Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников
 Скачать 2.88 Mb.
|
|
Приемы типа «коктейль» и «а-ля фуршет» проводятся стоя. Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможны организация небольшого концерта или показ фильма. Торжественность приема может быть подчеркнута с указанием особой формы одежды в приглашении. Обед считается наиболее почетным видом приема. Он обычно начинается в 20.00 ч или в 20.30 ч, но не позднее 21 ч. По российской протокольной практике обед может начинаться и в более раннее время. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак – для мужчин, вечернее платье – для женщин). Ужин начинается в 21 ч и позже. От обеда отличается лишь временем начала. «Обед-буфет» отличается от обычного обеда тем, что блюда сервируются на отдельном столе. «Обед-буфет» менее официален, чем обед. К вечерним приемам относится также «чай», устраиваемый между 16 и 18 ч, как правило, для женщин. Вечерние приемы характеризуются сложным меню, поэтому организаторы должны руководствоваться принципами составления меню. Кофе-брейк (от англ. Coffee break) - короткий перерыв, своеобразный мини-фуршет во время научной конференции или многочасового совещания, какого-то корпоративного мероприятия. Основная цель кофе-брейка не утолить голод, а сменить обстановку, немного разгрузить голову, пообщаться в неформальных условиях. Меню кофе-брейка: кофе, чай, соки, минеральная вода, выпечка, сэндвичи, фрукты никакого алкоголя. При составлении меню учитываем сезон: например, в жару вряд ли будет уместна тяжелая пища. Фуршет «La fourchette» в переводе с французского – вилка. Именно вилка – основное «орудие» участника этого застолья. Здесь уже цель – не просто пообщаться, но именно накормить. Фуршет это обилие холодных закусок, реже – горячих, которые подаются в том случае, если трапеза затягивается более чем на час. Столы для фуршета устанавливают в одном зале. В соседнем зале можно поставить стулья в нужном количестве, чтобы гости, устав, всё- таки могли присесть. В зале расставляют несколько небольших столиков и за них рассаживают гостей. После окончания трапезы маленькие столики можно убрать, чтобы гостям было просторнее. Меню фуршета: принцип: «одна закуска на один укус» Напитки – кофе, чай, минеральная вода, соки Алкоголь – на ваше усмотрение, но если после фуршета планируется дальнейшая работа – лучше не подавать. Обычно в меню фуршета до 16 наименований холодных блюд и закусок, 1-3 горячих блюда и закусок. Столы для фуршета должны быть длиннее и шире, чем банкетные. Стулья на фуршет, как правило, не ставятся, и приём пищи проходит стоя. Столы должны быть высокие, накрытые скатертью почти до пола. На середину стола ставят холодные закуски. Края стола должны быть свободными. Тарелки для гостей ставят стопкой на конце стола. Бокалы и рюмки ставят рядами или треугольником. В центр треугольника ставят бутылку с соответствующим напитком. Банкет-коктейль - это облегченный вариант фуршета. Банкет-коктейль может организовываться как в перерыве на конференции, симпозиуме или выставке, так и вечером, после окончания работы. Столы в банкетном зале не ставятся, напитки и закуски разносятся официантами, гости же берут яства непосредственно у них. По краям зала устанавливаются маленькие столики, на которые кладут сигареты, вазы с салфетками. Столики принято украшать цветами. Отдельных столовых приборов на банкет-коктейле не предусмотрено. Отсюда и особенности меню: все закуски должны быть рассчитаны на то, чтобы гость «управился» с ними при помощи шпажки или рук. Меню банкет-коктейля: маленькие бутерброды-канапе, кусочки шашлыка или рыба в тесте, сосиски, небольшие котлетки, фрукты, мороженое, сладкое желе, орешки. Алкоголь может быть, если банкет-коктейль проводится вечером, после окончания рабочего дня. В остальном – стандартные чай, кофе, соки, минералка. В банкетном зале обязательно должна быть барная стойка. Последовательность подачи блюд аперитив (в случае отсутствия алкоголя – минеральная вода), холодные закуски, горячие закуски, десерт, фрукты завершается банкет-коктейль горячими напитками. Банкет же подразумевает индивидуальное обслуживание каждого гостя. Один официант – или ваш сотрудник, ставший таковым на время мероприятия – должен обслуживать не более четырех человек. Организация банкета Столы должны иметь ширину от 1,2 до полутора метров – они устанавливаются вместе либо по отдельности. Количество сидящих за одним столом определяется из расчета не менее 80 см на человека. Меню банкета подаются несколько холодных, затем одна горячая закуска следом идет первое блюдо – если банкет приурочен к обеду. когда речь об ужине – за горячей закуской подается основное блюдо. потом очередь десертов, фруктов и горячих напитков. Между переменами блюд нужно делать паузы – не менее 10-15 минут. Накрывая стол для праздничного банкета, как правило, ставят мелкую рюмку для водки, рюмку для вина, фужер для шампанского, высокий бокал для минеральной воды или фруктового сока 13. ЭТИКЕТ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ Этике деловых отношений уделяется в последнее время всё большее внимание. В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников. Нужно ли посетителю стучаться в дверь кабинета руководителя? Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет. При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято. Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что могло бы скомпрометировать его. Следует просто открыть дверь; если руководитель не один или говорит по телефону - закрыть дверь и подождать, когда тот освободится; если же свободен - попросить разрешении войти. В нерабочее время следует в дверь постучать; открыть ее можно только после того, как услышали приглашение. Если ответа нет, постучать еще раз (возможно чуть громче). При отсутствии реакции дверь открывать ни в коем случае нельзя! Ведь если хозяин на месте, но не дал разрешения, значит он не готов ни с кем видеться, а посетитель, невзирая на это, заходит к нему. Если же хозяин отсутствует, то он может появиться в момент, когда посетитель закрывает дверь, и подумает, что тот выходит из его кабинета. Мало кому понравится осознавать, что в его отсутствие в кабинете был посторонний. Здороваться посетитель с хозяином кабинета должен лишь после того, как получил разрешение войти и переступил порог кабинета (через порог не здороваются). Хозяину, приглашая посетителя, не рекомендуется указывать на конкретный стул. Тем самым он демонстрирует уважение к посетителю, предоставляя пришедшему возможность расположиться так, как ему удобно. Главное правило деловой этики - создать удобства партнеру. Получив разрешение сесть, посетитель должен начинать излагать свой вопрос лишь после того, как хозяин покажет свою готовность к разговору, например словами: «Слушаю Вас». Нужно дать время хозяину закончить предыдущее дело. Во время разговора каждая сторона должна проявлять внимание к собеседнику. Способствует продуктивной беседе визуальный контакт между беседующими. Легкое кивание слушателя воодушевляет говорящего. Опоздание к началу встречи является грубейшим нарушением деловой этики. Однако если это случилось, опоздавший должен извиниться и привести действительно серьезные причины задержки. Если опоздавший не извинился, то не принято делать ему замечание. Второе правило деловой этики звучит так: не акцентируйте внимание на промахах партнера. На всем протяжении деловой встречи не рекомендуется смотреть на часы. Посмотревший на часы как бы сигнализирует собеседнику, что жалеет время на него. Чтобы контролировать время встречи (если часы в помещении отсутствуют), на стол рядом с деловым блокнотом кладутся наручные часы. Если это не сделано в начале беседы, то можно воспользоваться следующим приемом: часы передвигаются на внутреннюю сторону запястья, и теперь, положив руки на стол (как и принято при деловых встречах), можно видеть циферблат незаметно для партнера. Если телефон зазвонил во время деловой беседы, то действия хозяина зависят от того, что это за разговор и в какой стадии он находится. При чрезвычайно важном разговоре трубка не поднимается или поднимается и сразу кладется на рычаг, сигнализируя о занятости абонента. Когда звонок раздался в момент близкого окончания разговора, то трубка снимается и кладется на стол микрофоном вниз, чтобы позвонивший не слышал разговора. Это служит сигналом посетителю к скорейшему окончанию разговора. Если же разговор в самом разгаре, то трубка снимается, хозяин спрашивает у посетителя сколько ему нужно времени, и говорит в трубку: «Пожалуйста, перезвоните через…», указав время с большим запасом. Важно, чтобы абонент, перезвонив в назначенное время, вновь не услышал просьбу перезвонить. Рекомендуется не узнавать, кто звонит, чтобы не обидеть перенесением срока разговора. Приводить себя в порядок посетителю в приемной не принято - для этого существует туалетная комната. Секретарь должна подсказать пришедшему, где она расположена. Посетитель может быть приглашен в кабинет на несколько минут ранее назначенного ему времени (до 5 минут), если руководитель уже освободился. Поэтому стороннему посетителю рекомендуется приходить в приемную не позднее, чем за 10 минут до назначенного времени, чтобы успеть привести себя в порядок и с учетом возможной разницы в показаниях часов. В силу последних двух обстоятельств для встречи на нейтральной территории рекомендуется прибывать за 5 минут до назначенного времени. В дверях следует пропустить вперед: младшему - старшего, мужчине - женщину, подчиненному - руководителя. Подчиненная уступает дорогу руководителю. Однако тот имеет право пропустить ее вперед. Если имеющий преимущественное право пройти первым уступает дорогу