авв. Николаев В.И. Работа с текстом и таблицами. Работа с текстом и таблицами
 Скачать 213.93 Kb.
|
ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА В ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕПроцесс подготовки текстового документа можно условно разбить на три этапа: ввод текста, его редактирование и оформление текстового документа. Ввод текста начинается с позиции, на которой установлен курсор. При вводе текста осуществляется автоматический переход к следующей строке при заполнении предыдущей. При вводе текста следует соблюдать простые правила, чтобы в дальнейшем избежать дополнительной работы при оформлении документов. При вводе следует четко соблюдать «абзацность»: переход к следующему абзацу осуществляется нажатием клавиши Enter. В пределах одного абзаца переход на следующую строку происходит автоматически после заполнения текущей строки. При вводе текста не следует делать никаких отступов от левого края посредством клавиш («пробел», Tab) и пытаться сопровождать ввод текста его оформлением, так как это, как правило, замедляет процесс ввода и может оказаться причиной дополнительной работы при оформлении документа. Редактирование текстового документа предполагает, прежде всего, логико-содержательный анализ текста, на основе которого в текст вносятся исправления. Этап редактирования завершается, как правило, проверкой орфографии и устранением выявленных орфографических ошибок. Внесение исправлений включает в себя вставку, удаление, замену или перестановку фрагментов текста. Для выполнения этих действий фрагмент текста должен быть предварительно выделен. При редактировании существенную роль играют средства позиционирования, т.е. перемещения курсора в нужное место документа. Перемещаться по тексту документа можно с помощью мыши, полос и кнопок прокрутки. При наборе текста для перемещения удобнее использовать клавиши и их комбинации: , , , , PgUp, PgDn, Home, End, Ctrl + Home, Ctrl + End. Удаление фрагмента текста проще всего выполнять нажатием клавиши Delete после его выделения. Для удаления отдельных символов слева от курсора можно использовать клавишу Backspace. Вставка фрагмента текста осуществляется его набором после установки курсора на место вставки. Замена фрагмента текста, как правило, осуществляется набором заменяющего фрагмента после выделения заменяемого. Перестановку фрагмента текста можно осуществить, перетащив его в нужное место мышыо, или, использовав буфер обмена, фрагмент «вырезают» в буфер, а затем вставляют в нужное место. Оформление документа начинается с установки его формата, после чего, как правило, устанавливают шрифт для всего текста, а затем оформляют (форматируют) отдельные фрагменты текста (шрифтовое выделение) и его структурные элементы, как правило, абзацы. Параметрами формата документа являются: размер листа бумаги; ориентация листа (книжная, альбомная); поля; расположение текста на двух или одной стороне листа (зеркальные поля). Шрифтовое выделение фрагмента текста предусматривает: выбор (изменение) шрифта и его размера; усиление яркости; курсивное начертание; различные виды подчеркивания; разрядка (увеличение интервала между буквами). Особенностью шрифтового оформления является необходимость предварительного выделения того фрагмента текста, к которому применяется оформление. Основной структурной единицей оформления является абзац. В тексте условно можно выделить следующие типы абзацев: заголовки (подзаголовки); основной текст документа; подписи. Параметрами оформления абзаца являются: междустрочный интервал — расстояние между строками; абзацный отступ (красная строка — первая строка); выравнивание текста относительно границ полей набора (по левому, правому краю, от центра, по ширине — выравнивание); интервалы «перед» и «после» абзаца — увеличение интервалов между абзацами (используются, например, для абзацев-заголовков); отступ слева и отступ справа — позволяют изменить ширину поля и расположение текста; неразрывность абзаца (не разрывать абзац) — позволяет обеспечить размещение абзаца на одной странице; неотрывность абзаца от следующего (не отрывать от следующего) — позволяет обеспечить расположение абзаца и следующего за ним на одной странице (используется, как правило, для абзацев-заголовков); запрет висячих строк (не допускает расположения первой строки абзаца на предыдущей странице или последней строки абзаца — на следующей). Таким образом, форматирование текста заключается в оформлении набранных или вставленных абзацев в текстовом документе в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данному типу документа. Для освоения основных операций по форматированию абзацев выполните задание 1. Задание 1. Форматирование абзацев Скопировать файл Учебный.docx с диска, указанного преподавателем при проведении занятия в компьютерном классе, и сохранить в личной папке под именем «Исходный текст». При работе с электронной