Начальник отдела кадров Ковальская Елена Петровна принята на раб. Разработать номенклатуру дел отдела кадров по заданным параметрам
 Скачать 60.72 Kb.
|
|
Задание 1. Разработать номенклатуру дел отдела кадров по заданным параметрам Начальник отдела кадров Ковальская Елена Петровна принята на работу в общество с ограниченной ответственностью «Улыбнитесь» (ООО «Улыбнитесь»). Директор ООО «Улыбнитесь» Иванова Мария Николаевна на совещании с руководителями ставит перед начальниками отделов задачу подготовить проекты номенклатуры дел по структурным подразделениям. Елена Петровна подошла к делу подготовки ответственно и проанализировала документы, образующиеся в ходе работы отдела кадров, их виды и состав. Вот что записала Елена Петровна в своем ежедневнике. Код подразделения (отдела кадров) – 03. Штатное расписание – копии (оригиналы в отделе делопроизводства). Переписка по изменениям штатного расписания – в отделе кадров. Локальные нормативные акты (копии): Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о порядке обработки персональных данных работников, Положение об отделе кадров, Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, Положение о командировках. Ознакомление работников с локальными нормативными актами в отдельном журнале. Приказы по личному составу, об отпусках (ежегодных, без сохранения заработной платы), командировках, дисциплинарных взысканиях и поощрениях. Есть командировки. Все приказы в одном деле! Основания к приказам и иные заявления – в отдельном деле. Журналы регистрации приказов есть, заявлений - нет. Должностные инструкции в отдельном деле. Трудовые договоры в составе личных дел. Журнал регистрации трудовых договоров есть. Личные карточки – в отдельном деле. Журнал учета? Трудовые книжки в наличии. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них есть. Отчетность в статистику, Пенсионный фонд РФ, Центр занятости населения: месячная, квартальная, годовая. Все в одном деле! Надо продумать группировку дел и исправить ошибки! Задание: Составьте проект номенклатуры дел отдела кадров ООО «Улыбнитесь», учитывая исходные данные. Если видите ошибки, которые допускались при группировке документов в дела, исправьте их. Если считаете, что в записках отражены не все документы, которые должны быть в отделе кадров, укажите их в вашей номенклатуре дел. Бланк номенклатуры дел структурного подразделения смотрите в приложении 1 Приложение 1 Приложение 8 к п. 3.4.6 «Основных правил работы архивов организаций». Одобрены решением Коллегии Росархива 06 февраля 2002 г. Общество с ограниченной ответственностью "Улыбнитесь" (ООО "Улыбнитесь") Номенклатура дел 07.10.2022 11 УТВЕРЖДАЮ ----------- N ------- Генеральный директор ООО "Улыбнитесь" г. Пермь Иванова М.Н. Иванова --------------------- ---------- ----------- (место составления) Подпись Расшифровка подписи 2022 07.10.2022 На ----------- год -------------- Дата
Начальник отдела кадров Ковальская /Е.П. Ковальская/ 07.10.2022 Начальник архива Косова /Е.В. Косова/ 07.10.2022 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения 03.10.2022 7 03.10.2022 9 от ------------- N ------ от ------------ N ------- Задание 2 по теме 1.2 Основы организации кадрового делопроизводства: нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы Цель занятия: закрепление знаний об основах организации кадрового делопроизводства: нормативно-правовых актах и организационно-распорядительных документах, формирование умения применять их для решения практических задач. 1. Начальник отдела кадров Ковальская Е. П. подготовила новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка работников ООО «Улыбнитесь». Учет мнения представительного органа работников в соответствии со статьей 196 Трудового кодекса Российской Федерации, произведен. Составьте проект приказа об утверждении Правил внутреннего распорядка работников. Форма приказа в Приложении 1. Недостающие данные и реквизиты можете подставить по своему усмотрению. 2. После утверждения Правил внутреннего трудового распорядка необходимо ознакомить с ними сотрудников, работающих в организации. Предложите минимум один вариант ознакомления с локальным нормативным актом для случаев, когда: 1) работники организации трудятся в одном здании; 2) работники организации трудятся в разных структурных подразделениях, расположенных в нескольких регионах РФ. 3. Заполните штатное расписание по унифицированной форме Т-3 (Приложение 2) для вымышленной организации. Приложение 1 1) Общество с ограниченной ответственностью «Улыбнитесь» (ООО «Улыбнитесь») ПРИКАЗ «10» октября 2021г. № 37 г. Сочи Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка и введении их в действие В связи с необходимостью регулирования вопросов, связанных с организацией работы сотрудников ООО «Улыбнитесь», ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка № 3 от 10.10.2021 г. ООО «Улыбнитесь». 2. Ввести Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Улыбнитесь» в действие с 01.11.2021 г. 3. Специалисту отдела кадров Ивановой Марии Николаевне при заключении трудовых договоров с работниками знакомить их под подпись с Правилами внутреннего трудового распорядка под № 3 от 10.10.2021г. 4. Контроль над исполнением настоящего приказа возлагаю на Главного бухгалтера Сидорову Ирину Олеговну. Приложение: Правила внутреннего трудового распорядка № 3 от 10.10.2021 г. ООО «Улыбнитесь». Директор Иванова М.