ЗАДАНИЕ 1
Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.
Таблица – Анкетирование секретаря по оснащению рабочего места
№ п/п
|
Вопросы
|
Ответы
|
1.
|
Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?
|
Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя.
Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.
|
2.
|
В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.
|
На каждого сотрудника в офисном помещении, не считая оборудованного компьютером рабочего места, должна выделяться площадь в 4 кв.м.
Для работников конструкторского бюро работодатель обязан выделять более 6 кв.м. в офисном помещении.
При наличии у сотрудника инвалидности ему полагается от 5,65 кв.м. Если работник пользуется коляской, то указанный показатель повышается до 7,65 кв.м.
|
3.
|
На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?
|
При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.
|
4.
|
Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.
|
Обеспечивает работнику физиологически удобную позу и позволяет изменять ее в течение рабочего времени;
поверхность сиденья — не менее 400 мм по ширине и глубине, с закругленным передним краем;
сиденье регулируется от 440 до 550 мм по высоте и от –5 до 15 градусов по наклону вперед;
поверхность спинки — 300 мм в высоту и 380 мм в ширину, наклон и расстояние от сиденья регулируются;
подлокотники должны иметь длину не менее 250 мм и ширину 50–70 мм, высота подлокотников над сиденьем — в пределах 230 мм, а расстояние между ними— в пределах 350–500 мм;
поверхность сиденья, спинки, подлокотников должна быть полумягкой, не скользкой, не электризоваться и хорошо очищаться.
|
5.
|
Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.
|
Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.
|
6.
|
Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении.
|
В связи с этим законодательно установлены оптимальные значения температуры и допустимый максимум в жаркий период года. Для офисных работников они составляют 23-25°С.
В холодный период года внутри помещений должно быть соблюдено комфортное значение температуры – 22-24°С. Допустимы колебания нормы до 1-2°С.
|
7.
|
Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.
|
Влажность воздуха должна соответствовать общепринятым нормам, и они едины для всех помещений – не ниже 30% зимой и не ниже 40% летом. Оптимальной считается влажность 50-60%, при таком содержании воды в воздухе работать комфортно и слизистые не сохнут, что особенно важно для глаз офисных сотрудников.
|
8.
|
Перечислите зоны рабочего места секретаря.
|
Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
|
9.
|
Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.
|
На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними — настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками.
|
10.
|
Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.
|
Информация на стенде для сотрудников предприятия включает:
новостной блок: с событиями, принятыми решениями и достижениями;
ознакомительный: с правилами, свежими вакансиями.
Там же размещают сведения для клиентов:
деятельность компании и ее направления;
правила обслуживания;
данные о вышестоящих контролирующих организациях.
Доски для объявлений выполняют основную задачу – своевременное информирование об произошедших и запланированных изменениях. На основных носителях вывешивается:
документация о государственной регистрации;
лицензии и иные бумаги – при необходимости подтверждения аккредитации;
сведения о местонахождении организации и ее контактные данные;
книга жалоб и предложений.
|
11.
|
Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.
|
По нормативам свет должен быть достаточно ярким, иметь белый или жёлтый цвет (наиболее близкий к естественному). При необходимости организуется зональное освещение. Норма освещённости рабочего места в офисе:
Не менее 300Лк для общего освещения кабинета
500-600Лк на рабочих местах, с локальной подсветкой
|
ЗАДАНИЕ 2
Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, приведите примеры для каждого вида документов (не менее 3-х). свой ответ необходимо представить в виде таблицы.
Таблица – Организационно-распорядительные документы, их состав и виды.
№ п/п
|
Виды и состав организационно-распорядительных документов
|
Пример организационно-распорядительных документов
|
1.
|
Организационные
|
Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
|
2.
|
Распорядительные
|
Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр.
|
3.
|
Информационно-справочные
|
Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки.
|
ЗАДАНИЕ 3
Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.
Решите ситуационную задачу:
Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.
Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.
Вопросы:
1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?
2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.
В данной ситуации секретарь действует не верно. Услышав, что нужного человека на месте нет, и, постеснявшись (или не успев) спросить, когда он будет, абонент обязательно будет звонить каждые полчаса, а то и чаще. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок, как бы он вас ни раздражал. Оптимальный ответ выглядит примерно так: «Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?», или «Его сейчас нет на месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется. Перезвоните попозже или скажите, что ему передать».
