структура делового письма. Структура делового письма
 Скачать 15.49 Kb.
|
|
СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В официальной переписке существует четкая структура делового письма. Ей необходимо следовать, поскольку это не просто экономит время обоих участников переписки, но и позволяет эффективно донести требуемую информацию. Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. В противном случае адресат может запутаться и просто не ответить. Разновидностей элементов делового письма не так много и, как правило, они применяются в каждом сообщении. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Структура написания делового письма довольно жесткая. Но в ее пределах можно создать более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. В них проявляются особенности деловой переписки, зависящие от темы. Например, в письмах-резюме адресант сообщает получателю о своих навыках и опыте, а письмо-порицание выражает недовольство отправителя. Но структура официальной корреспонденции – немного другое. И при соблюдении схемы делового письма любого вида стоит учитывать, что оно бывает нескольких типов: * многоаспектная – состоит из пунктов, подпунктов, разделов. Как правило, формально делится на аспекты абзацами. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип; * одноаспектная – коротенькое письмо из одного абзаца и реквизитов, имеет исключительно информационный характер (уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и проч.). Именно в многоаспектном письме и применяются все следующие элементы. В одноаспектном, как правило, дается информация без деления на блоки. РЕКВИЗИТЫ Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа. Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию. Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу. Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже. ДАТА НАПИСАНИЯ Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа. ЗАГОЛОВОК Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это. При написании заголовка необходимо: 1. Выдержать деловой стиль; 2. Сохранить заголовок кратким и понятным; 3. Выделить основную тему; 4. Показать адресату, что это важное для него письмо. То есть с его помощью адресат одновременно информирует и привлекает внимание. ОБРАЩЕНИЕ Это очень важная часть письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании. Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы. Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке. Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере науки, искусства или прочих видов деятельности. Сокращения неприемлемы. Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя. Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной буквы. Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной буквы. Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер. Точка не ставится вообще. После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы. После запятой можно продолжать писать со строчной. ПРЕАМБУЛА Эта часть структуры делового письма содержит всю суть, ради которой была написана корреспонденция. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней: * даты; * факты; * документы; * договоренности; * упоминания других лиц и прочее. Как правило, в начале преамбулы указывается прямая цель письма. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ Здесь более подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации. Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения. Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине. В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма. Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО. ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места. ПРИЛОЖЕНИЯ К ПИСЬМУ Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст. Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением. ПОСТСКРИПТУМ Элемент, который в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции: * сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме; * дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату. Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент. |