Создание эффективной презентации. Реферат по русскому языку. Содержание Введение Глава Создание и ведение эффективной презентации
 Скачать 46.95 Kb.
|
|
Содержание Введение………………………………………………………………………….3 Глава 1. Создание и ведение эффективной презентации 1.1. Виды презентаций…………………………………………………….5 1.2. Подготовка эффективной презентации……..……………………….8 1.3. Структура эффективной презентации……………………………….9 1.4. Ведение презентации: работа с аудиторией………....……………..10 Глава 2. Техника работы с аудиторией. Методы эффективного ответа на вопросы аудитории 2.1. Программа исследования……………………………………………13 2.2. Оперативный этап исследования……………………………………14 2.2. Результирующий этап 2.2.1. Как справляться с вопросами слушателей…….…………….15 2.3. Выводы и рекомендации…………………………………………….18Заключение……………………………………………………….........................21Список использованной литературы…………………………………….23Введение Актуальность. Каждый человек сталкивается с необходимостью представить себя или результаты своей работы, информацию различным слушателям. Даже интересные и полезные проекты нужно соответствующим образом донести до сознания аудитории. Возникает вопрос: можно ли научиться искусству презентации? Данный реферат призван рассмотреть основные этапы подготовки и проведения презентации, дать советы, но успех презентации будет зависеть от Ваших коммуникативных способностей, организационных навыков и применению на практике принципов эффективной презентации. Для того, чтобы при проведении мероприятий представить информацию наиболее убедительно и наглядно, необходимо владеть навыками работы в программах и умением создавать электронные презентации. Это позволяет сопровождать доклады, отчеты показом наглядных материалов: схем, графиков, диаграмм, плакатов, различных иллюстраций. Проблема: Презентация уже давно стала неотъемлемой частью любого выступающего. Именно презентация позволяет наиболее наглядно и доступно изложить материал и ответить на вопросы аудитории. Одним из главных этапов презентации является ответ на вопросы слушателей, так как, если у аудитории появились вопросы, значит, она слушала презентацию и сформировала собственное мнение по освещаемому вопросу. Объект: Эффективная презентация. Предмет: Создание и проведение эффективной презентации. Цель работы: Выявление механизмов создания и ведения эффективной презентации. Задачи: Выявить основные виды презентации и их специфику. Изучить основные этапы подготовки эффективной презентации и ее структуру. Выявить принципы проведения эффективной презентации. Практически изучить техники ответа на вопросы аудитории во время презентации. Глава 1. Создание и ведение эффективной презентации 1.1. Виды презентацийЭффективная презентация – это представление информации, продукции, услуг, проектов, небольшое запоминающееся шоу, способное эффективно воздействовать на аудиторию и мотивировать её к определённым дальнейшим действиям. В зависимости от того, что нам нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на несколько групп. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации. Презентация коммерческой организации или брэнда. Цели такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли. И в тех, и в других организациях могут быть внутренние и внешние презентации. Внутренняя презентация – проводится в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам.) 1, стр.49. Они, в свою очередь, делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства) 1, стр. 50. Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя 1 стр. 49. Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными: Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить 1, стр.328. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо – это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией. Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных» 1, стр.329. Происходит обмен информацией. Ситуация, соответственно, может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего мы можем сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий Презентации различаются по аудиториям следующим образом. Более 200 человек – большая аудитория 2. Чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации. Маленькая аудитория – примерно до 15 человек 2. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами. Средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и необходимо более точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории. Следует также определить: какого возраста будет аудитория, насколько заинтересована в предмете презентации, уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства. Необходимо продумать, каким образом будет организована обратная связь. Она необходима для определения того, насколько хорошо вы достигли поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты: - Один на один: в конце презентации можно задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько Вы были убедительны и была информация, предоставленная Вами, интересна. - Телефонные звонки - Письменный отчет. Необходимо определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей 1. Если должно быть достаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики 2. Если же необходимо минимизировать общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест. Если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами 2. Для презентаций с небольшим количеством приглашенных можно использовать отдельные столики, либо соединенные в виде буквы «Т». В зависимости от того, что в каждом конкретном случае важнее, общение между гостями либо внимание к коммуникатору. На самом деле вариантов может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что предложит им выступающий. 1.2. Подготовка эффективной презентации Подготовка к презентации включает продумывание и выбор темы, сбор необходимого материала, написание текста, репетицию выступления. В процессе подготовки презентации выделяют три основных этапа (один из вариантов деления презентации):1. Подготовка к выступлению; 2. Непосредственно выступление; 3. Критический самоанализ выступления. Стадия планирования включает в себя выяснение, кто и что собирается сказать, за какое время и в какой последовательности. Четко поставленная цель позволяет выступающему точно сформулировать и поставить задачи, ясно представить себе, что должны от него узнать слушатели, в чем убедиться и что сделать. Цель любой презентации – рассказать аудитории о чем-то важном для выступающего и интересном для аудитории. Это цель, высказываемая вслух. Но у докладчика есть и главная цель, о которой вслух он не говорит. Ему нужно, чтобы после завершения выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по теме его выступления.[3] План презентации может быть простым и сложным. В простом дается последовательный перечень вопросов, подлежащих рассмотрению. Сложный план, включающий основные разделы (выступление, основная часть, заключение), а также пункты и подпункты, на которые подразделяются основные разделы, более удобен. По существу, сложный план представляет собой совокупность планов отдельных вопросов темы.[4] Выступающий должен отчетливо представить себе, какова его цель, какое воздействие он собирается оказать на слушателей. Любое выступление должно иметь стержневую идею (основной тезис), которую необходимо ясно сформулировать перед аудиторией с самого начала, но конкретная цель как правило, не формулируется. К ее пониманию оратор подводит аудиторию ходом своих рассуждений. Ключевой момент в достижении цели – представить ее слушателям так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Каждый пришедший в зал человек должен понимать, что тратит время не напрасно. Аудитория должна понять свою собственную причину уделить внимание тому, о чем вы хотите сказать. 1.3. Структура презентацииОткрывающая часть – длится около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит, насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию 5. Введение предвосхищает основные мотивы презентации. Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента: Ключевые пункты или основные идеи. Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность. Переход. То, посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому. Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте 6. Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая событие может сыграть свою роль как положительную так отрицательную. 1.4. Ведение презентации: работа с аудиторией Успех презентации, проводимой для маленькой группы, может измеряться временем, которое ведущий тратит на то, чтобы выслушать участников группы и ответить на их вопросы. Недостаток маленькой группы - то, что тратите время на выступление всего лишь перед небольшой группой людей - уравновешивается тем фактом, что эти несколько человек могут в результате презентации быть убеждены намного сильнее, чем большая аудитория. Они покидают презентацию с сознанием того, что были выслушаны все их возражения, даны ответы на все вопросы, с чувством победы, одержанной над проблемой. По этой причине на маленькой презентации знания ведущего подвергаются более глубокой проверке. Он должен действительно знать свой предмет и быть предельно осторожным, чтобы не делать заявлений, которые он не может обосновать, исходя из своего опыта и знаний.