Средства оснащения рабочего места секретаря. Средства оснащения
 Скачать 20.93 Kb.
|
|
Средства оснащения рабочего места секретаря1 Основные правила Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного её использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Рабочее место секретаря структурного подразделения также должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа. Примечания 1. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения. 2. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддержать порядок и чистоту. 3. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы. 4. Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технически средств их санитарным состоянием. Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные помещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приёмной. Задача секретаря – сделать всё необходимое, чтобы посетитель в приёмной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приёмной, ставить вещи на видные места. 1 Энговатова О.А., 500 советов секретарю// глава 1.2 Организация рабочего места секретаря, 2006, 224 с. |