Межнациональное общение. Документ Microsoft Word (10). Создание сметы предстоящего мероприятия
 Скачать 21.62 Kb.
|
|
Таким ребятам после этапа проведения обучения темой которого будет являться будущее мероприятие можно будет доверить некоторые задачи, которые могут быть связанны: с проведением регистрации людей, принимающих участие в мероприятии; проведение фото и видео съемки, проводимого мероприятия, при условии, что в наличии есть оборудование для съемки и навыки ее ведения; осуществление макетирования той продукции, которая представлена на мероприятии, если есть некоторые знания и умения в работе с различными графическими редакторами; организация работы за сценой на каких – либо мероприятиях, например, конкурсах или фестивалях; сопровождение гостей, в том числе их встреча и выдача необходимой информации по проводимому событию; осуществление работы со СМИ и встреча со спонсорами мероприятия; проведение сопровождения для лиц, прибывших с иногородних мест и их координация; проведение мероприятия, а также организация площадок для проведения интерактива, если мероприятие имеет крупные масштабы. Каждый из добровольных участников мероприятия должен знать о том, что при успешном выполнении поставленных задач, относительно рамок данного события существует дополнительная мотивация и кроме стандартных ее примеров в качестве мотивационных поощрений, в которые наиболее часто включены благодарственные письма и различных подарков могут служить дальнейшие поручения на мероприятиях, имеющих более ответственный характер 36. Создание сметы предстоящего мероприятия Каждое из мероприятий, организуемых в молодежных учреждениях есть определенный бюджет. Данный бюджет выделяется на саму организацию и на проведение мероприятий, которые являются запланированными. Но не стоит исключать того, что бывают варианты, когда мероприятия происходят на спонтанной основе и не являются запланированными, а также необходимо рассматривать вариант, при котором событие может быть в наивысшей степени масштабным, что на него может не хватить средств, являющимися бюджетными. В такой ситуации правильным решением будет определить источники, от которых будет предоставлено финансирование средств. Средства могут быть привлечены, как со стороны организаторов мероприятия, так и со стороны тех, кто принимает участие в данном событии. Если рассматривать первый случай, тогда можно допустить такие варианты как: принятие участие в работе с партнерами или со спонсорами, организующими какое – либо событие; помощь, предоставляемая от грантов, государственных пособий и различных субсидий; поддержка, осуществляемая различными бизнес - компаниями; Следует затронуть второй случай, то есть проведение платных мероприятий, которые осуществляются за средства, предоставляемые людьми, принимающими участие в этом мероприятии и осуществляемые коммерческую деятельность в масштабах этого мероприятия. Если речь идет о платных мероприятиях, то необходимо упомянуть о том факте, что цена за участие в этом мероприятии должна быть равносильна платежеспособности аудитории, принимающей в нем непосредственное участие. Организаторы должны помнить о том факте, что оно должно иметь наиболее выгодные условия в сравнении с проводимыми подобными мероприятиями, организуемые коммерческими организациями, даже в тех условиях, когда событие имеет более качественные условия проведения. Если источники финансирования уже обозначены, то сотрудникам, работающим в команде, необходимо обсудить тему возможных предположительных расходов проводимого мероприятия. Также, необходимо выяснить, какие из данных расходов можно покрыть, используя бартерный механизм, а также партнерские возможности. Итоговая смета должна включать все возможные статьи предполагаемых расходов, в том числе на аренду оборудования, покупку канцтоваров, покупка продуктов питания дли приезжих участников, все расходы на аренду помещения и транспорт и многое другое, а также должны быть учтены и источники, которые покроют эти расходы 37. Планирование мероприятия в деталях. Этот раздел требует дополнительного закрепление таких пунктов, как общая концепция, проводимого события, в которой необходимо учитывать каждый из уровней всех членов команды. Необходимым этапом здесь будет рассмотрение и обсуждение по предотвращению возможных рисков при организации подготовки и при непосредственном проведении какого – либо мероприятия. Разумно предположить, что чем событие масштабнее и крупнее, тем большее количество времени займет его подготовка, в том числе и сбор требуемой документации. Немаловажным действием будет создание подробных временных рамок и планов. Такой план будет состоять, как из вопросов, необходимых для решения, так и людей, ответственных за эти вопросы. Следующим этапом будет определение дедлайнов, касающихся финальной части каждого из планов, то есть необходимо будет определить ту дату, когда каждый из вопросов будет решен человеком или людьми, ответственными за эти вопросы. Организаторы события должны быть ознакомлены с планом предстоящего мероприятия. План, по подготовке мероприятия может состоять из следующих пунктов 39: - создание аннотации и сметы по предстоящему событию и разработка формы заявки для будущих его участников; - получении документов, разрешающих проведение мероприятие и решение вопросов, касающихся техники безопасности и безопасности в целом; - согласование с партнерами дат, в которые будут проведены события; - поиск места или площадки для проведения будущего события; - проведение работы по активному продвижению в социальных сетях; - организация и проведение работы со средствами массовой информации, в том числе написание пресс – релизов и пострелизов; - проведение поисков людей, готовых проспонсировать мероприятие, а также подготовка различных спонсорских пакетов и создание коммерческих предложений; - работа по принятию заявок от будущих