Опись дел как справочник по содержанию и учету документов архивного фонда. Диплом Белоусова. Справочник по содержанию и учету документов архивного фонда мку нижнетагильский городской исторический архив
 Скачать 4.85 Mb.
|
|
Министерство образования и молодежной политики Свердловской области государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ» (ГАПОУ СО «НТСК») Отделение: технологическое Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение – 46.02.01 Заведующая отделением ____________Н. Т. Кривошеева Дипломная работа ОПИСЬ ДЕЛ КАК СПРАВОЧНИК ПО СОДЕРЖАНИЮ И УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА МКУ «НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ» НТСК–46.02.01 –ДА-31–2022–ДР Нормоконтроль А. С. Зеер Руководитель И.Ф. Злобина Консультант И.Ф. Злобина Студент А.В. Белоусова 2022 Содержание
Введение Архивоведение – комплексная научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю. Архивы и хранящиеся в них документы – одна из важнейших частей существования общества, в силу сохранения культуры прошлых лет. Документы архивов – главный способ изучения прошлого для историков и просто заинтересованных лиц. Архивы начали сущенствовать еще с появлением письменности, которое появилось еще в дохристианские времена. Миссионерская деятельность просветителей IX в. Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятие ею в 988г. христианства способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов Киевской Руси. На данный момент для эффективности поиска нужной документации, необходимой для использования архивных документов (информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке, представление документов пользователям для исследований, экспонирование документов на выставках, использование документов в средствах массовой информации, проведение информационных мероприятий, выдача документов во временное пользование, публикация документов) создается научно-справочный аппарат, включающий в себя несколько видов архивных справочников, содержащих первичную документную информацию. Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах или архивных документах. Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. (Основные правила работы государственных архивов российской федерации) В данной работе речь пойдет об описи. Актуальность данной темы состоит в том, что опись необходима для отслеживания движения документов и их эффективного поиска. Поиск документов может занять значительное количество времени, если в архиве много единиц учета, в таком случае работа архива будет проходить с застоями. Объектом дипломной работы является составление описи в Нижнетагильском городском историческом архиве. Предметом дипломной работы является опись дел. Цель дипломной работы охарактеризовать описи № 1 дел постоянного хранения и № 6-ЭФ электронных фотодокументов фонда № Р-560, находящегося на муниципальном хранении в МКУ Нижнетагильский городской исторический архив. Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: дать определение описи дел, рассмотреть историю создания описи рассмотреть форму описи, описать процесс составленпя описи; изучить нормативно-методические документы, используемые для создания описи; рассмотреть основные требования по созданию архивной описи в электронном виде; охарактеризовать архивные описи, как учетные справочники по фонду в Нижнетагильском городском историческом архиве. Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что результаты анализа могут быть использованы в Нижнетагильской городском историческом архиве для улучшения работы с описью. Дипломная работа состоит из введения, теоретической части, практической части, заключения и списка использованных источников. Нормативная база: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) 1 Опись дел, как справочник по содержению и учету Понятие описи и ее значение Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись считается главной составляющей научно-справочного аппарата, на базе которого оформляются иные архивные справочники – путеводители, каталоги, обзоры, указатели. В связи с этим качественное составление описи является определяющим при ее создании. Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения. Обычно описи составляются еще в организациях при завершении работы с документами в делопроизводстве, потом дела передаются в архив.