версией практикума содержание файла Учебный.docx скопируйте с приложения 1. В крайнем случае, скопируйте с Интернета любой текстовый документ объемом 8-12 страниц и сохраните его под именем Исходный текст. Открыть файл Исходный текст и задать параметры страницы: верхнее и нижнее поле – 2 см, левое поле – 3 см, правое поле – 1,5 см; (Разметка страницы Поля Обычное). Для настройки других полей выбираются Настраиваемые поля. Задать ориентацию страницы - книжная. (Разметка страницыОриентация Книжная). Форматировать заголовок и первые 6 абзацев (параметры форматирования заданы в таблице 1). Для этого выделить абзац и задать параметры, используя кнопки пиктограмм или вызвав на вкладке Главная диалоговое окно (нижняя правая кнопка раздела) в разделах «Шрифт» и «Абзац». Таблица 1. Параметры форматирования абзацев
Седьмой абзац (Виды кабелей) представить в виде 3-х колонок шириной 4, 5 и 7 см с разделительными линиями между колонками. (Разметка страницы Параметры страницы Колонки Другие колонки задать требуемые параметры). Список видов топологии сетей изменить с нумерованного на маркированный и расставить по алфавиту. (Выделить списокГлавнаяАбзац кнопки Маркеры и Сортировка). Сохранить файл в личной папке под именем «Задание 1». (Кнопка Офис в верхнем левом углу окна Сохранить как Документ Word Папка убедиться, что папка личная Имя файла ввести Задание 1 Сохранить) Проверить правильность выполнения задания по приложению 2. При работе в компьютерном классе: свернуть открытый файл Задание 1 в окно, нажав кнопку Свернуть в окно (средняя в правом верхнем углу окна); отрыть файл Контроль задания 1 из папки, указанной преподавателем, и свернуть его в окно; расположить окна рядом, изменив при необходимости их размеры и масштаб в каждом окне. При наличии неточностей или ошибок в выполненном задании найдите причины и постарайтесь их устранить. Задания для закрепления навыков форматирования абзацев Для закрепления навыков, приобретенных при выполнении задания 1, наберите текст, приведенных ниже абзацев. После набора теста каждого абзаца отформатируйте его, чтобы текст выглядел как в задании. Соблюдайте требования, изложенные в первом разделе данного пособия. Для выполнения заданий откройте новый документ Word на рабочем столе, задайте поля Обычные и ориентация Книжная. Остальные параметры установите по своему усмотрению. Информация (от лат.Informаtiо) – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний о них. Информационные технологии (ИТ, от англ. Information technology, IT) - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, передачу и отображение информации. Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели (ISO/IEC 2382:2015). Компью́тер (англ. Computer — «вычислитель») — устройство или система, способная выполнять заданную, чётко определённую, изменяемую последовательность операций. Дисковод (от англ. Disk Drive -дисковый привод)– это устройство, работа которого основана на использование лазера, предназначенное для считывания информации с оптических дисков и записи данных. Материнская плата (от англ. - Mainboard, motherboard) – многослойная печатная плата, к которой подключаются основные элементы компьютера: жесткий диск, процессор (CPU), оперативная память (ОЗУ), видеокарта, оптический привод и др.) Сканер (англ. Scanner, от scan «пристально разглядывать, рассматривать») — это устройство ввода, которое, анализируя какой-либо объект (обычно изображение, текст), создает цифровую копию изображения объекта. Основная память включает в себя три типа устройств: оперативное запоминающее устройство – ОЗУ (Random Access Memory - RAM), постоянное запоминающее устройство – ПЗУ (Read Only Memory - ROM) и полупостоянное запоминающее устройство – ППЗУ (Complementary Metal-Oxide Semiconductor – GMOS). Дра́йвер ( от англ. driver) — программа, с помощью которой операционная система получает доступ к аппаратному обеспечению внешнего устройства. Программы-оболочки это программы, которые обеспечивают более удобный и наглядный способобщения пользователя с ПК, чем штатные средства ОС. (Для MS-DOS - Norton Commander, для Windows – Norton Nawigator). Утили́та (англ. utility) — компьютерная программа, расширяющая стандартные возможности оборудования и операционных систем, выполняющая узкий круг специфических задач. Программа Microsoft Word используется для создания и редактирования текстовых документов, а также для создания документов специального назначения, например бланков и серийных писем. Программа Microsoft Excel – это табличный процессор. Она предназначена для создания электронных таблиц (ввода, редактирования и форматирования текстовых и числовых данных, а также формул) и автоматизированной обработки табличных данных. Программа Microsoft Access — система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. входящая в состав пакета Microsoft Office. Предназначена для работы с базами