Диплом. Техническое задание 18 1 Требования к техническому обеспечению 18 2
 Скачать 1.15 Mb.
|
 В логических полях БД фиксируются права пользователей СЭД.После создания физической модели данных, была произведена генерация схемы данных БД в СУБД Microsoft Access. Данные пользователей, их права, вся документация сохраняется в базе данных. 3.4 Архитектурная функциональность В основе, разрабатываемой СУД, лежит модульная структура ее функциональных элементов, позволяющая разработчику сформировать тот или иной тип архитектуры СУД в зависимости от требований заказчика. Безусловно, основным видом архитектуры для СУД является архитектура клиент-сервер.  Архитектура клиент-сервер – это концепция информационной сети, в которой основная часть ее ресурсов сосредоточена в серверах, обслуживающих своих клиентов. Рассматриваемая архитектура определяет два типа компонентов: серверы и клиенты.Сервер – это объект, предоставляющий сервис другим объектам сети по их запросам. Сервис – это процесс обслуживания клиентов. Сервер работает по заданиям клиентов и управляет выполнением их заданий. После выполнения каждого задания сервер посылает полученные результаты клиенту, пославшему это задание. Сервисная функция в архитектуре клиент-сервер описывается комплексом прикладных программ, в соответствии с которым выполняются разнообразные прикладные процессы.  Рисунок 5 – Клиент-серверная архитектура Однако проектируемая система поддерживает архитектуру файл-сервер.   Рисунок 6 – Файл-серверная архитектураФайл-серверная архитектура – архитектура, где сервер и клиентские ПК выполняют следующие функции: а) функции сервера: хранение данных; б) функции клиента: обработка данных происходит исключительно на стороне клиента. В файл-серверной организации клиент работает с удаленными файлами, что вызывает существенную перегрузку трафика (поскольку СЭД работает на стороне клиента, то для выборки полезных данных в общем случае необходимо просмотреть на стороне клиента весь соответствующий файл целиком). Таблица 3 - Сравнительная характеристика клиент-серверной и файл-серверной архитектур
 3.5 Проектирование пользовательского интерфейсаНа основе разработанных концептуальной, логической моделей, а также модели предметного воплощения было разработано программное приложение с использованием возможностей интегрированной среды разработки Visual Studio, используя язык программирования C#. После запуска исполняемого файла "administrator.exe" появится форма входа в систему (рисунок 7).  Рисунок 7 «Вход в систему» Чтобы открыть модуль администрирования, требуется войти в систему, используя логин и пароль администратора. Если вход выполнен успешно, то откроется панель администратора системы документооборота (рис. 8).   Рисунок 8 Администратор документооборотаЕсли же войти в систему не удалось на экране появиться сообщение об ошибке (рис. 9)  Рисунок 9 – Сообщение об ошибке  Сразу после успешной авторизации, мы видим панель со вкладками:— Потоки документов; — Сотрудники; — Календарь; — Привилегии; — История входов. Во вкладке Потоки документов (рис. 10) находятся вкладки: Внутренние документы, Входящие документы, Исходящие документы. В них содержатся списки документов с регистрационным номером, названием, сроком исполнения, статусом, содержанием определенного документа.  Рисунок 10 - Потоки документов  Рисунок 11 – Сотрудники Во вкладке Сотрудники в панели Администратора содержится список всех сотрудников с данными: ФИО, логин, пароль, телефон, E-mail.   Рисунок 12 - Календарь На главной форме администратора предусмотрен ряд вкладок, переключаясь между которыми можно работать с ядром Базы Данных СЭД.В системе предусмотрено ведение истории входов, которую может просмотреть только системный администратор. В специальном файле фиксируются как удачные попытки входа в СЭД, так и попытки несанкционированного доступа к модулю сторонних пользователей. Причем для основной системы и для подсистемы ведутся два отдельных log файла. Для того чтобы просмотреть историю необходимо войти в систему как admin, а затем с главной формы перейти на вкладку "Просмотр истории».  Рисунок 13 - «Просмотр истории» На панели администратора системы документооборота, во вкладке Привилегии (рис. 14) находятся все пользователи СЭД. Администратор может менять полномочия каждого из пользователей, сменить сделать их пользователями или дать полномочия администратора.  Рисунок 14 – Привилегии Когда сотрудник вводит свой логин и пароль в поля окна авторизации, то открывается окно пользователя СЭД (рис. 15).   