вапвапапвап. Дипломная работа. Разработка автоматизированных систем учета запасов предприятия
 Скачать 1 Mb.
|
|
1.4 Сущность и виды процессов в складском учете Алгоритм работы, осуществляемой на складе в общем виде, представляет собой следующие операции: Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учёт товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании. Без учёта оборудования, размещённых на складе, трудно обеспечить их сохранность. Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы и оборудование предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе. Грамотно организованный процесс учёта материалов, размещённых на территории склада, — это очень важный и нужный сегмент деятельности организации [12]. Совокупность работ, выполняемых на различных складах, примерно одинакова. Это объясняется тем, что в разных логистических процессах склады выполняют схожие функции: временное размещение и хранение материальных запасов; преобразование материальных потоков (транспортировка, складирование); предоставление информации о движении товаров. Однако организация работы на конкретном складе имеет ряд особенностей, которые зависят как от размера склада, так и от его предназначения. Приёмка товаров на склад является важной составной частью технологического процесса. Она осуществляется материально ответственными лицами в соответствии с внутренними правилами «приёмка станков». Она осуществляется материально ответственными лицами в соответствии с этими правилами. Началом приёмки считают день поступления материалов и оборудования на склад. Своевременная приёмка оборудования обеспечивает правильное ведение учёта и отчётности, предъявление претензий поставщику, если поступившие материалы или оборудование ненадлежащего качества или по количеству не соответствуют сопроводительным документам. Чем скорее поступивший материал будет принят на учёт, тем меньше возможностей для его порчи и хищений. Установлены конкретные сроки для предъявления претензии поставщику в случае недостатков, выявленных при приёмке. Несоблюдение этих сроков может вызвать убытки, так как претензия не будет удовлетворена поставщиком. Приёмка материалов и оборудования на складах организации заключается в проверке соответствия поступившего материала и оборудования данным, указанным в счете-фактуре поставщика, спецификации, описи, упаковочных ярлыков и др., а также условиям договора. Отсутствие указанных документов или некоторых из них не приостанавливает приёмки, и составляется акт о фактическом наличии. В этих случаях в акте делается отметка об отсутствии документов. Так же осуществляется приёмка, которая заключается в проверке качества поступивших материалов или оборудования и соответствия их стандартам, техническим условиям и образцам. Внешнему осмотру подвергается весь принимаемый материал. Внешним осмотром устанавливаются правильность формы и размеров штучных материалов, цвет или оттенок материала, наличие и размеры пороков и повреждений, видимых невооружённым глазом или могущих быть обнаруженными с помощью простейших приборов и инструментов. При поставке материалов ненадлежащего качества или поставке некомплектных товаров у покупателя возникают права, предусмотренные общими положениями для всех видов купли-продажи. Установленная законом или договором поставки неустойка за недопоставку или просрочку поставки взыскивается с поставщика до фактического исполнения обязательств в пределах его обязанности восполнить недопоставленное количество материалов в последующих периодах поставки, если иной порядок уплаты неустойки не установлен законом или договором. Все перечисленные документы на поступление и расход материалов используются прежде всего для ведения оперативного учёта материалов работниками складов. В установленные сроки заведующий складом передаёт все приходные документы склада в бухгалтерию. Как правило, документы передаются ежедневно, но не реже одного раза в неделю. Для удобства группировки первичных документов можно передачу приходных и расходных документов фиксировать в отдельных реестрах. Реестры на сдачу документов в этом случае нумерует заведующий складом нарастающим итогом с начала года: в реестрах на сдачу приходных документов проставляет нечётные номера (01, 03, 05 и т.д.), на сдачу расходных документов — чётные (02, 04, 06 и т.д.). В реестрах номера документов должны быть сгруппированы по субсчетам, а в разрезе субсчетов — по источникам получения (от поставщиков, подотчётных лиц, по договорам дарения и безвозмездно, от списания основных средств и т.