проектирование информационной системы. Проектирование информационной системы по управлению документообо. Проектирование информационной системы по управлению документооборотом

• Название: Проектирование информационной системы по управлению документооборотом
• Анкор: проектирование информационной системы
• Дата: 05.07.2022
• Размер: 4.46 Mb.
• Имя файла: Проектирование информационной системы по управлению документообо.docx
• Тип: Курсовая; #625363

О бразовательная автономная некоммерческая организация

высшего образования
«МОСКОВСКИЙ ОТКРЫТЫЙ ИНСТИТУТ»

Факультет «Экономики и управления»

Специальность: 09.03.03 «Прикладная информатика в экономике»

Курсовая работа

На тему:	Проектирование информационной системы по управлению документооборотом

Обучающийся группы ООБП-200034

Литовский
Андрей Андреевич

Москва, 2021 г.

СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………...………………………………2

1. Глава 1 Анализ информационной системы

документооборота предприятия………………...………………………………..5

1.1 Характеристика документооборота организации…………………………...5

1.2 Обоснование необходимости и цели использования информационной системы для управления документооборотом…………………………………..6

1.3 Постановка задачи………………………………………………………….....7

1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения………………..10

2. Глава 2. Проектирование системы документооборота…………………….12

2.1 Обоснование выбора представления модели………………………………12

2.2 Отображение в BPWin………………………………………………………14

2.3 Разработка модели данных и генерация базы данных…………………….23

Заключение ……………………………………………………………………… 29

Список литературы………………………………………………………………30

ВВЕДЕНИЕ

Темой данной курсовой работы является "Проектирование информационной системы по управлению документооборотом". Выбор темы обусловлен актуальностью задачи, личным интересом и опытом работы с различными системами документооборота. Работа с документами на предприятии предполагает организацию системы документооборота, позволяющую учитывать, регистрировать, искать, хранить документы. В связи с переходом многих организаций на электронный документооборот, большим объемом документации, повсеместным использование ПК и сети интернет – на современном предприятии невозможно обойтись без системы управления документооборотом. Документооборот предприятия – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания\ поступления и до завершения исполнения или отправки., и последующее хранение, сроки которого определены законодательством и внутренним уставом предприятия. Рациональная организация документооборота предполагает, что все документы, в первую очередь, распределяются по документопотокам, например: входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в вышестоящие организации и поступающие из них и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Количественно документооборот характеризуется его объемом, т.е. -. количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный временной интервал. Например – 500 документов в месяц, или 6000 документов в год. Объем документооборота – важный показатель при проектировании ИС по управлению документооборотом. На основе информации об объеме – возможно рассчитать как организационную структуру предприятия, определить количество и компетенцию кадров, задействованных для обработки документопотоков, так и требуемые мощность и ресурсоемкость системы управления. Например, при малом потоке документооборота достаточно будет достаточно простой локальной системы с монопольным доступом для одного сотрудника. При большом - потребуется системы распределенного хранения и доступа, механизмы разделения прав и сетевого доступа (в том числе, с решением проблемы одновременного доступа к данным), использовать иные алгоритмы в поисковом движка.

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в ООО «Вектор», занимающемся строительством, ремонтом и эксплуатацией ЖД путей. Объем документооборота достаточно велик, и потому для его ведения выделено отдельное структурное подразделение.

Для ведения делопроизводства используются информационные технологии. Прежде всего. информационная технология – это процесс, использующий средства сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (т.е. информационного продукта). Использование современных информационных технологий позволяет качественно улучшить процесс управления, ускорить обработку, обеспечить защиту от несанкционированного доступа и резервирование данных.

Информационная технология является процессом, в котором определены правила выполнения действий, и преобразований различной степени сложности над имеющимися данными. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя, качественно отличающуюся информацию.

Информационная система является сложносоставной средой, элементами которой являются серверы, персональные компьютеры(рабочие места), компьютерные сети, различного рода технические и программные продукты, базы данных, средства связи и т.д. Основная цель информационной системы — организация хранения, передачи и обработки поступающей информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Цель данной работы - повышение эффективности управления делопроизводством.

Работа состоит из трех частей.

В первой части изучаются характеристика предметной области, определяется порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов на предприятии. Подробно рассматриваются функции и задачи, выполняемые структурным подразделением, выделенным для ведения документооборота. Дается обоснование необходимости использования информационной системы для решения определенных задач.

