юд. Семинар 4 Понятие делопроизводства, документационного обеспечения управления, управления документацией
 Скачать 33.57 Kb.
|
|
Семинар 4 1. Понятие делопроизводства, документационного обеспечения управления, управления документацией. Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Юридическое делопроизводство, являясь составной частью делопроизводства, тем не менее выходит за его рамки, поскольку включает в себя деятельность по оформлению кадровых документов, а также документов гражданско-правового характера." Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. Для повышения степени обоснованности принимаемых решений необходимы современные технологии оперативного сбора, передачи и обработки больших объемов информации Управление документацией- совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций 2. Соотнесите между собой понятия «делопроизводство» и «документооборот». «делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти»; «документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки». Важно помнить, что документооборот — это часть делопроизводства, включающая производство, оборот и учет деловых документов, и существующая в рамках общих правил ведения документации в организации. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, процессы документооборота могут состоять исключительно из делопроизводственных операций, так как напрямую связаны с работой над документами. 3. Как рассчитывается объем документооборота в организации? Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период. К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста."  4. Какие способы регистрации документов используются в организации. Чем обусловлен выбор того или иного способа? Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Документы могут регистрироваться: • ͙ в журналах; • ͙ на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств; • ͙ экранных формах РКК с помощью средств электронно-вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий. Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов, и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки. Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек. Регистрация документов с помощью РКК позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. 5. В чем состоит предварительное рассмотрение входящих документов какова его цель? Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации. 6. В чем заключаются особенности организации работы с кадровыми документами? Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами. Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами. Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом). Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи: Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства; Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства; Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности). Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора. Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 7. Каким правовым актом устанавливается порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию? Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» 8. В каких случаях автору обращения может быть отказано в рассмотрении по существу поставленных в нем вопросов? (Ст 11)Обращение не рассматривается по существу, если: - в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. Гражданин, направивший обращение, в любом случае, уведомляется о принятом решении. - в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; - текст письменного обращения не поддается прочтению; - в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу; - ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну; - от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. Семинар 5 1.Что такое номенклатура дел? Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. 2. Для чего предназначена номенклатура дел? Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы: — вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях; — формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела); — вести индексацию дел; — составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; — вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет). 3. Что включается в номенклатуру дел? В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). 4. Кем составляется номенклатура дел? 5. Что в делопроизводстве подразумевается под термином «дело»? Дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Электронное дело — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. 6. Какой порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел? Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. 7. Какова последовательность расположения граф? Номенклатура содержит в себе пять граф: • ͙ 1 — индекс дела; • ͙ 2 — заголовок дела (тома, части); • ͙ 3 — количество дел (томов, частей); • ͙ 4 — срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; • ͙ 5 — примечание." 8. Каковы форма и содержание номенклатуры дел службы кадров? Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 26 к приказу № 526 выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам). 2-я графа номенклатуры по форме приложения 26 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.). В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой. В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены. В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов. 9. По каким признакам могут группироваться документы организации в дело? Группировка непосредственно дел или карточек в соответствии с принятой схемой проводится сначала по основным признакам: по структурным частям, отраслям или функциям деятельности, темам, хронологии, затем по второстепенным признакам: по видам документов или дел, алфавиту авторов или корреспондентов, содержанию, алфавиту географических названий и опять хронологии. 10. Каким требованиям должен соответствовать порядок формирования документов в дела? При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Семинар 6 1.Что называется «формированием дела»? Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 2.Каковы правила формирования дел? К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются: · наименование организации (полное и краткое); · наименование структурного подразделения; · индекс дела по номенклатуре дел; · заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел; · срок хранения дела. При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа. В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов. Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком. Дела формируются в течение одного календарного года. 3.Какое значение имеют сроки хранения документов при формировании дел? В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. 4.Как располагаются документы внутри дела? Внутри дела документы также должны систематизироваться. Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам. При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно. В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела. 5. Какие существуют виды архивных фондов? · Архивная коллекция · Архивный фонд личного происхождения · Архивный фонд Российской Федерации · Документ Архивного фонда Российской Федерации · Другие архивные документы · Источник комплектования · Объединенный архивный фонд Фондообразователь 6. Каковы основные требования к режиму хранения документов? Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках. Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. 7. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится? Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. ... До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается. 8. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения? В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов. Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком. Дела формируются в течение одного календарного года. 9. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях? Независимо от того, где хранятся документы (в структурных подразделениях или у секретаря руководителя), общие требования к хранению документов сохраняются: должна быть обеспечена физическая сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света, поэтому дела должны быть размещены в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела следует располагать на полках вертикально в той последовательности, в которой они включены в номенклатуру дел. 10. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации? Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. ... На обложке дела должна присутствовать следующая информация: · наименование организации; · код структурного подразделения; · номер дела; · заголовок дела; · количество листов; · даты дела; · архивный шифр дела; · срок хранения дела. 11. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения? Положением установлено, что при изъятии документа ответственное за хранение дела должностное лицо обязано вложить на его место карту-заместитель Вместо карты-заместителя может использоваться лист-заместитель, который выполняет ту же функцию. Выдача документов сотрудникам общества для работы осуществляется только с разрешения генерального директора тем работником, который отвечает за хранение документации. Выдача документов общества для их предъявления акционерам производится под расписку только специально уполномоченному на это обществом сотруднику. Очевидно, таким сотрудником может являться корпоративный секретарь или работник его службы. Никакому другому должностному лицу или самому акционеру документы выданы быть не могут. 12. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения в архив? Сроки хранения документов — постоянные или временные — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. большой. Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2019 г., исчисляется с 1 января 2020 г." 1. Экспертиза научно-практической ценности документов Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению. 2. Формирование дел 3. Оформление дел На обложке дела должна присутствовать следующая информация: · наименование организации; · код структурного подразделения; · номер дела; · заголовок дела; · количество листов; · даты дела; · архивный шифр дела; · срок хранения дела. Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки. 4. Составление описей дел Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив. 5. Брошюровка (переплет) Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения. 6. Передача обработанных документов на хранение |