ЗАДАНИЕ 4
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведётся учёт и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию, что необходимо для отслеживания всего потока корреспонденции.
Заполните журнал учёта входящей корреспонденции (Приложение 1), используя собственные примеры (не менее 10 учётных записей).
Журнал
учёта входящей корреспонденции
Начат: 15 января 2022г.
Окончен: 202 г.
N п/п
|
входящий N
|
Дата регистрации
|
От кого поступил документ (исх. N)
|
Краткое содержание документа
|
Передан
|
Другие отметки
|
|
|
|
|
|
кому
|
дата
|
подпись
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
1
|
8
|
16.01.2022г.
|
Председатель профкома Синякин С. С
|
Мотивированное мнение по проекту правил внутреннего трудового распорядка
|
Генеральному директору Павлову А. В.
|
16.01.2022г.
|
Павлов
|
Дело № 17
|
2
|
10
|
16.01.2022г.
|
ООО «Победа»
|
О продлении контракта.
|
Генеральному директору Павлову А. В.
|
16.01.2022г.
|
Павлов
|
На рассмотрении
|
3
|
13
|
19.01.2022г.
|
Налоговая инспекция
|
Запрос о данных доходах
|
Главному бухгалтеру Ивановой С. М.,
|
19.01.2022г.
|
Иванова
|
Передано в бухгалтерию
|
4
|
15
|
19.01.2022г.
|
ОАО «Водоканал»
|
Счет и акты за декабрь
|
Бухгалтеру Мишиной Д.С.
|
19.01.2022г.
|
Мишина
|
Передано в бухгалтерию
|
5
|
16
|
19.01.2022г.
|
ОАО «Энергосбыт»
|
Счет и акты за декабрь и акт сверки взаиморасчетов.
|
Бухгалтеру Мишиной Д.С.
|
19.01.2022
|
Мишина
|
Передано в бухгалтерию
|
6
|
19
|
21.01.2022г.
|
ООО « Сюжет»
|
Проведение семинара по ДОУ
|
Начальнику по ДОУ Патаповой Н.С.
|
21.01.2022г.
|
Потапова
|
Передано
|
7
|
21
|
22.01.2022г.
|
ОАО «Астон»
|
О продлении договора поставки
|
Генеральному директору Павлову А.М.
|
22.01.2022г.
|
Павлов
|
На рассмотрении
|
8
|
22
|
22.01.2022г.
|
МТС
|
Новые тарифы
|
Бухгалтерия
|
22.01.2022гг.
|
Мишина
|
……
|
9
|
35
|
26.01.2022г.
|
АО «Салют»
|
О ценах
|
Отдел продаж
|
26.01.2022г.
|
Жданов
|
……
|
10
|
43
|
02.02.2022г.
|
ООО «Эталон»
|
О продлении контракта
|
Генеральному директору Павлову А. В.
|
16.01.2022г.
|
Павлов
|
На рассмотрении
|
"__" ____________ 20__ г.
Уважаемая Ксения Валерьевна. Я делала практическою работу , а программа обновилась и задания тоже изменились.
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Задание 1. Как вы понимаете принципы управления по А. Файолю? Составьте таблицу (см. образец ниже), придумайте и запишите краткие примеры реализации каждого принципа.
N п/п
|
Принципы
|
Собственные объяснения и примеры
|
1
|
Разделение труда
|
|
2
|
Власть
|
|
3
|
Дисциплина
|
|
4
|
Единство распорядительства (командования)
|
|
5
|
Единство руководства
|
|
6
|
Подчинение частных интересов общему
|
|
7
|
Вознаграждение
|
|
8
|
Централизация
|
|
9
|
Иерархия
|
|
10
|
Порядок
|
|
11
|
Справедливость
|
|
12
|
Постоянство состава персонала
|
|
13
|
Инициатива
|
|
14
|
Единение персонала
|
|
№
|
Принципы
|
Объяснения и примеры
|
1
|
Разделение труда
|
При создании какого-либо продукта, этапы создания распределяются между разными людьми. Позволяет уменьшить число объектов, на которых концентрируется внимания каждого участника управленческого процесса.
