Документ Microsoft Word (5). Сферы использования текстовых документов

• Название: Сферы использования текстовых документов
• Дата: 16.04.2022
• Размер: 31.11 Kb.
• Имя файла: Документ Microsoft Word (5).docx
• Тип: Реферат; #479202

Содержание

Введение

Каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки, редактирования, той или иной текстовой информации. При прежних методах работы на пишущих машинках возникало большое количество проблем, по обработке текстовой информации, так как при распечатке текста изменялся внешний вид появлялись опечатки, искажения, требовалось дополнительное время для набора текста повторно.

При использовании персонального компьютера для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Также у пользователя появляются большие возможности по редактированию текста.

Эффективность применения компьютеров для подготовки тестов привели к созданию множества прикладных программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны от программ, для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографическому издательству изданию книг и журналов (издательские системы).

1. Сферы использования текстовых документов

Каждый человек, владеющий грамотой, то есть умеющий читать и писать, знаком с понятием «текстовый документ». Практически в любой профессиональной деятельности работник сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов различного назначения и объема: от заявления о приеме на работу до составления отчета по результатам своей деятельности или аналитического отчета. Обсудим возможные сферы использования текстовых документов. Выделим его основные направления и, соответственно, виды текстовых документов: художественный текст; деловой документ; научный текст; рекламный документ.

Для каждой из перечисленных разновидностей текстовых документов существует определенный набор правил, которых следует придерживаться при работе над ними; личное письмо отличается по стилистике от официального документа, а художественное произведение – от научного текста. Различаются также словари наиболее употребляемых слов и терминов для перечисленных разновидностей документов. Художественный текст. Художественные (литературные) тексты могут быть объемными (романы, повести, биографические произведения, литературные исследования) или иметь малые формы (статьи, рассказы, стихи, очерки, эссе, заметки). Оформление литературного текста, как правило, отличается простотой. Текст набирается одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделяются только заголовки.

Большие тексты иногда разбиваются на части и главы, текст выравнивается по ширине. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литературном произведении иногда используются иллюстрации, выполненные художником. Газетные статьи нередко сопровождаются фотографиями. Особое место в художественной литературе занимают детские книги, отличающиеся обилием ярких иллюстраций, сопровождающих текст.

Деловой документ. Сфера деятельности, связанная с созданием, обработкой и хранением документов, называется делопроизводством и является составной частью практически каждой сферы деятельности человека. В любом учреждении (образовательном, государственном), на производственном предприятии, в общественной организации обязательно осуществляется документооборот – процесс подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и управления производственным процессом. Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты все это разнообразные виды документов, отражающие те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое специальное назначение и форму представления информации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламентируются государственными и отраслевыми стандартами. Но термин «делопроизводство» в историческом аспекте был связан с судебной или административной деятельностью (от слова «дело»), поэтому в настоящее время он вытесняется термином «документационное обеспечение управления». Новый термин вошел в оборот в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и вследствие активного внедрения компьютеров в сферу работы с документами. Внедрение компьютеров в процесс создания, обработки и хранения документов способствовало появлению новых информационных технологий, связанных с процессом документирования. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Научный текст. Научная литература отражает результаты научных исследований. Это могут быть монографии, отчеты, статьи и пр. К научной литературе относятся также учебники, в которых в доступной форме изложены основные достижения науки в той или иной области. Научные тексты по способам оформления существенно отличаются и от художественных текстов, и от деловых документов. Примером тому служат всем знакомые учебники и учебные пособия. Текст в них разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения определенных логических единиц текста. В тексте определенным образом выделяются термины, определения, формулировки теорем и объекты изучения, на которые следует обратить особое внимание. Научный текст часто сопровождается формулами. Для лучшего понимания излагаемой) материала в дополнение к тексту используются различные графические элементы: таблицы, схемы, чертежи, графики, диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии. Обучаясь в вузе, каждый из вас не только имеет дело с учебниками как примерами научного текста, но и сам готовит научные работы. Простейшим примером научного текста является реферат. Далее в процессе обучения вам предстоит выполнять курсовые работы, писать дипломную работу, поэтому навыки подготовки текстовых документов найдут свое применение.

Рекламный документ. Еще одна отрасль, использующая текстовые документы, – рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо составленная и оформленная рекламная листовка является критерием успешного развития бизнеса. За тот сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельности в мире уже сформировались определенные правила составления рекламных документов. Стиль изложения информации и них и способы оформления существенно отличаются от перечисленных выше видов текстовых документов. Практически всегда создание текстового документа предполагает его дальнейшую печать, преобразование в бумажный вид. Различается только количество копий. Это может быть единичный экземпляр, несколько копий или тираж (свыше 100 экземпляров). Но в последнее время огромное внимание уделяется внедрению во все сферы деятельности электронного документооборота. В связи с этой тенденцией появился даже термин «электронная подпись».

