Самостоятельная работа по теме 7.3. Составьте словарь терминов по разделу 7, выписав определения понятий из конспектов лекций
 Скачать 21.33 Kb.
|
|
Задание 1. Составьте словарь терминов по разделу 7, выписав определения понятий из конспектов лекций. Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, пошивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их месторасположении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документов, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела. Задание 2. Составьте схему «Последовательность расположения документов в деле». Графа 1 «Индекс дела» В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят: из цифрового (реже буквенно-цифрового) обозначения структурного подразделения или направления деятельности и порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел. Например, в индексе 08-14: 08 – код структурного подразделения; 14 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Если дело отнесено к категории переходящих1, то не рекомендуется менять его индекс при переносе заголовка дела в номенклатуру дел следующего года, т.е. на протяжении всех лет, в течение которых дело будет переходящим, его индекс не меняется. Графа 2 «Заголовок дела» Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В приложении № 15 к Методическим рекомендациям признаки, в соответствии с которыми составляются заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблицах. Приведем фрагмент этого полезного методического документа далее: Фрагмент документа Приложение 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) ...Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: Приказы министерства по основной деятельности. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию... Поскольку номенклатура дел составляется на предстоящий год, а в течение года могут появляться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для этого в конце каждого раздела сводной номенклатуры оставляют 2-3 резервных (свободных) индекса для включения в них заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел (см. дела 01-37, 01-38 и 01-38 в номенклатуре из Примера 2). Такая необходимость может возникнуть, если меняется законодательство и появляются новые виды документов, если в организации возникают новые виды деятельности или по другим причинам. Кроме того, заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, в течение года могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Это отмечается в рабочем экземпляре номенклатуры дел подразделения и на обложках и корешках дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов жестко не установлен. Как правило, они располагаются по степени важности документов, иначе говоря, по срокам хранения: документы постоянного срока хранения располагаются в начале раздела; потом по мере убывания сроков. Этот принцип расположения заголовков дел в основном будет выдержан, если заголовки будут расположены в разделе номенклатуры дел в следующей последовательности: распорядительные документы вышестоящих организаций (копии, при их наличии); распорядительные документы организации; учредительные документы организации; организационно-правовые документы организации (правила, положения, инструкции, регламенты и др.); плановые документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии); отчетные документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии); договоры (по видам и степени значимости); документы, отражающие специфику деятельности подразделения; переписка (с органами власти, вышестоящими организациями, с контрагентами и иными организациями, с подведомственными организациями, с гражданами); учетные и регистрационные документы (журналы, книги, картотеки, базы данных). Графа 3 «Количество томов» С наименованием графы 3 произошел казус. Правила 2015 г.2 утвердили формы номенклатуры дел (приложения 25 и 26): для подразделения – здесь графа 3 называется «Количество томов (частей)»; сводную для организации – графа называется «Количество дел». Причем первый вариант (в номенклатуре подразделения) корректный, а второй (в сводной номенклатуре) – нет! Ведь в 1 строке номенклатуры описывается 1 дело с 1 заголовком, таким образом дел в соответствующей ячейке не может быть более 1, а вот томов (папок) может получиться несколько. Большинство организаций, «не заморачиваясь», использует утвержденную приказом Минкультуры России форму сводной номенклатуры дел с некорректным заголовком графы 3 «Количество дел» и вносят туда фактическое количество томов (частей) дела, которое получилось по окончании календарного года. Нормативными документами по делопроизводству установлено, что дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать: 250 листов или 4 см толщины3. Когда дело преодолевает хотя бы одну из этих планок, его разделяют на тома. В графе 3 номенклатуры дел указывается: только количество томов цифрой либо еще отличительные признаки деления дела по томам (обычно по номерам документов и хронологическому признаку, но бывает что и по алфавиту). А вот в описи дел при их передаче в архив каждый том описывается в отдельной строке и потому там их отличия описывают всегда. Пример 1. Отражение нескольких томов одного дела с бумажными документами Электронные дела на тома не разделяются: независимо от объема, все электронные документы, относящиеся к делу, составляют 1 электронное дело. Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела и номер (номера) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел. Для определения сроков хранения документов используются: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее – Перечень 2019 г.); Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) (далее – Перечень НТД); ведомственные перечни документов со сроками хранения (разрабатываются и утверждаются федеральными органами исполнительной власти; устанавливают сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата органа власти, его территориальных органов в субъектах Российской Федерации и подведомственных организаций (при их наличии)). Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и подзаконными актами различных ведомств. Так как большинство сроков хранения в сводной номенклатуре дел устанавливаются на основе Перечня 2019 г., то его статьи и пункты приводятся в номенклатуре без указания наименования этого документа (см. Пример 2). Если в номенклатуре какие-то сроки взяты из другого источника, то кроме статьи указывается еще его наименование. Если какой-то источник задействован часто, то можно ввести краткое обозначение и потом его употреблять. Например, это касается Перечня НТД (см. Пример 2). Так было и когда у многих кадровых документов срок хранения сократили до 50 лет законом об архивном деле4 (т.