные инструкции и т.д. Товаровед и менеджер по закупкам отвечают за документацию, связанную с поставками товаров: накладные, путевые листы и т.д.
Таблица 3 – численность персонала ООО «WinEra»  Рисунок 3 – технология работы ООО «WinEra» Описание документооборота в ООО «WinEra» Должностная инструкция. Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения Описание должностной инструкции ООО «WinEra» Утверждаю Генеральный директор ООО «WinEra» Романов Г.А. 09.10.2022г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ ООО «WinEra» 09.10.2022г. №01 I. Общие положения 1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ООО «WinEra» 1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов. 1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок. 1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей. 1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией. 1.6. Менеджер по закупкам должен знать: - принципы организации закупок; - ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп; - действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании; - методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования; - этику делового общения. - компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook). 1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей. II. Должностные обязанности Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже. 2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов. 2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте. 2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства. 2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно: - своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях; - обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков; - обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе. 2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка. 2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны. 2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов. 2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании. III. Права Менеджер по закупкам имеет право: 3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы. 3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях. 3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей. 3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы. 3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей. 3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции. IV. Ответственность Менеджер по закупкам несет ответственность: 4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ. 4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ. 4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ. 4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему. С должностной инструкцией ознакомлен: (ФИО) (Подпись) 09.10.2022г. Договор поставки. Договор поставки – это соглашение, по которому поставщик-продавец обязуется на оговоренных условиях поставить покупателю товар или продукцию. Сторонами сделки всегда являются субъекты коммерческой деятельности (ИП или ООО) или некоммерческие организации (НКО), если такое соглашение не противоречит их уставу. Договора поставки нельзя заключать с физическими лицами, которые будут использовать товар для бытовых нужд. Описание договора поставки товара в ООО «WinEra» ДОГОВОР ПОСТАВКИ ТОВАРА № 02 г. Новосибирск 18.11.2022 г. Общество с ограниченной ответственностью «Запад» (далее – Поставщик) в лице генерального директора Аллы Степановны Глебовой, действующей на основании устава, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «WinEra» (далее – Покупатель) в лице генерального директора Романова Григория Александровича, действующего на основании устава, с другой стороны, совместно именуемые «стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем. 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Поставщик обязуется передать Покупателю продукцию, именуемую далее – Товары, на условиях поставки, согласованных Сторонами в настоящем Договоре и в Спецификациях к нему, а Покупатель обязуется принять и оплатить Товары в установленных настоящим Договором и Спецификациях порядке, формах, размерах и сроках. 1.2. Спецификации должны содержать данные о количестве Товаров, сроках поставки, ассортименте, качестве, цене, способе поставки, порядке возмещения транспортных расходов, о размере предоплаты за Товары, а также реквизиты грузополучателей Товаров и другую необходимую информацию по согласованию Сторон. 1.3. Каждая поставка Товаров оформляется отдельной Спецификацией на основании заявок, представленных Покупателем. Поставщик обязан рассмотреть представленную Покупателем заявку и сообщить о возможности, объемах и сроках ее удовлетворения в течение 7 рабочих дней с даты ее получения. 1.4. Поставка Товаров осуществляется Поставщиком в течение срока действия Договора отдельными партиями согласно согласованной Спецификации, при условии выполнения Покупателем п.7.5 настоящего Договора. 2. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ 2.1. Качество и комплектность поставляемых Товаров должны соответствовать необходимым техническим условиям, требованиям нормативно-технической документации, указанной в Спецификации, применительно к каждому из Товаров. 2.2. Паспорт на изделие, сертификат соответствия выдается Поставщиком на каждую поставку на каждый вид Товара. Поставщик обязан предоставить на поставленный Товар всю необходимую документацию, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации. 2.3. В Спецификации указываются ГОСТ, ТУ. 2.4. На Товар устанавливается гарантийный срок – 12 месяцев с момента получения Товара Покупателем (Грузополучателем). 2.5. В случае обнаружения Покупателем (Грузополучателем) неисправности продукции в период гарантийного срока Покупатель направляет в адрес Поставщика уведомление, в котором указывает характер возникшей неисправности. 2.6. Поставщик в течение 7 календарных дней с момента получения уведомления направляет своего представителя для установления причин неисправности и наличия гарантийного случая. 2.7. Гарантийный ремонт проводится в течение 3 месяцев с момента установления наличия гарантийного случая. 2.8. Во всем остальном, что не установлено настоящим Договором при обнаружении неисправности продукции в течение гарантийного срока, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ. 3. КОЛИЧЕСТВО И АССОРТИМЕНТ 3.1. Количество и ассортимент поставляемых по настоящему Договору Товаров, а также единицы их измерения согласовываются Сторонами в соответствующей Спецификации. 4. ТАРА, УПАКОВКА И МАРКИРОВКА 4.1. Товар, не требующий упаковки, Поставщик отгружает без ее применения. 4.2. В случае если тара является невозвратной, то ее стоимость входит в стоимость Товара. 5. СРОКИ, ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ 5.1 Срок поставки каждой партии (период поставки) Товаров указывается в Спецификации применительно к каждой партии Товаров. С письменного согласия Покупателя допускается досрочная поставка Товаров. 5.2. Датой поставки (отгрузки) Товаров считается дата проставления штемпеля на железнодорожных накладных или товарно-транспортных накладных (печати, даты и подписи уполномоченного представителя Покупателя) о получении Товаров Покупателю (грузополучателю). 5.3. Право собственности на Товары, а также риск случайного повреждения, гибели Товара переходит от Поставщика к Покупателю с даты поставки Товара Покупателю. 5.4. Товары считаются поставленными в надлежащий срок при соблюдении сроков поставки, указанных в Спецификации, а также при выполнении Покупателем п.7.5 настоящего договора. 5.5. Поставка Товара осуществляется Поставщиком за счет Покупателя. 5.6. Поставка Товаров осуществляется по отгрузочным реквизитам Покупателя либо по отгрузочным реквизитам грузополучателей Товаров, указанных в Спецификации. 6. ПРИЕМКА ТОВАРОВ ПО КОЛИЧЕСТВУ И КАЧЕСТВУ 6.1. Покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие Товаров, поставленных на условиях и в соответствии с настоящим Договором. 6.2. В случае обнаружения Покупателем при приемке Товара повреждения тары, упаковки, нарушения пломбировки, повреждения контейнера, представитель Покупателя обязан составить акт с участием представителя Поставщика. 6.3. Принятие Товара должно быть осуществлено согласно требованиям действующего законодательства РФ. 7. ЦЕНА ТОВАРА, ЦЕНА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ 7.1. Цены на Товар устанавливаются в рублях Российской Федерации и определяются в Спецификациях, которые являются неотъемлемой частью настоящего Договора. 7.2. Общая цена Договора состоит из суммы итоговых стоимостей партий Товаров по Спецификациям, которые являются неотъемлемой частью Договора, и суммы расходов Поставщика, подлежащих возмещению Покупателем. 7.3. Возмещение транспортных расходов, понесенных Поставщиком, осуществляется Покупателем на основании выставленных Поставщиком счетов и копий документов, подтверждающих стоимость перевозки и связанных с ней услуг Перевозчика, путем перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика, если иной порядок не согласован Сторонами дополнительно. 7.4. Оплата по Договору осуществляется путем перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика в течение 10 банковских дней с момента подписания Сторонами соответствующей Спецификации. 7.5. По соглашению Сторон допускается оплата Товара в ином порядке, установленном в Спецификации и/или предусмотренном законодательством РФ. 7.6. При возникновении встречных требований, Стороны вправе произвести их зачет. 8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 8.1. При просрочке оплаты Товара, либо поставки Товара согласно условиям настоящего Договора виновная Сторона уплачивает пени из расчета 10 % от стоимости недопоставленной, неоплаченной продукции, за каждый день просрочки, но не более 5 % от общей цены Договора. При этом право на их получение возникает у Стороны после выставления письменной претензии с расчетом суммы пени и признания их виновной Стороной, либо вынесения судебного решения о присуждении пени, если претензии не выставлялись или виновной Стороной признаны не были. 8.2. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая свои обязательства по настоящему Договору, освобождается от ответственности в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: 8.2.1. Если докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, например таких как: стихийные и экологические бедствия, забастовки, военные действия, аварии на транспорте и производстве, эпидемии и эпизоотии, карантины, акты органов государственной власти и органов местного самоуправления. 8.2.2. Если Сторона, ссылающаяся на обстоятельства непреодолимой силы, не известит другую Сторону о наступлении указанных обстоятельств в 5-дневный срок, такая Сторона несет ответственность за нарушение своих обязательств в соответствии с настоящим Договором. 9. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ 9.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания Сторонами первой Спецификации и действует до полного исполнения Сторонами своих обязательств по Договору. 9.2. Настоящий Договор может быть досрочно прекращен в следующих случаях: по соглашению Сторон путем подписания Сторонами дополнительного соглашения к Договору; односторонний отказ возможен по требованию одной из Сторон при существенном нарушении настоящего Договора другой Стороной; в иных случаях, установленных действующим законодательством РФ или настоящим Договором. При расторжении настоящего Договора инициативная Сторона должна письменно уведомить другую Сторону о предстоящем расторжении не менее чем за 30 календарных дней до даты расторжения настоящего Договора, за исключением, когда Покупатель не перечислил предоплату на расчетный счет Поставщика согласно п.7.5 настоящего Договора. В этом случае Поставщик имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке, направив Покупателю уведомление о расторжении настоящего Договора. При одностороннем расторжении Договора дополнительное соглашение о расторжении Договора составляться и подписываться не будет. Договор будет считаться расторгнутым с момента получения Покупателем уведомления о расторжении настоящего Договора. 9.3.В случае прекращения деятельности одной из Сторон в результате реорганизации – ее права, обязанности и ответственность по настоящему Договору переходят к ее правопреемникам в случае согласия другой Стороны. Если такого согласия не будет, настоящий Договор считается досрочно расторгнутым по соглашению Сторон. 10. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ СТОРОНАМИ 10.1. Споры, возникающие между Сторонами при исполнении настоящего Договора, рассматриваются, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в Арбитражном суде по месту нахождения ответчика, с соблюдением обязательного досудебного претензионного порядка урегулирования (срок рассмотрения заявленной претензии – 30 календарных дней). 11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 11.1. Вся информация, полученная Сторонами в рамках настоящего Договора, включая информацию о финансовом положении Сторон, считается конфиденциальной и не подлежит разглашению или передачи третьим лицам, как в период действия настоящего Договора, так и по окончании его действия в течение пяти лет. 11.2. В случае изменении реквизитов, Стороны обязуются письменно извещать друг друга о таких изменениях в 7-дневный срок. В противном случае сообщения, переданные по последнему известному адресу, считаются переданными надлежащим образом. 11.3. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ. 11.4. После подписания настоящего Договора все предшествующие переговоры и вся переписка, относящаяся к нему, теряют свою силу. 11.5. Договор и спецификации к нему, документы, переданные средствами факсимильной связи, имеют юридическую силу, оригиналы направляются по почте в течение 3 календарных дней с даты передачи средствами факсимильной связи. 11.6. Все изменения и дополнения к настоящему Договору должны быть совершены в письменной форме и вступают в силу после подписания обеими Сторонами. 11.7. Настоящий Договор подписывается в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному оригиналу для каждой из Сторон. 12. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН Поставщик: Юридический адрес: ______________________________ Почтовый адрес: ______________________________ Телефон/факс: ______________________________ ИНН/КПП: ______________________________ Расчетный счет: ______________________________ Банк: ______________________________ Корреспондентский счет: ______________________________ БИК: ______________________________ Подпись: ______________________________ Покупатель: Юридический адрес: ______________________________ Почтовый адрес: ______________________________ Телефон/факс: ______________________________ ИНН/КПП: ______________________________ Расчетный счет: ______________________________ Банк: ______________________________ Корреспондентский счет: ______________________________ БИК: ______________________________ Подпись: ______________________________ Для ознакомления с проектом документооборота ООО «WinEra» см. Приложение 1. |