1. Что составляет основу общей концепции исследования систем управления 2. По каким признакам могут быть классифицированы объек. Завьялов Р.М. М4-20_Каким образом формируется таблица функций ор. Российский государственный гуманитарный университет

• Название: Российский государственный гуманитарный университет
• Анкор: 1. Что составляет основу общей концепции исследования систем управления 2. По каким признакам могут быть классифицированы объек
• Дата: 17.06.2022
• Размер: 1.03 Mb.
• Имя файла: Завьялов Р.М. М4-20_Каким образом формируется таблица функций ор.doc
• Тип: Контрольная работа; #600815

МИНОБРНАУКИ РОССИИ



Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

(ФГБОУ ВО «РГГУ»)

ИНСТИТУТ экономики, управления и права
ФАКУЛЬТЕТ управления
Завьялов Роман Михайлович
Каким образом формируется таблица функций организации (подразделения)
Контрольная работа студента 2-го курса

заочной (с использованием дистанционных образовательных технологий) формы обучения
по дисциплине: «Исследование систем управления»
Направление подготовки: 38.03.02 «Менеджмент»

Направленность (профиль): без профиля

Москва 2022

Оглавление

«Российский государственный гуманитарный университет» 2

(ФГБОУ ВО «РГГУ») 2

Введение 4

Функционально-структурный подход 6

Описание организационной структуры предприятия 7

Закрепление функций за структурными звеньями организации. Цели и задачи Положения об оргструктуре: 7

Схема.2. Этапы разработки “Положения о подразделении” 13

Заключение 15

Список используемой литературы 16

Введение

В настоящей работе подробно рассматривается тема формирования таблицы функций организации (подразделений)

Прежде, чем приступить к описанию непосредственно способа формирования указанного инструмента, успешно применяемого в процессе управления организацией стоит сказать несколько слов о том почему данный способ необходим в управленческой деятельности.

Сейчас дефицита в информационных источниках нет, в любой сфере жизни человека практический всякий вопрос так или иначе освещается в литературе, периодических изданиях, на страницах сети Интернет.

Управленческая деятельность предприятий не стала исключением. Так, большое внимание уделяется вопросам управления предприятиями, его развития, появились инструменты в этой области такие как бизнес-инжиниринг, и многие другие области, деятельность которых направлена на повышение результативности в управлении организацией. Мы знаем, что результат деятельности организации напрямую зависит от того, как устроена-организована деятельность на данном предприятии.

В современном мире конкуренция настолько высокая, что предприятиям не обойтись без современного подхода и применения средств для совершенствования системы управления, повышая свою эффективность и конкурентоспособность. Какое отношение к конкурентоспособности, казалось бы имеет система управления, ведь можно варьировать способами оптимизации материальных затрат? В современном мире существования организаций этого не достаточно, известно, что на эффективность деятельнсти организации оказывают влияние ряд факторов, важное, даже ключевое значение здесь имеют ресурсы и способы использования ресурсов управления, человеческие ресурсы.

В процессе управления предприятием, зачастую происходит пересмотр кадровой политики и сокращение числа работников сферы управления. В это время формируется потребность возложить функции персонала на других сотрудников. Этот процесс трудоемкий и требует качественного планирования, ведь от того, на сколько четко спланирована работа персонала и распределены обязанности зависит эффективность деятельности а соответственно и результат работы, который в свою очередь оказывает непосредственное влияние на эффективность деятельности предприятия в целом. Выявление уже не нужных функций так же освобождает большое пространство для деятельности, возможность качественного применения кадровых ресурсов.

С другой стороны руководитель, наряду с выявлением уже не актуальных функций и задач часто обнаруживается потребность в исполнении тех, функций, которые ранее не были определены на предприятии. Руководитель, в условиях острой конкуренции, может поддерживать эффективность работы предприятия только оставаясь в курсе самых современных тенденций и методов управления, изменения в которых происходят постоянно.

Реализация же подобных мероприятий с разграничиванием функций и наделением обязанностей персонала предприятия, а так же привлечение для организации работ сторонних организаций (аусерсинг и аутстаффинг) так же требуют планирования и применения формализации процессов. Для оптимизации численности сотрудников одних только регламентов недостаточно, распределений обязонностей требует более тщательного подхода.