Рисунок 15 – Окно пользователя системы документооборота  4 Ввод в эксплуатациюВвод в эксплуатацию АИС позволяет систематизировать обмен данными, регламентировать состав и формы представления данных, а также структуру информационных потоков в системе (информационных и командных связей между субъектами предприятия, а также информационный обмен с внешними по отношению к предприятию организациями), значительно повысить точность и четкость их ведения, гарантировать их сохранность, предоставлять полную взаимоувязанную информацию по всем цехам и отделам предприятия. Все это приводит к слаженной работе сотрудников организации и во много раз увеличивает эффективность функционирования предприятия в целом. Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие этапы: — обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов; — составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций; — адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования; — установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация; — окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации; — обучение персонала организации.  Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна. В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС. Организация обучения осуществляется отделом кадров. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию СЭД, либо, по договору, представителями организации – разработчика. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителями организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией. Основными проблемами и задачами, требующими особого внимания и имеющие наибольшее значение при внедрении систем автоматизации являются: - Возможная потребность в изменении орг. структуры предприятия. Внедрение новой, заведомо более эффективной системы документооборота должна привести к изменению структуры канцелярии, а возможно и более глобальным изменениям, если внедряемая система касается автоматизации всей системы управления предприятием.; - Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения делопроизводства. Следует проследить, чтобы при переходе на новую систему не произошло прерывания потоков необходимой для руководства и нормального производственного процесса информации. Такая ситуация возможна, если какие-то информационные связи не были формализованы и не попали в поле зрения разработчиков;  - Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы. Очевидно, что на определенном этапе внедрения произойдет как бы запараллеливание трудовых операций, вызванное необходимостью сочетать старый и новый способы обработки информации. Кроме того, от работников, помимо основной работы, потребуются усилия по освоению новой технологии, объем которых зависит от масштаба изменений и сложности собственно программно-технического модуля;- Выбор варианта внедрения: собственными силами, посредством создания специальных подразделений либо привлекая компанию-разработчика. Свои плюсы и минусы есть в обоих вариантах и оптимальное решение выбирается в каждом конкретном случае, однако если есть выбор – есть и проблема. Необходима очень серьезная аналитическая проработка вопроса; - Сопротивление сотрудников предприятия, или так называемый «человеческий фактор». Возникает практически при любых изменениях в организации как психологический феномен. Кроме того, это своего рода реакция персонала на все вышеперечисленные проблемы. Это достаточно серьезная проблема, поскольку, очень мало на современных российских предприятиях способов оценить количественно и качественно степень сопротивления и как следствие не так много и работающих методик по его преодолению. Обычно эти проблемы можно объяснить тремя причинами: - трудностью изучения программного обеспечения; - недостаточно хорошо отработанным процессом обучения персонала; - отсутствием адекватного понимания того, как были организованы потоки деловой информации в организации до внедрения программного обеспечения;  - Фактор руководства (самый важный). При слабом проявлении этого фактора система оказывается внедренной только на некоторых подразделениях либо только некоторых уровнях. В худшем случае она совсем не будет внедрена.Прежде чем в организации использовать разработанную систему электронного документооборота, нужно обучить основам пользования администратора и персонал организации. Следует провести корпоративное обучение. Обучение может осуществляться как собственными силами компании, так и с привлечением внешних консультантов, а также может использоваться смешанный подход. Обучение сотрудников компании стартует на этапе опытной эксплуатации СЭД, а отработка полученных в результате проведенного обучения навыков идет уже на практике, во время промышленной эксплуатации системы. На этапе промышленной эксплуатации системы в некоторых компаниях также организуют рабочую группу поддержки пользователей, которая проводит индивидуальные консультации пользователей на местах. Эта поддержка может осуществляться как самостоятельно силами компании, так