2. Текстовой редактор, процессор: назначение, возможности

Текстовыми редакторами,в основном, называют программы, создающие текстовые файлы без элементов форматирования (т. е. не позволяющие выделять части текста различными шрифтами и гарнитурами). Редакторы такого рода незаменимы при создании текстов компьютерных программ, они понятны и просты в использовании. Примером редактора неформатированных текстов является редактор NotePad, встроенный в операционную систему Windows.

Текстовые процессоры умеют форматировать текст, вставлять в документ графику и другие объекты, не относящиеся к классическому понятию «текст». Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторами.Название получено по первым буквам фразы What You See Is What You Get -то, что ты видишь, есть то, что ты получишь. Когда говорят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют полное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера и его печатной копии. К редакторам такого типа относится, например, MS Word. Основные функции текстовых процессоров:

• создание документов;

• редактирование документов: перемещение по тексту, вставка и замена символов, удаление, перемещение, копирование, поиск и запей фрагментов текста, отмена команд; вставка фрагментов других документов или целых документов и т. д.;

• сохранение документов во внешней памяти (на дисках) и чтение из внешней памяти в оперативную;

• форматирование документов, т. е. выполнение преобразований, изменяющих форму (внешний вид) документа: оформление отдельных.символов и абзацев, страниц, изменение длины строки, межстрочного расстояния, выравнивания текста, изменение шрифта, его размера, применение различного начертания-шрифтов и т. д.;

• печать документов (или их некоторой части);

• автоматическое составление оглавлений и указателей в документе;

• создание и форматирование таблиц;

• внедрение в документ рисунков, формул и др.;

• проверка пунктуации и орфографии.

Современные текстовые процессоры по своим функциональным к возможностям приближаются к издательским системам - пакетам программ, предназначенным для верстки газет, журналов, книг.

 Основные структурные элементы текстового документа

Основными элементами текстового документа являются:

• символ – минимальная единица текстовой информации;

• слово – произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. В качестве служебных символов могут выступать пробел, запятая, скобки и т. д.;

• строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца;

• предложение– произвольная последовательность слов, завершающаяся точкой;

• абзац – часть текста, которая завершается специальным символом конца абзаца, при этом допускаются пустые абзацы;

• страницу составляют строки и абзацы, таблицы и внедренные з документ объекты.

Наиболее крупной единицей является собственно документ, где все составляющие его абзацы определенным образом структурированы, снабжены при необходимости заголовками, выстроена иерархия структурных разделов.

Шрифты, стили, форматы

Шрифтомназывают полный набор символов определенного начертания. Каждый шрифт имеет свое название. Размер шрифта задается пунктами (пт), 1 пт = 0,367 мм.

По способу представления в компьютере шрифты делятся на растровые и векторные. Для представления растровых шрифтов используются методы растровой графики, поэтому растровые шрифты, так же как и растровые изображения, плохо масштабируются. А векторные шрифты описываются математическими формулами (кривыми), вследствие чего допускают произвольное масштабирование.

Под форматированиемпонимают оформление текста. Существуют два способа форматирования текста:

• прямое форматирование выделенных фрагментов;

• стилевое форматирование, с помощью которого можно оформить сразу несколько абзацев без их предварительного выделения.

Обычно текстовые процессоры предусматривают две основные операции изменения формата документа:

1) Форматирование шрифта – произвольной последовательности символов (от одного до любого количества, чаще всего эта последовательность предварительно выделяется), при этом изменяются параметры введенных символов.

При форматировании символов можно изменить:

• шрифт;

• начертание шрифта (полужирный, курсив, подчеркнутый);

• размер шрифта;

• межсимвольный интервал;

• применить к символам эффекты (нижний, верхний индекс, ма­лые строчные буквы и т. д.).

2) Форматирование абзацев – задание или изменение параметров фрагмента текста, заканчивающегося нажатием клавиши Enter.

При форматировании абзацев можно изменить:

• способ выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

• отступ в красной строке абзаца;

• ширину и положение абзаца на странице;

• межстрочное расстояние и расстояние между соседними абзацами;

• создать специальные абзацы (маркированные или нумерован­ные списки и т. д.).