Они составляются на завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения (Приложение А); на дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение Б); на дела по личному составу (Приложение В). У описи имеется три важнейшие функции: Информационная (состав и содержание документов). Отражается в заголовках дел, раскрывая видовой состав документов и содержание единицы хранения. Учетная (учет количества дел). Данная функция обеспечивает сохранность документов и ускоряет поиск информации. Классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). Определяет более эффективное расположение документов по определенным признакам. Классификация Архивного фонда РФ – это группировка архивных докумен тов по наиболее существенным признакам, их научная организация. На практике классификация документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций.1 Классификация осуществляется на уровне трех ступеней: Архивного фонда РФ; государственного архива; архивного фонда. Существуют некоторые признаки, по которым происходит классификация: по формам собственности. Архивные документы могут находиться в государственной (федеральной и субъекта федерации), муниципальной или частной собственности; историческим периодам. Все документы делятся на документы до 1917 г. и после 1917 г., т.е. до Октябрьской революции и после; видам носителей информации, способам и технике закрепления информации. Документы на традиционных носителях хранятся в обычных архивах, а документы в электронном виде, аудиовизуальные и научно-технические хранятся в специализированных архивах; срокам хранения и др. При систематизации единиц хранения фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, характерные для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений). Систематизация единиц хранения коллекций определяется-тематикой и составом документов. При систематизации единиц хранения в коллек- [ циях могут применяться тематический, номинальный, географический, авторский и др. признаки. Чаще всего, описи формируются не по одному, а по нескольким признакам последовательно с учетом главенства тех или иных признаков, зависимое от отражения смысловой связи между делами фонда. История создания описи Опись – давнейший архивный справочник, ипользуемый по сей день. Первые описи начали создаваться еще в XIII веке. Их целевое назначение сводилось к учету и охране документов. Вместе с тем описи служили средством розыска документов для их использования в справочно-практических целях. Описи, созданные в XIII – XV веках, в большинстве случаев представляли краткие бессистемные перечни рукописей или книг. В XVII веке законченные производством документы учитывались в различного рода описях. Характер и степень подробности этих справочников отличаются друг от друга, но из них можно почерпнуть ценные сведения об отдельных документах и делах, их систематизации и описании. В описях этого периода во многих случаях обозначалось содержание документов. Оно чаще всего давалось в виде подробного пересказа, с оценкой подьячими фактов, содержащихся в описываемых документах. Почти во всех случаях в описях отмечались печати и подписи. Обозначались и внешние особенности документов: материал, на котором они были написаны, обнаруженные дефекты, следы порчи документов, степень их сохранности и даты, а в случае их отсутствия делались оговорки об этом. Важной чертой описи XVII века являлось также то, что в них впервые делались ссылки на номера единиц хранения. Это ярко подчеркивало инвентарный, то есть учетный характер описей. В XVIII веке реформаторская деятельность Петра I затронула и такую область, как делопроизводство. В 1720 году Генеральным регламентом вводятся описи "вершенных", законченных производством, и "невершенных", то есть не законченных производством, дел. Уже в начале XIX века, вскоре после создания системы министерств, стало обязательным составление описей при периодической сдаче документов из делопроизводства в архивы ведомств. Дела сдавались отделениями департаментов по мере их завершения. Соответственно составлялись и описи. В сдаточных описях указывались номера и заголовки сдаваемых дел. Заголовки во многих случаях были неполными, так как составлялись по первому включенному в дело документу и не содержали сведений о том, чем завершилось дело. Заголовки дел в сдаточных описях группировались по разрядам, то есть по группам постоянного, длительного и краткосрочного хранения. Работа по составлению и изданию описей значительно расширилась во второй половине XIX века. Этим занимались многие ведомственные архивы (Сената, Синода, Московского архива Министерства юстиции и др.), местные архивы, исторические общества, научные кружки. Перед составителями описей встали новые проблемы: для каких целей должны издаваться описи (только для научных или как для научных, так и для практических); возможно ли сочетать в одном типе описания задачи по обслуживанию научных и практических интересов; что является критерием научности описей. Д.