Планирование проекта, специфика составления плана проекта. Планирование проекта, специфика составления плана проекта 321. Реферат по дисциплине Информационные технологии в экономике апк

• Название: Реферат по дисциплине Информационные технологии в экономике апк
• Анкор: Планирование проекта, специфика составления плана проекта
• Дата: 15.03.2022
• Размер: 100.29 Kb.
• Имя файла: Планирование проекта, специфика составления плана проекта 321.docx
• Тип: Реферат; #397496

Реферат

по дисциплине

«Информационные технологии в экономике АПК»
на тему:

«Планирование проекта, специфика составления плана проекта. Составляющие проектного плана в компьютерных системах управления проектами»

Выполнил:

студент группы

заочной формы обучения

направления подготовки

38.03.01 «Экономика»

Смоленск

2022

Введение 3

1. 
   Теоретические основы управления проектами 4
   

2. 
   Компьютерное сопровождение управления проектами на примере MS project 6
   

Заключение 9

Библиографический список 10

Введение

Планирование — это процесс создания и принятия целевых установок качественного и количественного характера, а также выявления путей по наиболее эффективному их достижению. Данные установки разрабатываются чаще всего в виде дерева целей и характеризуют будущее, а также по возможности выражаются численно набором показателей, являющихся ключевыми для определенного уровня управления.

Необходимость в составлении планов обуславливается рядом причин. Самыми значимыми из них являются: 

• 
  координирующая роль плана, 
  
• 
  неопределенность будущего, 
  
• 
  оптимизация экономических результатов.
  

Если бы будущее проекта было действительно абсолютно предопределенным, не было бы необходимости в постоянной разработке планов, совершенствовании методов их структурирования и составления. Отсюда следует то, что главной целью составления каждого плана является не определение точных ориентиров и цифр, так как это невозможно сделать в принципе, а установление по каждому из наиболее важных направлений некоторого "отрезка", в пределах которого может варьировать тот либо другой показатель.

Смысл координирующей роли плана заключается в том, что хорошо структурированные целевые установки дисциплинирует как текущую, так и перспективную деятельность, позволяет организации работать без существенных сбоев, приводит ее в определенную систему.

Последней причиной необходимости составления планов является то, что любое рассогласование в деятельности организации влечет за собой финансовые затраты (прямые или косвенные) на его преодоление. Если работа осуществляется по плану, то вероятность подобного рассогласования гораздо ниже; вместе с тем, и негативные финансовые затраты менее значительны. Планирование дает возможность обеспечивать высокую вероятность и высокий уровень достижения целей, основываясь на систематической подготовке решений. Тем самым оно выступает предпосылкой эффективной реализации проекта. Основным инструментом интеграции участников проекта является план проекта. Составление и согласование плана проекта всеми участниками обеспечивает лучшее понимание ответственности и своих задач. В плане проекта проводится подробный анализ методов обеспечения сбалансированности затрат проекта, качества, расписания и сроков реализации

Теоретические основы управления проектами

Проекты существуют с древнейших времен. В жизни мы постоянно наблюдаем реализацию множества сложных и инновационных проектов. Проекты самых разных типов и масштабов стали современным способом деятельности многих организаций. Постепенно руководители осознали: чтобы уверенно себя чувствовать в сложном мире проектов, необходимы специальные знания и применение особых методик. В этой связи растет и потребность в специалистах в области управления проектами.

Проекты существуют с древнейших времен. В жизни мы постоянно наблюдаем реализацию множества сложных и инновационных проектов. Проекты самых разных типов и масштабов стали современным способом деятельности многих организаций. Постепенно руководители осознали: чтобы уверенно себя чувствовать в сложном мире проектов, необходимы специальные знания и применение особых методик. В этой связи растет и потребность в специалистах в области управления проектами.

Признаки, характеризующие понятие «проект»:

1. 
   Цель – направленность проекта на достижение конкретной цели, а также получение конечного продукта или результата.
   
2. 
   Установленные сроки начала и завершения проекта – ограниченная протяженность во времени с определением начала и окончания проекта.
   
3. 
   Управление проектом – координированное выполнение многочисленных и взаимосвязанных действий, связанных с разработкой и управлением процесса проектирования.
   
