Аналитика. 2004_Курносов ЮВ, Конотопов ПЮ_Аналитика_3,9 Mb. Рецензенты
 Скачать 3.9 Mb.
|
|
Выводы: 1. Система с безызбыточной, жестко регламентированной схемой коммуникаций обладает слабой чувствительностью к обнаружению проблем. Из-за сложностей коммуникации многие сотрудники склонны принижать значимость наблюдаемых в системе диспропорций, фактов или полученных сообщений. Неподтвержденные или не имеющие массового характера факты откладываются до момента подтверждения или отбрасываются, хотя может оказаться, что в смежном сегменте организации с такими фактами сталкивается еще кто-то. В информационной работе такой режим является крайне опасным, поскольку ведет к потере ценной информации, неоправданным задержкам, а значит к снижению эффективности функционирования системы в целом. 2. Система с безызбыточной, жестко регламентированной схемой коммуникаций препятствует установлению горизонтальной и вертикальной кооперации. Из-за отсутствия организационного ресурса и горизонтальных связей, а также высокой изолированности слоев иерархии поиск компетентных специалистов, способных выполнить работы в 236 интересах решения выявленной проблемы, затруднен. Сталкиваясь с задачами, превосходящими их физические (интеллектуальные и т. п.) возможности сотрудники пребывают в информационной изоляции, а также не могут инициировать процесс формирования рабочей группы. Решение проблем затягивается либо, вообще, откладывается на неопределенный период. 3. Система с безызбыточной, жестко регламентированной схемой коммуникаций препятствует адекватному уровню квалификации сотрудников распределению ролей во временно создаваемых рабочих группах. Организационный ресурс, в состав которого следует включать и коммуникационное обеспечение, находится в распоряжении формального руководителя, через которого осуществляются все коммуникации как во временной группе, так и с верхними уровнями в иерархии системы. В результате этого исходные замыслы и намерения достигают высшего уровня с существенными искажениями, либо застревают на промежуточном уровне (если формальный лидер группы недостаточно настойчив и/или не заинтересован в результате работ). 4. Системы с безызбыточной, жестко регламентированной схемой коммуникаций препятствует развитию творческой инициативы, снижают уровень мотивации к деятельности. Препятствуя возникновению горизонтальной кооперации, система блокирует решение многих проблем, а при недобросовестном руководстве способна резко снизить мотивацию к работе в результате несправедливого распределения вознаграждения, должностей и т. д. Итак, симптомы очевидны, источник проблем выявлен... Что дальше? Может быть, стоит перейти к полностью плюралистической системе — но ведь нам известно, что и она отнюдь не идеальна... Более того, недостатки плюралистической системы настолько серьезны, что, насколько это известно авторам, несмотря на все ее преимущества, ни одно государственное учреждение в мире не решилось взять ее на вооружение! Да, именно так! Довольно часто нам приходится слышать слова «сильная команда профессионалов» и им подобные... Что за этими словами стоит? Тут следует обратить внимание на один момент, по мнению авторов, очень важный... Ведь на самом деле, любая система управления «дышит»: в одних случаях руководство намеренно устраняется от решения некоторого класса задач, в других — наоборот, активно включается в деятельность. Причем, это одни и те же люди — меняется лишь текущая ситуация! Логично предположить, что в этой ситуации, жесткое закрепление за номинальной единицей, именуемой термином «начальник», ключевых элементов информационной инфраструктуры способно лишь тормозить деловые процессы. 237 Более того, многие руководители, будто нарочно, создают такие пробки и заторы, ставя перед подчиненным задачи, которые на самом деле не могут быть ими решены в рамках данной конкретной организационной структуры. Примером такого задания может служить фраза: «Назовите мне конкретные имена и фамилии сотрудников смежного подразделения, чья помощь Вам требуется, и я организую запрос». С одной стороны руководитель демонстрирует готовность решать проблему, а с другой стороны, если требуется оперативная консультация, то, зная к кому обратиться, подчиненный в состоянии самостоятельно решить проблему (это утверждение справедливо в большинстве случаев); значит проблема в другом — требуется поиск людей, способных оказать помощь. Однако руководство обычно не склонно заниматься решением поисковых задач, а это значит, что на самом-то деле запрос отклоняется. Что делать? — Может быть, на время передать ключевой элемент информационной инфраструктуры подчиненному? — Увы, так поступают редко — акт передачи ключевого элемента информационной инфраструктуры (например, телефона специальной АТС, известного в народе как «кремлевка») чаще всего символизирует сдачу должностных полномочий. Следовательно, информационная инфраструктура должна существовать и функционировать независимо от организационной и должностной иерархии, в противном случае — проблемы неискоренимы. Вообще-то, мы преднамеренно «зациклились» на телефонных проводах и телефонных аппаратах — так проще продемонстрировать неудобства, создаваемые чрезмерно «рациональной» и экономной политикой в информационной сфере. Нотелефоны и компьютерные сети — это еще не вся информационная инфраструктура, хотя и являются ее компонентами. Более того, эти компоненты отнюдь не самые важные! В таком случае, необходимо определить, что мы вкладываем в понятие информационной инфраструктуры. Несмотря на