Я. Самоквасов выдвигал и отстаивал один тип описания -- краткие инвентарные описи. Однако они должны были сочетать в себе несколько функций: охранять архивные документы от расхищения; способствовать их упорядочению; знакомить ученых с документами до личного посещения ими архива; облегчать архивные справки практического и научного характера. В 1920 – 1930 годы наряду с привычными для нас инвентарными описями, закрепляющими расположение единиц хранения в пределах фонда, получили распространение так называемые суммарные (систематические) описи, составлявшиеся на основе инвентарных, описательных статьей, в которых являлась группа единиц хранения, а не одно дело. Составление описи Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда в соответствии со схемой 1.  Изучение литературы и источников о фонде  Просмотр документов фонда с целью ознакомления с их составом  Разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения  Схема 1 – Этапы составления описи Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учета): порядковый номер; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения; крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год); количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии — количество документов). В случае необходимости в описательную статью могут включаться: указание на подлинность (копийность) документов; способ воспроизведения документов; степень полноты документов; внешние особенности; аннотация документов единицы хранения. Для идентификации единицы хранения описание должно включать архивный шифр, заголовок единицы хранения, крайние даты, объем единицы хранения. Реквизиты описательной статьи могут быть идентификационными и интеллектуальными. К идентификационным относятся: порядковый номер, индекс, крайниедаты документов, кол-во листов. Интеллектуальные реквизиты раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и содержание. К ним относятся заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности единицы хранения, аннотация документов. Для составления этих реквизитов требуется высокая квалификация, серьезные общие и профессиональные знания. Основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения несет заголовок. Главное требование к заголовку единицы хранения: обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию единицы хранения. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая записи. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. К каждому тому (если опись состоит из нескольких томов), также делается итоговая запись. Лист-заверитель дела или заверительная надпись дела (Приложение Г) — это документ, который содержит сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Его можно считать учётным документом: в нём содержатся сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Лист используют, чтобы вести учёт общего количества листов дела. В листе-заверителе присутствует информация об общем количестве листов, литерных, пропущенных номерах и о физическом состоянии и формировании дела. Он оформляется на отдельном листе и подшивается в конце дела. Подписывает составитель. Справочный аппарат к описи дел по личному составу традиционен – титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель. Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду или его части; к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве. Сведения, размещенные на титульном листе, воспроизводятся на обложке описи. Указатели к описям составляются для облегчения и ускорения поиска необходимой информации, а также с целью лучшей ориентации в составе и содержании единиц хранения. Указатель к описи представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными. К описи могут составляться указатели как общие, так и специальные. Указатели могут быть: предметными, именными, географическими (разновидность предметных), хронологическими, кроме того имеются специальные предметные указатели. Основное назначение списка сокращенных слов — сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении. Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи. Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно должно помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда. Предисловие, составленное ко всем описям фонда, включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям. Оглавление (содержание) описи точно отражает ее состав и построение, а также показывает, на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении (содержании) указываются предисловие; список сокращенных слов; названия всех разделов, подразделов и других групп дел, включенных в опись; указатели; переводные таблицы шифров (если они имеются). Против каждого из указанных подразделений ставятся номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи. К фондам, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление (содержание) помещается в начале описи. Оглавление (содержание) помещается в начале описи. Описи могут составляться на: дела всех лет одной структурной части фонда, когда учрежден иефондообразователь или часть его прекратили свое существование (в бесструктурной организации — на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности); все дела фонда учреждения, прекратившего свое существование; дела за один год или за несколько лет деятельности учрежденияфондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических частей фонда (документы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.); все дела объединенного фонда и на дела каждого входящего в объединенный фонд учреждение. Требования к описанию фотодокументов Описание фотодокументов осуществляется с целью внесения их в архивные справочники - описи для обеспечения учета, закрепления порядка систематизации, раскрытия состава и содержания фотодокументов. От качества описей, полноты содержащихся в них сведений во многом зависит дальнейшее всестороннее использование фотодокументов. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные фотоотпечатки. Цветопередача указывается в описи. Для учета фотоальбомов предназначена опись фотоальбомов. Если фотоальбом состоит из нескольких частей, то каждый том учитывается как отдельная единица хранения. Опись фотоальбомов по цветопередаче не делится. Для систематизации фотодокументов в описи может быть применен хронологически-тематический или тематически-хронологический признак. При малом объеме фотографий в описи они могут располагаться по хронологическому признаку. Фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту и/или месту съемки и другим признакам. В справочный аппарат описи дел, документов входят титульный лист, предисловие, оглавление (если опись имеет разделы). В случае необходимости составляются список сокращений, указатели к описи (предметный, именной, географический), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Описательная статья описи фотодокументов состоит из 5 граф: Номер ед. уч. – указывается порядковый номер единицы учета фотодокумента (например, кассета) Номер ед. хр – указывается порядковый номер единицы хранения фотодокумента - отдельного негатива, позитива, фотоотпечатка, нескольких кадров панорамной съёмки, фотоальбома. Заголовок единицы учета – указывается аннотация отдельного снимка, нескольких кадров панорамной съёмки, заголовок (авторское название) фотоальбома. Автор съёмки – пишется фамилия и инициалы автора снимка. Сначала идут инициалы, потом фамилия. Если авторов несколько, фамилии указываются через запятую. Крайние даты – информация указывается цифирно-буквенным способом: точная дата (дата и год пишутся цифрами, месяц - буквами). Место съемки - информация указывается в следующей последовательности: название страны (если съемка производилась вне пределов Российской Федерации); название субъекта Российской Федерации и его района (если съемка проводилась не в их административных центрах); название населенного пункта (города, села, рабочего поселка, деревни); название улицы. Формат электронной съемки Состав текстовой сопроводительной дьокументации Примечание – заполняется в соответствии с общими требованиями. В том случае если в опись включены разноформатые фотодокументы, в графе рекомендуется указывать размер фотодокумента (в сантиметрах). В итоговой записи к описи цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в опись, в том числе литерные и пропущенные номера, текстовая сопроводительная документация к ним. Описи фотодокументов подписываются специалистами проводившими описание фотодокументов. Требования к составлению описи в электронном виде Составление описей дел, документов в электронной форме и перевод бумажных описей в цифровой формат имеет своей целью целенаправленное формирование справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам архивных фондов в электронной форме с обеспечением возможности свободного доступа пользователей к ним через сеть Интернет. Описи в электронной форме в правовом аспекте могут иметь лишь статус копии, являясь электронным архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета. Переведенные с бумажного носителя в электронный вид описи могут быть представлены в трех формах: в форме графических файлов; в форме текстовых файлов; в форме информационно-поисковых систем разных конфигураций. В настоящее время известны