През. 2Презентация систематизация документов. Систематизация документов. Презентацию подготовил Бекташов Мамбет студент группы 212КС

• Название: Систематизация документов. Презентацию подготовил Бекташов Мамбет студент группы 212КС
• Дата: 17.09.2019
• Размер: 2 Mb.
• Имя файла: 2Презентация систематизация документов.pptx
• Тип: Документы; #87010

Систематизация документов.

Презентацию подготовил Бекташов Мамбет студент группы 2-12КС

В самом общем виде систематизацию документов можно определить, как классификацию деловых бумаг по определенным признакам и группировку их в соответствующие предметные комплексы, называемые делами. Этот рутинный и трудоемкий процесс позволяет в дальнейшем облегчить доступ к информации, оптимизировать поиск нужных данных и совершенствовать хранение документации.

Технология формирования дела заключается в последовательном совершении трех ключевых операций:

• Группирование исполненных бумаг по определенным признакам в дела;
• Упорядочивание бумаг внутри созданного дела;
• Оформление дела: создание обложки, 

Завершающий этап при работе с делам - передача их в архив организации. До этого момента они хранятся по месту формирования - в структурных подразделениях компании.

В архив дела отправляются по описям и номенклатурам. К каждому документу, входящему в папку, прилагается его регистрационная карточка

Перед сдачей в архив дела должны быть соответствующим образом подготовлены. Требования и правила подготовки документации являются общегосударственными и изложены в соответствующих предписаниях Госархива. 
Экспертиза ценности документов

В случае необходимости более тщательного отбора документов с точки зрения их государственной, социально-культурной или исторической значимости проводится специальная экспертиза ценности деловых бумаг.

Осуществление данной процедуры проходит в несколько этапов, первый из которых имеет место в структурном подразделении, а последний - в государственном архиве:

1. Первый этап составление общей номенклатуры дел. Данный реестр определяет сроки хранения каждой создаваемой бумаги.

2. Второй этап подготовка бумаг к сдачи в локальный архив предприятия.

3. Третий этап уточнение ценности документов. Это самый важный этап. Он осуществляется в момент передачи бумаг из локального архива предприятия в государственный архив на постоянное хранение. Остановимся на нем подробнее.

Экспертная комиссия

определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:

• ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
• одобрение (утверждение):
• проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
• подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
• актов об утилизации документов;
• изменение сроков хранения дел;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам документооборота в учреждении.

Этапы экспертизы ценности документов.

2 этап в ведомственном архиве При подготовке к передаче дел на постоянное Хранение в государственны й архив

I этап в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел , в процессе формирования дел . при подготовке дел для передачи в ведомственный архив

3 этап в государственном архиве проводится в двух случаях : при поступлении документов в неупорядоченном состоянии и по истечению сроков временного хранения документов ( в том числе по личному составу ) . поступивших в госархив от ликвидированы организаций