д.) и направлениям расхода: изготовление продукции, оказание услуг, выполнение работ, ремонт основных средств, общепроизводственные и общехозяйственные цели, реализация, безвозмездная передача. Бухгалтерия не реже одного раза в неделю проверяет правильность и полноту записей в карточках складского учёта по первичным документам, сданным заведующим складом в бухгалтерию. Факт проверки подтверждается подписью проверяющего в карточках складского учёта. Оборудование размещается на складе, соблюдаются требуемые условия хранения и контроля за их состоянием и перемещением, предохранения от повреждений. Особые требования по условиям хранения и проведения погрузо-разгрузочных работ отмечаются в соответствующем документе. Далее оборудование и материалы размещаются на складе. Отпуск товара со склада — заключительный этап складского технологического процесса, который заключается в выполнении передачи оборудования заказчику. Отпуск оборудования со склада предполагает выполнение таких операций, как: • анализ и сверка документов на отпуск оборудования; • отбор оборудования с места хранения; • погрузка; • отгрузка оборудования со склада — заключительный этап складских операций, завершающий процесс выполнения заказов. На рисунке 1 показан логический процесс работы склада.  Рисунок 1 — Логический процесс работы склада Одна из основных проблем организации склада — необходимость ускорения процессов постановки в очередь, определения заказа, отгрузки под него товара, транспортировки, существенно сокращение время от заказа до доставки. Сокращение времени «реагирования», в свою очередь, сокращает складские запасы, минимизирует процент потерь, соответственно, позволяет увеличить уровень удовлетворенности покупателей и их лояльность. 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 2.1 Обзор программных средств для учета запасов предприятия Для проектирования учета запасов предприятия можно использовать различные программные средства, например: FoxPro, Access, 1C. Access – система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки. Данная программа легка и удобна в использовании. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Набор команд и функций, предлагаемых разработчиками программы продуктов в среде Visual FoxPro 6.0, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Система также обладает средствами быстрой генерации экранов, отчётов и меню, поддерживается язык SQL, хорошо работает в сети, в пакете имеется компилятор, позволяющий сформировать exe файлы готовых программ. 1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта. Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты. Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета. Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения. В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики. Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе. Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы 1С. Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации. Данная работа написана на платформе 1С: Предприятие, так как 1С является гибкой настраиваемой системой для решения широкого круга задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. Одной из характерных особенностей программы, является ее масштабируемость: одна и та же конфигурация может работать на локальном компьютере, в сети и на сервере под управлением MS SQL Server 7.0. Специальная компонента «Управление распределенными базами» позволяет производить обмен информации между удаленными рабочими местами. На блок-схеме показан алгоритм учёта запасов предприятия. (Рис. 2). Блок-схема состоит из нескольких пунктов: справочники, документы, журналы, отчеты. Что собой представляет каждый из этих пунктов будет описано ниже.  Рисунок 2. «Блок-схемы алгоритма учёта запасов предприятия» Справочник – это агрегатный тип данных, средство для работы со списками однородных элементов данных. В информационной базе созданы следующие справочники: Склады; Сотрудники; Материалы; Контрагенты; Валюты; Банки; Номенклатура; Документы – средство для ввода первичной информации о совершаемых хозяйственных операциях. Пункт Документы содержит подпункты: Поступление материалов; Списание материалов, товаров, продукции; Отгрузка материалов на сторону; Перемещение. Журналы документов необходимы для просмотра списка документов: Общий журнал документов; Материалы. Отчет предназначен для вывода информации из базы данных: Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в отчетном периоде; Список контрагентов. Таким образом, автоматизация систем учета предприятия представляет собой оптимизацию рабочего процесса, как складских работников, так и всего предприятия в целом. 2.2 Проектирование учёта запасов предприятия Для того чтобы удобнее было контролировать выдачу материалов, в программе 1С: создаётся база данных. Рассмотрим порядок создания учёта запасов предприятия. В первую очередь, создаётся папка на диске, где будет сохранена база данных. Далее, открывается 1С: Конфигуратор, после чего появляется окно «Запуск 1С: Предприятия». Жмём кнопку [Добавить] и создаём новую информационную базу «Учёт материалов», которую сохраняем в созданной ранее папке. Нажимаем [ОК], после этого появляется окно «Выбор формата хранения данных», где выбирается язык – 1251. (Рис. 3).  