Извещение. Слияние документов_текст. Слияние документов 1 Слияние документов
 Скачать 19.38 Kb.
|
|
Слияние документов 1 Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть. Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке "Рассылки". Настройка основного документа Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке "Рассылки" в группе "Слияние" выберают команду "Начать слияние" и тип документа, который нужно создать. Комплект конвертов - обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален. Комплект наклеек (для конвертов) с адресами - на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес. Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты - основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес). Каталог или папка - для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Подключение документа к источнику данных Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом. Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки - записи, которые должны быть включены в составной документ. Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel. На вкладке "Рассылки" в группе "Слияние" выберают команду "Выбрать получателей", а далее один из пунктов: "Контакты Outlook", если нужно использовать список контактов приложения Outlook, "Использовать существующий список" при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне "Выбор источника данных". "Создание списка", если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно. Уточнение списка получателей или элементов В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ. Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке "Рассылки" в группе "Слияние" выбирают команду "Изменить список". В диалоговом окне "Адресаты слияния" выполняют одно из следующих действий: "Выделение отдельных записей". Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка. "Сортировка записей". Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я). "Фильтрация записей". Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных. При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле. Поля добавляют одной из команд группы "Составление документа и вставка полей" на вкладке "Рассылки": "Блок адреса" – позволяет добавить элементы адреса "Строка приветствия" – позволяет сформировать строку с обращением по имен и \или фамилии Примечание: Если появится диалоговое окно "Подбор полей", значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния. "Вставить поле слияния" – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям. Предварительный просмотр результатов слияния Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду "Просмотреть результаты" в группе "Просмотреть результаты" вкладки "Рассылки". Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки "Следующая запись" и "Предыдущая запись" в группе "Просмотр результатов". Конкретный документ можно выбрать с помощью команды "Найти получателя". Получатели также могут быть определены в соответсвии сопределеннными критериями, для чего используются фильтры. Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно "Адресаты слияния", позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке "Рассылки" в группе "Начать слияние" необходимо выбрать пункт "Изменить список получателей". Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (« »), окружающие поле). Завершение слияния Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы. На вкладке "Рассылки" в группе "Завершение" необходимо выбрать пункт "Завершить и объединить", а затем выполнить "Печать документов" – если результаты слияния необходимо распечатать. "Изменить отдельные документы" – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов. Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. |