Системы подготовки и редактирования текстовых документов. Системы подготовки и редактирования текстовых документов
 Скачать 35.83 Kb.
|
Системы подготовки и редактирования текстовых документовПрограммные средства, предназначенные для создания, форматирования и редактирования текстовых документов различной сложности называются текстовыми процессорами. Под редактированием текста понимается весь комплекс операции по внутренней (смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждый текст можно «кроить», т. е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять в рабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.). При описании текстовых процессоров следует выделить две группы программных продуктов этого типа. Первая группа ориентирована па создание документов разной степени сложности с мощными средствами форматирования и включения графики. Типичным представителем этой группы является Microsoft Word. Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми редакторами) ориентирована на работу с чисто текстовыми файлами, среди которых могут быть тексты программ, написанные на различных языках, конфигурационные файлы, файлы настройки и др. Ярким представителем таких программных продуктов является MultiEdit. Этот текстовый процессор имеет мощную систему контекстной замены, встроенный язык макрокоманд па уровне Visual Basic, средства поддержки внутренней среды, средства помощи при наборе ключевых слов. Существует еще одна отдельная группа текстовых процессоров — это настольные издательские системы. Издательские программы (Desktop Publishing) в чем-то похожи на обычные текстовые процессоры, но отличаются от них более широким набором возможностей работы с текстом. К издательским системам относятся такие продукты, как Adobe PageMaker, Adobe In Design, Quark X Press. Правда следует заметить, что эта разница постепенно стирается, и такие редакторы, как Word Perfect или Microsoft Word уже приближаются к издательским программам. Во всяком случае, они в состоянии обеспечить набор и распечатку несложных изданий. Обычно текстовые редакторы включают в себя следующие возможности: — набор текста; — корректирование набранного текста обычным способом, т. е. изменение букв, слов и т. д.; — вырезание фрагментов текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов; — вставка фрагментов в нужное место текста; — нахождение в тексте нужных слов или предложений; — замена слов одно па другое частично или полностью по всему тексту; — форматирование текста, т. е. придание ему определенного вида последующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк; — автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк; — автоматическая нумерация страниц; — автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы; — выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом; — переключение программы для работы с другим алфавитом; — табуляция строк, т. е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок; — распечатка текста или отдельных его кусков; Наиболее совершенные редакторы обладают также дополнительными возможностями, такими как: — возможность увидеть па экране текст в готовом виде, т. е. таким, каким он будет распечатан принтером; — широкий выбор шрифтов; — вставка в текст формул, таблиц, рисунков; — создание нескольких текстовых колонок на одной странице; — автоматический поиск и исправление грамматических ошибок; — выбор готовых стилей и шаблонов. Управление документами К функциям управления документами относятся следующие: Создание документа. Новый документ может не содержать никакой информации и параметров либо создаваться на основе шаблонов. Шаблоны представляют собой стандартные заготовки документов определенного типа и используются для облегчения подготовки документов. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблон этого типа документов, а уже затем заполняете его. Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз, сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида. Открытие документа. Для того чтобы отредактировать уже существующий документ, которого пока нет на экране, надо сначала открыть его, т. е. вызвать с диска. При этом открываемый документ не исчезает с диска, просто его копия переносится в память компьютера. Как только документ открыт, его можно редактировать, распечатывать или просто читать. Слияние документов. В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь: — главный документ, содержащий постоянную информацию; — документ-источник для хранения переменной информации. Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т. е. форма любого стандартного текста. Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ. Операции сохранения. Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается тип DOC, а в текстовом процессоре Lexicon — тип ТХТ. Текстовые процессоры с помощью резервных файлов обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа — текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл (ему присваивается тип ВАК), а отредактированная версия рассматривается как текущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или он присваивается по умолчанию (например, ТХТ или DOC). Таким образом, сохраняется только последняя, измененная версия документа, более ранние версии теряются. Хотя содержание текущего и резервного файлов не одинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты текущего файла) представляется очень ценной. Автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных. Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранеиия, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т. п. Управление версиями документа. Документ может хранить не только свое содержание, но и содержание, зафиксированное на определенные моменты времени. При этом пользователь может увидеть, какой правке подвергался документ, и кто эту правку совершил. Печать документа. Можно отправить на печать либо весь документ, либо его часть. Мощные текстовые редакторы поддерживают функции двусторонней печати, печати брошюрой, масштабирование, расширенное управление при печати нескольких копий документа. Редактирование текста К функциям редактирования текста относятся следующие: Копирование и перемещение фрагментов текста. Фрагментом называется непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент — значит «подсветить» его с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент может быть строчным, блочным или линейным.