е. временно не применялись более длинные сроки действовавшего тогда Перечня 2010 г.), теперь новый Перечень 2019 г. соответствует этому закону, поэтому можно ссылаться на статьи нового Перечня. При использовании Перечня 2019 г. нужно руководствоваться Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В этой инструкции даются разъяснения о том, как применять те или иные сроки хранения, например: «постоянно», «до минования надобности», «до ликвидации организации» и иные. Важно обратить внимание на пункт 4.4 инструкции, которым установлено следующее: срок хранения «постоянно» является таковым только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов, а также для негосударственных организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов в соответствии с договором; для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы хранятся в организациях не менее 10 лет – это наиважнейшее положение отражено «мелким шрифтом» в сноске <1> к шапке основной таблицы Перечня 2019 г. Получается, что в номенклатуре дел у таких организаций и таких документов в графе 4 может быть написано: «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме :) но можно поступить лучше: писать там срок «10 лет*» или «10 лет ЭПК*» и указать единожды в сноске к этой «звездочке», что «В соответствии с п. 4.4 Инструкции... документы, имеющие в Перечне... срок хранения «постоянно» в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут храниться не менее 10 лет»; можно писать конкретный срок хранения более 10 лет (например, 20 лет), присвоенный делу решением ЭК организации со ссылкой на ее протокол. Фрагмент документа Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237) ...4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. 4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. 4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению... 4.4. Срок хранения «Постоянно»... означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях: 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций; 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации; 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором. Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет. 4.5. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации. 4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. 4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми. 4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее: срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет; срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет; по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности; документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения. 4.9. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. 4.10. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. 4.11. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями... Графа 5 «Примечание» Примечание используется для различных отметок служебного характера. В этой графе указываются: названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки: о заведении дел, о переходящих делах; выделении дел к уничтожению; лицах, ответственных за формирование дел; передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др. Электронные документы в номенклатуре дел Нормативными документами по делопроизводству установлено, что электронные документы включаются в дела по общим правилам – так же, как и документы на бумажном носителе. Задание 3. Сформулируйте требования к оформлению обложки дела. Заполните обложку любого дела по выбору обучающегося. Одним из важнейших этапов в работе с документами в любой организации является правильное оформление дел. Это необходимо для создания упорядоченного хранения деловой документации как в самих структурных подразделениях, так и в архиве. При этом наибольшая часть ошибок при формировании дел совершается на этапе оформления обложки дела. В данной статье мы рассмотрим, как этого избежать. Из данного материала вы узнаете: этапы формирования дел; оформление обложки дела; распространенные ошибки в оформлении. Формирование документов в дела является одним из самых важных этапов работы с документами. Помимо того, что от правильности формирования дела зависит дальнейшая жизнь документа, это еще и сказывается на деятельности всей организации. Ведь если в документах организации царит полный беспорядок, то и не стоит ожидать особых успехов в остальной работе компании. Именно поэтому в данной статье мы рассмотрим, как правильно оформить дело и его обложку. Этапы формирования дел Для начала следует отметить, что дело формируется только из документов, относящихся только к одному структурному подразделению. Это, пожалуй, самое главное и важное правило. Ни в коем случае не должно возникнуть ситуации, когда в одно дело включены различные документы (к примеру, бухгалтерские и кадровые). Это приведет не только к путанице и потере важной деловой документации, но и к возможному уничтожению документов, срок хранения которых еще не истек. Напомним, что подобная оплошность может грозить организации не только административным наказанием, но и уголовным. Следующее важное правило: в дело должны входить документы только по завершенным делам. Это также немаловажно, ведь в противном случае, документ по незавершенному вопросу придется периодически изымать из дела, вносить исправления в номенклатуру и опись (если дело уже помещено в архив). Следующее правило относится к соблюдению хронологии при составлении дела. Более ранние документы должны располагаться в деле в самом верху. Соответственно, открывая дело, первыми документами в нем будут бумаги, датирующиеся началом календарного ода, и так по возрастающей до конца календарного года. Отметим, что в одно дело нельзя включать деловые бумаги с разными сроками хранения. Подобная невнимательность может привести к уничтожению неистекших документов или, наоборот, хранению бумаг с истекшим сроком. Также следует учитывать, что все документы дела нумеруются (порядковый номер проставляется в верхнем правом углу документа), а одно дело не может включать более 250 страниц. В случае, если количество документов, относящихся к одному делу, больше 250, то необходимо завести второй том. В таком случае обложка дела должна иметь соответствующую пометку. Оформление обложки дела При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Оформление обложки дела включает следующие реквизиты: наименование организации - указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения; номер дела – определяется по номенклатуре дел; заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел); аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки. Ошибки в оформлении дел Самое худшее, что может случиться с документами – это их уничтожение при не истекшем сроке хранения. Такое грубое нарушение преследуется законом, и мера наказания в данном случае зависит от важности уничтоженных документов. Причиной такой ошибки может стать неправильное определение сроков хранения документов, помещенных в дело. Именно по этой причине при формировании дел необходимо уточнять срок хранения каждого документа в соответствии с Типовыми перечнями. Именно они содержат полную информацию по обязательному сроку хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Более того, при формировании дел рекомендуем прибегнуть к помощи архивариуса, который поможет выявить возможные недочеты и неточности и своевременно их избежать. |