Повышает уровень качества выполненных работ и квалификацию.
Например: при изготовлении консервов. Одна группа закупает сырьё, другая организует поставку, третья изготовления самой продукции и т.д.
|
2
|
Власть
|
Право давать команды и нести ответственность за результаты. Власть сочетает в себе два фактора: авторитет, основанный на интеллекте, знаниях, опыте, моральной силе, менеджменте, заслугах и ответственности.
|
3
|
Дисциплина
|
Трудолюбие, послушание, манера поведения, активность, внешние признаки уважения, заключенным между предприятием и его сотрудниками. Для установления и укрепления дисциплины необходимо наличие хороших начальников на всех уровнях, самые четкие и справедливые договоренности, разумно применяемые карательные санкции. Состояние дисциплины в любом социальном образовании существенно зависит от достоинства его руководителей.
|
4
|
Единство распорядительства (командования)
|
При любом роде деятельности работник должен получать приказы только от одного вышестоящего лица. Например, работа в организации, где только один руководитель и ты подчиняешься только ему.
|
5
|
Единство руководства
|
В организации должен быть единый глава и единый план работы. Помимо разделения труда, важно создать группы, которые будут выполнять одну программу. Обычно в организациях такие группы делят на отделы, отвечающие непосредственно за какой-то определённый «кусок» работы. У каждого отдела должен быть свой руководитель, который и будет его курировать
|
6
|
Подчинение частных интересов общему
|
Интересы одного человека или группы работников, не должны быть выше интересов всей организации. Если каждый сотрудник будет считать свои личные желания превыше интересов организации – её, в конце концов, постигнет печальная участь. Если же коллектив слаженно работает на благо предприятия – тогда ему удастся не только удовлетворить свои потребности, но и обеспечить профессиональный рост каждому его участнику.
|
7
|
Вознаграждение
|
Наличие справедливых методов стимулирование работников. Чтобы мотивировать персонал на достижения и продвижения компании, оплата труда должна соответствовать прилагаемым усилиям, уровню ответственности.
|
8
|
Централизация
|
Естественный порядок в организации, имеющий управляющий центр. Степень централизации зависит от каждого конкретного случая. При централизации право на управление и принятие важных решений находится только у руководителей высшего уровня.
|
9
|
Иерархия
|
Организационная иерархия, которая не должна нарушаться, но которую, по мере возможности, необходимо сократить во избежание вреда. Это порядок подчинения низших звеньев какой-либо структуры высшим.
|
10
|
Порядок
|
У каждого работника должно быть своё место. Согласитесь, сложно выполнять свои обязанности, если компания заранее не позаботилась и не обеспечила всем необходимым для успешной деятельности.
|
11
|
Справедливость
|
Справедливое, правильное поведение в жизнь и на работе. Если человек получает несправедливое наказание – он не будет больше доверять тому, кто выносил вердикт. Тогда ни самоотдачи, ни желания продвигать, развивать компанию и трудиться на её благо. Соответственно, административное управление включает в себя ещё и такую обязанность, как справедливость решений.
|
12
|
Постоянство состава персонала
|
Когда за определенный период времени в организации не поменялся состав сотрудников. Текучка кадров никогда не шла на пользу предпринимательской деятельности. Да и она существенно сказывается на имидже, причём не в лучшую сторону. У успешного руководителя персонал держится за своё место. А это даёт стабильность и устойчивость.
|
13
|
Инициатива
|
Принятие человеком самостоятельного решения, проявление его активности, предложение идей для решения проблемы. Когда личность имеет возможность проявлять свои способности – она не только раскрывается, но и помогает находить нестандартные решения сложных ситуаций. Что позволяет фирме обходить конкурентов, выстаивать в тяжёлые кризисные времена. Если же инициатива наказуема – персонал будет являться лишь посредственным исполнителем своих обязанностей.
|
14
|
Единение персонала
|
Сплоченность работников, единство силы. Микроклимат в коллективе очень важен. Иначе можно будет говорить о том, что условия для успешной деятельности не были созданы. Когда не комфортно находиться среди коллег – невозможно сосредоточиться.
|
Задание 2. Японская фирма "Мацусита" заставляет своих инженеров, разрабатывающих новые товары, определенное время работать продавцами в магазинах фирмы. Как вы считаете, с какой целью это делается? Предложите другие варианты использования этого принципа управления на российских предприятиях.