Применение стилевого форматирования значительно упрощает форматирование документов. Смысл такого форматирования состоит в том, что абзацам (в том числе и заголовкам) назначается определенный стиль, который хранит в себе данные о параметрах форматирования данного объекта. Если же возникает необходимость изменить стиль всех подобных объектов, достаточно изменить параметры стиля, и все эти объекты будут автоматически переформатированы. Таким образом, отпадает необходимость изменять формат каждого объекта вручную. Поэтому стилевое форматирование особенно удобно применять в документах большого объема.

Необходимый стиль можно выбрать из раскрывающегося списка Стилипанели Форматированиеили с помощью команды Формат– Стиль.Можно изменять и удалять существующие стили; можно создавать новые.

Основные приемы редактирования документа

Под редактированием обычно понимают преобразования текста, которые обеспечивают добавление, удаление, перемещение, исправление содержания документа. Обычно эти операции производятся над символами или фрагментами текста.

Обычно в состав текстовых процессоров и редакционно-издательских систем включаются специальные программные модули, которые служат для проверки орфографии и синтаксиса. Такие системы содержат словари и грамматические правила для нескольких языков, что позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах. Кроме того, в их составе, как правило, есть функция Автозамена, которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиесяопечатки.

Встраиваемые объекты

Современный объектно-ориентированный подход позволяет реализовать механизм встраивания и внедрения объектов OLE (Object Linking Embedding). Эта технология позволяет копировать и вставить объекты из одного приложения в другое. Например, в текстовый документ созданный в приложении MS Word, можно встроить изображения, анимацию, звук и даже видеофрагменты и таким образом из обычного документа получить мультимедийный документ.

Понятие гипертекста

Гипертекст– это способ организации текстовой информации, три котором устанавливаются смысловые связи между различными фрагментами текста. Такие связи называются гиперсвязями.Гипер­текстовую информацию можно читать не только в обычном порядке; «листая страницы» на экране, но и перемещаясь по смысловым связям (гиперссылкам) в произвольном порядке.

Суть технологии гипертекста состоит в том, что текст структурируется, т.е. в нем выделяются слова-ссылки. При активизации ссылки (например, при щелчке мышью) происходит переход на фрагмент текста, заданный указанной ссылкой.

Любая гиперссылка состоит из двух частей: указателя ссылки и адресной части ссылки. В качестве указателя ссылки может выступать, например, фрагмент текста, который визуально выделяется в документе (обычно синим цветом и подчеркиванием). Адресная часть гиперссылки представляет собой название закладки в документе, на который указывает ссылка (закладка – это элемент документа, которому присвоено уникальное имя). В качестве указателей ссы­лок и закладок могут использоваться не только фрагменты текста, но и графические изображения.

Наиболее важные сферы применения гипертекста– это справочные системы, электронные учебники и т. п.

Гипертекстовые структуры могут распространяться на докумен­ты различных типов. В Интернете они образуют так называемую Всемирную паутину WWW (World Wide Web), сами документы в данном случае называются Web-документами. Каждый отдельный документ, имеющий собственный адрес, называется Web-страницей.

3. Информационные объекты текстового документа и их свойства

Информационный объект – обобщающее понятие, описывающее различные виды объектов; это предметы, процессы, явления материального или нематериального свойства, рассматриваемые с точки зрения их информационных свойств.

Простые информационные объекты: звук, изображение, текст, число. Комплексные(структурированные) информационные объекты: элемент, база данных, таблица, гипертекст, гипермедиа.

Информация содержится везде. Дерево содержит собственную генетическую информацию, и только благодаря этой информации от семечка берёзы вырастает только берёза. Для деревьев источником информации является воздух, именно по уровню состояния воздуха дерево может определить время распускания почек. Перелетные птицы знают свой маршрут перелёта, и каждая стая идёт только своим заданным в генах маршрутом.

Стремление зафиксировать, сохранить надолго свое восприятие информации было всегда свойственно человеку. Мозг человека хранит множество информации, и использует для хранения ее свои способы, основа которых – двоичный код, как и у компьютеров. Человек всегда стремился иметь возможность поделиться своей информацией с другими людьми и найти надежные средства для ее передачи и долговременного хранения. Для этого в настоящее время изобретено множество способов хранения информации на внешних (относительно мозга человека) носителях и ее передачи на огромные расстояния.

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения:

· графическая или изобразительная – первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей;

· звуковая – мир вокруг нас полон звуков, и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств в 1877 г.

Разновидностью звуковой информации является музыкальная информация – для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;

· текстовая– способ кодирования речи человека специальными символами – буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв (алфавиты) для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;

· числовая– количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами – цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;

· видеоинформация – способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.

