отчет на тему Составление и оформление документов по организации справочно-информационной работы архива. отчет за 3 курс. Составить и оформить документ по организации справочноинформационной работы архива
 Скачать 40.75 Kb.
|
|
КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «АЛТАЙСКИЙ КОЛЛЕДЖ ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И БИЗНЕСА» ОТЧЕТ о прохождении производственной практики (по профилю специальности) ПМ 01. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации в МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» Тема: «Составить и оформить документ по организации справочно-информационной работы архива» Специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» Выполнила обучающаяся группы №801 Иванова Софья Андреевна Руководитель практики от колледжа Д. А. Пивоварова Руководитель практики от предприятия А. С. Кобец Бийск 2022 СОДЕРЖАНИЕ Введение 3 Документы по справочно - информационной работы архива 4 Обзоры 4 Указатели 7 Путеводители по фондам архива 10 Справочно – информационные документы работы архива МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» 12 Заключение 15 Список используемых источников 16 Список приложений 17 Приложения 18 Введение Производственная практика (по специальности) - форма организации образовательной деятельности при освоении образовательной программы в условиях выполнения обучающимися определенных видов работ, связанных с будущей профессиональной деятельностью и направленных на формирование, закрепление, развитие практических навыков и компетенций. Цель практики: овладение видом профессиональной деятельности «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» Задачи практики: ознакомление с организацией, в которой проходит практика, с целью формирования общего представления об организационной структуре и деятельности организации; изучение работы службы ДОУ и архива организации; ознакомление с организацией документооборота на предприятии. Я проходила практику в МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» (приложение 1). По адресу Алтайский край, г. Бийск, Дружный пер.,3. МП ОП «Приобский» — это Федеральная миграционная служба, занимающая вопросами, связанными с регистрацией, выдачей паспортов, а также вопросами иммиграции и эмиграции. Режим работы: Понедельник – пятница: 09:00 - 18:00 (перерыв 13:00 - 14:00). Суббота – воскресенье: выходные дни Руководитель производственной практики от предприятия – заведующая канцелярии МВД «Приобский» Анна Сергеевна Кобец. Сроки прохождения практики - 17. 10.2022 по 29.10.2022. В ходе прохождения производственной практики работала над индивидуальной темой: «Составить и оформить документ по организации справочно-информационной работы архива» 1.Документы по справочно - информационной работы архива 1.1. Обзоры Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой). Обзоры могут быть фондовыми (объединенных фондов, коллекций) и тематическими. Схема построения обзора архивного фонда: структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей является названием разделов обзора; отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда; тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам (схема построения тематического обзора документов: отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая); хронологическая – группировка и изложение содержания документов по хронологии; номинальная – группировка и изложение содержания документов по видам. Аннотации документов в обзоре содержат - сведения составе и содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются: групповые – информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок объема документов. Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя. Сочетание групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом. При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов. При составлении аннотации в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ. Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить боле объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а, следовательно, их последующего использования. В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскивание обозреваемых материалов. Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номера описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Когда при аннотации групп документов один из документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки. Справочный аппарат к обзору, на титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника – обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора. На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания (составления) обзора. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях – библиографический список. 1.2. Указатели Информационно - справочные документы — это документы, которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия и служащих основанием для издания распорядительных документов: 1) Письма; 2) Протокол; 3) Докладная записка; 4) Объяснительная записка; 5) Акт; 6) Телеграмма; 7) Справки Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели могут быть: межархивными; межфондовыми; внутрифондовыми; на документы одной описи; нескольких описей фонда; целого фонда; нескольких фондов одного архива; нескольких архивов. Указатели могут составляться: к заголовкам единиц хранения без их просмотра; отдельным документам с их просмотром. По структуре своих рубрик указатели являются: глухими (без аннотаций); раскрытыми (с аннотациями). По рубрикации указатели подразделяются на: алфавитные; систематические; хронологические. Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется. Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок. Основные виды указателей: тематический; именной; географический; хронологический; алфавитный; систематический. Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели - справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище. Для того, чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер; нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу. Нумеруются комнаты от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты. Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двух сторонности и других особенностей. Стеллажи состоят из секций, в архивах их принято называть шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа, в двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. 1.3. Путеводители по фондам архива Архивный путеводитель — архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. Виды архивных путеводителей В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри- и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архива; краткий справочник по фондам архива; тематический путеводитель по фондам архива; путеводитель по архивам. Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию. Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными. Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, его крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фон- дообразователя и условия доступа и использования документов. Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри них материал располагается исторически и логически. Структура путеводителяПутеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости — аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неан- нотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.2.Справочно – информационные документы работы архива МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» Указатель как тип архивного справочника занимает устойчивое и иерархически определенное место, традиционно закрепленное в составе системы научно-справочного аппарата архива. Указатели как архивные справочники универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации. В системе научно-справочного аппарата архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации. В условиях активного внедрения автоматизированных архивных технологий указатель, роль и место которого в системе научно-справочного аппарата остались неизменными, стал более востребованным, в связи с относительно меньшими затратами времени и ресурсов на его подготовку, с одной стороны, и в связи с быстротой широкого и объемного поиска многоаспектной информации, - с другой. Основные требования, предъявляемые при составлении указателей в МВД, -полнота, т.е. отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, т.е. правильность указания понятия и его местонахождения в описи. В МВД «Приобский» основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных. Имеется несколько рубрик: Простая Следственный комитет…оп.1, д.12, оп.2, д.17. Ресслер А.И… дд.3,7. Сложная, имеет подрубрику или определение к рубрике Следственный комитет, серийные ограбления…оп.1, д.12. Ресслер Артём Игоревич (1972-2022), следователь по особо важным делам…дд.3,7. Глухая, указатели, рубрики которых включают только наименования понятий и ссылочные данные. Убийства…оп.1, д.12, оп.2, д.17. Для того чтобы создать указатель, Анна Сергеевна создает таблицу, в которой заноситься информации о деле или документе: заголовок, исполнитель, подразделении, номер ряда, шкафа, полки. Процесс информационно-справочной работы в МП ОП «Приобский» начинается с поступления запроса от сотрудника. Запросы в архивный сектор поступают либо по почте, либо сотрудник организации приходят лично в архивный сектор и оформляют запрос на готовом бланке. Запрос пользователя рассматривается и исполняется заведующим архивным сектором при наличии в запросе: фамилии, имени и отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. Все запросы, поступающие в архив МП ОП «Приобский», подразделяются на тематические и социально-правовые. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации. Я помогала разбирать запросы на тематические и социально-правовые, после чего происходил поиск данных документов в указателях для нахождения их в архиве. В архивный сектор поступают тематические и социально-правовые запросы. Они исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения запросов социально-правового характера по материалам архива не превышает 30 дней со дня регистрации обращения. Срок исполнения тематического запроса согласовывается с сотрудником. В архиве для регистрации входящих запросов существует два журнала: для тематических запросов - журнал регистрации входящих тематических запросов, для социально-правовых - журнал регистрации входящих запросов социально-правового характера. После регистрации запроса, заведующий архивом Анна Сергеевна производит поиск нужного дела или документа с помощью: обзоров, указателей и путеводителей по архивному фонду (приложение 2). С помощью указателя я и Анна Сергеевна искали документы необходимые для проведения следственных мероприятий, для поиска документов мы смотрели номер шкафа, полки и ряда на указатели. После нахождения документов мы регистрировали его выдачу в журнал регистрации выданных дел из архива сотрудникам МВД (приложение3,4). Так же после возвращения дел и документов в архив, я регистрировала их в журнал вернувшихся дел и документов (приложение 5), и убирала их на место в соответствии с указателем. Мне удалось поучаствовать в составлении архивной описи. Архивная опись МВД (приложение 6) это — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи мы с Анной Сергеевной проверяли по номенклатуре соответствие заголовка дела находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле. После чего следуя правилам составляли архивную опись, состоящею из: оглавление; описи виде таблицы; подписи составителя и даты. В таблице прописывали порядковый номер, индекс, даты начала и завершения дела, количество листов и примечание. Заключение В результате прохождения производственной практики я овладела видом профессиональной деятельности «Документационное обеспечение деятельности организации». Пройдя практику, можно отметить такие итоги как: получение новых знаний сфере профессиональной деятельности «Документационное обеспечение деятельности организации»; опыт в работе с архивов организации; дополнительные знания в заполнения документов. Выполняя задания, я стремилась научиться чему-то новому, получить новые знания. Чтобы этого добиться я старалась выполнять все предлагаемые задания. Если мне было что-то не понятно я всегда могла обратиться за помощью к сотрудникам данной организации, все сотрудники были рады помочью или что-то объяснить. В заключении можно сделать вывод что прохождение в МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» прекрасный опыт для меня чтобы продолжить обучение на специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Список используемых источников 1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. 2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов 3. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. 4. Галахов, В.В. Организация секретарского обслуживания [Текст] : учебник для студ. учреждений сред.проф. образования / В.В. Галахов, О.Б. Назаренко – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 288с. – ISBN 978-5-4468-2432-8 5. Организация архивной и сравочно-информационной работы по документам организации [Текст] : учебник для студ. учреждений сред.проф. образования: в 2 ч. – Ч. 1 / Е.М. Бурова, Т.И. Хорхордина; под ред. Е.М. Буровой. – М. : Издательский центр «Академия», 2016. – 336с. – ISBN 978-5-4468-2053-5 Приложения. Список приложений ПРИЛОЖЕНИЕ 1 – МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» ПРИЛОЖЕНИЕ 2 – Указатели архива МВД ПРИЛОЖЕНИЕ 3 – регистрация в журнале регистрации выданных дел сотрудникам ПРИЛОЖЕНИЕ 4 – журнал регистрации выданных дел из архива МВД ПРИЛОЖЕНИЕ 5 – журнал регистрации возвращенных дел в архив ПРИЛОЖЕНИЕ 6 – архивная опись |