[7] С другой стороны, проводя презентацию перед небольшой группой лиц, можно не столь уделять внимание в отношении презентационных пособий и технологий. Слайды вряд ли пригодятся - ведь шести человекам можно показать рисунок или фотографию, не прибегая к оптическому увеличению. Атмосфера презентации в целом более спокойная, легкая и неформальная, и задача ведущего - сохранить ее такой.[7] В зависимости, в какой по численности аудитории ведется презентация, можно рекомендовать следующие принципы: БОЛЬШИЕ АУДИТОРИИ Максимум практических навыков выступающего. Максимум ловкости при работе с наглядными пособиями и оформлением сцены. Минимум вопросов.[1] МАЛЕНЬКИЕ АУДИТОРИИ Максимум вопросов и ответов. Максимально неформальная обстановка. Максимум гибкости в последовательности выступления и его содержании. Максимум знаний предмета. Минимум навыков в качестве ведущего и оператора наглядных пособий.[1] Кривая внимания аудитории. Этот показатель тесно связан с текстурой. В психологии построили график кривой, показывающей изменение внимания аудитории или класса в течение периода в сорок минут. Она начинается с высокой точки, снижается под очень малым углом в течение первых десяти минут, а затем падает гораздо круче, пока не достигнет своей нижней точки примерно через тридцать минут после начала. Оттуда она круто идет вверх и в последние пять минут вновь находится на высоком уровне. На основе такого описания можно построить четыре заключения. Более короткий "период" 25 - 30 минут - характеризуется большей концентрацией повышенного внимания.[2] Самые важные моменты, которые необходимо запомнить аудитории, должны находиться в начале или в конце. В частности, особенное значение имеют последняя картинка и последнее предложение или фраза каждого раздела, которые остаются в памяти немного дольше остальных, пока новые слова или картинки не належатся поверх них. Принципы проведения эффективной презентации: Ведущий презентации должен запланировать все, что он должен сказать, и последовательность выступления. Он должен смотреть на вещи с позиций аудитории, хотя диалог и может оказать огромную помощь в поиске утраченного верного направления. От ведущего требуется не меньше внимания при отборе или разработке используемых наглядных пособий. Необходимо вносить разнообразие: слова должны чередоваться с картинками, описание - с дискуссией. Необходимо проверить наличие и рабочее состояние всех наглядных пособий и оборудования.[1] Глава 2. Техника работы с аудиторией 2.1. Подготовительный этап исследования Методологическая часть Формулировка проблемы: Одним из самых сложных этапов презентации, является ответ на вопросы слушателей. Потому что сама презентация репетируется и проговаривается по несколько раз, но столкнувшись с вопросами, многие теряются и на корню губят свою презентацию. Актуальность: Тема, безусловно, актуальна и требует всестороннего рассмотрения, т.к. каждый в своей профессиональной деятельности постоянно сталкивается с необходимость проводить презентации. Выявление объекта и предмета исследования Объект – Техники работы с аудиторией. Предмет – Методы эффективного ответа на вопросы аудитории. Определение целей и задач исследования Цель исследования: Выявить методы эффективного ответа на вопросы аудитории и на основе их разработать собственную методику. Задачи: Выявить методы эффективного ответа вопросы. Разработать собственную методику эффективного ответа на вопросы. Гипотезы: Эффективней всего игнорировать вопрос и делать вид, что вопрос не был услышан. Эффективней на любой вопрос лучше отвечать коротко и ясно. Методическая часть Стратегический план исследования. Описательный план, так как информации об изучаемом объекте достаточно для выдвижения описательных гипотез. План проведения конкретных процедур: Структурный анализ Факторный анализ Выдвижение гипотез Методический план. Метод сбора информации – контент анализ. Относительно цели и задач исследования наиболее эффективным представляется использования метода контент анализа, потому что, проанализировав конкретный практический материал по данному вопросу, мы сможем разработать методику ответа на вопросы, что и является главной задачей данного исследования. 2.2. Оперативный этап исследования Инструментарий исследования Для исследования нами были взяты видео материалы компании ООО «Парнас», а, точнее, записи презентаций их сотрудников. Мы проанализировали данные презентации, главной целью анализа, было выявления эффективных приемов ответов на вопросы. Помимо анализа презентации, нами был проанализирован различный теоретический материал по данному вопросу: Л. Арредондо «Искусство деловой презентации» «Урал LTD» Челябинск 1998 Э. Джей «Эффективная презентация» «Амалфея» Минск 1997 Дейл Карнеги. ”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично”/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г. Джейн Ходжсон Переговоры на равных /, Пер. с англ. З.