два способа перевода описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму: Оцифровка качественных как в техническом отношении (хорошо читаемый, равномерно пропечатанный на бумаге текст), так и по содержанию (не требуют усовершенствования, исправления ошибок, опечаток) описей с последующим их распознаванием и получением текстовых файлов для дальнейшего преобразования в необходимые архиву форматы. Ввод в текстовом редакторе в полном объеме описей с плохо читаемым текстом, а также описей после доработки (усовершенствования, исправления ошибок) с целью получения текстовых файлов для дальнейшей их конвертации в нужные архиву форматы. Подготовка описей дел, документов к оцифровке и распознаванию включает отбор описей для оцифровки, составление перечня описей, подлежащих оцифровке, рассмотрение его экспертной комиссией и утверждение руководителем архивного учреждения; составление технического задания на оцифровку и распознавание описей с полным 14 перечнем объемов и видов работ, применяемого оборудования; выбор на конкурсной основе исполнителя. В современных условиях развития информационных технологий основным способом перевода описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму является, как известно, их оцифровка (сканирование). Оцифровка описей дел, документов – это процесс преобразования всей информации описи на бумажной основе в цифровой формат в виде электронного файла (файлов) данных. Сканирование должно производиться на бесконтактных планетарных сканерах, оснащенных лампами холодного света. Исключается инфракрасное и ультрафиолетовое излучение. Отдельно должно быть определено как будет осуществляться сканирование описей дел, документов: полистно или в разворот, так как это влияет на нумерацию файлов. Предпочтительно полистное сканирование описей дел, документов. Результатом сканирования должны быть сгруппированные исполнителем в папки файловой системы графические образы листов описей, ориентированные по тексту, выровненные по краю листа. При необходимости исполнитель должен произвести обработку графических образов листов описи (увеличение или уменьшение яркости, контрастности и т.д.) для улучшения читаемости текста без внесения изменений в сам образ документа. Если опись оформлена и на оборотных сторонах листов, то файлы с образами оборотной стороны листов должны располагаться вслед за файлами с образами лицевой стороны листов. Исполнитель также должен знать, что описи необходимо сканировать в полном объеме, включая обложку описи, титульный лист, оглавление (содержание), список сокращений (при наличии), предисловие, историческую справку (при наличии), указатели (при наличии), переводные таблицы архивных шифров (при наличии), лист-заверитель 2 Описи дел № 1 и № 6-ЭФ фонда № Р-560, как справочник по содержанию и учету в МКУ «Нижнетагильский городской исторический архив» Характеристика МКУ «Нижнетагильский исторический архив» Муниципальное учреждение «Нижнетагильский городской исторический архив» создано 1 января 2004 года. На архив возложены функции постоянного хранения и всестороннего использования документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации. Первым сотрудником архива 15 января 2004 года стала Вязова Татьяна Александровна, назначенная директором. И вот уже на протяжении 15 лет является бессменным руководителем архива. Первоначально в штате числилось 16,5 ставок, из них специалистов – 9, со временем поменялась структура архива, а количество специалистов увеличилось до 13 человек. Архив хранит богатейшее документальное наследие по истории родного края. Многие краеведы, студенты различных учебных заведений, исследователи генеалогии и другие по достоинству оценили историческую ценность и практическую значимость архивных документов. Фонды Нижнетагильского архива начали формироваться в 1924 году в Окружном архивном бюро. После ряда реорганизаций и изменений подчиненности в 2004 году документы поступили на хранение во вновь созданный муниципальный архив от отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил. На момент создания учреждения, на хранении числилось 565 архивных фондов, включающих в себя 117 175 единиц хранения. Ежегодно увеличивается объем архивных документов и становится разнообразнее их состав. На 1 января 2021 года в архиве на хранении находится 647 фондов – 171 105 единиц хранения, расположенных на стеллажных полках протяженностью в 2 919 погонных метров. Этот огромный массив включает фонды: государственной власти и органов местного самоуправления, общественных и политических организаций, промышленных предприятий, учреждений здравоохранения, образования, культуры и интереснейшие