Во второй части описана функциональная модель разрабатываемой системы управления документооборотом, входная и выходная информация. Используется стандарт IDEF0. Модель спроектирована с использованием инструментальной среды BPWin. Отображение физической и логической модели данных информационной системы отделения экономики и сервиса представлено в нотации IDEF1X. Созданы модели с использованием инструментария ERWin.

В третьей части проведена автоматическая генерация модели сущность-связь в БД Microsoft Access, а также спроектированы визуальные формы для внесения данных в базу данных (БД) и составление отчетов.

1. анализ информационной подсистемы документооборота организаций

Предметной областью курсовой работы, тема которой "Проектирование информационной системы по управлению документооборотом", является деятельность ООО «Вектор» в сфере делопроизводства.

1.1 Характеристика документооборота организации

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, а также хранение в течение определенного времени и автоматизация поиска требуемых документов. Документооборот является важным звеном делопроизводства.

Основное правило корректно выстроенного документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами ресурсов. Работа со служебными документами в ООО «Вектор» регламентируется законодательством Российской Федерации, и внутренней инструкцией по делопроизводству.

В каждом филиале организуется делопроизводство, в котором документооборот рассматривается в виде информационного обеспечения деятельности управленческого аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Организация документооборота — это правила в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Для более эффективной работы делопроизводства должны использоваться информационные технологии.
1.2 Обоснование необходимости и цели использования информационной системы для решения задач управления документооборотом
С учетом объемов современного документооборота, а также в связи с переходом многих предприятий на электронный документооборот – корректно и вовремя обрабатывать документопотоки возможно только используя информационные системы управления. В последнее время, в связи с изменением законодательства и внутренних регламентов – объем документооборота предприятия существенно увеличился, что затруднило продолжение обработки документов в ручном режиме.

Для определения цели и назначения информационной системы, на разработку которой будут затрачены материальные и временные ресурсы, необходимо определить нагрузку, типы задач и работ, которые выполняются структурным подразделением.

Курсовая работа будет рассматривать разработку информационной системы на примере документооборота предприятия.

1.3 Постановка задачи

Постановка задачи – это конкретизированное определение задачи по определенным правилам, дающее четкое и однозначное представление о её сущности, и действиях, необходимых для достижения результата.

Цель создания информационной системы управления документооборотом организации – ускорить, усовершенствовать и сделать надежнее работу структурного подразделения занятого обработкой документопотоков, упростить процесс составления документации.

1.3.1 Цель и назначение варианта решения задачи

Система документооборота предназначена для решения следующих задач:

1. 
   Хранение документации, согласно законодательству Российской Федерации и внутренним регламентам.
   
2. 
   Упорядочивание документации в специализированных каталогах, в целях обеспечения быстрого поиска и удобства пользования. Используемое в данный момент решение – хранение файлов на выделенном сервере с доступом по протоколу FTP – не отвечает современным требованиям к скорости и удобству доступа.
   
3. 
   Упрощение документационного оборота.
   

1.3.2 Общая характеристика организации решения задачи

Проектирование информационной является сложным процессом, имеющим определенные требования, хронологическую последовательность и регламентацию. Этапы разработки ИС будут рассмотрены в данной курсовой работе.

В общих чертах этапы проектирования информационной системы управления документооборотом будут выглядеть следующим образом:

1. 
   Исследование предметной области, сбор и формирование требований пользователей информационной системы к ее работе и интерфейсу.
   
2. 
   Проектирование и отображение структуры делопроизводства с использованием инструмента BPWin.
   
3. 
   Визуализация модели данных в ERWin (создание логической и физической модели).
   
4. 
   Перенос данных из физической модели ERWin в приложение Microsoft Access для создания БД, форм занесения информации, составления отчетов о необходимых данных.
   

В любой организации информацию разделяют на входную, выходную и условно-постоянную.

К входящей информации можно отнести любую информацию, поступающую от внешних организаций или органов государственного управления. Исходящей информацией считаются исполненные документы.