4. 
   Определенные ресурсы – трудовые, финансовые, кадровые, экономические, материальные, организационные и др.
   

Перечисленные нами признаки проекта (см. рис. 1) взаимосвязаны и взаимообусловлены, так как, например, большие цели ведут к увеличению продолжительности работ и расхода ресурсов, в то же время, сокращение срока проекта сказывается на его результатах или потребует увеличение ресурсов.



Рис. 1. Признаки, характеризующие понятие «проект»

В теории по управлению проектами часто встречаются термины, которыми подменяется понятие «проект», а именно – в некоторых случаях под проектом понимается процесс последовательности действий по выполнению каких - либо управленческих функций (например, деятельность проект менеджеров). Это постоянно выполняемые действия проект-менеджера, в то же время, процесс управления может быть частью проекта.

Иногда понятие «проект» рассматривается как программа. На наш взгляд, программа — это комплекс мероприятий, направленных на достижение долгосрочных целей (например, реформирование государственной службы, административная реформа, реформа образования, реформа ЖКХ и др.). В рамках программы возможно успешное выполнение каких-либо проектов с достижением вполне конкретных результатов. В данном случае программа — это совокупность нескольких проектов, то есть, проекты представляют собой часть программ.

Под понятием «проект» понимается система, включающая совокупность взаимосвязанных элементов, организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое в целях достижения, поставленных перед ним целей. Вследствие вышесказанного, можно полагать, что каждое из перечисленных нами понятий, а именно: процесс, программа, система, не могут отражать сущностное содержание понятия «проект», а они органически входят в понятие «проект», выполняя при этом свое предназначение в области проектной деятельности.

Компьютерное сопровождение управления проектами на примере MS project

В работе каждого менеджера (управленца) важнейшую роль играют проекты, позволяющие применить научный подход к решению задач оперативного планирования и управления проектами. В этой связи важное значение имеет освоение государственными служащими компьютерного обеспечения в рамках специализированной прикладной программы Microsoft Project как инструмента планирования и управления проектами.

Компьютерное обеспечение планирования и управления проектами является актуальной проблемой на протяжении последних 20-30 лет. В практике планирования нашли широкое применение диаграммы Ганта и календарные графики. Поиски более эффективных способов планирования сложных процессов привели к созданию принципиально новых методов сетевого планирования и управления (СПУ), а также программно-целевых методов планирования, основанных на системном подходе и управлении по целям.

Первые системы, использующие сетевые графики, были применены в США в конце 50-х годов прошлого века, в России работы по сетевому планированию начались в 60-х годах. Тогда методы СПУ нашли применение в строительстве и научных разработках. В дальнейшем сетевые методы стали широко применяться и в других областях народного хозяйства.

В настоящее время методы СПУ успешно применяются как для решения локальных задач, так и для оптимизации планирования и управления сложными комплексами работ с применением компьютерного обеспечения, требующими его адаптации с учетом особенностей управления проектами в органах государственной власти.

Сетевое планирование и управление на основе компьютерного обеспечения предполагает моделирование процессов с помощью сетевого графика и представляет собой совокупность расчетных методов, организационных и контрольных мероприятий по планированию и управлению комплексом работ. Методы СПУ обладают рядом значительных преимуществ: простотой представления комплекса работ в виде графо-сетевой модели; возможностью оптимизации проекта путѐм использования имеющихся временных и ресурсных резервов. Использование сетевой модели позволяет оптимально привлекать дополнительные ресурсы на работы критического пути с целью сокращения длительности проекта до директивного срока.

Применение методов сетевого планирования и управления позволяет снизить финансовые затраты на выполнение проекта в среднем на 15-20% только за счѐт организационных факторов.

Однако, несмотря на все преимущества, широкого применения методы сетевого планирования и управления не получили в силу следующих обстоятельств:

• 
  высокой трудоѐмкости подготовки исходных данных и корректировки многих параметров при оптимизации и выравнивании графиков загрузки ресурсов;
  
• 
  сложности корректировки сетевой модели при нарушении сроков выполнения работ, особенно на критическом пути;
  
• 
  при пересмотре длительностей работ и перепланировании, возникает значительный объѐм расчѐтов, что отражается на эффективности оперативной деятельности менеджера.
  