Н. 2) Ознакомление коллектива работников с вновь принятыми ПВТР может быть организовано различными способами: - путём проставления работником подписи непосредственно под текстом ПВТР или в листе ознакомления, подшитом к ПВТР; - путём проставления работником подписи в листе ознакомлений с локальными нормативными актами, подшитом в личное дело работника. В дальнейшем с Правилами надлежит знакомить каждого работника в момент приёма на работу. Рассмотрев второй вопрос, по поводу ПВТР обратимся к ч. 4 ст. 189 ТК РФ, согласно которой это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Можно сделать вывод, что ПВТР должны быть оформлены в виде локального нормативного акта организации и действовать для всей организации в целом. Однако в филиале могут быть специфические организационные, климатические и другие условия работы, которые надо отразить в ПВТР. Кроме этого, на практике положение о филиале иногда устанавливает право его руководителя от своего имени утверждать локальные документы в рамках деятельности филиала, в том числе ПВТР, с предварительным согласованием их в головной организации. В таком случае в основных правилах, которые применяет головная организация, указывают, что режим и (или) другие условия работы для сотрудников филиалов устанавливаются ПВТР соответствующего подразделения. 3) Унифицированная форма № Т-3 Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1
Задание 3 по теме 2.1 Прием на работу: предварительные процедуры и документы Цель: закрепление знания общего алгоритма оформления приема на работу нового сотрудника и перечня документов, предъявляемых работником работодателю, формирование умения применять их для решения практических задач. 1. Начальник отдела кадров Ковальская Е. П. проводила собеседование с кандидатом, претендующим на занятие должности специалиста по кадрам Прониной Натальей Борисовной. На собеседовании кандидат предъявила следующие документы: паспорт гражданина РФ, СНИЛС, заверенную копию аттестата об основном общем образовании, справку об обучении на третьем курсе в организации среднего профессионального образования. Опыта работы Наталья Борисовна еще не имеет, но пояснила, что летом проходила практику на заводе, где помогала специалисту по кадрам готовить справки и копии документов по запросам работников. Согласно п. 1.3. должностной инструкции специалиста по кадрам, утвержденной директором ООО «Улыбнитесь» 10.01.2020 г. на должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) без предъявления требований к опыту практической работы. Задание: определите, может ли Ковальская Е. П. ходатайствовать перед директором ООО «Улыбнитесь» о заключении трудового договора с Прониной Н. Б.? Объясните свой ответ. 2. На основании исходных данных, указанных в задании 1, составьте проект письма с отказом Прониной Н. Б. в заключении трудового договора. Форма письма ООО «Улыбнитесь» в Приложении 1. Недостающие данные подставьте произвольно. 3. Подчитайте стаж работник по каждому периоду отдельно и общую цифру:
Ковальская Е.П. не может ходатайствовать перед директором ООО «Улыбнитесь» о заключении трудового договора с Прониной Н.Б., по причине ее деловых качеств, то есть несоответствия квалификационным требованиям (ст. 3 и 64 ТК РФ). В данном случае это уровень образования, указанный в п. 1.3. должностной инструкции специалиста по кадрам, утвержденной директором ООО «Улыбнитесь» 10.01.2020 г. на должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена). Приложение 1 Общество с ограниченном ответственностью «Улыбнитесь» (ООО «Улыбнитесь») ИНН 9307023056 КПП 930701001 354207, Краснодарский край, г Сочи, Батумское Шоссе, д. 25
Об отказе в заключении трудового договора Уважаемая Надежда Борисовна! Сообщаю, что ООО «Улыбнитесь» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с отсутствием у Вас деловых качеств, необходимых для работы в должности специалиста по кадрам, а именно: Среднее профессиональное образование. Указанные требования содержаться в должностной инструкции специалиста по кадрам, утвержденной директором ООО «Улыбнитесь» 10.01.2020 г. Согласно которой на должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) без предъявления требований к опыту практической работы. Согласно представленным документам, Вы проходите обучение на третьем курсе в организации среднего профессионального образования. В связи с этим Вам было отказано в приеме на работу. Директор Иванова М.Н. Задание 4 по теме 2.2 Прием на работу: оформление трудовых отношений и приказ о приеме Цель: закрепление знаний процедуры документального оформления трудовых отношений (трудового договора и приказа о приеме на работу), фактического допущения работника до работы, аннулирования трудового договора и вопросов, связанных с уведомлением о приеме сотрудника на работу. Формирование умения применять их для решения практических задач. 1. Заполните форму приказа о приеме на работу (Приложение 1), исходя из следующих условий: Сидорова Анна Андреевна была принята на работу на должность бухгалтера-кассира в Бухгалтерию Юго-Западного филиала ООО «Добрянка» 05.09.2020 года с испытательным сроком 2 месяца на основании заключенного с ней трудового договора № 310/20 от 03.09.2020 года с окладом 35 000 рублей. Приказ на ознакомление был ей представлен 06.09.2020 года. Ответьте на вопросы: каких данных в условии не хватает для того, чтобы заполнить форму приказа полностью? Впишите их в произвольном порядке. Получившийся приказ приложите к заданию отдельным файлом. 