Я. Красневский. - Мн.: Амалфея, 1998.-352с. Дэвид М. Мартин Манипулирование встречами. - Мн.: Амалфея, 1999.-192с. Опираясь на полученный практический материал и теоретические знания по данному вопросу, мы разработали практические рекомендации по эффективному ответу на вопросы слушателей во время презентации. 2.3. Результирующий этап исследования. Обработка результатов Три основных требования для ответов на все вопросы, на основе книги Дейла Карнеги «Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично»: 1. Никогда не отвечайте на вопрос прямо, пока вы не определите лежащее в его основе намерение. Отличайте процесс вопроса от содержания. 2. Будьте в состоянии полного внимания, когда вам задают вопрос, чтобы повысить свою остроту восприятий, замечая бессознательные процессы общения в физиологии и особенностях голоса. 3. Сохраняйте эмоциональную отстраненность. Если у кого-то есть вопрос—прекрасно, займитесь им. Оспаривается информация, а не вы сами. Если вам задают прямой личный вопрос, лучше заняться им после презентации.[3] Если вопросы не каверзные, то лучше всего: - держать цель - не уклоняться - прерывать - отвечать коротко и ясно. Подтверждение гипотезы: Анализируя практические выступления и теоретический материал, мы действительно убедились, что эффективнее отвечать на вопросы коротко и ясно, так как это не влечет за собой новых вопросов. Гипотетические и оценивающие вопросы“Какого вы мнения о ...?” “Что может произойти, если?” “Как Вы думаете, какие здесь перспективы?” Можно выбирать самые разные ответы на эти вопросы, большинство из которых — возвратить вопрос обратно, как бумеранг. Например: “Я здесь не для того, чтобы высказывать свое мнение, а чтобы излагать факты. У вас есть какое-то свое мнение, которым вы хотите поделиться с аудиторией?” “Я не знаю ответа на этот вопрос. Интересно, если ли ответ у кого-то в аудитории. Кто-то готов рискнуть?” “А как Вы думаете?” Вопросы и заявления запутавшихся“Как Вы сказали, для чего желтая полоска?” “Это не стыкуется с тем, что говорили раньше.” “Как это прибыль в этом году больше прошлогодней, когда всем известно, что объем продаж упал?” Для вопросов такого типа подходит рамка “обратного прослеживания”; и возможно, “укрупнение” на более высокий уровень. “Давайте вернемся к тому, что я говорил. Я рассказывал об идее ...” “Я вернусь к пройденному, чтобы увязать это со сказанным раньше. Понятие желтой полоски ...” “Чтобы объяснить это, разрешите мне, прежде всего, прояснить уже сказанное. Общая прибыль за прошлый год ...” Личная атака"Как можно доверять это среднему звену менеджеров?" "Почему Вы считаете, что инженеры способны это делать?" С личными атаками легко справляться. Нужно направлять критику, перенаправить критику от человека на предмет. К тому же полезна техника укрупнения, например: “Доверие. Мы все могли бы больше доверять, и будет важно доверять процедуре, которую разработает производственная рабочая группа.” “Эта компания обязана своим успехом способностям ее работников. Эти способности нужно постоянно развивать”. Прямое оспаривание"В чем суть всего этого?" "Я не понимаю, что от этого меняется." "Все это уже было испробовано—и не сработало." Такие вопросы указывают на то, что человек не согласился с изложенными идеями из-за какого-то своего убеждения, которого он придерживается. Нужно выбрать один из двух ответов. 1. Подтвердить, что Вы поняли замечание/предложение и идти дальше “Я понимаю, почему Вы так говорите, но сейчас не лучшее время это обсуждать. Я буду рад поговорить об этом после презентации.” 2. Расшатайте убеждение “Это одна из точек зрения на эту программу. Скажите, как Вы думаете, что произойдет, если не делать изменений?” “Что может помочь Вам понять это?” Ответы на сложные вопросы: Если задают много вопросов или если вопрос составной. Берем удобный для нас кусок вопроса и отвечаем на него. После этого следует уточнить, удовлетворен ли задававший вопрос, полученным ответом и получил ли он всю необходимую информацию. При ответе на сложные вопросы соглашаемся с тем, с чем можно согласится, а дальше: А) + с другой стороны… и контр аргумент. Б) + можно задать встречный открытый вопрос. В) + парафраз и открытый вопрос. 3. Можно сделать парафраз, который охватывает всю тему целиком А) + встречные контраргументы Б) + открытый вопрос 4. Отсрочка ответа. Можно использовать фразу «Мы до этого обязательно дойдем…». 5. Вежливый отказ. 6. Перехват инициативы А) Односложный позитивный ответ + встречный вопрос 2.4. Выводы и рекомендацииВ ходе анализа материала нами была разработана методика эффективного ответа на вопросы аудитории. Так, при ответе на вопрос аудитории рекомендуется: 1. Подтвердить понимание вопроса. 