и с привлечением внешних консультантов. При разработке программ обучения следует уделить особое внимание формированию учебных групп: их нужно формировать таким образом, чтобы обучающиеся относились к одной горизонтали карьерной лестницы и имели схожие полномочия по работе в СЭД. Не рекомендуется формировать группы, в которые, например, входят и секретарь руководителя, и сотрудники подразделений. У них различный функционал и требования к системе. Руководитель расскажет о том, зачем проводится обучение, какие навыки сотрудники должны приобрести в результате обучения и как эти навыки будут использоваться ими в дальнейшей работе. Руководитель должен обозначить зоны ответственности сотрудников и их задачи в части применения СЭД в процессе выполнения своих должностных обязанностей.  Для установки системы электронного документооборота, компьютер и сервер должны соответствовать требованиям к аппаратному обеспечению. После установки всего необходимого программного обеспечения пользователи будут подключаться к серверу с помощью клиента программы на персональных компьютерах. После того как установили систему электронного документооборота, создаются пользователи в системе и определяются их роли и группы. Для того чтобы добавить новую роль, необходимо открыть карточку пользователя. Так же нужно настроить группы доступа. Группы доступа определяют, какие задачи, документы или договоры пользователь может видеть. Для того чтобы предоставить пользователю возможность работать с теми или иными видами документов, администратор должен назначить ему соответствующие роли. Таким образом, проведя установку и минимальную настройку системы документооборота, пользователь может приступить непосредственно к работе.  ЗаключениеПод электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В результате работы над дипломным проектом все цели и задачи были достигнуты, изучены возможности, предоставляемые современными системами электронного документооборота. Разработана СЭД для ООО «Эйч Энд Эм» с учетом поставленных требований. СЭД состоит из двух частей: пользовательской и панели администратора, которые реализованы в виде приложений. Из панели администратора можно управлять пользователями СЭД и редактировать общие данные. С помощью пользовательской части СЭД можно получать документы от других пользователей и отправлять свои.  Список использованной литературыАнодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н. Н. Анодина / Омега-Л, 2018. — 312 с. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 376 с. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 350 с. Белов С.П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота / С.П. Белов // Интернет-журнал Науковедение, ИГУПИТ, 2018. — 32 с. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под ред. Т.В. Кузнецова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 364 с. Гваева И.В., Собалевский С.В. Делопроизводство: учеб. пособие // Чебоксары: Издательство Чувашского государственного университета, 2019. — C. 6-14. Глущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии: монография. - М..: Вузовская книга, 2019. - 365 с. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28: дата введения 01.01.99. URL: https://sudact.ru/law/gost-r-51141-98-gosudarstvennyi-standart-rossiiskoi-federatsii/gost-r-51141-98/ (дата обращения: 01.06.2022). – Текст: электронный.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. URL: https://img.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/102/GOST_R_6.30-2003.pdf (дата обращения: 01.06.2022). –Текст: электронный.Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова - Вершина, 2018. - 384 с. Иванов Е.В. Дашкова Е.В. Этапы выбора системы электронного документооборота // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Пенза, 2018 — 249 с. Иванов Е.В. Этапы выбора системы электронного документооборота // Дашкова Е.В. Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Пенза, 2018 — 340 с. Иванова А.В. Автоматизация документооборота на предприятии / Наука и образование в жизни современного общества. Тамбов, 2017 — 65 с. Кривошеенко Ю.В. Корпоративные информационные системы. – М.: Спутник+, 2008. – 106 с. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2016. — 268 с. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, Логос, 2017. — 452 с. Ларьков Н. С. Документоведение: учебник / Н. С. Ларьков, Москва, Проспект, 2018 — 416 с. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2020. — 304 с. Храмцовская Н. А. Закон о государственных услугах и развитие делопроизводства // Секретарь-референт. 2010. N 10. С. 32 — 33. Шуремов Е. Л. Информационные системы управления предприятиями // Е. Л. Шуремов, Д. В. Чистов, Г. В. Лямова – М.: Бухгалтерский учет, 2020. – 112 с. |