Семинар Архивоведение. 4 семинар Архив. Семинар Научносправочный аппарат (справочнопоисковые средства) к документам Архивного фонда Российской Федерации
 Скачать 47.94 Kb.
|
1 2 Источник: https://studfiles.net/preview/844654/page:19/ Вопросы: 1.Что такое «каталог»? 2.Чем отличается каталог от описи? 3.Что такое тематическая разработка фондов? 5. Архивные путеводители. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов). Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты. Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива. Тематический путеводитель по фондам архива (ов) - вид путеводителя по фондам архива (ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива (ов), в которой заключена информация оп теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов. Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов). Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива. Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата. Характеристики фондов в путеводителе Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации - фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например: 1. Фонды досоветского периода. 2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий. Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться оп следующей схеме: высшие и местные органы государственного управления; органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия; культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения; органы сословно-городского и земского самоуправления; учреждения религиозного культа; общественные организации; фонды личного происхождения и архивные коллекции. Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме: высшие и местные органы государственного управления; органы народного и государственного контроля; органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения и организации; органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора; общественные организации; фонды личного происхождения и архивные коллекции. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. В нутрии этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д. При составлении характеристик фондов существует различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию. Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах. Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей. Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника. Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики е деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде. Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку. Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание: 1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя; 2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.; 3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности; 4) местонахождение фондообразователя. Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда. Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации. Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные). Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания. В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены их графические границы. В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда. Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю. Справочный аппарат к путеводителю Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания. Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом. Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива. Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива. В последний части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений. Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. Источник: http://studbooks.net/1452247/buhgalterskiy_uchet_i_audit/arhivnye_putevoditeli Вопросы: 1.Что такое «путеводитель»? 2.Какие функции выполняет путеводитель? 3.Назовите основные элементы справочного аппарата в путеводителе 6. Обзоры документов и другие архивные справочники и дополнитель-ные справочные системы НСА. Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. архив справочный опись каталог Научно-справочный архивный аппарат предназначен для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Справочники могут быть: - межархивными (сеть архивов); - внутриархивными (архив - фонд); - межфондовыми (фонд - дело); - внутрифондовыми (дело - документ). Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. По функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету документов (учетно-контрольные) и справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые). Некоторые из справочников, например, опись, являются универсальными архивными справочниками. Основными принципами построения научно-справочного аппарата являются: - взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; - неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; - преемственность научно-справочного аппарата ведомственных и государственных архивов; - единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника; - применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника. Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Национального архивного фонда РК, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела. Система НСАможет составляться к комплексам архивных документов на следующих уровнях: - Национальный архивный фонд РК; - сеть архивов; - архив; - фонд; - дело или отдельный документ. Внутри этих комплексов структура архивных справочников включает в себя: Национальный архивный фонд РК: - фондовый каталог НАФ РК; - справочники и указатели общереспубликанского значения. Сеть архивов: - фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; - путеводители и указатели межархивного значения. Архив: - путеводитель или краткий справочник; - книга поступлений; - список фондов; - листы фондов; - описи; - каталоги; - тематические обзоры; - указатели; - паспорт архива. Фонд: - лист фонда; - опись; - обзор фонда; - каталоги; - указатели. Дело или отдельный документ: - тематические путеводители; - каталоги; - указатели; - тематические и фондовые обзоры; - внутренняя опись дела; - аннотация; - заверительная надпись. Перспективы развития СНСА.Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива. Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; ориентироваться в основном на тематический поиск информации; быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5.отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6.развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации. Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: -единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам); -единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников. В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты поразному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности. В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I категории. Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. Источник: https://studfiles.net/preview/3066819/page:19/ Вопросы: 1.Что такое «СНА»? 2.К каким категориям фондов относится более упрощенный НСА? 3.Назовите Основные принципы построения научно-справочного аппарата 1 2 |