Системы документации
 Скачать 0.58 Mb.
|
|
Лекция по теме: СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ План: 1. Понятие и основные типы системы документации. 2. Основные функциональные системы документации 1. Понятие и основные типы системы документации Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной систе- мой, независимо от характера содержащейся в нѐм информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной сис- темы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в опе- ративной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровне- вую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, яв- ляющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами доку- ментации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, бази- рующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации – обшир- ной по объѐму, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, со- циальных институтов. Системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В основе классифика- ционных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. В самом общем виде всѐ многообразие систем документации можно раз- делить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибу- тивные). 1. Функциональные системы являются наиболее долговечными и уни- версальными поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управ- ленческих функций (направлений) деятельности: система организационно-распорядительной документации; система плановой документации; первичная учѐтная документация; отчѐтно-статистическая; документация по труду; система бухгалтерской документации; 2 система финансовой и расчѐтно-денежной документации; система статистической и ведомственной отчѐтности. В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда органи- заций и учреждений. По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функ- ционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем доку- ментации. Это системыпроектно-конструкторской документации; документа- ции оперативного управления; медицинской; учебной и др. документации. 2. Корпоративная система документациипредставляет собой совокуп- ность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определѐнной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской струк- туры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных. В корпоративной системе документации может быть объединѐн ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как еѐ подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчѐтно- статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определѐнный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом. Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы докумен- тации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве под- систем включают документацию подведомственных им учреждений, организа- ций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональ- ным системам. Таким образом, для систем документации характерны не только взаимо- связь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслужи- ваемые этими системами. 3 2. Основные функциональные системы документации Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фик- сирующие решения самых различных вопросов управления и функционирова- ния органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных долж- ностных лиц. Система ОРД состоит из трех подсистем, которые иногда рас- сматриваются в качестве самостоятельных систем документации: подсистема организационной (организационно-правовой) документации; подсистема распорядительной документации подсистнма справочно-информационной документации. Система плановой документации– фиксирует результаты планирова- ния деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: про- грамма, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расхо- дов и некоторые др. Система отчѐтной документациисостоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определѐнный период времени. Основной вид документов этой системы – от- чѐт. Достаточно широко используется также отчѐтный доклад. Система кадровой документациисостоит из широкого круга докумен- тов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организа- ции, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно- справочными документами, в еѐ состав входят также учѐтные документы (личная карточка, личный листок по учѐту кадров и др.). Но основную мас- су документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся: документы, выданные гражданам соответствующими государственными ор- ганами и юридически подтверждающие сведения, сообщѐнные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.; документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатай- ство, характеристика справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т. п.; документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администра- ции или профсоюзной организации с целью установления, изменения или пре- кращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.; служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, лич- ностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому ра- ботнику: представление к назначению на должность, аттестационный 4 лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п. Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические ком- плексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кад- ровой документации: документация по получению гражданином образования, специальности, ра- бочей профессии (студенческий билет, зачѐтная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и др.); документация по присуждению учѐных степеней и учѐных званий (стено- грамма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т. д.); документация по прохождению воинской службы; документация по повышению квалификации рабочих и служащих т. д. Система научно-исследовательской документациивозникает в про- цессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся: отчѐты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ; отчѐты, доклады о научных экспедициях, научных и технических команди- ровках специалистов; программы научно-исследовательских работ; технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.; заключения, отзывы, рецензии, аннотации; монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публика- ции и отзывы на них; депонированные рукописи; первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно- исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей эксперимен- тов и т. п.). Система проектно-конструкторской документации. Во всех группах проектно-конструкторской документации значительный удельный вес занима- ют 1) чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей, обуслов- ленных: характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленно- го производства, объектов капитального строительства); степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чер- тежи, собственно чертежи); полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. Кроме того, существуют теоретические, монтажные, элек- тромонтажные, упаковочные чертежи. 