то, что это понятие широко используется в различных концептуальных документах, определение информационной инфраструктуры является, скорее, интуитивным и является предметом многих спекуляций. Обратимся к этимологии: слово «инфраструктура» имеет латинские корни: infra — ниже, structura — строение, расположение. То есть, инфраструктура — это некий системообразующий элемент системы, скрытый от глаз внешнего наблюдателя. Похоже на то… 238 Информационная инфраструктура — это совокупность определяемых функциональным назначением и топологией системы каналов информационного взаимодействия, информационных ресурсов и технологического инструментария информационной работы, обеспечивающая процесс управления системой. При этом в рамках информационной инфраструктуры могут быть выделены два направления: инструментальное направление и направление неинструментальных коммуникаций. С одной стороны, к информационной инфраструктуре могут быть отнесены информационные системы, линии и сети связи и передачи данных, средства управления информационными потоками, а с другой — межличностные, межгрупповые и должностные коммуникации, индивидуальные и корпоративные информационные ресурсы, а также правовые и нормативные акты, определяющие регламент коммуникаций. В любой организационной системе в той или иной степени присутствуют оба направления. При этом, как бы мы ни называли каналы неформальных информационных взаимодействий: «личные связи», «знакомства», «блат» и так далее, — все это суть элементы неформальной информационной инфраструктуры. По этой причине часто наличие технологической компоненты обеспечения коммуникаций не является решающим. Пробивные снабженцы в СССР, суперменеджеры и супертрейдеры в США — это все феномены одного сорта: люди с уникальными коммуникационными навыками, превратившие процесс создания неформальной компоненты информационной инфраструктуры в свою профессию. С точки зрения информационной работы навык создания неформальной компоненты информационной инфраструктуры является крайне важным, его наличие указывает не только на развитые коммуникативные навыки и организаторский талант, но и на наличие высокой профессиональной мотивации, высокую эрудицию, способность к самостоятельному обучению и поиску необходимой информации. Поэтому в качестве одного из направлений оценивания личных качеств аналитика целесообразно рассматривать его способность к созданию таких каналов и непредусмотренных штатным расписанием горизонтальных и вертикальных рабочих групп (то есть, рабочих групп, организованных в рамках одного или нескольких уровней организационной иерархии). Но это присуще не всем типам аналитиков — порой, великолепно функционирующий мозг реализует принципиально иной стиль коммуникаций! Как приведенные сведения о информационной инфрастуктуре организационной системы могут быть увязаны с требованием избыточности? 239 Благодаря наличию избыточности информационных связей система приобретает повышенную гибкость: организационные формы инерционны, они являются менее пластичными, чем неформальные образования. В отличие от организационных форм, неформальные рабочие группы, возникающие в связи с необходимостью решения некоторого комплекса задач, могут создаваться недирективным путем (что часто происходит в ГСТК Интернет) и лишь при необходимости закрепляться на уровне регламентов, нормативных и законодательных актов. Избыточность информационных связей создает предпосылки для поддержания процессов самоорганизации, адаптации системы к изменению режимов функционирования. Если способность к самоорганизации поддерживается на уровне технологической компоненты и разработаны соответствующие организационные регламенты, то процесс возникновения, закрепления и роспуска таких структур становится также и управляемым, что обеспечивает целостность системы управления. В этом случае регламентации подлежат: - процедуры уведомления о создании рабочих групп (что может быть стимулировано благодаря введению специальных рейтингов, учитывающих эту активность); - критерии и процедуры обоснования бюджета и персонального состава группы; - критерии и процедуры установления статуса группы, ее лидера и выделения организационных полномочий; - критерии и процедуры обоснования уровня допуска к конфиденциальной и режимной информации; - критерии и процедуры закрепления возникающих структурных компонентов; - критерии и процедуры оценивания целесообразности дальнейшего существования групп; - процедуры роспуска групп по завершении работ. На словах выглядит заманчиво... Но как ввести эти процедуры, что является объективным критерием, на основании которого может быть принято решение? Когда мы перечисляли требования к организационной системе, не случайно на первый план мы поставили согласование с целями и задачами. Соответствие структуры организационной системы ее целям и задачам обеспечивает наивысшую целевую эффективность и, одновременно с тем, эффективность расходования ресурсов. Однако не будем забывать о том, что наш «серединный путь» равносилен приданию организационной системе свойств системы со структурной динамикой, а это значит, что на 240 конфигурирование системы под конкретные задачи будет затрачиваться некоторый промежуток времени. В общем случае, при переконфигурировании системы время расходуется по следующим направлениям/этапам: 1) выявление проблемной ситуации; 2) анализ целей и задач; 3) разработка структуры, адаптированной к их решению; 4) создание новых информационных связей; 5) перераспределение ресурсов; 6) адаптацию к новой структуре и режиму