язык и стиль документов. Язык и стиль распорядительных документов, коммерческой корреспон. Содержание Введение 3 Понятие и классификация распорядительных документов 5 Сущность, язык и стиль коммерческой корреспонденции 11 Язык и стиль инструктивнометодических
 Скачать 54.54 Kb.
|
|
Содержание Введение 3 1. Понятие и классификация распорядительных документов 5 2. Сущность, язык и стиль коммерческой корреспонденции 11 3. Язык и стиль инструктивно-методических документов 13 4. Язык и стиль распорядительных документов 15 Заключение 17 Список использованной литературы 18 Введение Распорядительный документ, коммерческая корреспонденция и инструктивно-методические документы как основа деятельности любой организованной управленческой структуры является одним из центральных понятий современного документоведения. Поэтому разработка вопросов развития видов распорядительных документов является своего рода базисным исследованием, позволяющим выявить особенности их использования на разных этапах формирования и развития русского государства, с момента его образования до начала XX века. Актуальность данного исследования связана в первую очередь с тем, что система распорядительной документации представляет собой главный инструмент современного управления. Сложноорганизованность и многоуровневость современных систем управления на первое место ставит задачу упорядочивания использования распорядительных документов. Решение этой задачи неразделимо с изучением процесса формирования системы организационно-распорядительной документации. Складывающаяся веками, прошедшая множество этапов совершенствования и отбора, основанных на практическом опыте и постепенной регламентации, она представляет собой объективно сложившийся комплекс, в котором заложены основные принципы эффективности управленческого документа. Актуальность данной темы заключается в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике. Цель исследования – анализ языка и стиля распорядительных документов, коммерческой корреспонденции, инструктивно-методических документов. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач: изучить понятие и классификацию распорядительных документов; выявить сущность коммерческой корреспонденции, инструктивно-методических документов; проанализировать язык и стиль распорядительных документов, коммерческой корреспонденции, инструктивно-методических документов. Объектом исследования выступают распорядительные документы. Предмет исследования – язык и стиль распорядительных документов, коммерческой корреспонденции, инструктивно-методических документов Методологической основой исследования является общенаучный диалектический метод познания, включающий в себя следующие частно-научные методы: исторический, логический, системный, сравнительного анализа. 1. Понятие и классификация распорядительных документов Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Многие авторы (Т. В. Кузнецова, В. А. Кудряев, М. В. Стенюков и другие) придерживаются единого подхода к рассмотрению распорядительной документации. Более полное определение назначения и состава распорядительной документации дано В. А. Кудряевым в учебнике «Организация работы с документами»1. Распорядительный документ является важной составляющей частью делопроизводства в любой коммерческой или государственной организации. Основным назначением распорядительных документов является регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Распорядительные документы могут издавать совместно несколько органов управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы (рис. 1).  Рис. 1. Классификация распорядительных документов2 В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.3 В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению4. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало. Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации5. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются: документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации; правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти; правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации; распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями6. Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая7. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.8 Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции9. Таким образом, распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам: организационным; планирования производства; строительства, материально - технического снабжения; сбыта; финансов и кредита; труда и заработной платы. 2. Сущность, язык и стиль коммерческой корреспонденции Коммерческая корреспонденция – один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнёры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу. Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-презентация (рекламация)10. Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письмо-запрос состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается суть вопроса. В заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договорённости, прежние письма. В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар (услугу). Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Содержание запроса реализуется с помощью устойчивых языковых моделей: Просим выслать нам… Будем весьма признательны… Обращаемся к вам с просьбой… Письмо-запрос может содержать информацию о принятии запроса к рассмотрению, о выяснении возможностей поставки товара, об отказе принять товар, об изменении условий запроса и т.д. Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма. В случае отказа поставить товар в письме-ответе используются языковые модели выражения сожаления: К сожалению, мы не можем… Мы просим Вас отложить… Если продавец готов удовлетворить просьбу, он направляет предложение. Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и др. В тексте используются стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от… Товар будет поставляться… Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Письмо-претензия – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии, доказательства (ссылки на нормативные акты, акт экспертизы, акт приёмки и т.