Это объясняется различными видами мотивации персонала.
Потребности: играют одну из важнейших ролей в общем процессе мотивации трудового поведения. Они стимулируют поведение, когда осознаются работниками. В этом случае потребности принимают конкретную форму — форму интереса к тем или иным видам деятельности, объектам и предметам.
Интерес: конкретное выражение осознанных потребностей. В отличие от потребности интерес направлен на те социальные отношения, от которых зависит удовлетворение нужд работника. Если потребности показывают, что нужно для нормальной жизни человека, то интерес отвечает на вопрос, как действовать, чтобы удовлетворить данную потребность. Таким образом, специфической чертой интереса выступает деятельное отношение к использованию условий существования человека, в то время как потребность выражает необходимость овладеть этими условиями.
Потребности — это нужда в чем-то, объективно необходимом для поддержания жизнедеятельности и развития организма, личности и социальной группы. В зависимости от объекта различают материальные, духовные и социальные потребности.
Материальные потребности — это потребности в пище, воде, воздухе, продолжении рода, жилище, одежде, транс¬ порте и др., необходимые для поддержания организма в нормальном жизнедеятельном состоянии.
Духовные потребности — потребности в самоактуализации и самовыражении человека через творчество. Они находятся в динамическом развитии и имеют тенденцию к росту для отдельного развивающегося человека или к снижению, когда человек деградирует.
Социальные потребности — это потребности в привязанности, принадлежности к коллективу, общении, заботе о других и внимании к себе, участии в современной трудовой деятельности, реализуемые в обществе.
Задание 3. Выберите из перечисленных ниже характеристик характерные черты японской модели менеджмента:
1) Гарантии занятости и право старшинства;
2) Применение школы научного менеджмента как основы для менеджмента в производственной сфере;
3) Работа в группах;
4) Консультации и принятие решений в группах;
5) Индивидуализм менеджеров, основанный на их личных интересах и потребностях;
6) Техническое обеспечение качества продукции;
7) Коммуникативные отношения с линейными руководителями.
Гарантии занятости и право старшинства;
Работа в группах;
Консультации и принятие решений в группах;
Техническое обеспечение качества продукции;
Коммуникативные отношения с линейными руководителями
Задание 4. Укажите, какие из приведенных ниже особенностей характеризуют типовую модель японского менеджмента (Я), а какие - американского (А) (см. образец оформления ответа).
Характерные особенности национального менеджмента:
1. Оценка качества управления по уровню гармонии в коллективе и коллективному результату.
2. Оплата труда по индивидуальным достижениям.
3. Замедленные оценка работы сотрудника и служебный рост.
4. Нестандартная, гибкая структура управления.
5. Личные неформальные отношения с подчиненными.
6. Управленческие решения принимаются коллективно на основе единогласия.
7. Наем на работу на короткий период.
8. Продвижение по службе по старшинству и стажу работы.
9. Индивидуальный характер принятия решений.
10. Быстрая оценка результатов труда, ускоренное продвижение по службе.
11. Основное качество руководителя - умение осуществлять координацию действий и контроль.
12. Деловая карьера обусловливается личными результатами.
13. Формальные отношения с подчиненными.
14. Коллективная ответственность, ориентация управления на группу.
15. Строго формализованная структура управления.
16. Неформальная организация контроля.
17. Оплата труда по показателям работы группы и служебному стажу.
18. Профессионализм и инициатива - главные качества руководителей.
19. Долгосрочный наем руководителей и работников организаций.
20. Строго формализованная процедура контроля.
21. Оценка качества управления по индивидуальному результату и индивидуальная ответственность.
Ответ;
1-Я
2-А
3-Я
4-Я
5-Я
6-Я
7-А
8-Я
9-А
10-А
11-А
12-А
13-А
14-Я
15-А
16-Я
17-Я
18-А
19-Я
20-А
21-А
Пермь - 2022
|
Скачать 39.65 Kb.