В данной работе мы рассмотрим методики, успешно применяемы е в крупных компаних, позволяющие настроить систему управления на предприятии с целью решения проблем осуществления организационных перестановок. Данные методы позволяют на практике применить теоритечесик е подходы и реализовать управление предприятием наиболее эффективным способом с минимизацией рисков и увеличением эффективности.

Для того, чтобы определить функции подразделений на предпрятии будут рассматриваться различные подходы, итак:

Функционально-структурный подход

Данный метод применяется к более крупным организациям, но на его примере можно эффективно отрегулировать управление и средних и малых предприятий.

Почему рассматривается пример для крупных предприятий в первую очередь? Ответ прост: для компаний с разветвленной оргструктурой процесс деталиации описания функций персонала будет реализован максимально подробно, захватываются самые разные сферы жизнедеятельности предприятия, а значит, применение в дальнейшем в более сжатых масштабах рассмотренной модели будет применяться намного эффективнее, ведт мы будем иметь методы решения максимально возможного числа задач, необходимых к реализации.

Что необходимо реализовать для обеспечения эффективной работы управленческой системы на предприятии? В первую очередь, это. Конечно, описание данной системы, которое позволит нам:

• 
  определить границы ответственности, а так же полномочий ;
  
• 
  выполнить реструктуризацию, а так же отнести непрофильные функции на аутсорсинг;
  
• 
  выявить показатели, оценивающие деятельность подразделений;
  
• 
  оценить и проконтролировать целостность и непротиворечивость управленческой системы.
  

С помощью каких инструментов данные процессы реализуются?

В решении этой задачи применяется инструмент, который позволит:

• 
  получить описания системы управления в степени детализации, необходимой для оценки;
  
• 
  выявить дублирование функций, если оно существует или, напротив, недостающие элементы в их выполнении;
  
• 
  сохранить доступный язык описания функций, понятный сотруднику любого уровня квалификации в области развития организации.
  

Описание организационной структуры предприятия

От того, с какой степенью детализации будет описана структура организации будет зависеть и результат, поставленный в начале пути, от целей и задач, поставленных перед данным процессом. Описывать оргструктуру организации можно с различной степенью детализации. Для решения поставленной задачи реализуется разработка Положения об оргструктуре организации, данный документ позволяет взглянуть на предприятие в целостности и системно. Указанной положение может быть реализовано в следующих форматах :

• 
  Направления деятельности предприятия, его продукты и услуги;
  

• 
  Бизнес-функции организации;
  

• 
  Функции менеджмента компании;
  

• 
  Структурные звенья предприятия;
  

Закрепление функций за структурными звеньями организации.

Цели и задачи Положения об оргструктуре:

• 
  мониторинг оргструктуры - получения первичного представления о состоянии системы организационного управления компанией;
  

• 
  регламентация деятельности предприятия;
  

• 
  описание механизма исполнения для реализации стратегии предприятия.
  Важно, что в Положении об оргструктуре описание функций и звеньев должно быть обобщенным. Что это значит? Представим, что нам требуется описать продукты большого предприятия, которое занимается выпуском огромного перечня товаров. В положении не следует приводить тысячи наименований товаров, достаточно будет указать основные бизнес-направления, например, бакалея, морепродукты и так далее.
  

Конечно, детализации направлений деятельности возможна не только по продуктам, и по иным признакам, параметрам, таким как: регионы, каналы сбыта, группы потребителей и так далее, по которым существует свой спектр бизнес-функций.

Так, при разработке Положения об оргструктуре целесообразно описывать направления деятельности предприятия таким образом, чтоб было максимум десять направлений деятельности, в тот же момент список направлений был одноуровневым (в крайнем случае двухуровневым).
Так как при описании организации в формате рассматриваемого Положения используют малую степень детализации оно не подходит для оперативного управления предприятием. Для этого нужно разработать систему Положений о подразделениях.
Другой вопрос, организация деятельности подразделений предприятия. Этому моменту так же уделяется большое внимание по причине того, что в процессе управления встречаются трудности на моменте взаимодействия подразделений компании. Для решения этого вопроса нужно в первую очередь расширить формат описания. На данном этапе следует приступить к построению интегрированной модели, описывающую регламент работы организации как в общем так и отдельных подразделений.
Инструментом управления подразделениями выступают положения о подразделениях, которые в свою очередь составляются с помощью детализации функций и звеньев структуры предприятия.