коллекции документов по истории города Нижний Тагил, Великой Отечественной войны, картографических документов, и многие другие. В архив поступает управленческая, научно-техническая документация, фото-, фоно-, видеодокументы и документы личного происхождения. За 15 лет работы число личных архивных фондов увеличилось с 21 до 65, включающих 8238 единиц хранения. Это фонды краеведов, участников Гражданской и Великой Отечественной войны, Героев СССР, документы Почетных граждан, руководителей города, спортсменов, работников образования, партийных деятелей, директоров крупных промышленных предприятий. Также на хранении имеются семейные фонды. За последние 5 лет держателями личных фондов стали такие известные в городе личности как Валентина Павловна Исаева – Глава города Нижний Тагил (2008 – 2012 гг.), Николай Яковлевич Гуляев – директор Нижнетагильского металлургического завода им. В.В. Куйбышева (1943 – 1957 гг.), Геннадий Георгиевич Азанов – кандидат исторических наук, поэт и партийный деятель. Передали на хранение документы: Виктор Григорьевич Здесенко, Почетный гражданин города Нижний Тагил, директор Нижнетагильского института испытания металлов (1971–1997 гг.), Николай Игорьевич Данилов, профессор экономических наук и первый заместитель председателя Исполнительного комитета Нижнетагильского городского Совета народных депутатов (1981-1989 гг.). Необходимо отметить, что за 15 лет значительно увеличилось количество фотодокументов, находящихся на хранении – с 4 461 до 17 193 единиц хранения. В настоящее время в фотофонд архива входят черно-белые и цветные фотопозитивы, фотонегативы на пленке и стекле, фотоальбомы. Безусловно, архив осуществляет информационное обеспечение граждан в соответствии с их запросами. Обратившись в архив, граждане имеют возможность не только подать запрос имущественного, социально-правового и биографического характера, но и самостоятельно работать с архивными документами по определенной тематике в читальном зале архива. Весь массив документов востребован пользователями и представляет большой интерес для исследователей. Сотрудники архива вносят в ИПС от 6 до 8 тысяч заголовков дел в год. На сегодняшний день в систему «Электронные описи НТГИА» загружено 646 фондов, 923 описи, 171 000 заголовков дел, что составляет 98% от общего количества дел, 55 646 заголовков документов. Специалисты архива активно работают с «Электронными описями» в ходе подготовки выставок, статей, публикаций, телесюжетов и других форм использования архивных документов. Ежегодно сотрудниками архива готовится около 10 выставок архивных документов, в том числе межархивных, совместных с музеями, по заказу органов местного самоуправления и других организаций. Архивисты работают в тесном контакте со средствами массовой информации: в газете «Тагильский рабочий», «Архивные ведомости», «Тагилка» и на официальных сайтах информационных агентств города размещаются статьи, посвященные истории Нижнего Тагила, людям, знаменательным и памятным датам. Совместно с телекомпаниями «Тагил-ТВ» и «Телекон» готовится от 7 до 13 телесюжетов в год. За 15 лет работы учреждения сотрудники исполнили 21440 социально-правовых и тематических запросов; подготовили: 105 телесюжетов и радиопередач, 101 статью и публикацию, 28 подборок документов, ежегодный календарь-справочник «Знаменательные и памятные даты города Нижний Тагил», книгу об избирательной системе в России и процессе выборов в Нижнем Тагиле «От века прошлого до настоящих дней», 106 выставок архивных документов, демонстрируемых не только в читальном зале учреждения, но на различных юбилейных мероприятиях, научных конференциях. Выставки, проводимые Нижнетагильским городским историческим архивом, стали особенным явлением. Оформление зала, его тематическая стилизация позволяют сделать выставки яркими, запоминающимися, что, безусловно, повышает их посещаемость. Ни одна выставка уже не представляется без сопровождения содержательной видеопрезентации. Создание таковых стало традицией и формой использования документов с 2009 года. Их удобно демонстрировать, проводя экскурсии в общеобразовательных учреждениях нашего города. Особой популярностью у школьников старшего звена пользовалась видеопрезентация, подготовленная к межрегиональной выставке «Демидовы на Урале» в 2016 году. Организуя экскурсии, сотрудники архива дают возможность гражданам по достоинству оценить современность и актуальность архивного учреждения. В 2014 году создан официальный сайт Нижнетагильского городского исторического архива. Пользователи сети интернет могут ознакомиться с основными сведениями об архиве, нормативно-правовой базой, объемом и составом документов, находящихся