2. Распознать намерение в основе вопроса. 3. Решить, заниматься им сейчас или позже. 4. Выбрать рамку информации для ответа на вопрос. - Обратное прослеживание. - Оспаривание соответствия. - Подтверждающие признаки - Желаемый результат. - Экология. - Как-будто.[3] 5. Выбор стратегии: - Бумеранг. - Укрупнение. - Перенаправить критику от человека на предмет. - Поколебать убеждение.[3] 6. Дополнить ответ: - Парафразом. - Коротким ответом. - Открытым вопросом. Если при проведении презентации докладчик будет руководствоваться разработанной нами методикой, то это позволит более эффективно выстроить коммуникацию и добиться поставленных перед ним целей. Проведя исследование и анализ различных теоретических источников, нами были сделаны следующие выводы, как сделать ответы на вопросы более эффективными:1. Лучше всего на вопросы аудитории отвечать коротко и ясно.2. Если вопрос кажется сложным и мгновенно сложно найти на него ответ, то лучше начать отвечать с любого фрагмента вопроса, главное не молчать.3. Если вопрос с первого взгляда кажется очень каверзным и с подвохом, лучше сделать несколько уточнений и после этого начать на него отвечать.4. Не допустимо, делать вид, что вопрос не был услышан и просто проигнорировать его.Проверка гипотез: - Эффективней всего игнорировать вопрос и делать вид, что вопрос не был услышан. Данная гипотеза не подтвердилась. Анализ теоретического материала показал, что такая тактика не допустима при ответе на вопросы аудитории. И может привести к конфликту, так как этим вы показывается не уважение к аудитории. - На любой вопрос лучше отвечать коротко и ясно. Данная гипотеза подтвердилась. Отвечая коротко и ясно, Вы показываете свою компетентность в вопросе. Короткий ответ, не дает возможности задавать последующие вопросы, которые обычно возникают при длинных и пространственных ответах. Цель исследования: Выявить методы эффективного ответа на вопросы аудитории и разработать собственную методику эффективного ответа на вопросы аудитории. Цель достигнута, в результирующем разделе данного реферата представлены методы эффективного ответа на вопросы аудитории. Задачи: Выявить методы эффективного ответа на вопросы. В результирующем разделе данного реферата нами были выявлены, основные методы эффективного ответа на вопросы. Разработать собственную методику эффективного ответа на вопросы. Нами была разработанная собственная методика ответа на вопросы, которая представлена в разделе 2.4. Заключение1.1. Виды презентаций В данном разделе мы выявили основные виды презентации. Презентации бывают проактивными и интерактивными, направленными на маленькие и большие аудитории. 1.2. Подготовка эффективной презентации Подготовка эффективной презентации ведется на основе четкого плана. Главным этапом подготовки является формулировка и выявление главной цели презентации. 1.3. Структура эффективной презентации Презентация имеет сложную структуру. Презентация в основном состоит из вступления, основной части и заключения. Выделяют простую и сложную структуру презентации. 1.4. Ведение презентации: работа с аудиторией В ходе презентации ведется постоянное взаимодействие с аудиторией. В данном разделе мы рассмотрели кривую внимания аудитории, проанализировали приемы работы с маленькой и большой аудиторией и выявили принципы эффективной презентации. Глава 2. Техника работы с аудиторией. Методы эффективного ответа на вопросы аудитории Вторая глава полностью посвящена теме «Работа с аудиторией», в данном разделе мы подробно рассмотрели технику ответа на вопросы и выработали практические рекомендации. Ответы на вопросы важная часть презентации, если у аудитории появились вопросы значит, они внимательно слушали и с чем-то не согласны или же хотят что-то уточнить.Нами были достигнуты все поставленные перед нами задачи, а именно:Выявить основные виды презентации и их специфику. Изучить основные этапы подготовки эффективной презентации и ее структуру. Выявить принципы проведения эффективной презентации. Практически изучить техники ответа на вопросы аудитории во время презентации. Список использованной литературыЛ. Арредондо. Искусство деловой презентации. – Издательство «Урал LTD», Челябинск, 1998 Э. Джей. Эффективная презентация. – Издательство «Амалфея», Минск, 1997 Дейл Карнеги. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993 Эллис А. Гуманистическая психотерапия: Рационально-эмоциональный подход. - СПб.: Сова; М: ЭКСМО-Пресс, 2002. - 272 с Доценко Е. Л. Психология манипуляции. - СПб.: Речь, 2003, 2004. - 304 с Джейн Ходжсон Переговоры на равных /Пер. с англ. З.Я. Красневский. - Мн.: Амалфея, 1998.-352с. Дэвид М. Мартин Манипулирование встречами. - Мн.: Амалфея, 1999.-192с. |