д.). В тексте рекламации используются стандартные модели: Мы официально заявляем… К нашему сожалению, мы должны поставить Вас в известность…11 В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению, удовлетворяется или отклоняется с указанием мотивов со ссылкой на соответствующие нормативные акты или документы, которые обосновывают отказ. 3. Язык и стиль инструктивно-методических документов К группе инструктивно-методических документов, на которые указывает само их название, относятся нормативно-методические документы, составляющие нормативно-правовую базу делопроизводства: законодательные акты (по организации делопроизводства и оформлению документов); государственные стандарты (регламентируют работу Государственной системы документационного обеспечения управления); инструкции; положения; стандарты, нормы и правила работы с рядом специфических документных образований12. К языковым особенностям документов этой группы относятся: нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста, точность, ясность выражения мысли. Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д. Специфической особенностью языка инструктивно-методических документов является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами, например: руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, подменять, укреплять и т.д. Языковые формулы (шаблонные, стандартные обороты) обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. 4. Язык и стиль распорядительных документов Любая организация наделена правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жёсткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, чёткими фразами, без сложных придаточных предложений и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания документа. Эта часть обычно начинается словами во исполнение, в соответствии с, в целях. Если же предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, то констатирующая часть отсутствует, например, в распоряжениях, инструкциях, актах. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения13. В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил) или множественного числа (постановили), если документ составляется от имени двух или более лиц. К группе распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. В этих документах присутствуют ключевые слова (постановляет, решил, приказываю, обязываю, предлагаю), кроме распоряжения, в тексте которого отсутствует ключевое слово. Заключение В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Документ - это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования. Деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности. Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире. Список использованной литературы Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе : практич. пособие. – 3-е изд. – М. : Бизнес-школа, 2014. – 256 с. Андреева В. И. Делопроизводство. – 4-е изд., перераб. и доп. – М. : Бизнес-школа, Интел-Синтез, 2015. – 224 с. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2017. - 148 с. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция : учеб. пособие для студ. эконом. вузов и колледжей. – 3-е изд. – Ростов н/Д : Феникс, 2014. – 320 с. Березина Н. М. Современное делопроизводство : учеб. пособие. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2015. – 241 с. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2018. - 304 с. Ерёмина Н.Л. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2010. – 192 с. Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. - №12.- С.25-36. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства : учеб. пособие. – 6-е изд. – М. : ИНФРА-М; НГА, 2015. – 364 с. Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. - М.: Юстиция, 2019. - 168 с. Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. - №1. – С.14-22. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М., 2009. – 625 с. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. – 2-е изд. – М. : Бизнес-школа, 2012. – 328 с. Ловчева М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Проспект, 2019. - 80 с. Лукашенко Г.П., Демьянов З.А. Развитие документооборота - путь развития бизнеса // Секретарское дело. – 2013. - №3. - С.23. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.-СПб.: Герда, 2011. – 524 с. Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации : учеб. пособие. – М. : Тандем, 2013. – 296 с. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования. – 10-е изд., – М.: Академия, 2011. – 176 с. Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия : учеб. пособие. – М., 2013. – 735 с. Сокова А.Н. Бланки документов: порядок оформления // Справочник кадровика. – 2017. - №7. – С.23-24. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2015. - 208 с. Сотов А. Н. Образцы документов. – М. : Пригор, 2015. – 20 с. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: Приор, 2016. - 144 c. Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. - 376 с. 1 Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М., 2009. – С. 65. 2 Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе : практич. пособие. – 3-е изд. – М. : Бизнес-школа, 2014. – С.24. 3 Андреева В. И. Делопроизводство. – 4-е изд., перераб. и доп. – М. : Бизнес-школа, Интел-Синтез, 2015. – С.54. 4 Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2017. – С.109. 5 Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция : учеб. пособие для студ. эконом. вузов и колледжей. – 3-е изд. – Ростов н/Д : Феникс, 2014. – С.88. 6 Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2018. – С.38. 7 Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия : учеб. пособие. – М., 2013. – С.115. 8 Березина Н. М. Современное делопроизводство : учеб. пособие. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2015. – С.80. 9 Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. - №1. – С.14. 10 Ерёмина Н.Л. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2010. – С.60. 11 Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. - №12.- С.25. 12 Кирсанова М. В. Курс делопроизводства : учеб. пособие. – 4-е изд. – М. : ИНФРА-М; НГА, 2015. – С.50. 13 Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. - М.: Юстиция, 2019. – С.76. |