куууу. СОДЕРЖАНИЕ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СОВРЕМЕННОГО. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления
 Скачать 31.02 Kb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ • Делопроизводство — документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Основные принципы делопроизводства: 1 Оперативность - быстрота. 2 Современное техническое оснащение. 3 Целесообразность всех делопроизводственных операций. 4 Составление документов только в тех случаях, когда это необходимо или установлено законодательными или нормативными актами. В организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Его обычно закрепляют в инструкции по делопроизводству, которая доводится до сведения всех сотрудников, работающих с документами. Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 ≪Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения≫, утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.8—2013). Документирование — это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 7.0.8-2013 трактует документирование как «запись информации на носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению, изготовлению документа. Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются, как правило, рукописным способом. Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закреплен следующий термин: информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Информация является основой управления. Каждая организация, каждое учреждение или предприятие представляют собой узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников, различающихся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму. Зафиксированная на материальном носителе информация является основным средством деятельности работников органов управления и в то же время ее главным продуктом, выступая способом реализации связей между управляющей и управляемой системами. От оперативности, устойчивости и оптимальности информационных потоков во многом зависят качество управления, эффективность всех его звеньев. Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией. Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ. Документ (пер. с лат. documentum — способ доказательства, свидетельство) — поучительный пример, способ доказательства. В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова. 1 Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь. 2 То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.). 3 Письменное свидетельство о чем-нибудь. Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка — первоисточник, а для работника управления — средство фиксации и передачи информации. Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. и ГОСТа Р 7.0.8-2013) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими идентифицировать. Законом об информации, информационных технологиях и о защите информации определено понятие документированная информация — «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Управленческий документ — это информация, зафиксированная в соответствии с требованиями ГОСТа на любом материальном носителе в целях ее идентификации для решения задач управления организацией. Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы. Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства: регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.); распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.); накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.); передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.). Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации. Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Современное документирование в министерствах и ведомствах сочетает естественные, традиционные способы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов, машинограмм, видеограмм) с искусственными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и другие средства вычислительной техники и микрографии). Способ фиксации информации определяет и выбор средств документирования. Это могут быть как простые орудия, используемые для составления документа (карандаш, ручка), так и меха-нические (электромеханические средства, такие как: магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника). Это могут быть также и средства вычислительной техники. В зависимости от средств документирования различаются способы документирования: • текстовые; • кино-, фото-, видеодокументирование; • электронные. В результате закрепления информации на различных носителях и оформления ее на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными признаками которого являются: • обязательность смыслового семантического содержания; • закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве; • завершенность сообщения Совокупность документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации. Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление — принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу. • Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия ( ГОСТ Р 7.0.8-2013). Созданный в процессе документирования документ должен выполнить предназначенные ему функции. Выполнение его функций обеспечивает вторая составная часть делопроизводства — организация работы с документами, включающая организацию документооборота, т.е. движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления, а также хранения и использования документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия. Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним, составляет систему электронного документооборота. 1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Рассмотрим классификацию документов по разным критериям. По способу фиксации (запечатления) информации: письменные (или рукописно-печатные) — включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом; графические — чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью; фото-, кинодокументы — позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно; фонодокументы — позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п. По содержанию: организационно-распорядительные; финансово-расчетные; снабженческо-сбытовые и т.п. По наименованию: положения; приказы; распоряжения; инструкции; отчеты; акты; записки; письма; ордера; планы; балансы и т.п. Такая классификация, представляется нецелесообразной, так как существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование — «заявление». По способу изготовления: типовые; трафаретные; индивидуальные. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.). На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца. В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, так как позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку. Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа. По степени сложности: простые; сложные. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым — документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить. По месту составления: внутренние; внешние. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй — поступившие извне или направленные другим. По назначению: внутренние; входящие. - исходящие По срокам исполнения: срочные; не срочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются не срочными, их исполняют по необходимости. По степени гласности: обычные; секретные; конфиденциальные; для служебного пользования (ДСП). По юридической силе: подлинные; подложные. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными — документы, реквизиты, содержание которых не соответствуют истинным. Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например из-за истечения срока действия). Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны. По стадиям создания: проекты (черновики); подлинники (оригиналы); Проект — документ, предполагающий изменения и правки. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника). Различают три разновидности копий: 1) отпуск (устар.); 2) выписка; 3) дубликат. Отпуск — полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка — копия, воспроизводящая часть текста документа. Дубликат — второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника. Свойства документа: 1) Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух взаимосвязанных слагаемых: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации (носитель фиксированной информации). 2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени. 3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру. Признаки документа: 1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия. 2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации. 3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве. 4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Функции документов можно условно разделить на три блока: 1) информационные функции: – информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации; – социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах. – политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах. – коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы). 2) функции, обеспечивающие процесс управления: – управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. – правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления). – учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными. 3) функции, носящие культурно-исторический характер: – культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества. – функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен. Знание функций документа позволяет: • определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; • произвести научную классификацию и типологизацию документа; • оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.п.; • сформировать понятийный аппарат делопроизводства. |