Государственные, муниципальные архивы ПР3. Сгоревшие в результате пожара документы восстанавливают в упрощенном порядке и с использованием ряда льгот. Таким образом государство оказывает поддержку населению, пострадавшему в результате чс
 Скачать 280.91 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Практическое занятие 3 Выполнил: Обучающийся Ярушина Ксения Алексеевна Преподаватель: Румянцева Елена Александровна Задание 1 Сгоревшие в результате пожара документы восстанавливают в упрощенном порядке и с использованием ряда льгот. Таким образом государство оказывает поддержку населению, пострадавшему в результате ЧС. Однако, для получения государственных образцов и дубликатов требуется соблюдение ряда правил. В частности, сначала восстанавливают документы, подтверждающие личность. И только потом заверяют права на остальные. Заявление (запрос) оформляется в произвольной форме или на бланках, разработанных в архивном отделе. Юридические лица оформляют запрос на бланке организации с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, его контактного телефона. Сроки исполнения запросов. Запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. При исполнении таких запросов нужно учитывать проводившиеся позднее изменения административно-территориального деления, при котором при передаче районов из одного территориального образования в другое проходила и передача документов. В заявлении о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации (далее - заявление) указываются: а) фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) заявителя; б) фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) обладателя документа об образовании и (или) о квалификации (в случае если обладатель указанного документа не является заявителем); в) реквизиты документа, удостоверяющего личность заявителя; г) реквизиты документа, удостоверяющего личность обладателя документа об образовании и (или) о квалификации (в случае если обладатель указанного документа не является заявителем); д) наименование и реквизиты документа об образовании и (или) о квалификации; е) согласие обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя, а также заявителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, в порядке, установленном Федеральным законом "О персональных данных"; ж) способ получения заявителем оригинала документа об образовании и (или) о квалификации, прошедшего процедуру подтверждения (лично либо почтовым отправлением наложенным платежом с указанием фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) и адреса заявителя). К заявлению прилагаются следующие документы: а) оригинал документа об образовании и (или) о квалификации; б) копия документа, удостоверяющего личность заявителя; в) копия документа, удостоверяющего личность обладателя документа об образовании и (или) о квалификации (в случае если обладатель указанного документа не является заявителем); г) копия документа, подтверждающего изменение фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя документа об образовании и (или) о квалификации при несоответствии фамилии, и (или) имени, и (или) отчества, указанных в этом документе, паспортным данным его обладателя; д) доверенность, выданная в установленном порядке (в случае если заявителем является законный представитель или лицо, уполномоченное обладателем документа об образовании и (или) о квалификации); е) расписка обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) о согласии на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, в порядке, установленном Федеральным законом "О персональных данных". Задание 2 Процесс происходит в несколько этапов: Экспертиза и отбор документов. Подготовка и оформление. Составление описей. Передача в архив. Экспертиза ценности Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив. Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями. Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу. Подготовка и оформление дел Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени. При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии. Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку. Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму. Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку. Составление описей Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год. Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты: Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация. Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах. Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х. Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами. Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники. Передача в архив Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы. задание 3
 __________________________________________________________________ Наименование организации КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ фонд № _____ Хранилище № _______________ Наименование фонда ____________________________________________________ ______________________________________________________________________
Помещения должны оборудоваться автоматической охранной и пожарной сигнализацией, сертифицированными первичными средствами пожаротушения, автоматической системой пожаротушения в соответствии с НПБ 110-03 «Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией». 