мсчмчм. Конспект по документоведению и архивоведению на тему_ _ ГОСТ Р 7. Шутова М. И
 Скачать 110.5 Kb.
|
|
Шутова М.И. Сравнить ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 6.30-2003 Гост Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003году. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другое. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведение государственного герба РФ. Стандарт действовал и применялся более 13 лет, за это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта. ГОСТ Р 6.30-3003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972году, точнее двух стандартов 1972года - ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Основание для пересмотра: -расхождения, возникшие в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477); - значительное расширение сферы использования электронных документов. ГОСТ 7.0.97-2016 вступил в силу с 1 июля 2018 года. В нем имеется множество поправок и порядок оформления договоров, писем, бланков и прочих организационно-распорядительных документов. Его действие распространяется не только на письменный (бумажный), но и на электронный формат. Он признан национальным стандартом, но не имеет статус обязательного к применению для всех организаций, включая индивидуальных предпринимателей. Сравнительная таблица состава реквизитов документов ГОСТов
Сравнительная таблица «Структура ГОСТов»
Отличия: Из приведенных таблиц следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение - форма титульного листа документа. Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и другое). Основные положения этого раздела: • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов; • предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним; • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа); • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа; • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см; • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал; • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа); • допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом. Вывод: Новый ГОСТ распространяется на электронные документы, и это теперь нормативно закреплено. • Новый ГОСТ распространяется на уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки. ГОСТ Р 6.30-2003 распространялся только на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. •Появилась глава "Общие требования к созданию документов". Теперь здесь четко прописано, какие шрифты и размеры можно использовать при оформлении документов. Это: Times New Roman, 13,14 Arial 12,13 Verdana 12, 13 Calibri, 14 Теперь узаконено создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. Также организация может предусмотреть выделение полужирным шрифтом реквизитов "адресат", "заголовок к тексту", "подпись", а также отдельных фрагментов текста. • В новом ГОСТ описано точное место расположение реквизитов. Например, изображение герба помещается посередине верхнего поля, над реквизитами документов, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В ГОСТ Р 6.30-2003 четкого описания расположения реквизитов не было. Мы ориентировались только по схемам расположения реквизитов в приложении к ГОСТ. •Исключены из нового ГОСТ реквизиты: ОГРН, ИНН/КПП, код организации. Они фигурируют теперь только в реквизите "Справочные данные об организации". Также 2 реквизита из ГОСТ Р 6.30-2003 объединились в один. Это: государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации. В новом ГОСТ они объединены в реквизит с общим наименование "Герб". Взамен появились 4 новых реквизита - наименование структурного подразделения - автора документа, наименование должности лица - автора документа, гриф ограничения к доступу, отметка об электронной подписи. Первые 2 реквизита применяются для конкретных видов документов, когда документ инициирует структурное подразделение (филиал, представительство) или должностное лицо. Гриф ограничения к доступу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. В состав грифа входит надпись: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и номер экземпляра документа. Появился новый реквизит "Отметка об электронной подписи". Она включает в себя: фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, имя, отчество, фамилию владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Организации, для которой использование этого реквизита будет необходимостью, придется изготовить соответствующий штамп, который будет проставляться на месте, где должна быть собственноручная подпись. •Место составления (издания) документа теперь указывается на всех документах, кроме писем, служебных и докладных записок (информационно-справочных документов). В ГОСТ Р 6.30-2003 место составления (издания) документа указывалось только, если было затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". •В реквизите "Адресат" инициалы теперь ставятся всегда после фамилии. В ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы после фамилии ставились только при адресовании физическому лицу. Сокращение ул. в адресе всегда теперь ставится после наименования улицы. В ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа физическому лицу сокращение ул. ставилось перед наименованием улицы. Также теперь нормативно закреплено указание электронного адреса, в случаях, когда письмо отсылается по факсу или электронной почте. •Теперь может не составляться заголовок к тексту, если документ не превышает 4-5 строк. В ГОСТ Р 6.30-2003 заголовок к тексту мог не составляться для документов формата А5. •Новый ГОСТ нормативно закрепляет постановку инициалов после фамилии и в тексте документа. В тексте документов теперь узаконена фраза "С уважением". Она может употребляться независимо от того, есть ли уже в обращении слово "Уважаемый(ая)". •Гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах: - на первом листе документа в левом верхнем углу; - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования. •Отметка об исполнителе в новом ГОСТ включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона. Также, на усмотрение организации, она может дополняться: наименованием должности, структурного подразделения, электронным адресом исполнителя. В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно было только фамилии, инициалов и телефона. Имя и отчество не нужно было писать полностью.
|