документационное обеспечение. Документационное обеспечение управления, сам.2.1. Самостоятельная работа по теме 1 Цель занятия закрепление знаний о понятии документооборот
 Скачать 39.88 Kb.
|
|
Самостоятельная работа по теме 2.1 Цель занятия:закрепление знаний о понятии «документооборот» и его совершенствовании в организации, формирование умения применять их. Задание 1.Составьте схему «Этапы обработки и движения документов».  Задание 2. Напишите эссе объемом не более 2 страниц «Основные требования к рациональной организации документооборота». Понятие "ДОКУМЕНТООБОРОТ" и "делопроизводство" часто считают синонимами. Впрочем, хотя они и связаны друг с другом, однако не тождественны. Делопроизводство охватывает процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив учреждения. Между тем документооборот - это движение служебных документов в организации от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Итак, можно сделать вывод, что понятие "документооборот" уже понятие "делопроизводство". Вместе с тем документооборот является основной составляющей делопроизводства. Документооборот и управленческая деятельность Документооборот и организация управленческого процесса тесно связаны между собой и взаимозависимы. От четкости и оперативности движения, обработки документов и их передачи на исполнение зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. Недостаточно продуманный документооборот вызывает в учреждении промедление с выполнением: на передачи документов из одной инстанции в другую тратится в несколько раз больше времени, чем на работу с ними. Неупорядоченность документооборота снижает эффективность труда управленческого аппарата. Существующая в учреждении система управления в значительной степени предопределяет организацию документооборота. Например, если руководитель учреждения требует, чтобы все полученные документы сначала передавались ему на рассмотрение, и только он назначает исполнителя, путь прохождения документов в учреждении будет многоступенчатым - сверху вниз. При условии четкого распределения функциональных обязанностей между руководителем, его заместителями, структурными подразделениями и сотрудниками значительная часть документов сразу поступает до заместителей руководителя до структурных подразделений и непосредственных исполнителей, то есть путь документов значительно короче. Так же от общепринятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документов во время их согласования и подписания. Таким образом, документооборот непосредственно связан с организацией управленческого процесса в учреждении, в то же время он отражает присущую ей систему управления. Рационализация документооборота учреждения способствует повышению эффективности работы управленческого аппарата, вместе с тем формы и методы организации управленческой деятельности обусловливают четкость и оперативность документооборота. Оптимизации документооборота можно достичь путем сокращения количества инстанций, через которые проходят документы, уменьшение количества и ускорения операций по обработке документов, сокращение объема документооборота за счет применения бездокументарных связей (телефон, факс, электронная почта, личные переговоры). Усовершенствованию документооборота способствуют также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, сокращению внутренней переписки, оперативное управление, а также автоматизация делопроизводства. Так, при автоматизации документооборота производительность труда возрастает на 25-50 %, на 75 % меньше времени тратится на обработку одного документа. Требования по рациональной организации документооборота Теоретические разработки и многолетняя практика способствовали выработке определенных правил по организации документооборота. Главное требование - прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и осуществляться с минимальными затратами времени и труда. Рациональная организация документооборота предусматривает: - прямоточное движение документов (документы должны проходить кратчайшим путем, без повторных перемещений); - сокращение инстанций, к которым должны попадать документы (например, во время согласования); - однократность операций по обработке документов, избежание параллелизма и дублирования в работе с ними (это достигается централизацией, сосредоточением однотипных операций в одном месте); - рациональное расположение в учреждении структурных подразделений и рабочих мест. Выполнение указанных требований возможно лишь при условии тщательно продуманной технологии обработки документов, последовательности выполняемых операций. Должны быть разработаны схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию. В учреждениях, имеющих в своем составе структурные подразделения, документооборот обычно организуют по одной схеме, в небольших учреждениях она будет другой. Движение документов обозначается с помощью линий. Составление маршрутных схем на отдельные потоки (группы документов) помогает выяснить такие вопросы: - через структурные подразделения (каких исполнителей) проходят определенные группы документов; - в какой последовательности движется документ; - сколько раз документ попадает в тот самый структурное подразделение (до того же исполнителя); - операции осуществляются в каждом структурном подразделении (каждым исполнителем). Комплекс операций, выполняемых с документами, можно представить также в виде оперограммы. Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов, составленный с помощью таблицы, строки которой отведено для обозначения операций по учету, регистрации, согласования и т.п., а колонки (графы) - для указания ответственных исполнителей. Графический способ дает возможность установить логические связи между различными этапами работы с определенными видами документов в учреждении, проследить последовательность такой работы и ее содержание. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание Задание 3. Составьте перечень типичных ошибок при организации документооборота. Отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности. Наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления. Неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.). Несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции. Отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи. |