Положение о подразделении компании (группы) представляет собой документ, в котором систематизированы внешние и внутренние функции, а так же исполнительные звенья, а так же распределения функций по звеньям.

Прежде всего четко определим цели и задачи документа. Положение позволяет осуществить следующие процессы:

• 
  регламентирование деятельности подразделений;
  

• 
  координирование взаимодействий подразделений компании;
  

• 
  мониторинг оргструктуры подразделений.
  
  Положения о подразделениях формируются с помощью детализации функций, а так же структурных звеньев (Схема 1). из матрицы распределения функций за звеньями выделяют только те функции, которые выполняет определенное структурное подразделение, как раз для которого и разрабатываться данное Положение. Этот процесс возможно осуществить по каждому подразделению. В итоге мы получаем систему связанных Положений о подразделениях.
  

Пример данной системы представлен на Схеме 1.

Схема 1. Бизнес-модель организационной структуры предприятия


Понятно, что указанную детализацию можно продолжать развивая его до создания должностных инструкций.

Разделы Положения о подразделениях:

• 
  Внешние функции подразделения;
  

• 
  Внутренние функции подразделения;
  

• 
  Исполнительные звенья подразделения;
  

• 
  Распределение внутренних функций подразделения по его исполнительным звеньям.
  
  Внешние функции подразделения - функции организации, которые исполняет данное подразделение.
  Внутренние функции подразделения – функции, выполняемые подразделениемобеспечивающие реализацию внешних функций.
  Исполнительные звенья подразделения - организационные единицы подразделения.
  
  Положение о подразделении используется в следующих инструментах управления:
  

• 
  "Положении об организационной структуре компании” обеспечивая детальный анализ оргструктуры компании;
  

• 
  ”Положении о финансовой структуре компании” –для детального анализа структуры центров финансовой ответственности;
  

• 
  ”Положении о бюджетировании” для детализации статей бюджета и организационного регламента бюджетирования;
  

• 
  бизнес-планировании для определения зон ответственности подразделений и звеньев;
  

• 
  управленческом и оперативном учетах для детального определения состава и типологии центров учета.
  
  Общий порядок разработки Положения:
  1. Формирование временной рабочей группы ВРГ, а так же назначение руководителя.
  2. Ознакомление с методикой оргструктуризации организации.
  3. Ознакомление с результатом структуризации компании.
  4. Ознакомление с Положением о подразделении (на примере подразделения управления финансами).
  5. Проведение обследования подразделений организациии и заполнение необходимых форм.
  6. Подготовка проекта Положения по каждому подразделению, и согласование его с заинтересованными должностными лицами и службами.
  7. Утверждение Положения по каждому подразделению компании.
  8. Подготовка и утверждение приказа о порядке разработки и изменения “Положения о подразделении организации”.
  
  Этапы разработки “Положения о подразделении”
  

Разработка Положения о подразделении представляется в виде очередности процессов, отраженных на Схеме 2, опишем данные процессы следующим образом:
1. Определение внешних функций
Определение перечня внешних функций на основе информации в Положении об организационной структуре - “Распределение функций по подразделениям компании”
2. Определение внутренних функций
Определение перечня внутренних функций - на основе внешних функций.
3. Оценка адекватности внутренних функций внешним
Данный Этап предусматривает анализ внутренних функций с точки зрения ихсоотвествия внешним, то есть проверки того, что выполнение внутренних функций будет приводить к выполнению внешних. В том случае если оказывается, что определенные в п.2 внутренние функции не адекватны внешним, выполняется повторное формирование внутренних функций, на Схеме 2 этот момент показан стрелкой обратной связи

4. Вероятно, для определения внутренних функций понадобится несколько раз повторить процесс определения. После получения "положительной оценки +" следует переходить к следующему этапу.
5. Определение исполнительных звеньев
Определение перечня исполнительных звеньев - оргструктура подразделения (исполнительные звенья).
6. Распределение внутренних функций по исполнительным звеньям
Формирование матрицы проекций внутренних функций подразделения на его исполнительные звенья - распределение внутренних функций по оргструктуре подразделения (по его исполнительным звеньям).
7. Формирование Положения о подразделении
На основе полученных информационных сведений и принятого формата Положения о подразделении подготавливается документ “Положение о подразделении”.