5 К важнейшим видам проектно-конструкторских документов относятся также: 2) схемы– документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений; 3) технические условия(содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т. п.); 4) пояснительные записки(содержат описание устройства и принципа дейст- вия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке тех- нических и технико-экономических решений); 5) расчѐты(содержат расчѐты параметров и величин для обоснования конст- руктивных решений); 6) инструкции и др. 7) рисунки,позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех слу- чаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художествен- ной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т. д.). 8) технические описания– содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных час- тей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, даѐтся обоснование технических и технико-экономических решений. К техни- ческим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчѐты, инструкции, схемы, графики и т. д. Система технологической документации включает документы, являю- щиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информа- цию не о самих предметах, изделиях и т. п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса. К этой системе относятся: 1) Технологическая картасодержит подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия: о на- звании проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об ис- пользуемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработ- ки, стоимости каждой операции. Существует несколько разновидностей технологических карт: операционные (фиксируют одну производственную операцию); общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали); цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе); карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средст- вах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц). 2) Заводские регламенты, которые являются важнейшим технологиче- ским документом на предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т. п.) исо- 6 держат сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта. В систему технологической документации входят также 3) Графики работ цехов и бригад. 4) Технические условияна обработку деталей, сборку конструкций, строи- тельство объектов и выполнение других производственных задач. 5) Прикладное программное обеспечение автоматизированных технологиче- ских процессов. 6).Эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использо- вания оборудования, содержащая правила техники безопасности и т. п. Система документов, связанных со сферой обслуживания и потреб- ления, способствующая использованию технических средств.В эту систему входят: паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.; промышленные каталоги; прейскуранты (прайс-листы); рекламные чертежи, рисунки и т. д. Система документов, фиксирующих информацию о природе как объ- екте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной группы до- кументов выделяют: картографическую документацию; инженерно-геологическую документацию; топографо-геодезическую документацию; почвенную документацию; гидрологическую документацию; аэрокосмосьѐмочную документацию. К числу важнейших видов документов этой системы, относятся карты (карта – чертѐж поверхности Земли, небесного тела или звѐздного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико- географическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они раз- личаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т.д.; кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представле- ны земельными, водными, ветровыми разновидностями; аэрофотоснимки и др. Система научно-технической документации. Патентная документация – составляет особую подсистему научно- технической документации и представляет собой совокупность сведений о ре- зультатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изо- бретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основ- ных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели 7 и промышленные образцы, в современные технологии производства. Особен- ность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют право- вое значение. По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патент- ной документации, заключающейся в том, что свыше 80 % содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации. Основными видами патентной документации являются: авторское сви- детельство; патент (от лат. patens – свидетельство, грамота). Патенты – документы, удостоверяющие официальное признание чего- либо изобретением и право изобретателя на него. Он является объектом купли- продажи, т. е. товаром. Лицензия является формой реализации имущественных прав, вытекаю- щих из собственности на патент. Свидетельства на товарный знак и знак обслуживания примыкают к патентной документации иудостоверяют исключительное право владельца на соответствующий товарный знак и знак обслуживания Охранные грамоты и привилегии являются исторически далѐкими предшественниками патентной документации. В России это были жалованные грамоты- привилегии, которые предоставлялись главным образом монастырям и реже – отдельным лицам. Первый специальный патентный закон – «статус о монополиях» был принят в первой половине XVII в. в Англии. До начала 1990- х гг. в Советском Союзе выдавались только авторские свидетельства. Стандарты – это нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждѐнные в соответствии с дейст- вующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые доку- менты, в которых обычная линейная запись может при необходимости соче- таться с таблицами, графическим материалом. Стандартизация – объективная закономерность, свойственная человеку, живой и неживой природе. Стандартизация – это один из признаков цивили- зации. Однако не все аспекты человеческой деятельности отражаются в стандартах. Не относятся к стандартам, в частности, письменность, кален- дарь, система счѐта; нормы поведения, регулирующие взаимоотношения людей в процессе общения на основе понятий нравственности (заповеди, кодексы чести и т. д.), также как и на основе понятий права (законы). В результате собст- венно стандартизацией стала называться только деятельность по установ- лению определѐнного порядка в области производства и потребления матери- альных объектов. К основным нормативным документам по стандартизации относятся: стандарты; технические условия. 