Реферат. Требования к оформлению документов. 50% по етхт. Содержание Введение 3 Общая характеристика термина документ 4 Требования к оформлению документов 6 Заключение 13 Список использованных источников 14 Введение
 Скачать 33.59 Kb.
|
|
Титульный лист Содержание Введение 3 Общая характеристика термина «документ» 4 Требования к оформлению документов 6 Заключение 13 Список использованных источников 14 Введение Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все больше приобретает фиксированный документальный характер. Каждый человек хотя бы раз в жизни должен писать документы, и те, кто работает в административном аппарате, постоянно имеют дело с документами: они их пишут и обрабатывают, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д. Своевременность и правильность управленческих решений во многом зависит от правовой компетенции, с которой документ будет подготовлен и оформлен, и от того, как будет организована работа с ним. Документы фиксируют каждый этап нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в среднее специальное или высшее учебное заведение и заканчивая трудоустройством. Они фиксируют брак и развод, уход человека из жизни. В документах отражена и учтена деятельность организации, предприятия, компании. Поэтому ведение многих документов предусмотрено законом: подписание договоров, бухгалтерский учет, кадровые, распорядительные документы и т. д. При проверке работы организации путем проведения аудита они сначала изучают документы, в которых зафиксирована деятельность организации или компании. Основная цель реферата - изучение понятия «документ» и его основных требований по оформлению. Реферат состоит из титульного листа, содержание, введения, двух пунктов, заключения и списка использованных источников. Общая характеристика термина «документ» Документирование — это регламентированный процесс записи информации на бумаге или другом носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документация имеет особое значение. Действительно, ссылка на любое устное соглашение или приказ может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если это соглашение или приказ оформлен в форме документа, то ссылка на него является юридически обоснованной. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или разработаны традициями1. Итог документирования - создание документа. Федеральный закон «Об информации, компьютеризации и защите информации» содержит следующее определение понятия «документ»: Документ - это информация, записанная на материальном основании с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральным законом «Об информации, компьютеризации и защите информации» от 20.02.95 г. 24-ФЗ. Такое же определение дано в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и подача документов». Для более полного описания понятия «документ» следует также раскрыть понятие «требование». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, называемых реквизитами (имя, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). В документалистике документ считается результатом фиксации (визуализации) фактов, событий, явлений объективной реальности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, сохранив (отображая) информацию, тем самым обеспечивают их сохранность и сбор, возможность передачи другому лицу, многократное использование, многократный и многократный возврат с течением времени. Они затрагивают различные области человеческой деятельности и делятся на текстово-графические, традиционные (рукописные, машинописные) и машинные, научные, технические, личные и служебные и т. д. Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и заверенные определенным образом2. Среди них особую категорию составляют официальные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в повседневной деятельности организации. Как носители информации, документы играют роль незаменимого элемента внутренней организации каждого учреждения, предприятия, каждой компании, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они составляют основу для принятия управленческих решений, служат доказательством их выполнения и источником обобщений и анализов, а также материалом для справочных и исследовательских работ. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет работы, и как результат работы. Многие формы управленческой деятельности выражены в соответствующих документах: управленческая деятельность - путем выдачи различных административных документов; планирование - путем составления различных планов; бухгалтерский учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, эксплуатационной и технической документации; контроль - путем сбора информации в письменной форме и т. д. Требования к оформлению документов При составлении документа особое значение имеет оформление всех его деталей. Реквизиты являются обязательными знаками, установленными законом или административным регламентом для определенных видов документов. Именно детали обеспечивают фактическую достоверность и признание официальных документов. Состав реквизитов документа, принятого в Российской Федерации, определен ГОСТ 6.30-2003 "Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТЕ, распространяются на все виды документов. Однако ни один документ не выдается с полным набором деталей. Их состав зависит от цели документа3. Государственный герб Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, статья 5021). То герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Логотип организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Код организации проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Название организации, являющейся автором документа, должно соответствовать названию, закрепленному в ее учредительных документах. Над названием организации укажите сокращенное наименование, а при его отсутствии - полное наименование головной организации (если таковая имеется). Названия организаций субъектов Российской Федерации, в которых наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) используется государственный язык субъектов Российской Федерации, печатаются на двух языках. Название организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или другом языке размещается ниже или справа от названия на государственном языке Российской Федерации4. Сокращенное наименование организации дается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное название (в скобках) помещается ниже или позади полного имени. Название филиала, территориального отделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже названия организации. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номер телефона и другую информацию по усмотрению организации (номера факсов, телексы, банковские счета, адрес электронной почты и т.