Рисунок 3. «Выбор формата хранения данных» После этого сохраняем базу через меню «Файл» команда «Сохранить». Первым делом нужно зайти в раздел пользователи, появляется окно администрирования, в котором нужно внести свои данные и нажать на иконку создать нового пользователя. Далее после проделанных действий жмем «Ок». Внешний вид конфигурации выглядит следующим образом. (Рис. 4).  Рисунок 4. «Внешний вид конфигурации» Система 1С: Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Справочник был создан с помощью «Конструктора справочников». Для этого было вызвано контекстное меню на ветке справочники, нажимая правой кнопкой мыши на надпись Справочники, далее выбран пункт «Новый справочник». После этого откроется «Справочника склады», который выглядит следующим образом (Рис. 5).  Рисунок 5. «Справочник Склады» В данном окне, а так же во всех вкладках были заполнены все атрибуты: количество уровней – 1, длина кода – 5, длина наименования – 64, а также реквизит МОЛ тип значения строка 32 символа. Также здесь формируется «Форма элемента». Мы получили форму элемента, под названием справочник склады. Создан также справочник «Материалы». (Рис. 6).  Рисунок 6. «Справочник Материалы» Для того чтобы в справочниках легче было заполнять реквизиты значения, которых мы часто используем, применяются перечисления. Были созданы перечисления. Для того чтобы создать перечисление необходимо, нажать правой кнопкой мыши по надписи «Перечисления». Объекты прикладного решения «Перечисление» позволяют хранить в информационной базе наборы значений, которые не изменяются в процессе работы прикладного решения. Для того чтобы пользователь мог просматривать данные, содержащиеся в перечислении, система поддерживает две формы представления перечисления: форма списка и форма выбора. Форма списка предназначена для просмотра значений перечисления, а форма выбора представляет значения перечисления в виде, удобном для выбора одного из них. (Рис. 7).  Рисунок 7. «Перечисление Типы Номенклатуры » Константы нужны для хранения одного значения в базе данных. Обычно в константах хранится редко изменяемая информация, например, название организации, фамилия руководителя, основная валюта организации, параметры конфигурации в целом и т.д. Для каждой константы нужно обязательно указать ее имя и тип данных. Кроме того, желательно указывать синоним, комментарий и перечень подсистем, в которые она входит. Можно задать фиксированную или переменную длину константы. При фиксированной длине константа будет хранить заданное количество символов, а если реальное значение содержит меньше символов, то в конец строки будут добавлены пробелы до заданной длины. При переменной длине строки в базе данных хранится только реальное количество символов. Были созданы следующие константы: основной склад, основной покупатель, основной поставщик, основная фирма. (Рис. 8).   Рисунок 8. Свойства константы «Основной склад». Создан документ «Поступление материалов». (Рис. 9).  Рисунок 9. Документ «Поступление материалов» Отчеты были созданы следующим образом: Правой кнопкой мыши жмём на пункт «Отчеты». (Рис. 10).  Рисунок 10. «Создание нового отчета» После чего попадаем в конструктор отчетов, который выглядит следующим образом (Рис. 11):  Рисунок 11. «Конструктор Отчета» Жмём кнопку «Готово» и получаем готовый отчет. (Рис. 12).  Рисунок 12. Отчёт «Регистр-расчет стоимости сырья/материалов» Для того чтобы пользователю начать работу с информационной системой входим в «1С: Предприятие». Для этого выполняем следующую последовательность шагов: Пуск – Программы – 1С: Предприятие 7.7 – 1С: «Предприятие Монопольно». Появляется пустое окно, где через меню Справочник выбираем справочник «Склад». Заполняем справочник «Склад данными». Для этого выбираю из главного меню пункт меню справочник. После этого выбираю справочник «Склад». Далее открывается список формы. (Рис. 13).  Рисунок 13. Справочник «Складов» Далее заполняем справочник «Материалы». Для этого выбираем из главного меню пункт меню справочник. После этого выбираем справочник «Материалы». (Рис. 14).  Рисунок 14. Справочник «Материалы» Затем начинаем заполнять документы. (Рис. 15). Для этого в меню выбираем пункт «Документы», далее выбираем «Поступление материалов».  Рисунок 15. Документ «Поступление материалов» Далее формируем отчет «Регистр» отчет стоимости сырья. Для этого в пункте меню выбираем «Отчеты». (Рис. 16).  Рисунок 16. Отчёт «Регистр-расчет стоимости сырья/материалов» Таким образом, основное назначение данной информационной базы - создание автоматизированного аналитического учета запасов предприятия, ведение первичного учета материалов, формирование отчетов расчета стоимости сырья и материалов, списанных в отчетном периоде. Данная программа может быть использована бухгалтером по учету материалов. |