2. В ООО «Улыбнитесь» появилась необходимость принять на работу рабочего по комплексному обслуживанию и ремонту зданий. Кандидатуру соискателя утвердили. Известно, что он имеет опыт работы 40 лет, его возраст 65 лет, у него есть основное место работы и по договоренности он будет работать в будние дни в вечернее время. Директор ставит задачу перед начальником отдела кадров проработать вопрос о возможности заключения срочного трудового договора, а работник, в свою очередь, просит дать ему список документов, необходимых для трудоустройства. 1. Подготовьте перечень документов для выдачи работнику. 2. Проработайте вопрос о возможности заключения срочного трудового договора. Подготовьте ответ для руководителя со ссылкой на соответствующие формулировки статьи 59 Трудового кодекса Российской Федерации. 3. На основании изученного материала составьте схему алгоритма действий кадрового работника при приеме на работу нового сотрудника (совершеннолетнего, военнообязанного призывного возраста, гражданина РФ): какие документы затребует, куда направляет кандидата, что за чем оформляет и подписывает, что и как формирует, куда и какую информацию о новом работнике направляет и т. д. 1. Не указан табельный номер сотрудника, дата составления приказа, должность и данные руководителя организации. 2. Срочный трудовой договор с пенсионером по возрасту, с совместителем можно заключить без учета характера предстоящей работы (ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Оформление срочного трудового договора возможно исключительно по обоюдному согласию сторон, на что следует обязательно указать в тексте трудового договора. Заключение срочного трудового договора с пенсионером: 1. Кадровик запрашивает все необходимые документы, которые перечислены в ст. 65 ТК, в том числе — паспорт, который и подтвердит его возраст. На этом же этапе будущий сотрудник компании должен ознакомиться с локальными нормативными актами, которые регламентируют её деятельность, в частности с Правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о защите персональных данных и оплате труда, должностной инструкцией и т.д. 2. Стороны подписывают срочный трудовой договор в двух экземплярах, один останется в отделе кадров, второй выдается на руки сотруднику. Работу по совместительству оформляют отдельным трудовым договором (ч. 1 ст. 284 ТК РФ). С учетом Трудового кодекса РФ запись в трудовой по совместительству делают по просьбе самого сотрудника. Внести ее должен кадровик по основному месту работы на основании представленных сотрудником документов: копии приказа о приеме, справки, выписки, любого другого документа, подтверждающего факт выполнения трудовых обязанностей по совместительству. 3. Алгоритм принятия на работу нового сотрудника 1. Принятие решения о приеме на работу Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей. 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством) Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено. 3. Проверка документов Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы: Паспорт. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности). Документ воинского учета (для военнообязанных). Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется). Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д. 4. Заключение трудового договора Трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ. 5. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости) Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договор о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи. 6. Издание приказа о приеме на работу На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией. 7. Оформление трудовой книжки Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ): Работник проработал менее 5 дней. Работник — совместитель. Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ). В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. 8. Оформление личной карточки ТК РФ прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сведения из трудовой книжки вносятся в личную карточку, поэтому ее придется заполнить. 9. Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости) Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство о ее неразглашении. 10. Получение согласия работника на обработку персональных данных В силу ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. И хотя в целях трудовых отношений оформление согласия на обработку персональных данных прямо не требуется, лучше получить это согласие во избежание недоразумений. 11. Сообщение о бывшем госслужащем (если был госслужащим) Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ч.3 ст. 64.1 ТК РФ) по его предыдущему месту работы. 12. Сообщение в военкомат о приеме работника (для военнообязанных) При поступлении на работу граждан, подлежащих воинскому учету, работодатели в двухнедельный срок обязаны направлять в военкомат сведения о них по специальной форме. 13. Проведение вводных инструктажей Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов приеме работника на работу, но до начала работы. (Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Отсутствие такого инструктажа влечет штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Проведение инструктажа обязательно отражается в журнале регистрации инструктажей. 14. Оформление личного дела работника (необязательно) В результате приема кандидата на работу у работодателя появляется много документов касательно работника. Обычно эти документы формируются в личное дело. Но ведение личных дел не предусмотрено законодательством, поэтому это остается на усмотрение компании. Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
(наименование организации)
(распоряжение) о приеме работника на работу
(фамилия, имя, отчество)
Основание:
Пермь - 2022 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||