Сравнительный анализ различных систем менеджмента показал, что наиболее инновационен и адаптивен американский менеджмент, основанный на конкурентном и функциональном подходах. В свою очередь, функциональный подход в системе управления базируется на узкой специализации управления по типовым функциям. Поэтому при внедрении инноваций, имеющих высокую степень новизны, необходимо максимально сокращать время проектных решений, а это требовало не только применять методы сетевого планирования и управления как инструмента сокращения времени, но и максимально автоматизировать процесс их использования в проектной деятельности. В ответ на указанные требования появились различные специализированные компьютерные программы, решающие данную проблему.

Одной из наиболее совершенных и распространённых на сегодняшний день прикладных программ является программа Microsoft Project. Программа Microsoft Project позволяет координировать работу узких специалистов по типовым функциям, рассматривая различные сценарии реализации комплекса работ как на предпроектном, так и на проектном уровнях. В процессе реализации проекта появилась возможность оперативно вмешиваться в ход его выполнения с целью ускорения приоритетных работ

К основным преимуществам программы Microsoft Project можно отнести следующее:

• 
  программа позволяет моделировать сценарии производственных ситуаций и проектных решений на основе изменения исходных данных;
  
• 
  с помощью программы, можно в короткие сроки с высокой производительностью прорабатывать различные сценарии проектных решений;
  
• 
  используя программу, появилась возможность одновременно провести «перекрёстную» оптимизацию по нахождению компромисса по заданным критериям;
  
• 
  программа способствует повышению адаптивности и гибкости методов сетевого планирования и управления в реальной практике решения управленческих задач.
  

С помощью данного программного средства легко представить сложный проект в виде взаимосвязанного параллельно-последовательного комплекса работ и операций. Представленный комплекс работ и операций можно увязать как в виде ленточного графика Ганта, так и сетевого графика, и в дальнейшем, после ввода исходных данных, оперативно получать параметры сетевого и ленточного графиков в виде проекта работ. Программа Microsoft Project позволяет, как инструмент оперативной работы менеджера, проанализировать управленческие решения менеджера одновременно в различных системах координат: временной, ресурсной, организационной и экономической.

Программный продукт Microsoft Project имеет следующие возможности: Применение шаблонов при разработке проекта. Определение рабочего времени проекта. Ввод задач проекта. Организация этапов задач проекта. Планирование задач проекта. Добавление дополнительных сведений по проекту. Установка крайних сроков и ограничений проекта. Публикация данных проекта на сервере. Составление базового календаря проекта. Структурирование списка задач проекта. Определение длительности задач проекта. Ввод и назначение ресурсов проекта. Оценка стоимости проекта. Выравнивание загрузки ресурсов проекта. Определение критического пути проекта. Отслеживание хода реализации проекта. Подготовка отчета о ходе выполнения проекта. Применение и адаптация программного продукта Microsoft Project при разработке и управлении проектами требует от государственных служащих навыков работы с персональными компьютерами, а также практики работы с ним как пользователей.

Заключение

Проект - ограниченное во времени предприятие (мероприятие), направленное на создание уникального продукта или уникальной услуги.

Управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.

План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, сроков, затрат.

Задача - деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача - длительностью и требованиями к ресурсам.

Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования.

Совокупность трех взаимозависимых параметров проекта - " объем работ, время, стоимость", называют проектным треугольником.

Существует два способа планирования проекта: от даты начала и от даты окончания.

При создании нового проекта необходимо зафиксировать способ планирования и указать ключевую дату (дату начала проекта либо дату окончания проекта).

Для проекта назначается основной (базовый) календарь, который и будет использоваться при планировании задач в пределах проекта.

MS Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта. Работа в среде MS Project требует от пользователей знакомства с теорией управления проектами, знания основных терминов и понятий. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. Само понятие "проект" широко используется в повседневной жизни. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: "проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов".

Библиографический список

1. 
   Курс лекций по учебной программе «Управление проектами с использованием информационных технологий». Коллектив авторов НОМ
   
2. 
   Руководство к своду знаний по управлению проектами. Третье издание (Руководство PMBOK)Американский национальный стандарт ANSI/PMI 99-001-2004