функционирования. При выборе «серединного пути» время расходуется по тем же направлениям, однако некоторые этапы процесса протекают в фоновом режиме. Например, этапы 1-3 в первом приближении уже реализованы — выявление проблемной ситуации на нижнем уровне инициировало процесс анализа целей и задач, а также процесс, направленный на их решение (собственно и вызвавший изменение структуры). Четвертый же этап вообще исключен (в силу установленной идеологии построения системы). Таким образом, задача приобретает специфическую форму, а именно: при сохранении необходимости в пятом и шестом этапах, результаты реализации 1-3 этапов подлежат проверке и, возможно, коррекции. При разумной организации процесса временные затраты на проверку/выполнение этапов 1-5 могут быть сокращены дополнительно, для чего требуются специализированные методики. Одним из наиболее сложных этапов этой деятельности является этап синтеза целей. Нередко интуитивистский подход к решению этой задачи дает результаты, весьма далекие от совершенства. После чего начинаются проблемы, связанные с экстренной переброской ресурсов из одной сферы деятельности в другую и так далее… Поэтому, в первую очередь, следует рассмотреть направление усовершенствования процесса синтеза целей, распределения ресурсов и оценивания степени соответствия сформированной организационной структуры целям управления. При этом чрезвычайно важно чтобы анализ целей управления осуществлялся непрерывно на основе объективных критериев в явном виде выраженных в системе. Это требует разработки специальных технологий, обеспечивающих как представление целей в виде динамической модели, позволяющей учитывать наличествующие ресурсы, так и определять оптимальную конфигурацию сил и средств для решения информационных задач. В этом случае речь может идти о системе, управляемой потоком событий (сообщений) при сохранении приоритетности стратегических целей управления и высоком динамизме частных целей. В качестве одного из подходов к решению этих проблем может служить формирование модели иерархии целей, процесс формирования которой будет рассмотрен в пункте 4.2. 241 3.4 СИСТЕМЫ, УПРАВЛЯЕМЫЕ ПОТОКОМ СОБЫТИЙ Термин «система, управляемая потоком событий» нуждается в некоторых пояснениях, ведь читателю известно, что таким образом управляется большинство интеллектуальных систем. Событие — сам факт того, что оно состоялось, несет в себе информацию (выступает в роли знака, подлежащего интерпретации). А значит, любая интеллектуальная система (располагающая моделью интерпретации) может быть отнесена к этому классу... Но организационная система — это система целенаправленно функционирующая, в интересах реализации целевой функции нередко подавляющая реакцию на те или иные события (иногда даже не заботясь об оптимальности их обработки). Чтобы не возникало путаницы, укажем, что информация может быть внешней по отношению к системе или внутренней и, кроме того, делится на управляющую информацию (т. е., генерируемую целенаправленно в интересах управления системой) и информацию, не предназначенную для целей управления 79 . Знаковая информация всегда является внешней по отношению к интерпретатору. Соответственно, приведенный выше термин может быть переведен и таким образом: «организационные системы, вырабатывающие стратегии управления на основе анализа потока внешней информации». Тем самым подчеркнем, что речь идет о системах, сохраняющих целенаправленный режим функционирования. Организационные, организационно-технические и социальные системы отличаются от прочих систем наличием способности к целеполаганию и саморегуляции. Более того, они сами управляют моделями интерпретации поступающих данных, моделями поведения, то есть — модельным миром. Соответственно, такие системы способны управлять (и управляют) значением порога, при котором внешнее воздействие воспринимается как сигнал, подлежащий интерпретации. Большинство целеполагающих систем стремится обеспечить себе максимальную устойчивость, формируя механизмы защиты от внешних воздействий, не превышающих заданного порога мощности — системы этого класса могут быть условно отнесены к классу закрытых систем. Такие системы не адаптируются под воздействием внешних 79 Субъект не всегда в состоянии распознать тип информации, тем более, что управлять можно не только поведением системы, но и моделями, используемыми системой для интерпретации информации, оценивания ситуации и принятия решения, при этом такая управляющая информация системой не будет квалифицирована как управляющая информация! 242 потоков массы (вещества), энергии и информации — они являются закрытыми в том смысле, что они создают или имеют «защитную оболочку», отгораживающую их от среды. В качестве такого рода закрытой системы, в принципе, можно рассматривать и обычный дачный домик, по крыше и стеклам которого уютно барабанит дождь, создавая умиротворяющую атмосферу (но почему-то никому из обитателей домика в такие минуты не хочется даже представить себя в такую погоду на речке с удочкой). Достоинством закрытых систем является их способность обеспечивать стационарные условия внутри системы в широком диапазоне величин внешних воздействий. Но очень серьезным недостатком является то, что при превышении некоторого порога система утрачивает свою защитную оболочку, не оставляя ее элементам времени на адаптацию — чаще всего в такой ситуации система разрушается, часть элементов прекращает свое существование, а другая — успевает приспособиться. В иерархических системах с жесткой централизованной системой |