Лаб.раб.9 - Отчеты простые. создание отчетов в режиме конструктора

• Название: создание отчетов в режиме конструктора
• Дата: 13.12.2019
• Размер: 40.5 Kb.
• Имя файла: Лаб.раб.9 - Отчеты простые.doc
• Тип: Отчет; #100075

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА
ТЕМА: «СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА»

Цель работы: научиться создавать отчеты в режиме Конструктора

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Отчеты – тип объектов Access, который используется для просмотра и печати данных. Основное отличие отчета от формы состоит в том, что на форме данные можно «пролистывать», в отчете же они размещаются на странице так, чтобы их было удобно читать.

Отчеты имеют особые средства, позволяющие делать обобщение данных и группировать их, получать итоговые показатели по требуемым полям.

Отчеты можно создавать вручную в режиме Конструктора, а можно воспользоваться следующими инструментами:

• 
  Мастер отчетов – поможет поэтапно разработать отчет, начиная с выбора полей и заканчивая выбором стиля печатной страницы;
  
• 
  Отчет – позволяет одним щелчком мыши создавать готовые отчеты;
  
• 
  Пустой отчет
  
• 
  Наклейки
  

ХОД РАБОТЫ

Задание 1. Откройте учебную базу данных, разработанную на прошлых занятиях
Задание 2. Подготовьте для создания отчета запрос на выборку Адрес (адресная книга)

Порядок работы:

1. 
   Перейдите на ленту Создание и выберите режим Конструктор запросов.
   
2. 
   Добавьте нужные таблицы (Список и Студенты). Закончите выбор таблиц.
   
3. 
   Выберите нужные поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес.
   
4. 
   Сохраните запрос с именем Адрес.
   
5. 
   Щелкните кнопку Выполнить, чтобы проверить выполнение запроса.
   

Задание 3. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес

Порядок работы:

1. 
   Откройте ленту Создание выберите команду Мастер отчетов.
   
2. 
   В поле Таблицы и запросы выберите запрос Адрес и выбранные поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес. Нажмите кнопку Далее.
   
3. 
   В окне Создание отчетов выберите макет Табличный, стиль Официальная.
   

Замечание: отчеты можно создавать как на основании таблиц, так и на основании выбранных данных – запросов.

4. 
   Задайте имя отчета Адрес и закройте его.
   Замечание: Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.
   
5. 
   Изменим условие отбора в запросе Адрес. Откройте этот запрос в режиме Конструктора и введите условие отбора фамилии: Баранова. Теперь этот запрос будет выдавать адрес только одной учащейся – Барановой.
   
6. 
   Выполните запрос. Сохраните и закройте его.
   
7. 
   Просмотрите, какие изменения произошли в отчете Адрес в ответ на изменение запроса Адрес. Откройте отчет и убедитесь, что в списке находятся только данные об одном человеке.
   

Задание 4. Создайте отчет на основании запроса Номера телефонов (если такого запроса нет, то создайте его. Из таблицы Список возьмите поля Фамилия, имя, отчество из таблицы Студенты – Номера телефонов).

Порядок работы:

1. 
   Создайте новый отчет с макетом в столбец, стилем Изящный, в качестве источника данных укажите запрос Номера телефонов.
   
2. 
   Просмотрите отчет. Сохраните его с именем Номера телефонов. Закройте отчет.
   

Пояснение: для таких отчетов лучше использовать запрос с параметром (т.е. с требованием ввода значения). Создайте запрос с параметром Поиск номера.

3. 
   Создайте аналогично отчет по запросу Поиск номера. Сохраните этот отчет с именем Поиск номера. При просмотре отчета введите фамилию и получите сведения о номере телефона конкретного человека.
   

Задание 5. Внесите изменения в готовые отчеты

Порядок работы:

1. Откройте отчет Поиск номера в режиме Конструктора.

Справочная информация

В окне Конструктор отчетов вы увидите пять областей:

Заголовок отчета – текст, который выводится только один раз в начале отчета.

Верхний колонтитул – текст, который выводится в верхней части каждой страницы.

Область данных – содержит собственно записи.

Нижний колонтитул – текст, который выводится в нижней части каждой страницы.

Примечание отчета – текст, который выводится только один раз в конце отчета.

2. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер, шрифт.

3. Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра, щелкнув по кнопке
4. Сохраните отчет и закройте его.

Задание 6. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по требованию. Тогда сначала вам необходимо создать запрос с параметром Справка, в котором будут только нужные записи, а затем сформировать отчет.

Порядок работы:

1. 
   Создайте запрос Справка с параметром на ввод фамилии (включите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа).
   
2. 
   Откройте ленту Создание – Мастер отчетов. В качестве источника данных укажите запрос Справка.
   
3. 
   Откроется окно Мастера отчетов. Стиль оформления выберите Access 2007.
   
4. 
   В готовый отчет внесите изменения. В поле верхнего колонтитула поместите текст:
   

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА

Для этого щелкните по кнопке Аа – Надпись. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст. После ввода первой строки текста нажмите Shift+Enter, чтобы разорвать строку. В конце ввода второй строки нажмите Enter.

5. 
   Выполните для введенного текста команду Размер-по размеру данных. Расположите надпись по центру страницы.
   
6. 
   В области данных введите текст:
   

Дана настоящая в том, что

является учеником (цей)

группы

7. 
   Щелкните по кнопке - Добавить поля. В открывшемся списке выберите все поля (с клавишей Ctrl) и перетащите их мышкой в область данных.
   
8. 
   Удалите названия полей, оставьте только содержимое записей.
   
9. 
   Установите размер записи 12 и расположите ее в удобном для чтения виде.
   
10. 
    Выровняйте все элементы области данных (выделяйте с клавишей Shift) по левому и нижнему краю.
    
11. 
    Выберите параметры страницы: верхнее и нижнее поле – по 20мм, а левое и правое – по 10мм. Ориентация – альбомная.
    
12. 
    В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор компьютерной школы
    
13. 
    Сохраните макет отчета с именем Справка.
    
14. 
    Перейдите в режим предварительного просмотра отчета. Если необходимо, откорректируйте отчет.
    
15. 
    Введите фамилию учащегося из списка и пронаблюдайте вид отчета.
    
16. 
    Закройте отчет с сохранением.
    

ПРОВЕРКА ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЫ

Предъявите преподавателю: отчеты Адрес, Номера телефонов, Поиск номера, Справка.

Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. 
   Что представляет собой отчет?
   
2. 
   Когда следует использовать отчет?
   
3. 
   Какими средствами можно создать отчет?
   
4. 
   В чем особенность построения отчета на основе запроса?
   
5. 
   Что такое запрос с параметром?
   
6. 
   Какие области отчета представлены в режиме Конструктора?
   
7. 
   Какие возможности форматирования предоставляются при разработке отчета в режиме Конструктора?
   
8. 
   Как поместить в отчет необходимые поля?