на хранении, порядком работы пользователей в читальном зале архива и многим другим. Подробную информацию об открытии выставок, проведении мероприятий, о знаменательных и памятных датах города Нижний Тагил можно получить в рубриках сайта: «Новости», «300 лет Нижнему Тагилу», «В этот день», «Выставки», «Публикации», «Великой Победе посвящается». Так же через сайт возможен заказ архивных справок и дел в читальный зал. Международное сотрудничество и установление связей – отличительный момент современного развития архивного дела. В рамках планов мероприятий по сотрудничеству в области архивного дела Нижнетагильский городской исторический архив принимал делегации сотрудников Государственного Архивного Управления Китайской Народной Республики, представителей Архивных Управлений провинций Ляонин, Хэйлунцзян и сотрудников архивной службы Кыргызской Республики. Кроме этого, архив являлся площадкой проведения: заседания Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (2007, 2017 г.), семинаров для работников ведомственных архивов, торжественного совещания с должностными лицами органов местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав Горнозаводского управленческого округа Свердловской области, посвященного 100-летию государственной архивной службы России (2018 г.), олимпиад профессионального мастерства для учащихся средне-специальных учебных заведений по специальности «История и архивоведение» (2018 г.). Активное взаимодействие архива с учебными заведениями города способствует популяризации архивного дела и эффективной реализации образовательных проектов. Архив награжден Почетной грамотой Правительства Свердловской области (2008 г.), дипломом Федерального архивного агентства за второе место во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив (2013 г.), Почетным дипломом Законодательного собрания Свердловской области (2013 г.), Почетной грамотой научно-методического совета учреждений Уральского федерального округа (2013 г.), Благодарственными письмами Администрации города Нижний Тагил (2013 г.) и Горноуральского городского округа (2016 г.). Большое количество обращений граждан и посетителей читально-экспозиционного зала, приглашения для участия в мероприятиях и конференциях разного уровня свидетельствуют о том, что архив становится популярным и востребованным, а значит, двигается в нужном направлении и нужен обществу. Содержание описи № 1 фонда № Р-560 Опись №1 фонда № Р-560 содержит сведения о делах, предоставленных архиву на хранение Администрацией города Нижний Тагил. В данной описи подшиты и пронумерованы дела за 1992 – 2012 гг. на 175 листах и научно-справочный аппарат в колчестве 32 листов. Опись делится на части в хронологическом порядке за каждый год по мере поступения дел и описей, которые утверждены управляющим делами администрации города Нижний Тагил. Описательные статьи данной описи включают информацию о порядковом номере дела, индексе дела, заголовке дела, даты, количестве листов и примечании. В конце описи за год включена ннформация о количестве вошедших дел в опись фонда (Приложение Д, приложение Е). Итоговая запись описи № 1 фонда № Р-560 отражает мнгократные поступления дел в архив, количество единиц хранения. Итоговая запись подписывается составителем с указанием должности, даты составления описи (Приложение Ж) В листе-заверителе указаны сведения о том, что в описи 175 листов и наличие научно-справочного аппарата в количестве 32 листов, к тому же в описи отсутствуют литерные или пропущенные номера листов. Подписан главным хранителем фондов с указанием даты (Приложение И ) Научно-справочный аппарат к данной описи состоит из: титульного листа (Приложение К); оглавление (Приложение Л); предисловие и дополнение к нему (Приложение М, приложение Н); Титульный лист данной описи дает информацию о том, что фонд посвящен Администрации города Нижний Тагил, также нам известны крайние даты – 1992-2012 гг., номер тома и количесто листов, считая научно-справочный аппарат описи. Оглавление составлено в хронологическом порядке. Предисловие и дополнение к нему помогают разобраться с составом документов, историей их создания. Например, в опись 1992 г. были включены такие документы, как постановления и распоряжения главы администрации по основной деятельности, журнал регистрации этих постановлений, протоколы совещаний руководящих работников города и др. Также были включены документы некоторых подразделений. Такое подробное описание дел, находящихся в фонде дает большую возможность для исполнения запросов посетителей архива. Кроме того, дается информация по принципу систематизации дел и особенностям формирования тех или