Ответ на тест. Ответ 1. Самым распространенным является служебное или деловое письмо
 Скачать 32.39 Kb.
|
|
Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности. Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др. Самым распространенным является служебное или деловое письмо. Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Особенности оформления писем: отсутствие наименования вида документа; справочные данные об организации обязательны; письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля. Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов. В реквизиты служебного письма входят: Герб или эмблема; Наименование организации; Справочные данные об организации; Гриф ограничения; Адресат; Регистрационный номер документа; Дата; Ссылка на индекс и дату входящего документа; Заголовок к тексту; Текст: Отметка о приложении; Подпись; Отметка об исполнителе. Оформление реквизита «Адресат»: Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. В качестве адресата могут быть: Организации Структурные подразделения организаций Должностные лица Физические лица В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения). Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение. При адресовании письма указывают: - наименование организации - в именительном падеже; - должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже; - Ф.И.О. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. Садовая ул., д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря. Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации….», не знаете должности - «Руководителю организации……». Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2021 г. следует оформлять 05.06.2021. Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Заголовок к тексту В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)? Структура текста делового письма Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения. Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины. Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор». Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др. Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации. При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ полковник" и т. п. Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д. Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса. Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм). Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial. Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке. Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю. Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы). Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного. Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу». Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на: указанные в тексте; не указанные в тексте. Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов: 1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа. Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз. 2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров. Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз. 3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту. Например, Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз. 2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз. 4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре. 5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается. Подпись Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров». Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924 45 64 Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма. Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления). По тематическому признаку деловые письма разделяют на: - письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа. Стандартные фразы В целях ознакомления с.… , проведения мероприятия….. Прошу предоставить информацию... ...просим предоставить... Направляю в Ваш адрес запрос о…… По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации…. - информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата. Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее. Ключевые фразы: Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности) Доводим до Вашего сведения…… Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…. Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт…… - письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения; Шаблонными фразами письма-напоминания являются: Напоминаем Вам… Ставим Вас в известность … Обращаем Ваше внимание… Считаем необходимым уведомить Вас… Убедительно/настоятельно просим… - письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие; Письмо содержит: ключевую фразу о приглашении точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии. - письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.; Шаблонные фразы письма-просьбы Обоснование просьбы: В связи с… Учитывая… Ввиду… Исходя из… В целях… На основании… Согласно… В соответствии с… Текст просьбы: Просим Вас рассмотреть/ предоставить/ провести/ сообщить / проинформировать/ направить/ выслать … Обращаемся к Вам с просьбой… Просим Вашего содействия в… Просим Вашего согласия на… - сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п. Сопроводительное письмо обычно начинается со слов: Направляем Вам… Высылаем Вам… Представляем Вам… Просим информировать… Просим возвратить… Просим подтвердить получение… Просим передать… Просим руководствоваться… и т.п. - письма - отказы Логическая схема такая: повторение просьбы обоснование причины отказа констатация отказа Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает. В ответ на ваше обращение… Рассмотрев вашу просьбу о….. - благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу. Стандартные фразы; Выражаем благодарность… Выражаем глубокую признательность… - письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу; Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам….. Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу … Для нас было огромным потрясением известие о … Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу … Мы были глубоко огорчены, узнав о … Нам трудно поверить печальному известию о … По функциональному признаку деловые письма делятся на: Письма-ответы – ответы на инициативные письма. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение). Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение). По признаку получателя деловые письма делят на: Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. По композиционному признаку деловые письма бывают: Одноаспектные – рассматривают один вопрос. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно. По структуре выделяют следующие деловые письма: Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату - «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке. При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать. Чего делать не нужно Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться. Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату. Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»; Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить». И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок. Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель. Об электронном документообороте Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован. В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% - в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% - в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки. Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. О проблемах использования «факсимильной подписи» В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042). Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции. |