участников; - заготовка грамот и благодарственных писем; - проведение планерок по организации; - поиск человека на роль ведущего или подбор артистов; - репетиции предстоящего мероприятия; - уборка зала и помещение после того, как мероприятие было проведено. Вопросами, касающимися подготовки и разработки плана, может быть проведено одним человеком, являющимся главным организатором или группой людей. В том случае, если событие организуется группой людей важной задачей является необходимым обсуждение всех предстоящих возможных целей и задач. Важно провести объединение этих целей определенные блоки, разделенные по смыслу и на каждый из блоков назначить ответственного организатора или группу людей, выполняющих организаторские задачи. Данные группы могут быть ответственными, например, за материально – техническую часть или же за продвижение и так далее. После распределения задач по блокам, разбитым на смыслы, следует расставлять задачи по степени важности их выполнения, с указанием сроков, в которые данные задачи будут выполнены. Даже если сроки мероприятия являются ограниченными, то отказываться от составления плана все равно не рекомендуется. В таком случае требуется составление хотя бы минимального списка с задачами, имеющими наибольшую важность с точки зрения выполнения этих задач и отказаться от выполнения тех задач, которые представляют наименьшую значимость. В том случае, когда времени на выполнение достаточное количество, а также все роли и задачи уже распределены, но нагрузка все равно чувствуется, то в этом случае можно предположить, что при составлении плана были допущены какие – либо ошибки, что может привести к неутешительным последствиям при организации мероприятия. Подготовка документов, разрешающих проведение мероприятия и решение вопросов по технике безопасности и безопасности в целом. Неотъемлемой частью при организации каждого мероприятия является его согласование с различными ведомственными и городскими службами. Наиболее частого согласования требуют мероприятия, проводимые на открытом пространстве. Но есть и те мероприятия, согласование которых требуется в том случае, когда они проводятся в закрытых помещениях. К примеру, если какое – либо мероприятие имеет спортивный характер и проводится на территории с открытым пространством, тогда в этом случае необходимо присутствие квалифицированных медицинских работников, которые могли бы оказать помощь при необходимости. Если штат того учреждения, которое проводит мероприятия характеризуется отсутствием медицинских работников, то в этом случае люди, ответственные за организацию события должны составить письмо, обращенное в скорую помощь, в письме должна быть указана просьба о предоставлении на время проведения мероприятия персонала с медицинскими работниками. В наиболее частых случаях оплата производится по часам. Как пример можно привести организацию детских мероприятий, таких, как утренники. Проведение такого рода мероприятий требует согласования с органами, ответственными за пожарный надзор в вопросах, относящихся к использованию гирлянд или пиротехнических средств и так далее 23. Если мероприятие носит спортивный характер и представляет возможное получение травм, то в этом случае требуется проведение инструктажей по технике безопасности. Если мероприятие проводится на открытом пространстве, то оно будет носить более усложненный характер. В таких случаях оно должно быть согласовано с такими органами как: охрана, занимающаяся вопросами правопорядка, при обращении в такие органы должны быть указаны пункты, касающиеся места, где будет проведено мероприятие, время его проведения, а также характер, то, сколько человек будет принимать участие в событии и сведения, о людях, проводящих организацию данного мероприятия, то есть их контактная информация и данные лица, осуществляющего координацию; в том случае, если событие предполагает выезд на проезжую часть, к примеру, велогонки или кросс, тогда перед организаторами стоит задача написания письма с требованием о согласовании такого мероприятия в ГИБДД, с указанием контактных данных ответственного организатора и приложением схемы проезда события; при проведении массовых и масштабных мероприятий событие должно сопровождаться медицинскими сотрудниками и скорой помощью; если оно проводится в черте города, то в этом случае требуется согласие, полученное от городской Администрации, полученными в комитетах, которые являются ответственными за территорию, на которой будет осуществляться мероприятие; в том случае, если событие проводится за городской чертой, тогда требуется согласование с Администрацией района, несущей ответственность за данную территориальную область; при проведении мероприятий на открытом воздухе необходимо согласовывать со службами, ответственными за городское хозяйство, так как такие мероприятия должны быть сопровождены вывозом мусора, такая услуга предоставляется платно и обязательна к выполнению, если оно не будет исполнено, то организаторы событий и различных фестивалей, проводимых на открытом воздухе будут подвергнуты получению штрафов, за нарушение правил чистоты. Организация любого мероприятия сопровождается таким пунктом, как взаимодействие с партнерами этого мероприятия. Всех партнеров можно разделить на такие виды, как: информационные, то есть ответственные за размещение новостей о предстоящем событии, они могут нести, как платный, так и бесплатный характер или осуществляться на других выгодных для организатора условиях; партнеры – соорганизаторы, несущие ответственность за проведение какой – либо части события, а также выполняющие функции по оказанию помощи, касающихся вопросов подготовительной части в области всего проводимого мероприятия; партнеры – спонсоры, предоставляющие все те товары, которые необходимы для мероприятия, в том числе услуги и средства финансовой помощи при проведении организационной части. |