данных любого типа на основе реляционной модели. Программа PowerPoint – один из компонентов офисного пакета Microsoft Office. На сегодняшний день данная программа доступна отдельным продуктом и является отличным инструментом для создания всевозможных презентаций. Задание 2. Форматирование текстового документа Данное задание предусматривает освоение особенностей форматирования текста всего документа, оформления его структурных элементов, установку защиты от дальнейшего форматирования. Открыть файл Исходный текст и выделить текст всего документа. (ГлавнаяРедактированиеВыделитьВыделить все) Отформатировать текст всего документа: шрифт обычный, TimeNewRoman, размер 14, выравнивание по ширине, междустрочный одинарный, отступ первой строки по умолчанию, остальные отступы и интервалы - 0, поля обычные, ориентация книжная. Все основные заголовки (Введение, названия разделов 1,2 и 3, Заключение) выровнять по центру. Включить автоматическую расстановку переносов (Разметка страницыРасстановка переносовАвто). Вставить номер страницы в правый верхний угол страниц арабскими цифрами (ВставкаКолонтитулы Номер страницывыбрать место и формат номеров страниц). Для изменения формата номера страницы перейти на Колонтитулы Номер страницы Формат номеров страниц и выбрать необходимый 1,2,3. В нижний колонтитул поместить свою фамилию, номер группы и текущую дату. (ВставкаКолонтитулы»Нижний колонтитул набрать необходимую информацию). После заполнения колонтитулов достаточно, ничего не сохраняя, просто перейти в любое место страницы. Убедиться, что номера страниц и текст колонтитула есть на всех страницах документа. В начало документа вставить новую страницу (первую). (Перевести курсор в начало документа, нажав одновременно Ctrl и Home, Разметка страницы Параметры страницы Разрывы Страница). Убедиться, что вторая страница начинается с заголовка ВВЕДЕНИЕ. Установить защиту документа от несанкционированного изменения (Рецензирование Защитить/Защитить документ Ограничить форматирование и редактирование»задать параметры защиты документа: наложить ограничения на редактирование, «включив»(левой кнопкой мыши) Разрешить только указанный способ редактирования документа, и из списка выбрать Только чтение; включить защиту, нажав кнопку Да, включить защиту; в открывшемся окне нажать ОК, не вводя пароль; закрыть окно Ограничить форматирование и редактирование. Попытаться удалить третий абзац документа. Попытка должна быть не удачной. В конец документа (нажать Ctrl и End одновременно) добавить абзац с информацией об авторе работы. Попытка ввода информации также не приведет к успеху. Сохранить результаты в файле Несанкционированный доступ. Снять защиту, удалить третий абзац и добавить абзац с информацией об авторе работы, Открыть окно защиты от форматирования и редактирования и отключить защиту (Рецензирование Защитить/Защитить документ Ограничить форматирование и редактирование» выбрать Отключить защиту). Удалить третий абзац. Перейти в конец документа и ввести информацию, например «Выполнил: Иванов И.О.» Защитить документ с возможностью частичного редактирования. Вновь защитить документ, но уже с паролем, соглашаясь с возможностью изменения информации об авторе и не соглашаясь с удалением абзацев. (Рецензирование Защитить/Защитить документОграничить форматирование и редактирование Разрешить только указанный способ редактирования документа Только чтение выделить в текстеинформацию об авторе Исключения выбрать Все Да, включить защитув открывшемся окне ввести пароль дваждынажать ОК). Пароль должен быть простой или привычный, чтобы смогли в дальнейшем работать с данным файлом. Убедиться, что изменение фамилии автора возможно, а для изменения или удаления информации в других абзацах при отключении защиты запрашивается пароль. Сохранить файл в личной папке под именем Задание 2. Задание 3. Оформление текстового документа Данное задание предусматривает самостоятельное оформление титульного листа, проверку правописания и формирование автоматически собираемого оглавления. В случае возникновения затруднений при выполнении задания рекомендуется использовать Справку (клавиша F1) или ресурсы Интернет. Открыть файл Задание 2. На первой странице оформить титульный лист по образцу, приведенному в приложении 3. Проверить правописание (Рецензирование Правописание). Определить стиль всех основных заголовков как Заголовок 1, запретив автоматическую расстановку переносов в заголовках. Добавить новую страницу (вторую) и вставить на ней оглавление. Сохранить файл под именем «Задание 3». РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ Кроме форматирования текста, к набору функциональных возможностей текстового процессора, ставших стандартными, относятся представление текста в таблично организованном виде и введение в текстовый документ нетекстовых фрагментов (рисунков, графиков, математических выражений и т.