лекции по эвенту. Специальные мероприятия в сфере связей с общественностью. Специальные мероприятия в сфере связей с общественностью Преподаватель Краснов С. А. Специальные мероприятияэто

• Название: Специальные мероприятия в сфере связей с общественностью Преподаватель Краснов С. А. Специальные мероприятияэто
• Анкор: лекции по эвенту
• Дата: 15.04.2022
• Размер: 2.11 Mb.
• Имя файла: Специальные мероприятия в сфере связей с общественностью.pptx
• Тип: Документы; #477112

Специальные мероприятия в сфере связей с общественностью

Преподаватель Краснов С.А.

Специальные мероприятия-это?

Мероприятие, проводимое в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам.

Подготовка и проведение события всегда проходит с соблюдением следующих условий:

наличие идеи и сценария мероприятия;
освещение мероприятия в прессе;
прямая рекламная поддержка в СМИ и средствами различной рекламы и PR.

Какие существуют специальные события?

Праздники, знаменательные даты и юбилеи: корпоративные, общенациональные, международные, конфессиональные, профессиональные, региональные, местные.
Фестивали, конкурсы, викторины.
Выставки, ярмарки, дефиле.
Презентации (возможно, в сочетании с приемом и пресс-конференцией): продукции, проектов и программ, организации, новых производств и офисов.
Конференции, семинары, круглые столы.

По характеру целей специальные события могут быть разделены:

на празднования (celebrations);
образовательные специальные события (тренинги, семинары);
маркетинговые специальные события (презентации продукции);
интеграционные (reunion) специальные события (объединение людей происходит по принципу той или иной общности — родство, профессия, национальность.

Специальные события по целям также могут быть разделены на следующие группы:

непосредственно ориентированные на получение прибыли и проводимые в коммерческих целях (прибыль образуется в результате действий в процессе проведения события);
косвенно ориентированные на получение прибыли и направленные прежде всего на создание позитивного впечатления.

По периодичности специальные события бывают:

единовременными;
циклическими, привязанными к какой-либо дате;
многократными, когда акция проводится в различных местах или же ее исполнители отправляются в тур по городам.

Специальные события могут быть ориентированы на не сколько типов аудитории:

внутреннюю — это сотрудники компании, для которых организуются корпоративные праздники, юбилеи и торжества, дающие возможность для мотивации и являющиеся эффективным инструментом сплочения коллектива.
внешнюю — это партнеры, СМИ, клиенты, для которых проводятся выставки, концерты, семинары, конференции, презентации.
комбинированную — она объединяет аудиторию внешнюю и внутреннюю.

Специальное событие также создает условия и заклады вает основу развития различных направлений связей с общественностью:

развитие партнерских отношений, в том числе во внешнеэкономической деятельности;
оптимизация внешних и внутренних социальных инвестиций;
добрососедские отношения с населением, другими организациями и предприятиями;
формирование и развитие корпоративной культуры, ее традиций, ритуалов


Наличие внятной общей маркетинговой стратегии (идеологии), в рамках которой проводится мероприятие; не будучи вписанным в такую стратегию, мероприятие становится бессмысленным.
Обязательное требование — определиться с интересующими нас целевыми контактными группами.
Целевые контактные группы должны иметь возможность получать информацию о нашем событии тогда и там, где и когда это им удобно и привычно.


Чем авторитетнее привлекаемый источник информации, тем значительнее влияние на целевые контактные группы, поэтому надо ориентироваться на СМИ, доминирующие на данном рынке и у данных целевых групп.
Приглашенные ньюсмейкеры должны быть хорошо из вестны, влиятельны и интересны целевым группам.
Информация, поступающая в СМИ, должна быть представлена в удобном для них формате.

Для повышения популярности события могут использоваться следующие меры:

акцент на ключевых элементах мероприятия (участие в событии известных личностей, новизна, другие выгоды события);
привлечение партнеров;
приглашение знаменитостей;
лотереи, конкурсы, соревнования, призы (создание азартного настроения).