Существуют также виды информации, для которых до сих пор не изобретено способов их кодирования и хранения – это тактильная информация,

передаваемая ощущениями, органолептическая, передаваемая запахами и вкусами и др.

Для передачи информации на большие расстояния первоначально использовались кодированные световые сигналы, с изобретением электричества, передача закодированного определенным образом сигнала по проводам, позднее – с использованием радиоволн.

Создатель общей теории информации и основоположник цифровой связи Клод Шеннон впервые обосновал возможность применения двоичного кода для передачи информации.

С появлением компьютеров (или, как их вначале называли в нашей стране, ЭВМ – электронные вычислительные машины) вначале появилось средство для обработки числовой информации. Однако в дальнейшем, особенно после широкого распространения персональных компьютеров (ПК), компьютеры стали использоваться для хранения, обработки, передачи и поиска текстовой, числовой, изобразительной, звуковой и видеоинформации. С момента появления первых персональных компьютеров (80-е годы XX века) – до 80 % их рабочего времени посвящено работе с текстовой информацией.

Хранение информации при использовании компьютеров осуществляется на магнитных дисках или лентах, на лазерных дисках (CD и DVD), специальных устройствах энергонезависимой памяти (флэш-память и пр.). Эти методы постоянно совершенствуются, изобретаются новые устройства и носители информации.

Особым видом информации в настоящее время можно считать информацию, представленную в глобальной сети Интернет. Здесь используются особые приемы хранения, обработки, поиска и передачи распределенной информации больших объемов и особые способы работы с различными видами информации.

С помощью компьютера возможно создание, обработка и хранение информационных объектов любых видов, для чего служат специальные программы.

Информационный объект:

– обладает определенными потребительскими качествами (т.е. он нужен пользователю);

– допускает хранение на цифровых носителях в виде самостоятельной информационной единицы (файла, папки, архива);

– допускает выполнение над ним определенных действий путем использования аппаратных и программных средств компьютера.

В таблице приведены основные виды программ и соответствующие информационные объекты, которые с их помощью создаются и обрабатываются.

Заключение

Использование редакторов текста общего назначения для подготовки текстов с формулами имеет смысл, только если документ содержит относительно немного формул. Для документов с интенсивным использование формул, гораздо эффективнее будет специализированная система.

Как правило, исходным моментом работы с документом является текст, к которому добавляются объекты и фрагменты, различные по своему строению и формату. Работа специалиста-экономиста с документами в первую очередь имеет целью расширение информационной базы принимаемых хозяйственных решений. Поэтому желательно, чтобы при работе с документом основное рабочее время тратилось бы специалистом не на создание документа (набор), а на придание ему требуемого вида и его анализ.

Последнее, достижимо при расширении технологических возможностей редакторов за счет приближения компьютерной технологии работы с документом к человеческой. Справедливость последнего утверждения можно проиллюстрировать на примере различий между Microsoft Word для Windows 95 (Word 7.0) и Microsoft Word 6.0. В целом Word 7.0 можно рассматривать как очередной шаг в направлении превращения редактора документов в настольную издательскую систему.

Список используемой литературы

1. 
   Набиуллина С.Н. Информатика и ИКТ. Курс лекций. М.: Лань, 2019. 72 с.
   
2. 
   Далингер В. А., Симонженков С. Д. Информатика и математика. Решение уравнений и оптимизация в Mathcad и Maple. Учебник и практикум для вузов. М.: Юрайт, 2019. 156 с.
   
3. 
   Гилярова М. Г. Информатика для медицинских колледжей. Учебник. М.: Феникс, 2018. 528 с.
   
4. 
   Софронова Н. В., Бельчусов А. А. Теория и методика обучения информатике. Учебное пособие. М.: Юрайт, 2020. 402 с.
   
5. 
   Трофимов В. В. Информатика. Учебник для академического бакалавриата. В 2-х томах. Том 2. М.: Юрайт, 2019. 406 с.
   
6. 
   Филимонова Е. В. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности. Учебник. М.: Юстиция, 2019. 216 с.
   
7. 
   Хлебников А. А. Информатика. Учебник. М.: Феникс, 2017. 448 с.
   
8. 
   Цацкина Е. П., Царегородцев А. В. Информатика и методы математического анализа. Учебно-методическое пособие. В 2 частях. Часть 1. Информатика. М.: Проспект, 2019. 96 с.
   
9. 
   Шмелева А. Г., Ладынин А. И. Информатика. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Microsoft Word. Microsoft Excel: теория и применение для решения профессиональных задач. М.: ЛЕНАНД, 2020. 304 с.