п.). В юридических документах достаточно часто используются таблицы (например, статистические данные, ведомости предприятия, перечни и др.). Количество столбцов и строк в планируемой таблице рекомендуется просчитать заранее (в особенности столбцов). Следует сначала спланировать, а затем вставлять таблицу в текст. В противном случае приходится добавлять столбцы, что может негативно отразиться в дальнейшем на оформлении таблицы, особенно если она имеет многоуровневую «шапку». Многоуровневая шапка – это шапка таблицы, в которой столбцы и (или) строки объединены. При вставке таблицы на лист текстового документа следует учитывать ширину поля печати, т.е. расстояние между полями. Границы таблицы не должны выходить за границы печати. После разметки таблицы в нее вносится текст. Данные в таблицу вносят построчно, переходя от одной ячейки таблицы к другой с помощью клавиши Tab. При форматировании содержимого ячеек следует учитывать, что текст выравнивается, как правило, по левому краю (иногда центрируется), целые числа — по правому краю, числа с дробной частью — относительно десятичной запятой. Говоря о редактировании таблиц, имеют в виду не редактирование их содержимого, а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами, т.е. как текста. Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям: добавление заданного количества столбцов; добавление заданного количества строк; удаление выделенных ячеек, строк и столбцов; слияние (объединение) выделенных ячеек; разбиение выделенных ячеек. При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, столбцов, строк), а во втором — управление размещением содержимого ячеек. Для оптимизации работ по добавлению таблиц в текст, следует помнить следующее: сложную структуру шапки легче получить путем объединения, а не разбиения ячеек; количество строк и столбцов в добавляемой таблице должно определяться максимальным их числом, с учетом шапки таблицы и возможных объединений ячеек; размер ячеек можно задавать, используя свойства таблицы или вручную (изменяя размер ячейки с помощью мыши); вставлять нумерацию строк таблицы следует с помощью нумерованного списка (в конце чисел не должны стоять точки). При работе с таблицами в Microsoft Word 2007 все необходимые действия осуществляются в появляющейся при обращении к таблице вкладке Работа с таблицами. Вкладка имеет две группы: Конструктор и Макет. В Конструкторе сгруппированы команды, обеспечивающие оформление внешнего вида. Макет содержит все команды, обеспечивающие изменение структуры таблицы, форматирование содержащегося в таблице текста и работу с данными. Задание 4. Пошаговое создание таблицы Подготовить образец таблицы для анализа совершенных преступлений по видам за определенный период по следующей форме: Таблица 2.
Определить количество строк и столбцов вставляемой таблицы. С учетом объединений ячеек в столбцах и строках размер вставляемой таблицы 8 столбцов и 5 строк. Создать текстовый документ Таблицы. Задать: поля –обычные, ориентация – книжная. В первой строке набрать: Таблица 2. и выровнять текст по правому краю. Во второй строке набрать возможное название таблицы: Состояние преступности и выровнять текст по центру. Перевести курсор в следующую строку и вставить таблицу 8×5 (Вставка Таблица выделить курсором 8 ячеек по горизонтали и 5 по вертикали нажать левую кнопку мыши)
Сформировать шапку таблицы, объединяя ячейки. Выделить в левом столбце 3 верхние ячейки и выбрать команду Объединить ячейки (Работа с таблицами Макет Объединить). Выделить в правом столбце 3 верхние ячейки, нажать правую кнопку мыши, выбрать Объединить ячейки. Любым из описанных способов выделить и объединить: в верхней строке ячейки со 2 по 7; во второй строке сверху ячейки 2 и 3, 4 и 5, 6 и 7.
Набрать текст в ячейках таблицы, переходя к следующей нажатием на клавишу Tab.
Выделить всю таблицу и содержимое всех ячеек Выровнять по центру (Работа с таблицами Макет Выравнивание) или (правая кнопка мыши Выравнивание ячеек)
Отформатировать текст в шапке таблицы: во второй строке слова с маленькой буквы; размер шрифта 12 (на 2 меньше, чем текст документа) , начертание полужирный. Таблица готова для заполнения. Сохранить файл в личной папке. Задание 5. Открыть текстовый документ Таблицы. Вставить разрыв страницы ниже таблицы 2. На новую страницу вставить таблицу 3, образец которой представлен на следующей странице. При форматировании содержания выполнить следующие требования: В шапке таблицы: шрифт – полужирный, размер – 12, выравнивание – по центру В таблице: шрифт – обычный, размер – 14, выравнивание – как в образце, нумерация строк – автоматическая. Создать и применить стили: “Номер таблицы” размер шрифта 12, интервал перед – 12 пт, после – 6 пт, выравнивание - по правому краю; “Наименование таблицы” полужирный, размер 14, интервал после – 6 пт выравнивание - по центру. Таблица 3 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||