другому, тот должен поблагодарить. Когда к двери одновременно подошли два человека одного пола, возраста и положения, то преимущественное право пройти первым дается тому, кто находится справа. Только правый имеет право уступить дорогу левому со словами: «Прошу вас…» (левый пропускает вперед молча). Получивший приглашение пройти первым должен поблагодарить и пройти. В деловой этике не принято торговаться в дверях, демонстрируя свою воспитанность (и одновременно - незнание деловой этики), - время дороже. Здороваются первыми вошедшие (или подошедшие) независимо от пола, а также: подчиненные - с руководителями, младшие - со старшими, мужчины - с женщинами. В том же порядке представляются и представляют одних другим. Здороваясь, представляясь, необходимо посмотреть в глаза друг другу. Принято интересоваться здоровьем, делами знакомых вам членов семьи приветствуемого вами человека. Приветствие Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную. Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые. Секретарю не следует первой подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной. Представление Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться. Если вам необходимо обратиться к человеку, которого вы видите впервые, используйте общепринятые фразы: Будьте любезны, представьтесь. По какому вопросу? При встрече женщин первой здоровается та, что идет с мужчиной. При встрече супружеских пар здороваются женщины, затем - мужчины с женщинами, затем - мужчины друг с другом. Подавая руку, женщина не обязана снимать перчатку. Исключение составляет случай, когда она здоровается с людьми преклонного возраста. Снятие женщиной перчатки - это знак особого расположения. Целовать руку у нас принято только замужним женщинам, причем более уместно это делать в помещении. Целуя руку, мужчина должен немного наклониться, одновременно поднося руку женщины к своим губам. Женщина должна поднять руку, не заставляя мужчину наклоняться. Если один из участников деловой встречи чихнул, он должен негромко извиниться. При этом окружающие делают вид, что ничего не произошло (отметин, что чихать не принято, поэтому почувствовавший позыв должен предпринять упреждающее действие, например, потереть носовые пазухи и переносицу). Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, следует поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им. Если один из присутствующих уронил ложечку, то не принято, чтобы он поднимал ее - это сделает угощавшая, после ухода посетителей. Для имиджа секретаря важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса. Производит, например, хорошее впечатление на посетителей, когда секретарь-референт, инспектор имеет собственную визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени-отчеству. Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего, потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно. Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть в вас одновременно делового человека, и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция - превалирование женственности над деловитостью. Правильный выбор одежды помогает женщине добиться успеха на работе и в личной жизни. При выборе одежды очень важно правильно подобрать основной цвет и гармонирующие цвета отделок, дополнений и аксессуаров. Когда цвета соприкасаются между собой, они взаимно влияют друг на друга и производят соответствующее впечатление: благоприятное - если цвета гармонируют, и не благоприятное - если цвета не сочетаются. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Додонова, М.И. Секретарь в структуре службы ДОУ / М.И. Додонова // Секретарское дело. – 2002. –№2. – С. 3–6. Ларин, М. В. Секретарь в структуре организации / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. – №10. – С. 6–10. Малиновская, С. Идеальный секретарь: миф или реальность? / С. Малиновская // Секретарь-референт. – 2006. – №3. – С. 54–56. Кузнецова, Т.В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2003. – №9. – С. 4–6. Юдакова М.А. Планируем собственное рабочее время / М.А. Юдакова // Секретарь-референт. – 2012. - №8. – С. 34-38. Еремеева Ю.В. Деловая поездка руководителя: как все организовать? /Ю.В. Еремеева// Секретарь-референт. – 2011. - №2. – С. 28-37. Бикеева, И. Бдите честь фирмы... с приёмной! / И. Бикеева // Секретарское дело. – 2011. – №8. – С. 69–72. Бушуева, О. Лицо фирмы / О. Бушуева // Секретарское дело. – 2011. – №3. – С. 25–27. Саяпина, А. Правая рука / А. Саяпина // Секретарское дело. –2010. – №10. – С. 14–17. Митченко О.Ю. Требования к рефератам и аннотациям на издания и документы. // Секретарское дело. 2005. №1. С.16-19. Коротаева, Ю. Знаю кому и что сказать / Ю. Коротаева // Секретарское дело. – 2012. – №1. – С. 23–26. Погодина, Г. Не теряйте сноровки: зарубежные командировки / Г. Погодина // Секретарское дело. – 2010. –№1. – С. 21- 25. |