Методика и практика архивоведения СР3.1 Михайлова Д. А.. Самостоятельная работа по теме 1 Студента 2 курса Специальность 46. 02. 01
 Скачать 30.54 Kb.
|
|
Самостоятельная работа по теме 3. 1 Студента 2 курса Специальность 46.02.01 Михайловой Д. А. Методика и практика архивоведения1. После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится подготовка к передаче их в архив общества. Подготовка включает в себя, прежде всего, проведение экспертизы ценности документов. Кроме того, на этом этапе проводят определенные организационные и технические работы по обработке самих дел, составлению документации, необходимой для передачи их в архив, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения. Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки Нормы Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее – Положение), обязывают акционерные общества проводить экспертизу ценности документов, а значит, соблюдать правила ее организации и проведения, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организаций. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организаций, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения приказом генерального директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (п. 2.2.2). Комиссия должна включать не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. В состав комиссии обязательно должен входить сотрудник, ответственный за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В небольших компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата (п. 2.2.3). Нужно обратить внимание на то, что если общество имеет правовые взаимоотношения с государственными архивными органами, его экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. В этом случае ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов со сроками хранения сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно, ответственность за них лежит на руководителях организаций. Однако согласование своих решений с ЭПК является для таких организаций гарантией защиты от утери важной, в том числе и для практических целей управления, информации. Основное назначение экспертизы ценности документов — это определение сроков их хранения. Можно сказать, что экспертиза проводится уже при составлении номенклатуры дел и при формировании дел. Именно тогда определяются сроки хранения дел, то есть производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. В связи с этим при формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания, сроков хранения. В функции экспертных комиссий входит рассмотрение и одобрение проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям), а значит, и одобрение установленных сроков хранения документов. В дальнейшем номенклатура дел организации сама становится пособием для проведения экспертизы ценности документов. Но главные задачи экспертизы ценности документов в делопроизводстве решаются на этапе подготовки дел к передаче их в архив организации. В результате ее проведения выделяют четыре группы документов: документы, подлежащие постоянному хранению; документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет); документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет); документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Несмотря на то что экспертизу ценности начинают проводить на этапе составления номенклатуры дел, нельзя забывать о том, что недопустимо определять сроки хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Бывают случаи, когда реальный состав документов не во всем совпадает с тем перечнем документом, который включен в номенклатуру дел. Экспертиза предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Такая отметка содержится в перечнях документов со сроками хранения. На заметку! Документы с отметкой «ЭПК» имеют разные, но обязательно временные сроки хранения. Полистный просмотр дел позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. И если они обнаружены, дела должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки временного хранения документов уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел общества. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» должна принимать экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, если организация заключила с ним договор. В остальных случаях это входит в компетенцию руководителя организации. Документы (дела), которые входят в состав каждой из перечисленных выше групп, обрабатываются по-разному. Основное внимание уделяют делам с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и делам по личному составу. Они в обязательном порядке передаются на хранение в архив общества и подлежат полному оформлению. Терминологический ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) определяет оформление дела как его подготовку к хранению в соответствии с установленными правилами. Эти правила предусматривают: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Помимо оформления самих дел процедура подготовки включает составление и оформление описи дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства". Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: -в дела подшивать только исполненные документы; -документы постоянного и временного хранения формировать раздельно; -включать в дело по одному экземпляру каждого документа, не включать дублетные (повторные, копийные) экземпляры, черновики, а также документы, подлежащие возврату; -группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др. Переходящие дела – это дела, которые не были завершены делопроизводством в текущем году и переходят в следующий календарный год. Например, устав, положения об отделах, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству, коллективный договор и т.п. -дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см; -приказы по основной деятельности включаются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам; -приказы по личному составу со сроками хранения 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет; -документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления; -личные карточки формы Т-2 уволенных работников формируются по году увольнения, по алфавиту фамилий; -документы работников по заработной плате (лицевые счета, карточки-справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года; -обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению по вопросам творческого характера, а также содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции помещаются в дела отдельно от обращений граждан по личным вопросам и вопросам оперативного характера; обращения граждан и документы по их рассмотрению помещаются в дело в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам ответов); -переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма – по дате регистрации; -дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. Законченными (завершенными) делопроизводством делами считаются исполненные в текущем календарном году документы, оформленные в дела, у которых определены дата заведения и дата закрытия дела. Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного хранения допускается хранить в скоросшивателях, без систематизации, без подшивки и нумерации листов. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление включает в себя: -подшивку или переплет дела; -нумерацию листов; -составление листа-заверителя (приложение 8 Правил); -составление внутренней описи (приложение 27 Правил); -оформление обложки дела (приложение 28 Правил). При подшивке (переплете) дел металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, который подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (приложение № 2). Все листы дела (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графитным карандашом, внутренняя опись нумеруется отдельно. Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 28 Правил). На обложке дела резервируется место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела будут переданы; указываются: -полное наименование организации; -полное наименование вышестоящей организации; -если организация переименовывалась в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию, на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки; -индекс дела по номенклатуре; -номер тома (части); -заголовок дела; -крайние даты; -количество листов; -срок хранения; -архивный шифр дела. Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой «Крайние даты» делается запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». В случае если дата документа определяется приблизительно, она заключается в квадратные скобки: например: [не ранее 2014 г.]. Дела шифруются после утверждения/согласования годового раздела сводной описи ЭПК архивного органа и утверждения руководителем организации (до этого шифр проставляется карандашом). Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки. 2. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3. Экспертиза ценности документов — процедура определения исторической, научной, культурной или иной значимости документа на основании установленных критериев. Её проводят, когда нужно установить срок хранения того или иного документа. Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом оформленный документ, со всеми реквизитами, установленными для него типовым формуляром или ГОСТ Р 7.0.97-2016, — подтверждение юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируют в дела, согласно утвержденной номенклатуре, и хранятся в архиве предприятия. Каждый документ вносят во внутреннюю опись, которую вклеивают в дело, с обязательным указанием сроков хранения. Этот срок определяют назначением документа, его содержанием, ценностью информации, которая в нем представлена, её практическим значением. В зависимости от этого, по срокам хранения документы бывают: краткосрочного хранения (менее 10 лет); долгосрочного хранения (более 10 лет); постоянного хранения (вечно). Сроки хранения разных видов документов устанавливает «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится несколько раз. Изначально их ценность определяют при составлении номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года. Также экспертную оценку нужно провести и после того, как документы изымут из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при подготовке их к передаче в архив предприятия. Экспертизу ценности документов проводят сначала для того, чтобы установить, как долго необходимо хранить ту или иную деловую бумагу. Оценку производят на основании типовых или отраслевых перечней документов, которые устанавливают срок хранения. Задачи экспертизы ценности документов две: Сортировать и отобрать документы, которые представляют определенную ценность или подлежат хранению по срокам. Выделить к уничтожению бумаги, которые не представляют ценности и сроки хранения которых истекли. Очень важно, чтобы при экспертизе сохранили все документы, которые имеют ценность и потенциально могут быть востребованы. Поэтому процедуру отбора и сортировки нужно проводить поэтапно. Этапы экспертизы ценности документов: 1.Отобрать на утилизацию документы, срок хранения которых истек; 2.Просмотреть подлежащие к уничтожению документы, чтобы установить их ценности и решить вопрос о целесообразности передачи их на хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной специализированный архив; 3. Отобрать документы, которые не имеют ни хозяйственной, ни политической, ни исторической ценности, которые будут еще хранится на временной основе; 4.Отобрать документы, которые подлежат утилизации и передаче специализирующейся на уничтожении и переработке вторсырья организации-подрядчику; 5.Оценить оставшиеся на хранении документы, чтобы установить и скорректировать установленные ранее сроки их хранения. 4.
5. 1. Документы незавершенные делопроизводством – в плане архивного хранения и экспертизы ценности эти документы пока неприкосновенны, так как вопросы по ним еще не решены, а задания не выполнены. Хранить пока нечего: архивной обработке подвергаются только документы, завершенные делопроизводством. 2. Документы, завершенные делопроизводством в текущем году – эти документы тоже ждут своего часа. В архиве учитываются документы по годам, а не по месяцам. Даже если дело закрыто в январе 2020 года, все решения по его архивному хранению будут приниматься не раньше 2021 года. 3. Документы, завершенные делопроизводством в прошлом году и ранее, сроки хранения которых еще не истекли – этим документам, как и следующей категории, будет уделено все внимание ЭК. До истечения срока хранения, дела хранят в организации, и возможно, внесут в описи. 4. Документы, завершенные делопроизводством в прошлом году и ранее, сроки хранения которых истекли – относительно этих документов ЭК предстоит принять решение: отправить их на уничтожение или же продлить срок их хранения. |