тайм менеджмент. Семинар 2 Тайм-менеджмент. Семинар 2. Задание Анализ поглотителей времени. Суть задания

Название	Семинар 2. Задание Анализ поглотителей времени. Суть задания
Анкор	тайм менеджмент
Дата	03.03.2022
Размер	25.37 Kb.
Формат файла
Имя файла	Семинар 2 Тайм-менеджмент.docx
Тип	Семинар #382043

Семинар №2. Задание 1. Анализ «поглотителей» времени.

Суть задания.

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Задумайтесь над этим:

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности. Прежде всего, проанализируйте в тезисном порядке Ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.
Образец:

«Поглотитель» времени	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
Заполняла ведомости за Петрову. Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю доделать анализ уже второй день.	Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя.	Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в таймменеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранения

Задание 2.

1. Прочитайте выдержки из таблицы 1.

2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3.Определите поглотителей времени. Подсчитайте количество времени, потраченного непродуктивно, использую формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4.Предложите свои варианты мер по устранению потерь.
Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

КНИВ  ВБ  ВН,

Где:

КНИВ – количество нерационально использованного времени (поглотители);

ВБ – время «брутто», длительность всего периода учета;

ВН – время «нетто», сумма длительностей всех полезных работ.
Формула расчета «коэффициента полезного действия», полезного использования времени:

КПИВ = ВН / ВБ,

где, КПИВ - коэффициента полезного использования времени

Таблица 1 – Хронокарта сотрудника организации

Время начала и окончания	Длительность	Вид работы
7.45–9.00	1.15	Дорога
9.10–10.26	1.16	Работа с почтой, ответ на письма заместителя управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний
10.30–10.45	15	Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.
10.45–11.10	25	Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook
11.10–11.15	5	Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Иванову.
11.15–11.45	30	Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы
11.45–11.50	5	Позвонила Сидорову, назначила встречу по возможному сотрудничеству
11.50–12.15	25	Дооформила распоряжение (хотя это задача Курочкина)
12.15–12.35	20	??? что делала.
12.35–13.00	25	Запрос Козырева о налогах
13.00–13.30	30	Корректировка письма по налоговым последствиям
13.30–14.00	30	ОБЕД

Для расчетов:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание 3.

Определите из таблицы 2, какие из приведенных задач являются хронофагами*, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.
*Хронофаги — один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (интернет, компьютерные игры, телевизор, радио и др.)
Таблица 2 –Хронофаги сотрудника

Время	Задача	Хронофагом
Время	Задача	является	не является	потому что …….
8.30–10.00	Дорога до работы
11.00–12.00	Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников
13.00–13.30	Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PR и рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных).
14.00–15.00	Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления.

Задание 4.

Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:
 Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.

Начать писать РГР.

Найти время на прочтение книги С. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

Хорошо бы еще записаться в спортивный зал.

Хочу меньше опаздывать.

Нужно время на освоение программы MS ProjectManagement