Глава 2,3. Реализация осуществеления хранения документации в ао Страховая компания согазмед

• Название: Реализация осуществеления хранения документации в ао Страховая компания согазмед
• Дата: 26.12.2018
• Размер: 94.37 Kb.
• Имя файла: Глава 2,3.docx
• Тип: Глава; #61965
• страница: 3 из 3

• 
  регистрация;
  
• 
  управление процессами обработки документов;
  
• 
  исполнение и контроль исполнения документов;
  
• 
  создание электронных архивов документов;
  
• 
  управление справочной информацией.
  

СЭД позволит автоматизировать работу с документами, основными задачами которой является регистрация и их последующая обработка. При этом приложение обеспечит совместное хранение учетной информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа и его текстовой версии в стандартных карточках документов, а также возьмет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения, либо использование электронного журнала учета документов в ЗАО «Московская страховая компания».

При этом использование электронного журнала учета движения документов в АО «Страховая компания «Согаз - Мед» позволяет решать следующие задачи:

• 
  ведение необходимого комплекса справочников, в которых представляется вся входная для данного раздела учета информация;
  
• 
  ведение различных прайс-листов, в которых ведется учет по разным основаниям (на основе закупочной стоимости, производственной стоимости, полной себестоимости и т. д.);
  
• 
  ведение механизма ценообразования, который способствует оптимальной и быстрой калькуляции себестоимости и формированию продажной цены страховых услуг;
  
• 
  ведение учета всех производственных операций;
  
• 
  ведение мультивалютного учета;
  
• 
  осуществление контроля движения товарно-материальных ценностей.
  

В системе осуществляется постоянный контроль по следующим показателям;

• 
  ведение контроля организации взаиморасчетов с потребителями и поставщиками, в рамках которого осуществляется и контроль использования наличных и безналичных форм расчетов;
  
• 
  формирование всех необходимых в соответствии с требованиями законодательства и внутренними положениями АО «Страховая компания «Согаз - Мед» документов с возможностью получения бумажных копий всех формируемых в системе документов;
  
• 
  автоматизация процессов реализации страховых услуг, в ходе которой формируются все необходимые документы — счета, счета-фактуры, разрешения на заключение договора, подбор страховых услуг, подтверждение получения услуги потребителем и т. д.;
  
• 
  полностью автоматизируется складской учет и решаются задачи складской логистики;
  
• 
  получается разнообразная оперативная и сводная аналитическая информация;
  
• 
  формируются отчетные документы как по разделу учета движения документов и бланков строгой отчетности, так и по другим связанным с данным направлением разделам.
  

Таким образом, можно предположить, что в результате полнофункционального использования СЭД в  АО «Страховая компания «Согаз - Мед», произойдут следующие качественные изменения в текущей работе с документами:

• 
  повысится качество контроля над документооборотом;
  
• 
  исключаются потери отдельных документов;
  
• 
  осуществится контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения,
  
• 
  сократится время поиска документов и другой информации,
  
• 
  существенно уменьшатся временные затраты на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.
  

Рассмотрев систему организации электронного документооборота в страховой компании СОГАЗ - МЕД, можно сделать вывод, что электронный документооборот:

1. 
   отвечает требованиям современного страхового бизнеса и обеспечивает быстроту обработки данных;
   
2. 
   позволяет ускорить работу различных отделов страховой компании;
   
3. 
   позволяет своевременно принимать важные оперативные и стратегические решения;
   
4. 
   дает возможность агенту в удаленном режиме выполнить всю процедуру заключения страхового договора;
   
5. 
   способствует предупреждению страхового мошенничества;
   
6. 
   способствует решению задач управленческого учета, анализа и планирования;
   
7. 
   позволяет четко отслеживать, в какой стадии находится то или иное дело по урегулированию убытков, видеть те из них, по которым просрочено время перехода в следующий статус, информировать ответственных исполнителей.
   

Подробно изучив процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение, необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется у секретаря руководителя, а затем уже документы передаются на обработку. Большое внимание уделено формированию дел, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.

Правила создания и оформления документов в СОГАЗ-МЕД установлены Инструкцией по делопроизводству. Отмечено, что оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

Можно сделать вывод, организация документооборота в СОГАЗ-МЕД имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.