Формирование собственного информационного потока и каналов коммуникации:

мониторинг СМИ с точки зрения освещения деятельности фирмы и 1–2 основных конкурентов;
анализ материалов в СМИ, входящих в нашу медиакарту, на предмет интересующей их информации;
обеспечение фоновой информации: регулярная рассылка прессрелизов, контакты по телефону, факсу, емейлу;
привлечение авторитетных посредников, экспертов, лидеров мнений;
рассылка собственных изданий в СМИ;
создание пула (клуба) журналистов, с которыми поддерживаются устойчивые отношения.

К приемам создания новостей относятся:

привязка информации к «круглой» или знаменательной дате;
создание собственного события;
демонстрация различных подходов к одной и той же проблеме;
усиление новостного потенциала события за счет приглашения известных и влиятельных людей;
сочетание информации и события с общественно важными проблемами интрига, скандал.

Пресс-конференция. Формальное, строгое мероприятие с четким сценарием. Строгое

расположение мест в зале: президиум с местами для докладчиков и местами для журналистов напротив.
Задача мероприятия – презентация целого блока новой информации для журналистов специалистами разного уровня. Средняя продолжительность 50–60 минут.

Круглый стол». Формальное, строгое мероприятие с долей импровизации.

Презентация социально значимой, важной для данного сектора проблемы, обсуждение этой проблемы заинтересованными сторонами.
Цель – повышение экспертного статуса компании
в профессиональном сообществе и обществе в целом. Формат мероприятия поощряет вопросы и свободное общение. Приглашенные – независимые эксперты, аналитики, журналисты, партнеры.

Пресс-ланч. Неформальное мероприятие с относительно произвольным сценарием. В

ходе мероприятия гости (представители компании и журналисты) могут обсудить

различные проблемы, связанные с компанией, в ходе завтрака или обеда.

Столы стоят в произвольном порядке. На первом плане – личное знакомство и неформальное

равностороннее обсуждение.

Личная встреча с журналистами (в ресторане, кафе или бизнес-центре). Серия таких

встреч, правильно организованных и правильно поданных, может быть полезнее одного большого мероприятия, поскольку позволяет инициировать серию обзорных разноплановых публикаций. Цель – получить выход нестандартных материалов или развернутых комментариев по значимой проблеме. Результаты встреч – личное знакомство, уникальный материал.

Как оценить успешность мероприятия для СМИ?

Вот некоторые критерии, по которым вы сможете оценить результаты проделанной

работы:

количество аккредитованных и посетивших мероприятие СМИ;
количество и тональность заданных вопросов;
количество материалов, вышедших по итогам мероприятия в СМИ;
качество вышедших материалов (есть специальные методики качественной оценки публикаций, мониторинговые агентства);
количество обращений за комментариями, экспертной оценкой после мероприятия;
количество публикаций, подготовленных с использованием информации, представленной на пресс-мероприятии.

Общая схема управления информацией для СМИ включает решение следующих задач:

анализ материалов в СМИ, входящих в нашу медиакарту, на предмет интересующей их информации;
обеспечение фоновой информации: регулярная рассылка прессрелизов, контакты по телефону, факсу, емейлу;
привлечение авторитетных посредников, экспертов, лидеров мнений;
проведение и привлечение результатов рейтингов, опросов;
рассылка расписания проводимых мероприятий и дополнительных напоминаний о них;
отклик на разумные просьбы журналистов;

ВИДЫ СПЕЦИАЛЬНЫХ СОБЫТИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Презентация — общественное представление чего либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.

Перечислим виды презентаций:

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации
Презентация проекта, предполагающая информирование людей, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.
Презентация товара с целью создания знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомления потребителей с новыми возможностями товара

Сценарный план презентации

представление гостей и хозяев;
демонстрация образцов продукции, видео, фотоматериалов;
краткое сообщение по теме презентации;
ответы на возникшие вопросы;
выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить)
банкет, фуршет или прием;

Можно выделить следующие шаги по подготовке презентации:

Планирование презентации.
Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
Компоненты презентации.
Выбор, разработка вариантов использования демонстрационнонаглядных материалов.
Непосредственно подготовка речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.
Подготовка к ответам на вопросы аудитории.
Выбор места проведения презентации.
Анализ эффективности мероприятия.

