РГР по документационному обеспечению управленческой деятельности. РГР документы (1). Систематизация и хранение документов. Электронное хранение документов
 Скачать 115.28 Kb.
|
1.2. Электронное хранение документовМногие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая. Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот. Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств. Выделяют четыре основных способа хранения документов: На внешних носителях Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать. Облачных электронный архив Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет. Собственный электронный архив Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники. Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны. А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива. Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом. Программы электронного архива Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив. Чтобы электронные документы не утратили информативность и достоверность, они должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Читаемость и интерпретируемость Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа. Группировка и описание Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры. Понятность и соотносимость Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится. Аутентичность Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации. Обязательные условия хранения электронных документов определяет Приказ Министерства культуры РФ № 526: В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1 Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов. У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов. Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА. Преимущества хранения документов в электронном виде: Экономия времени и ресурсов; Ускоряет бизнес-процессы; Позволяет легко и быстро найти подходящую информацию; Помогает повысить контроль за процессами; Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами. |