Схема.2. Этапы разработки “Положения о подразделении”

Итак, применяя вышеизложенный алгоритм, мы получаем следующий перечень функций подразделения управления финансами в организации

1. 
   Координация процессов финансового управления компанией
   1.2 Учет
   1.3 Бюджетирование
   1.4 Финансовый анализ деятельности компании
   1.5 Управление денежными средствами компании
   Далее приведем перечень определенных нами в ходе применения метода исполнительных звеньев подразделения
   

Финансовая служба компании


3.1 Начальник отдела финансового учета и контроля
3.1.1 Отдел финансового учета и контроля
3.2 Начальник отдела финансового планирования и анализа
3.2.1 Отдел финансового планирования и анализа
3.3 Главный казначей
3.3.1 Казначейство

Перечень внутренних функций подразделения

Финансовая служба компании


Заполним матрицу распределений внутренних функций подразделения по ее звеньям

Финансовая служба компании

Заключение

Итак, мы подробно рассмотрели алгоритм формирования таблицы функций организации на прммере одного структурного подразделения. Теперь, применив данный метод и раскрывая, детализируя функции более глубоко мы сможем расписать обязанности по должности каждой кадровой единицы, задействованном в рассматриваемом подразделении.

Как мы понимаем, приступая к описанию, изучению метода управления, нужно помнить главную задачу- повышение эффективности деятельности предприятия. Именно на это нацелен любой инструмент, применениями для оптимизации управления организацией. Человек, применяя выбранный метод для анализа поставленной задачи в первую очередь реализует главную цель, миссию компании. Об этом необходимо помнить на протяжении всего процесса применения того или иного метода, ведь углубляясь в работу над алгоритмом действий важно помнить об их конечном значении, в соответствии с этим и распределить средства организации, ее ресурсы, в том числе и кадровые и временные. Любой метод срабатывает эффективно лишь в том случае, когда его применяют обдуманно и рационально.

Список используемой литературы

1. 
   Архипова Н.И., Кульба В.В., Косяченко С.А., Чанхиева Ф.Ю. Исследование систем управления. – М.: ПРИОР, 2002. – С. 7 – 140, С. 263 – 331.
   
2. 
   Балашов В.Г. Модели и методы принятия выгодных финансовых решений – М.: ФИЗМАТЛИТ, 2003. – 275 с.
   
3. 
   Балашов В.Г., Ириков В.А. Технология повышения финансового результата предприятий и корпораций. – М.: ПРИОР, 2002. – С. 7 – 149.
   
4. 
   Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ, 2002. – С. 6 – 14
   
5. 
   Ансофф Н. Новая корпоративная стратегия. – СПб.: Питер, 1999. – 416 с.
   
6. 
   Архипова Н.И., Кульба В.В. Управление в чрезвычайных ситуациях: Учеб. пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М.: РГГУ, 2008. – 474 с.
   
7. 
   Блинов А.О. Исследование систем управления: опросы для менеджеров. Учебное пособие. – М.: Элит, 2008. – 248 с.
   
8. 
   Информационная безопасность систем организационного управления. Теоретические основы: в 2 т./ Кузнецов Н.А., Кульба В.В., Косяченко С.А. и др. – М.: Наука, 2006. – С. 13 – 131.
   
9. 
   Кутелев П.В., Мишурова И.В. Технология реинжиниринга бизнеса: Учебное пособие. – М.: ИКЦ, «Март - Т», 2003. – 176 с.
   
10. 
    Мильнер Б.З. Теория организации. – М.: Инфра-М, 1998. – 336 с.
    
11. 
    Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг бизнеса и информационные технологии. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 336 с.
    
12. 
    Стивенсон В. Дж. Управление производством / Пер. с англ. – М.: БИНОМ, 2002. – С. 21 – 198
    

Ресурсы сети интрернет

https://rik-company.ru/org_technology.html

https://rik-company.ru/org_technology.html