При разработке плана презентации организаторам полезно задавать следующие вопросы:

Почему эту презентацию следует провести?
Кто будет присутствовать на презентации?
Что будет служить ожидаемым исходом?
Когда следует начать презентацию и когда закончить?
Как именно начать подготовку?
Где собрать материал для презентации?

КОНФЕРЕНЦИИ

Многое зависит от состава приглашаемых специалистов, что определяется прежде всего выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы.

Конкретная подготовка конференции (семинара, круглого стола) предполагает определение:

целей и задач планируемой конференции (семинара, круглого стола);
состава потенциальных участников;
тематики конференции;
круга выступающих и докладчиков;
необходимого материальнотехнического обеспечения;
составление предварительного бюджета затрат;

Конкретная подготовка конференции предполагает определение:

выбор места проведения (в помещении фирмы, аренда зала, выездной вариант);
приглашение журналистов;
изготовление приглашений, программ;
разработка анкеты участников;
подготовка раздаточных материалов для участников;
рассылка приглашений;
уточнение окончательного списка участников;
телефонный обзвон накануне конференции.

В день проведения:

прибытие организаторов не позже чем за час до начала;
подготовка помещения;
регистрация участников;
проведение конференции, семинара строго по регламенту.

После проведения:

подготовка и рассылка постсрелиза;
рассылка информационных материалов участникам, которые не смогли принять участия;
в течение недели — рассылка благодарственных писем всем участникам конференции, семинара;
обработка данных анкетирования;
подготовка брошюры с материалами конференции, семинара, круглого стола.

ПРАЗДНИКИ

Массовый праздник (МП) является эффективным средством, важным инструментом социальной коммуникации между всеми субъектами социальной жизни: бизнесом, органами власти, СМИ, организованной и неорганизованной общественностью.


аренда помещения;
украшение зала и сцены;
полиграфические работы;
прессрелизы;
еда и напитки (кейтринг);
музыкальная аппаратура (сцена, свет, общий и бытовой райдер);


спецэффекты;
фото и видеосъемка;
транспортные расходы;
сувениры и подарки, призы;
работа ведущего;
артисты, шоупрограмма

Существует несколько типов организаторов, действую щих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и других праздников.

Специализированные компании посредники организаторы торжеств.
Компании полного цикла обслуживания, способные взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника,
Продюсеры и продюсерские центры часто занимаются организациями специальных событий.

Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:

Определение организатора мероприятия: внутреннее PR-подразделение или сторонняя консультационная фирма
Определения круга участников, их роли;
Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия.
Составление списка приглашенных;
Выбор места проведения мероприятия;
Программа праздника и подробный сценарий

ВЫСТАВКИ, ЯРМАРКИ

По целям и практическим функциям выставки можно разделить на две принципиально разные группы:

мероприятия, где преследуются только информационные, пропагандистские, т. е. некоммерческие цели мероприятия, где во главе угла стоят коммерческие цели с торговыми, дилерскими и дистрибьюторскими отношениями.

По масштабу выставки различаются:

на всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры)
международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);
межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов).

По времени функционирования выставки различаются:

постоянно действующие (0,5–1 год и более);
временные (0,5–5 месяцев);
краткосрочные (от 1–5 дней до 0,5 месяцев).

Преимущества специализированных отраслевых выставок состоят в следующем:

Концентрация в одном месте в указанное время наиболее важной части рынка определенной отрасли, и в результате предлагаемые услуги, продукция и идеи гораздо быстрее находят своего адресата.
Налаживание полезных контактов с потенциальными партнерами.
Демонстрация собственных новинок компаний экспонентов; проводятся консультации и переговоры, изучение конкурентной среды и наглядное сравнение практически со всеми конкурентами отрасли.
Процесс организации выставки объединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами и общественными объединениями.

Начинать работу следует с ответа на вопрос — «Нужна ли компании выставочная деятельность вообще?» Если ответ— ДА, то следует обратить основное внимание:

на размер общей экспозиционной площади;
степень известности именно этой выставки или ярмарки;
тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом;
список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет;
список экспонентов, уже заявивших о своем участии время проведения выставки или ярмарки и наш календарный план;
цену аренды экспозиционной площади;
условия участия в общем каталоге.

