Диплом. Техническое задание 18 1 Требования к техническому обеспечению 18 2
 Скачать 1.15 Mb.
|
 Содержание
 ВведениеВ последние несколько лет информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется предприятием в процессе его функционирования постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Это касается не только тех информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и информационных систем управления документооборотом организации, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота. Темой моего дипломного проекта является проектирование системы электронного документооборота для интернет-магазина, внедрение которой позволит решить следующие задачи: — формирование единой базы данных по клиентам; — формирование единой базы данных по сотрудникам; — автоматизация всех видов отчетности; — ведение электронного архива по всем видам документации, используемой ООО «Эйч Энд Эм».  Информационная система, разрабатываемая в рамках данного дипломного проекта предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого внутри магазина.Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы магазина, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной документации, используемой в процессе ее работы. В рамках данного дипломного проекта было проведено предпроектное обследование объекта информатизации, цель которого сводилась к исследованию специфики информационных потоков, а также документационного обеспечения магазина. В ходе предпроектного обследования должно быть обеспечено решение следующих задач: — исследование предметной области (ПО); — разработка концептуальной и логической модели системы управления документооборотом; — разработка логической модель системы управления документооборотом; — разработка модели предметного воплощения системы управления документооборотом; — разработка отдельной подсистемы системы управления документооборотом; — выполнение анализа выполненной работы, выявив достоинства и недостатки разработанных моделей и программы, а также возможность совершенствования разработанного проекта.  В процессе выполнения проекта будут использоваться такие программные продукты, как ERwin Process Modeler, СУБД MS Office Access, Visual Studio, с использованием средств Windows Forms и языка программирования C#.  1 Анализ предметной области1.1 Описание предметной области АИС - комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для решения задач справочно-информационного обслуживания и/или информационного обеспечения пользователей. В расширенном значении термина, АИС - комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для сбора, (первичной) обработки, хранения, поиска, (вторичной) обработки и выдачи данных в заданной форме (виде) для решения разнородных профессиональных задач пользователей системы. В качестве предметной области для дипломного проекта была выбран магазин H&M. Таким образом именно магазин одежды является объектом информатизации. Шведская компания по производству одежды OOO «Эйч Энд Эм» долгое время работает на благо женщин, мужчин, подростков и детей. Брэнд «Эйч Энд Эм» имеет около 76 тыс. сотрудников, часть которых трудится в 200 магазинах в 37 странах. Конкурируя с другими глобальными игроками на рынке в сегменте среднего класса «Эйч Энд Эм» продает свои коллекции аналогичного дизайна и качества по максимально низким ценам. Основные виды деятельности: а) розничная торговля одеждой и обувью; б) розничная торговля нательным бельем, косметическими и товарами личной гигиены.  ООО «Эйч Энд Эм» осуществляет совершенствование ассортимента. Оно достигается путем оптимального соотношения товаров, относящихся к группам «звезды», «дойные коровы», «трудные дети», и исключения товаров группы «неудачников». Благодаря этому обеспечивается удовлетворение разнообразных потребностей потребителей, получение организацией запланированной прибыли. Ассортимент, представленный ООО «Эйч Энд Эм» - отражение предпочтений и желаний потребителей. Рисунок 1 – Структура организации Организационная структура ООО «Эйч Энд Эм» сформирована по линейно-функциональному принципу (рис. 1). Данный тип организационной структуры характеризуется наличием функциональных отделов, которые подчиняются линейным руководителям и отвечают за разработку и внедрение программ конкретно по своему участку. Линейные руководители напрямую подчиняются директору. Основные преимущества организационной структуры ООО «Эйч Энд Эм», следующие: разделение труда ответственности ясное и четкое;  а) единоначалие: вся информация о деятельности предприятия группируется у одного руководителя, что облегчает руководство;б) связь между подразделениями налажена на высшем уровне: региональные управляющие сбытом могут встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции; в) порядок: каждый вечер и утро в магазине проводится уборка торгового зала; г) мотивация персонала: при выполнении плановых показателей сотрудники получают премии; д) прямые указания линейных руководителей доходят до исполнителей быстро и точно. Исходя из описанных выше должностных обязанностей персонала магазина можно сказать, что пользователями, проектируемой системы будут являться: — директор; — отдел кадров; — отдел закупок; — отдел сбыта; — бухгалтерия. В перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя входит: — учет и регистрация входящих документов; — формирование приказов директора; — кадровый учет сотрудников; — предоставление отчетов; — расчет рабочей нагрузки; — контроль за надлежащим ведением журналов учета товаров.  1.2 Характеристики информационных потоковВсю совокупность документов, используемых магазином в осуществление документооборота, можно разделить на три вида: — входящие документы; — внутренние документы; — исходящие документы. Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию из внешней среды. К числу входящих документов магазина можно отнести: — заявление о приеме на работу; — трудовую книжку; — приказы от главного офиса; — различные заявления от сотрудников; — прочие входные документы. Внутренние документы – документы, формирующиеся внутри организации и не выходящие во внешнюю среду. К числу внутренних документов магазина можно отнести: — учет сотрудников; — расписание магазина; — учет товаров на складе, в торговом зале; — различные дела сотрудников и учащихся; — приказы и распоряжения директора; — списки онлайн заказов. Исходящие документы - документы, формирующиеся внутри точки магазина и, затем попадающие во внешнюю среду. К числу исходящих документов можно отнести различные виды отчетов главному офису компании и запросов на поставку необходимых товарных позиций.  1.3 Анализ существующих системСегодня на рынке информационных технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для организаций различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов, предназначенных для управления документооборотом организации: — «1С: Документооборот 8»; — «Евфрат документооборот»; — «LanDocs». 1.3.1 «1С: Документооборот 8» Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в организациях, предприятиях и учреждениях, и предназначена для автоматизации документооборота. «1С:Документооборот 8» позволяет: — упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; — сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; — повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.  «1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко адаптируется под специфику конкретной организации.«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины: а) централизованное безопасное хранение документов; б) оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; в) регистрация входящих и исходящих документов; г) просмотр и редактирование документов; д) контроль версий документов; е) полнотекстовый поиск документов по их содержанию; ё) работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.; ж) коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; з) маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; и) автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; к) учет и контроль рабочего времени сотрудников. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например: а) ГОСТ Р 6.30-2003; б) ГОСТ Р 51141-98; в) Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";  г) Требования ГСДОУ;д) Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др. «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры. Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии «1С:Архив 8» и бета-версии «1С:Документооборот 8», могут автоматически обновить их на финальную версию «1С:Документооборот 8». После обновления все созданные ранее документы будут сохранены. 1.3.2 «ЕВФРАТ-Документооборот» Программный комплекс «ЕВФРАТ-Документооборот» разработан для применения в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Комплекс предназначен для создания системы электронного документооборота, автоматизирующей процессы документооборота и делопроизводства. Под делопроизводством понимается ведение документации предприятия: прием, оформление, отправка и учет документов. Под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, контроль исполнения поручений и согласование результата.  Комплекс обеспечивает широкие возможности автоматизации указанных процессов. Также комплекс «ЕВФРАТ-Документооборот» может применяться как средство автоматизации деловых процессов. Комплекс «ЕВФРАТ-Документооборот» реализован на базе архитектуры клиент-сервера и состоит из нескольких взаимосвязанных модулей. Пользователи на своих рабочих местах работают с клиентским модулем «ЕВФРАТ-Документооборот». Помимо него, в состав комплекса входит также несколько служебных модулей. Информация о назначении, возможностях этих модулей и порядке работы с ними приведена в соответствующих эксплуатационных документах. Модуль обеспечивает широкие возможности по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, а также деловой активности организации: ввода и хранения документов, управления работами по документам, создания статистических отчетов. Комплекс предназначен для автоматизации процессов прохождения документов в организациях.В "бумажном" документообороте центральным является понятие документа. В электронном документообороте пользователи работают с электронными документами. Электронный документ не является в полном смысле аналогом документа физического. Например, если речь идет о договоре, то реальный договор представляет собой некий бумажный документ. Ему в соответствие ставится электронный документ, который в общем случае, помимо электронного аналога бумажного документа (например, текстового файла) включает также дополнительную информацию. При регистрации документ помещается в базу данных (БД) системы электронного документооборота (БД комплекса "ЕВФРАТ-Документооборот"). Далее все операции производятся с электронным документом. В комплексе «ЕВФРАТ-Документооборот» под документом понимается совокупность трех информационных блоков: а) регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа, содержащая набор реквизитов, обеспечивающих быстрый поиск документа в БД комплекса; б) присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы, и другие типы файлов; в) ссылки на связанные документы — зарегистрированные в комплексе документы, с которыми связан данный документ. |