д.). Наименование вида документа, составленного или выданного организацией, должно определяться уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, выданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: число месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год обозначается четырьмя арабскими цифрами. Например, дата 5 июня 2003 года должна быть выдана 05.06.2003. Допускается вербально-цифровой способ регистрации даты, например, 05 июня 2003 года, а также регистрация даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. Регистрационный номер документа состоит из его серийного номера, который может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела в соответствии с номенклатурой дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, разделенных косой чертой в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ5. Место составления или публикации документа указывается, если его трудно определить по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или публикации указывается с учетом принятого административно-территориального деления, в него включены только общепринятые сокращения. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица или частные лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже. Штамп об утверждении документа расположен в правом верхнем углу документа. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает имена, инициалы исполнителей, содержание распоряжения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Разрешается оформить резолюцию на отдельном листе. Заголовок текста содержит краткое содержание документа. Допускается не указывать заголовок к тексту документов, выдаваемых на бланках формата А5. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в форме анкеты названия признаков характеризуемого объекта должны быть выражены существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("иметь", "владеть", "были" и т.д.). Характеристики, выраженные в устной форме, должны соответствовать названиям признаков. Столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки графиков и строк должны соответствовать заголовкам. Если таблица напечатана более чем на одной странице, столбцы таблицы должны быть пронумерованы, и только номера этих столбцов должны быть напечатаны на следующих страницах. Связный текст обычно состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - административная часть без заявления; письма, заявления - запрос без объяснения причин). В тексте документа, подготовленного на основе документов других организаций или ранее выданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разделить на разделы, подразделы, абзацы, которые пронумерованы арабскими цифрами. В документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа ("Я приказываю", "я предлагаю", "Я прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагается в третьем лице единственного числа ("решает", "решил"). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("мы приказываем", "мы решили"). Текст протокола изложен в третьем лице множественного числа ("слушали", "говорили", "решили",). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используйте форму представления текста от третьего лица единственного или множественного числа ("департамент выполняет функции", "ассоциация включает", "комиссия учредила"). Примечание о наличии приложения, указанного в тексте письма, оформляется следующим образом: Если в письме есть приложение, которое не названо в тексте, то укажите его название, количество листов и количество экземпляров; если приложений несколько, они пронумерованы, например: Приложение: 1. Положение об управлении региональным кредитованием на 5 литров. в 1 экземпляре. Примечание об исполнении документа и его направлении в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, удостоверяющего его исполнение, или при отсутствии такого документа краткую информацию об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит следующий серийный номер и дату получения документа (при необходимости, часы и минуты). Допускается ставить отметку о получении документа в организации в виде штампа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (нижний колонтитул), размещенная в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая название файла на машинном носителе, дату и другие данные поиска, установленные в организации. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. Официальные документы обычно создаются на бланках. Требования к формам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Форма документа представляет собой лист бумаги с предварительно воспроизведенными деталями, содержащий постоянную информацию об организации-авторе документа. Документы оформляются на бланках. Установлены два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен содержать поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее6. Бланки документов должны быть выполнены на белой бумаге или бумаге светлого цвета. Приблизительные границы зон расположения деталей обозначены пунктирной линией. Каждая зона определяется совокупностью включенных в нее деталей. В зависимости от расположения деталей устанавливаются два варианта форм - угловые и продольные. Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица устанавливаются следующие виды форм документов: 1. - общий бланк; 2. - бланк письма; 3. - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Заключение Вся деятельность организации, предприятия, компании, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, составленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основой или средством регулирования управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В первом абзаце этого реферата были изучены понятия "документ" и "официальный документ". Во втором пункте работы была исследована специфика требований к оформлению реквизитов документов, форм документов. Список использованных источников 1. Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2018. - 320 c. 2. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c. 3. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c. 4. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: Риор, 2016. - 32 c. 5. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство": Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - М.: Академия, 2017. - 224 c. 6. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2017. - 64 c. 1 Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c. 2 Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2018. - 320 c. 3 Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c. 4 Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: Риор, 2016. - 32 c. 5 Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2017. - 64 c. 6 Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство": Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - М.: Академия, 2017. - 224 c. |