Примерный перечень целей посетителя:

обзор рынка, полученный также при сравнении родственных областей специализации;
оценка конъюнктуры и перспектив;
сравнение цен и условий ценообразования;
поиски определенных видов продукции;
знакомство с новыми товарами и возможностями их при менения;
получение представления о тенденциях;
ориентировка в технических функциях и специфике определенных товаров;
получение информации о способах решения насущных проблем.

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются:

количество и вид экспонатов;
ожидаемое количество потребителей;
особые запросы экспонента, определяемые целями его участия;
размеры и авторитет фирмы;
размеры стендов конкурентов.

Цена 1 м2 выставочной площади включает:

общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;
общей охраны территории;
пропусков на право входа персонала фирмы экспонента;
одного экземпляра каталога выставки;
вывоза мусора и строительных отходов из специально ставки;
отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выдругие дополнительные услуги.

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки, а именно:

Включение фирмы участницы в официальный каталог выставки.
Публикации в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати, ориентированные на «целевые группы».
Использование наружной рекламы — на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Ее рекомендуют устанавливать за две недели до открытия и не снимать до конца работы ярмарки.
Рекламные мероприятия на радио и телевидении.

Среди целей PR, специфичных для выставочной организации, можно выделить следующие:

создание индивидуального образа выставки, укрепление ее статуса как регулярного, значимого, профессионального выставочного мероприятия;
укрепление статуса выставочной компании-организатора, ее коммерческого имиджа;
 усиление международного статуса выставки и компании-организатора;
продвижение выставочной деятельности в целом как индустрии;
укрепление доверия и доброжелательности между компанией и ее партнерами и конкурентами;
формирование имиджа руководителя и топ-менеджеров компании как профессионалов выставочной деятельности и экспертов отрасли.

Пресс-служба выставки как механизм обеспечения PR в СМИ

мониторинг и анализ информационного поля;
 контакт со средствами массовой информации;
создание системы информационных поводов;
распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений;
подготовка, организация и размещение сюжетов и выступлений на ТВ и радио;
паблисити;
ответы на запросы прессы и предоставление информации;
проведение PR акций;
организация пресс-конференций;
 контроль над сообщениями печати, радио и телевидения и применение мер к исправлению ошибочных материалов;
мониторинг СМИ и формирование дайджеста публикаций;
 анализ эффективности PR акций.

Распространение оперативной информации о выставке осуществляется по ряду каналов:

распространение пресс-релизов и пресс-бюллетеней;
выпуск репортажей с выставки на телевидении;
организация «прямых включений»;
организация конференций он-лайн;
«горячая линия».

ПОСЛЕВЫСТАВОЧНЫЙ МАРКЕТИНГ

Отправка писем партнерам и клиентам, посетившим выставочный стенд с выражением благодарности и пожеланий дальнейшего совместного сотрудничества.
Рассылка подробной информации, затребованной клиентами во время выставки.
Телемаркетинг. Назначение встреч с потенциальными клиентами и партнерами.

Прямые, непосредственные, точные измерения:

количество отреагировавших на полученную информацию субъектов (запрос дополнительных сведений);
количество пришедших на мероприятие;
количество СМИ, разместивших информацию о событии, размер и характер сообщений.

Косвенные, приблизительные, ориентировочные измерения:

процент участников, изменивших свое отношение к продукту;
процент участников, совершивших желательные для организатора действия в направлении бренда;
процент участников, изменивших свои интересы, потребности или ценности в соответствии с ожиданиями организатора.

Сегодня для оценки эффективности событий все чаще ис пользуются два метода: резонансный и социологический.

Резонансный метод за основные показатели принимает индекс цитирования (количественный показатель) и коэффициент соотношения положительных и отрицательных публикаций (качественный показатель).
Социологический метод связан с замерами мнения целевой аудитории до начала события и после его окончания.

Для того чтобы оценить прошедшее событие, возможно также провести измерение следующих показателей:

число участников (общее и по категориям) — в данном случае целесообразно создать портрет участника события;
активность участников;
эффективность рекламных каналов (измерение количества медиаканалов, которые сообщают о событии);
удовлетворенность участников;
финансовые показатели.