Строчной фрагмент состоит из последовательности целых строк. Блочный фрагментобычно объединяет части строк, образующие в совокупности прямоугольник. Линейный (потоковый) фрагмент включает в себя последовательность символов. Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах — копирование,перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции могут выполняться как с буфером промежуточного хранения, гак и без него. Сущность операций, использующих буфер промежуточного хранения, состоит в том, что помеченный фрагмент текста переносится на новое место, копируется туда или просто удаляется. Технология выполнения этих операций включает в себя несколько этапов: — выделение части текста (фрагмента); — перенос выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения; — перемещение курсора в нужное место документа; — копирование (перенос) выделенного фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором. Поскольку все приложения Windows работают через общий системный буфер промежуточного хранения, операции с фрагментами текста могут затрагивать не только внешние документы, но и другие приложения. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в Microsoft Word, в какой-либо документ в табличном процессоре Excel или, наоборот, использовать часть внешнего документа, находящегося в другом окне, создаваемом вами. Удаление текста. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный). При этом удаление последнего введенного символа (т. е. символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши Backspace, а символа, следующего за курсором, — при помощи клавиши Delete. Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Delete, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом. Удаленный фрагмент текста помещается в буфер промежуточного хранения, так же как в операции перемещения. При необходимости его можно восстановить, если туда не произведена новая запись очередной операции копирования, перемещения, удаления. Новый фрагмент текста заменяет предыдущий. Операция откатки. Во многих программных средствах, в том числе и в текстовом процессоре, предусмотрена операция откатки. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста в виде последовательных шагов. Специальной командой откатки (Undo) пользователь может вернуть документ к состоянию, которое было несколько шагов назад, т. е. «откатиться». Глубина возможной откатки зависит от текстового процессора, мощности используемого компьютера и других причин. Наряду с командой откатки существует команда отмены откатки (Redo). Форматирование текста Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно: — изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа; — устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове; — выравнивать текст — центрировать, прижимать к левой или правой границе; — равномерно распределять слова в строке; — использовать разные шрифты и т. п. Форматирование текста. При редактировании документа изменяется его содержание, а при форматировании — его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев. При форматировании символов, как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее. Гарнитура шрифта — это термин, которым определяется общая форма символом. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов и отличается засечками на концах букв и комбинациями толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например шрифт Times New Roman, поставляемый с Windows. Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров: — тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т. д.; — размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т. д.; — начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив); — тин подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т. д.); — цвет шрифта; — эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т. д.); Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов. Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно. Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный. Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются. В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт... Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления. С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК. В большинство шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются при создании документов научного или технического характера, а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их вставки. Форматирование абзацевФорматирование часто применяется по отношению к абзацу. Абзац — фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter. Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в Microsoft Word — разделы). Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов. Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню. Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте). Перенос. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придаст элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слот и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании. Расширенный набор операций Контекстный поиск и заменаРежим контекстного поиска и замены реализуется поиском в документе некоторого текстового элемента и заменой его на другой, заданный пользователем. Заменяемый и заданный текстовые элементы могут быть различной длины, включать в себя одно слово, группу слов, часть слова, числа и другие знаки. Существует ряд дополнительных условий для выполнения операции поиска и замены. Укажем некоторые из них: — Одноразовая и глобальная замена. Режим одноразовой замены прекращает поиск после нахождения первого вхождения заменяемого элемента. Глобальная замена заменяет все вхождения заменяемого элемента. — Автоматическая и ручная замена. Режим ручной замены требует подтверждения пользователя на замену после нахождения каждого вхождения заменяемого элемента. Автоматический режим такого подтверждения не требует. — Чувствительность и нечувствительность к строчным и прописным символам. При выборе режима, чувствительного к строчным и прописным символам, регистр, в котором отображен заменяемый элемент, имеет значение при его поиске. Иными словами, если вы, например, задали заменяемый элемент как ibm, текстовый процессор не обратит внимания на встретившееся ему в тексте слово IBM. — Направление поиска. Обычно команда поиска и замены реализует поиск, начиная от позиции текста, занимаемой в настоящее время курсором, и до конца документа. У ряда текстовых процессоров направление поиска можно изменить на обратное. В ряде текстовых процессоров (например Microsoft Word) с помощью специальных символов реализуется язык запросов, дающий возможность осуществлять контекстный поиск по сложным критериям. Проверка синтаксиса и орфографии Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами (Speller Checker), которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор: — провести исправление; — игнорировать ошибку; — добавить данное слово во вспомогательный словарь. Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре. Кроме проверки ошибок и выдачи предложений по их устранению, этот режим обеспечивает выявление неправильного использования заглавных и строчных букв, повторения одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствия пробела между словами, отсутствия второй кавычки и т. п. Все указанные ошибки находятся путем сравнения разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен. Словарь синонимов Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения. Пользоваться словарем чрезвычайно просто. Наведите курсор на интересующее вас слово и введите команду просмотра словаря синонимов. Текстовый редактор выдаст па экран несколько синонимов. Выберите тот, который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ. Установка общих параметров страницы Различают логическую и физическую страницы. Физическая страница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин «размер бумаги») обычно имеет некоторый стандартный размер, например 210×297 мм, а логическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ. Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков на строке), а с другой — разреженностью строк (интервалом между строками). Если вы собираетесь работать с двойными листами-конвертами или наклейками, вам следует установить новые размеры физической страницы. Аналогично тому, как осуществляется жесткий и мягкий перевод каретки на новую строку, текстовый процессор осуществляет мягкий и жесткий переход на новую страницу. Мягкий переход осуществляется автоматически после заполнения последней строки на странице. Однако пользователь может начать новую страницу, не дожидаясь ее окончательного заполнения, подав команду жесткого перехода. Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется, когда вы хотите, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице. В этом случае вы должны поставить команду запрета разрыва страниц перед интересующей вас таблицей, чтобы предотвратить ее разрыв. При разрыве абзаца многие текстовые процессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячей строкой называется первая строка или заголовок нового абзаца, оказавшийся на последней строке страницы (Widow), или последняя строка абзаца, оказавшаяся в начале страницы (Orphan). Размещение абзаца при его разрыве может регулироваться по-разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трех строк в начале. Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и др. Номера страниц проставляются в колонтитуле. Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Они обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т. п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы. Использование макросов Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя. С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена. Макрос создают двумя способами: — автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя; — программированием последовательности команд, подлежащих выполнению. Макрос может храниться в самом файле документа (например Microsoft Word). Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа. Автотекст Эффективным инструментом для разработки, как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем. Вставка таблиц В разных текстовых редакторах имеются различные возможности создания таблиц (в основном рисование). Microsoft Word имеет встроенные средства создания и изменения таблиц. Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст, графика, ссылки на данные других документов. Можно создать пустую таблицу и потом заполнить ее данными или преобразовать имеющийся текст в таблицу. При редактировании таблиц можно выполнять такие действия: перемещение по таблице, выделение всей таблицы и отдельных ее элементов, вставка и удаление строк, столбцов и ячеек, форматирование текста в ячейках, изменение размеров таблицы, объединение ячеек и разбивка таблицы. Работа с графикой в текстовых редакторах Многие текстовые процессоры имеют встроенные средства создания и обработки графических изображений в виде отдельных графических объектов или в виде рисунков, включающих одни или несколько объектов. Кроме того, они позволяют импортировать в документ рисунки, подготовленные другими программами. При импортировании рисунка может выполняться встраивание в документ (хранение рисунка в документе) без связи с исходным файлом или связывание с исходным файлом. Встроенные рисунки можно обрабатывать средствами самого текстового процессора, а связанные рисунки — с помощью внешнего графического редактора. Текстовый процессор Microsoft Word ориентирован на графическую операционную систему Windows. В нем в полной мере реализован принцип WYSIWYG (What See Is What Get) – режим полного соответствия, при котором изображение на экране максимально приближено к печатному тексту, являющимся результатом работы. Важной особенностью тестового процессора является управление взаимодействием текста со встроенными объектами и встроенными средствами поддержки русского языка (проверка орфографии и синтаксиса). Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов: печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте. Дальнейшее движение происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления определяется только техническими возможностями печатающего устройства. электронные документы в формате текстового процессора. Такие документы передаются в виде файлов. В большинстве случаев такой документ может дорабатываться, редактироваться, форматироваться, распечатываться. Его части могут быть использованы как компоненты для подготовки других текстовых документов. web-документы – это документы, при подготовке которых следует учитывать ряд особенностей, связанных с приемом/передачей информации в Интернет. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления. К базовым приемам работы с текстами в Microsoft Word относятся следующие: создание документа; ввод текста; редактирование текста; форматирование текста; сохранение документа; печать документа. Для создания нового документа принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. |