иных видов документов. Содержание описи № 6-ЭФ фонда № Р-560 Электронные фотодокументы отражают мероприятия с учатием Главы города Нижний Тагил и руководителей Администрации города. Описательная статья данной описи состоит из номера единицы учета, номера единицы хранения, заголовка единицы учета, автора съемки, крайних дат, места съемки, формата документов, сопроводительной документации и примечания (Приложение П). Итоговая запись несет информациюо о том, что в данной описи 1603 единицы учета и 8 единиц хранения объемом 10 813 Мб и о документе, на основании которого документы были внесены в опись. Подписано составителем описи (Приложение Р). О том, что в описи 157 листов говорит лист-заверитель. Также к описи прилагаются 11 листов научно-справочного аппарата (Приложение С). Данная опись имеет следующий научно-справочный аппарат: титульный лист (Приложение Т); оглавление (Приложение У); предисловие (Приложение Ф); список сокращенных слов (Приложение Х). Оглавление описи №6-ЭФ составлено в соответствии с мероприятиями, запечатленными на фотодокументах, по темам и в хронологическом порядке. Предисловие рассказывает об авторе, который сделал эти фотографии. Также есть информация о том, какие мероприяия проводились и какие сферы жизни отражают данные фотокарточки. Заключение В ходе дипломной работы мы пришли к выводу, что опись фонда – обязательная часть в работе архива, важная для систематизации и комплектации, обогащения информацией и знаниями, нужными обществу. Каждая часть, составляющая опись полна информацией, без нее будут утеряны какие-то исторические факты или не будет полностью раскрыта цель документов. Цель дипломной работы была достигнута, а именно охарактеризовать описи № 1 дел постоянного хранения и № 6-ЭФ электронных фотодокументов фонда № Р-560, находящегося на муниципальном хранении в МКУ Нижнетагильский городской исторический архив. В процессе достижения цели были выполнены все поставленные задачи: дать определение описи дел, рассмотреть историю создания описи; рассмотреть форму описи, описать процесс составленпя описи; изучить нормативно-методические документы, используемые для создания описи; рассмотреть основные требования по созданию архивной описи в электронном виде; охарактеризовать архивные описи, как учетные справочники по фонду в Нижнетагильском городском историческом архиве. Опись – важнейший справочник, не только потому что на его основе составляются все остальные справочники, но и потому что он содержит в себе много интересной и нужной информации, необходимой для поиска определенных дел. В свою очередь, без поиска нужной информации не могут выполнятся первостепенные функции архива – обеспечение сохранности, его комплектование. Отсюда вытекает и невозможность любого использования документов. В итоге, без описи, как первостепенного справочника, архивы не смогут полноценно существовать. Список использованных источников Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 № 11; зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344) // ИПС «Консультант Плюс». Составление архивных описей: Методические рекомендации/ Росархив. ВНИИДАД. - М., 2007. - 144с. Бурова Е. М., Муравьева Н.А. Справочник по архивному делу для работников организаций. – (Серия «Управленческая безопасность»/под общ. ред. А.Б. Безбородова). – М.:ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. – 396 с.: Режим доступа: https://edou.olimpoks.ru/books/Reference_on_archiving.pdf, свободный. Приложение А Опись дел постоянного хранения  Приложение Б Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения  Приложение В Опись дел по личному составу  Приложение Г Лист-заверитель дела  Приложение Д Описательные статьи описи № 1 фонда № Р-560  Приложение Е Итоговая запись годовой описи  Приложение Ж Итоговая запись к описи № 1 фонда № Р-560  Приложение И Лист-заверитель описи № 1 фонда № Р-560  Приложение К Титульный лист описи № 1 фонда № Р-560  Приложение Л Оглавление описи № 1 фонда № Р-560  Приложение М Предисловие к описи № 1 фонда № Р-560   Приложение Н Дополнение к предисловию к описи № 1 фонда № Р-560  Приложение П Описательная статья описи № 6-ЭФ фонда № Р-560  Приложение Р Итоговая запись описи № 6-ЭФ фонда № Р-560  Приложение С Лист-заверитель описи № 6-ЭФ фонда № Р-560  Приложение Т Титульный лист описи № 6-ЭФ фонда № Р-560  Приложение У Оглавление описи № 6-ЭФ фонда № Р-560  Приложение Ф Предисловие к описи № 6-ЭФ фонда № Р-560  Приложение Х Список сокращенных слов к описи № 6-ЭФ фонда № Р-560   1 Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «Волгоградский государственный университет» Е. В. Булюлина архивоведение учебное пособие |