1.2 Расстояние до стеллажей должно быть: От светильников не менее 0,5 м; От пожарных извещателей не менее 0,6 м; От оросителей и насадков не менее 1 м. Помещения необходимо содержать в чистоте, тара и упаковочный материал удаляется ежедневно по мере его накопления. Дежурное освещение в архиве, а также эксплуатация электронагревательных приборов не допускается. В случае отключения общего освещения в период эвакуации работники Должны руководствоваться объемными самосветящимися знаками пожарной безопасности, установленными на путях эвакуации. По окончании работы в помещении архива лицо, ответственное за Противопожарный режим помещения, или работник, выходящий из архива последним, должны: Проверить противопожарное состояние помещения; Закрыть окна; обесточить электрооборудование и выключить освещение; Выйти из помещения и закрыть дверь. Задание 4 Директор Архива на основе единоначалия руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и осуществляет следующую деятельность: Распределяет обязанности между заместителями; действует без доверенности от имени Архива, представляя его интересы в других учреждениях и организациях. Утверждает стуктуру, штатное расписание Архива и, по согласованию с Росархивом, смету доходов и расходов внебюджетных средств Архива; в соответствии с действующей системой оплаты труда, утвержденной схемой должностных окладов и в пределах выделенного Архиву фонда оплаты труда, устанавливает должностные оклады работникам Архива (кроме работников, отнесенных к номенклатуре Росархива), надбавки к их должностным окладам, определяет порядок и размеры премирования и материальной помощи указанным работникам. По согласованию с Росархивом утверждает планы работы Архива и контролирует их выполнение. Утверждает положения о структурных подразделениях Архива (на основе примерных), научно-совещательных органах, их состав, вносит предложения по составу научного совета Архива на утверждение Росархива. В соответствии с законодательством Российской Федерации принимает на работу в установленном порядке, переводит и увольняет работников Архива, не входящих в номенклатуру Росархива, определяет круг их обязанностей и полномочий, утверждает их должностные инструкции, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания. 3.1 Порядок увеличения штатной численности работников организация устанавливает самостоятельно. Увеличение штатной численности может происходить на основе заявок (служебных записок) начальников подразделений с обоснованием потребности в кадрах; а также в связи с открытием новых подразделения, направления деятельности и т.д. Инициатором увеличения штатной численности может выступать и руководитель организации. Задание 5 Положения, не соответствующие законодательству: 1.5. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 0,5 лет. Задание 6 Обеспечение сохранности документов Брошюровка, переплёт, подшивка архивных документов на бумажном носителе Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов 2.2 Составление исторических справок на фонды Подготовка рабочих инструкций по проведению экспертизы ценности документов организаций Подготовка рабочих инструкций по проведению экспертизы ценности документов организаций Разработка схемы систематизации дел фонда (в зависимости от структуры организаций) Определение и уточнение фондовой принадлежности Систематизация дел до проведения экспертизы ценности Проведение экспертизы научной и практической ценности Формирование дел из россыпи и переформирование дел\ Систематизация листов в делах Составление заголовков дел Составление внутренней описи документов в деле Систематизация карточек на дела (за один признак) Составление аннотации на документ Простановка архивных шифров на карточках Разброшюровка дел Подшивка дел 3. Оказание методической и практической помощи в организации документов в делопроизводстве и работы архивов организаций в подготовке нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность архивных и делопроизводственных служб 3.1 Разработка номенклатуры дел организации 3.2 Разработка положения о ведомственном архиве организации 3.3 Разработка положения об экспертной комиссии организации 3.4 Разработка инструкции по делопроизводству организации 3.5 Разработка перечня документов, подлежащих передаче на постоянное хранение 3.6 Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую Документацию 3.7 Консультирование по вопросам архивного дела и делопроизводства 4. Использование документов и информационные услуги 4.1 Информационное обеспечение пользователей по их обращениям (исполнение тематических запросов, тематическое выявление документов/информации) 4.2 Изготовление дополнительных экземпляров архивной справки, архивной копии, архивной выписки 4.3 Выдача дубликата или переоформление архивной справки 4.4 Удостоверение аутентичности 4.5 Подготовка и выдача из архивохранилищ дел, документов пользователю в читальный зал ранее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа 4.6 Подготовка и выдача из архивохранилищ дел, документов пользователю в читальный зал единовременно сверх установленного объёма в 20 дел, документов общим объёмом не более 1500 листов (либо одно дело объёмом более 1500 листов) 4.7 Копии с плёночных носителей (микроформа) 4.8 Научное консультирование 5. Прочие платные услуги 5.1 Научное консультирование 5.2 Сдача При определении цены на экспертизу ценности документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, используется повышающий коэффициент одна целая три десятых. Оказание платных услуг осуществляется в пределах видов деятельности, закреплённых в Уставе ГА РФ, при условии сохранении качества и объёма реализации уставных задач и функций. При их оказании ГА РФ вправе предусматривать авансирование в размере до 30 % от общей стоимости услуг. Прейскурант, разработан в соответствии с Рекомендациями Федерального архивного агентства по оказанию платных услуг Федеральными казёнными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству. Платные услуги оказываются архивом любому на основе заключаемых с пользователями договоров с обязательным указанием сроков оказания услуг. Пермь - 2022Пермь - 2022Пермь - 2022Пермь - 2022Пермь - 2022Пермь - 2022Пермь - 2022Пермь - 2022 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||