Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников
 Скачать 2.88 Mb.
|
Главное требование, предъявляемое к аналитическому обзору - вся информация должна быть представлена в сжатом и систематизированном виде.Хороший аналитический обзор должен содержать ответы на следующие вопросы: кто совершал, что, где, когда и с какой целью совершалосьВ начале аналитического обзора помещается перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.Аналитический обзор должен иметь заголовок, который может отличаться от заглавия реферируемого документа, если:аналитический обзор составляют не на языке реферируемого документа;аналитический обзор составляют на часть документа (в этом случае заголовок отражает содержание реферируемой части документа);заголовок документа не отражает содержания документа или аналитического обзора;аналитический обзор составляется на основании нескольких источников.Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.Выводы (оценки, предложения), содержащиеся в источниках, также следует отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения.Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.В аналитическом обзоре следует применять стандартизованную терминологию.Объем обзора определяется содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или практическим значением.11. ТЕХНИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ В работе секретаря значительную часть его рабочего времени занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками. В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов. Все эти виды работ: составление, оформление документов и печатание - требуют определенных знаний и навыков. Кроме того, следует знать, что, как и другие виды управленческих работ, они нормированы. Работа по печатанию документов, то есть перепечатка составленного другим лицом текста, относится к техническим видам работ, и всегда нормировалась. Работа по составлению и оформлению документов относится к творческим и логическим видам работ, но в последние десятилетия и на эти виды работ постепенно появляются нормы времени. Они разрабатываются Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации. В 2002 г. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации утверждены новые «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах власти». В них впервые в разделе «Оформление документов» даются нормы времени на печатание документов на персональных компьютерах. Конечно, эти нормы были составлены с учетом и на базе «Единых норм времени (выработки) на машинописные работы». Из этих нормативов перенесено в новые деление оригинала, с которого производится перепечатка, на три группы: I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал; II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50% текста; III группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографический или компьютерный шрифт. За единицу измерения по-прежнему берется текстовый оригинал формата А4 - 210х297 мм, напечатанный с одной стороны. Хотя в новых нормативах в разделе «Общие положения» указаны не три интервала, как ранее - через два, через полтора и через один интервал, а за единицу измерения принят только текст, напечатанный через полтора интервала с 38-41 строчками (2450 знаков) с количеством печатных знаков в строке 60-64, в самих таблицах (таблица 26-27) используются все три интервала. Поэтому из ранее вышедших нормативов берем нормы при печати через два интервала - 29-31 строка с количеством знаков 1860 на странице и через один интервал - 58-61 строка с количеством знаков 3630 на странице. Нормы времени, как и раньше, указаны в минутах на один нормально заполненный лист. При печатании на типовых бланках (формах, таблицах) - на 100 печатных знаков. В нормативах времени есть и раздел «Использование Microsoft Excel в работе оператора электронного набора», который нужен в том случае, если приходится составлять и оформлять текст, содержащий таблицы с вычисляемыми значениями. Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии). Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. При организации рассылки документов‚ секретарь должен учесть‚ что отправляться корреспондентам должны только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра. Исполнитель определяет индекс дела, в которое секретарем или сотрудником службы ДОУ должен быть подшит контрольный экземпляр документа (содержащий необходимые грифы и визы), и подписывает отметку о направлении документа в дело. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом. При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например: Обработка отправляемых документов включает в себя сортировку почты по корреспондентам, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно с секретарем или со службой ДОУ (в крупных организациях). Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников. Факсимильное сообщение – документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм. Передача корреспонденции по факсимильной связи и электронной почте осуществляется по указанию или с разрешения руководящих работников, список которых утверждается руководителем предприятия. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FАХ (дата и время)». Полученная по факсимильной связи и электронной почте корреспонденция на имя университета или ее руководителей в тот же день передается на регистрацию в канцелярию и затем адресату. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке. Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна. Важным в деятельности секретаря является обеспечение порядка в приемной и кабинете руководителя. Приемная предполагает как рабочее пространство секретаря, так и зону, где клиенты ожидают приема руководителя. Поэтому, необходимо найти золотую середину в планировке и оформлении этого помещения. Для этого кабинета необходимо хорошее освещение, наличие вешалки для верхней одежды, диван или мягкие кресла и журнальный столик с периодикой. Стоит отметить, что эту зону неуместно выполнять в экзотических или чрезмерно ярких тонах. Благоприятнее всего приемная выглядит в теплых натуральных цветах «под дерево». Кабинет руководителя. Удачное сочетание классики и современного стиля - один из основных принципов в подборе мебели. Классика предполагает строгость прямых линий, а современный стиль криволинейные столешницы, различные виды тумб, брифинг - приставок, металлические ноги различных видов. Но не стоит забывать, что кабинет руководителя должен всегда оставаться просторным. В зависимости от финансовых возможностей компании кабинет может быть выполнен из МДФ, шпона покрытого лаком, и т.д. Такая мебель придаст солидности любому помещению. Но есть момент, который необходимо учитывать. Такая мебель требует очень тщательного ухода и аккуратности в обращении. Так же мебель такого уровня всегда производится под заказ, а это значит, что сроки поставки могут составить от 3 до 6 недель. Так же серьезно необходимо подойти и к выбору кресла для руководителя. Помимо того, что кресло должно обладать высокой удобной спинкой, оно должно регулироваться по высоте, иметь эффект качания, но, не мало важно, чтобы кресло вписывалось в набор мебели по стилю. Этого можно добиться с помощью подбора подлокотников и крестовины под цвет мебели. Зона для переговоров не должна отличаться по стилистике от других зон и помещений, составляющих рабочее пространство руководителя. Конференц - столы и брифинг - приставки могут иметь как классическую форму, т.е. прямые линии, так и эргономичную, обычно они выполняются в едином с остальной мебелью стиле. Полозья (опоры) для конференц - кресел могут быть выполнены так же под цвет столешницы или же металлическими, если стол имеет металлические опоры. Грамотно обустроить рабочее пространство руководителя невозможно без знания психологического восприятия цвета. Как правило, это натуральные древесные тона, которые могут варьироваться от светлых до темных. И еще один очень важный момент, «мебель должна стоять на своем месте». Таким образом, выбор мебели для руководителя должен соответствовать принципам функциональности и респектабельности. 12. СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ Секретарь, независимо от образования, внешности и всего остального, прежде всего – правая рука руководителя, помощник, который всегда создает необходимые условия для его работы, освобождает шефа от рутинных и мелких дел. Прием в деловой сфере – это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Деловые приемы, хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок. Несложные приемы секретарю часто приходится организовывать в офисе. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», завтрак, журфикс. Необходимо заблаговременно разослать официальные приглашения, отпечатанные типографским способом. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если планируется прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины – в костюме или строгом платье. В приглашении не ставятся дата отправления и подпись. Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает» или «имеет честь пригласить», далее идут фамилия, имя, отчество приглашаемого. Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где. В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00 – 13.30. Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу – последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно – в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать. Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы – виньетки, цветочки, фигурки и т. п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости» – вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием. При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки. Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек (а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы), целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей. Размер зала следует подбирать исходя из следующего правила: не менее 10 м 2 на человека, включая и место за столом. Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных. Классический, пришедший из глубин светского этикета способ – карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей – не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе – вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал. При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться определенными правилами: 1) самые почетные места – это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т. е. к входной двери. 2) если конфигурация помещения такова, что затруднительно выполнить два первых требования, почетные места можно выбрать из тех, которые расположены лицом или хотя бы боком к окнам (все та же близость к свободному пространству!); 3) наименее почетные места – в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки. По возможности гостей – мужчин и женщин – рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше. Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, – 60(70) ґ 40 см. «Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 ч и продолжается около 1 ч. С точки зрения организации это наиболее простая форма приема, не требующая большой длительной подготовки. Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема. Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Обычно завтрак начинается в 12.30. или 13.00. Завтрак продолжается обычно 1-1, 5 ч, из них около 1 ч – за столом и примерно 30 мин – за кофе, чаем (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной). Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении. Вечерние приемы бывают нескольких типов. «Коктейль» начинается между 17 и 18 ч и длится около 2 ч. Прием «а-ля фуршет» («на кончике вилки») проводится в те же часы, что и «коктейль». |