8 В СССР решение задач стандартизации было возведено в ранг государст- венной политики. Первым советским государственным актом такого рода был декрет «О введении международной метрической системы мер и весов». В 1923 г. был создан Комитет эталонов и стандартов при Главной палате мер и весов. После многочисленных преобразований в 1940 г. был организован Все- союзный комитет стандартов при Совете народных комиссаров СССР. С этого времени общесоюзные стандарты стали называться государственными стандар- тами и обозначаться индексом ГОСТ с добавлением порядкового номера и года утверждения. По мере своего развития стандартизация стала выходить за националь- ные, государственные рамки. В 1875 г. появилась Международная комиссия мер и весов, В 1906 г. – Международная электротехническая комиссия (МЭК). В 1926 г. была создана Международная ассоциация национальных орга- низаций по стандартизации (ИСА), в которую вошли 20 стран. В настоящее время международная стандартизация осуществляется Меж- дународной организацией по стандартизации (ИСО – ISO – International Organi- sation for Standartisation), которая была основана в 1946 г. и находится в веде- нии ООН. Еѐ членами являются более 150 стран мира. Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО является международная стандартизация до- кументации, решение проблем совместимости информационных систем. В со- ставе ИСО действует, в частности, специальный технический комитет ТС 46 «Информация и документация» (всего же в ИСО насчитывается 188 техниче- ских комитетов и 546 подкомитетов). Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные. Международные стандарты разрабатываются и принимаются Между- народной организацией по стандартизации. В целом фонд международных стандартов ISO насчитывает свыше 14 тыс. единиц. Стандарты ISO регламентируют, в частности: терминологию в области документации (ISO 5127-2001 «Документация и информация. Словарь терминов»); форматы бумаги для документов (ISO 216-1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В»); написание дат и адресов (ISO 8601-2000 «Элементы данных и форматы об- мена. Обмен информацией. Представление дат и времени»); основные требования к бланкам документов (ISO 8439-1990 «Бланки. Ос- новная схема составления») и другие. ISO 9001-2008. 1.1 Общие положения 9 Настоящий стандарт устанавливает требования к системе менедж- мента качества в тех случаях, когда организация: a) нуждается в демонстрации своей способности постоянно постав- лять продукцию, отвечающую требованиям потребителя и соответствую- щим законодательным и другим обязательным требованиям; b) стремится повышать удовлетворенность потребителя посредством результативного применения системы, включая процессы ее постоянного улучшения, и обеспечения соответствия требованиям потребителя и соот- ветствующим законодательным и другим обязательным требованиям. 1.2 Применение Требования настоящего стандарта являются общими и предназначе- ны для применения всеми организациями независимо от вида, размера и производимой продукции. Если какое (ие)-либо требование (я) настоящего стандарта нельзя применить ввиду специфики организации и ее продукции, это (и) требова- ние (я) может (могут) рассматриваться на предмет его (их) исключения. Если сделаны исключения, заявления о соответствии требованиям настоящего стандарта допустимы только в том случае, если эти исключе- ния не выходят за рамки требований, содержащихся в разделе 7, и не влияют на способность или ответственность организации поставлять про- дукцию, отвечающую требованиям потребителя и соответствующим зако- нодательным и другим обязательным требованиям. Серия стандартов ISO 9000 неоднократно пересматривалась: первая версия была подготовлена в 1987 году; вторая версия была выпущена в 1994 году и представляла собой уточненную версию 1987 года. третья версия была разработана в 2000 году путем радикального пересмотра версии 1994 года; четвертая версия стандарта вышла разобщенно: в 2005 году был выпущен стандарт ISO 9000:2005, в 2008 и 2009 годах — стандарты ISO 9001 и 9004. Следующую версию ISO 9001, которая находится в начальной стадии разработки, можно ожидать в 2013 году, но некоторые эксперты (ISO 9001:2015) считают еѐ появление более вероятным в 2015 году. Стандарты ISO 9000, принятые более чем 190 странами мира в каче- стве национальных, применимы к любым предприятиям, независимо от их размера, форм собственности и сферы деятельности. Сертификация производится по единственному стандарту из этой се- рии, содержащему требования — ISO 9001. Организация ISO не проводит сертификацию по ISO 9001. Действует двухуровневая система подтвержде- ния соответствия. Сертификацией систем менеджмента качества отдель- ных организаций занимаются специально сформированные аудиторские организации (органы по сертификации). Они, в свою очередь, аккредиту- ются национальными аккредитационными обществами. Также существу- ют и независимые системы аккредитации. 10 Внедрение серии международных стандартов ISO 9000 в Республике Беларусь осуществляется путем издания на их основе государственных стандартов Республики Беларусь. Сертификация на соответствие государ- ственному стандарту СТБ ISO 9001-2009 проводится аккредитованными органами по сертификации систем менеджмента. Аккредитация органов по сертификации проводится в рамках Национальной системы подтвер- ждения соответствия. Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональ- ной международной организацией по стандартизации. Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске. Национальные (государственные) стандарты (ГОСТ,СТБ, ГСУ, РГС). Кроме государственных существуют: отраслевые стандарты; стан- дарты научно-технических и инженерных обществ; стандарты предпри- ятия; технические условия. |