Проектирование информационной системы подразумевает под собой составление проекта реализации баз данных во всех проектных системах разработки.
1.3.3 Анализ существующих разработок, обоснование выбора технологии проектирования

Цель данной курсовой работы - проектирование информационной системы управления документооборотом. Основными факторами выбора технологии проектирования можно назвать следующие:

• 
  быстрота разработки приложения;
  
• 
  доступность инструментов разработки
  
• 
  Достаточная производительность итоговой системы;
  

В качестве средства проектирования приложения выбрана система Access, входящая в поставку Microsoft Office. ERWin, BPWin используют полностью интегрированные наборы визуальных инструментов, значительно ускоряющих разработку. Access обладает широким набором возможностей, начиная от визуального компоновщика форм и заканчивая поддержкой основных форматов популярных баз данных. Выбранная среда позволяет избежать необходимости ручного программирования компонентов Windows общего назначения, таких как метки, пиктограммы, диалоговые панели.

1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

Общая структура любой информационной системы может рассматриваться рассматривать как совокупность подсистем или модулей, независимо от сферы применения. Структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое и программное обеспечение.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, отвечающих за работы информационной системы на самом низком (hardware) уровне, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, протоколов передачи данных унифицированных систем документации, схем информационных потоков, методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Основу информационного обеспечения составляют базы данных, которое должны включать в себя различные информационные фонды - как структурированную совокупность систем, связанных между собой на логическом, смысловом и физическом уровнях.

Программное обеспечение (прикладной уровень, software) - совокупность комплекса различных по функциям взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач управления, а также их документации и иной справочной информации, необходимых для эксплуатации.

Под технологическими процессами обработки данных (ТПОД) понимается определённый комплекс последовательных операций с использованием регламентированных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных до выдачи результата.

До внедрения ИС управления документооборотом - вся работа с документопотоками осуществляется, преимущественно, ручным способом, что вызывает большое количество трудозатрат. Ввиду трудоемкости и монотонности подобной работы – очень велика вероятность ошибок при заполнении вручную. Время работы сотрудников используется нерационально, что, с определенной точки зрения, является невыгодным в том числе и по экономическим причинам, т.к. вместо полезной работы – сотрудники занимаются ручным контролем документооборота.

Реализация данного проекта, позволит существенно облегчить работу сотрудников структурных подразделений, а также снизить вероятность ошибок и обеспечить целостность документации.

Использование информационных технологий для решения задач делопроизводства позволит не только повысить скорость и качество обработки данных, но и сэкономить ресурсы, затрачиваемые на выполнение этих задач.

2. Проектирование подсистемы документооборота

2.1 Обоснование выбора представления модели

Функциональная модель CASE-средства верхнего уровня BPWin используется для формирования описания существующих процессов в идеальном их виде, к которому – необходимо стремиться при разработке. Методология IDEF0 предписывает выполнение построения иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.

В первую очередь - производится описание системы в целом, ее взаимодействия с внешним миром, после чего проводится функциональная декомпозиция – иными словами, система разбивается на составные части, каждая из которых описывается отдельно. Затем, каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. С одной стороны – это позволяет оценить всесторонне оценить процесс, не упуская мелких деталей, и четко распланировать выполнение каждой подзадачи или подсистемы. С другой – более мелкие задачи проще выполнять и закрывать, в том числе распределяя по группе сотрудников, если проектированием занимается более одного специалиста.

Для более подробного моделирования, BPWin можно переключить на любой ветви модели на нотацию и создать смешанную модель.

На основе модели, спроектированной BPWin можно построить модель данных. Для построения модели данных используется мощный и удобный инструмент – ERWin. Несмотря на то, что процесс преобразования модели BPWin в модель данных недостаточно формализован, и требует ручных операций, для упрощения построения модели данных на основе функциональной модели – механизм двунаправленной связи BPWin – ERWin. ERWin имеет два уровня представления модели – логический и физический. На логическом уровне данные не связаны с конкретной СУБД, и могут быть наглядно представлены в естественной форме.

Физический уровень данных – является, по сути своей, визуализацией системного каталога, который уже зависит от выбранной реализации СУБД. ERWin поддерживает процессы как прямого, так и обратного проектирования базы данных. Т.е. по модели данных возможно сгенерировать схему БД или же автоматически создать модель данных на основе информации системного каталога. ERWin интегрируется с популярными средствами разработки Visual Basic (Access).

Работа проектировщика базы данных не в последнюю очередь зависит от качества информационной модели. Информационная модель не должна содержать неясных или неоднозначных конструкций, которые нельзя реализовать в рамках выбранной СУБД, необоснованной избыточности данных, неправильно построенных связей. Первичная цель создания информационной модели – служить прообразом или направлением для дальнейшей разработки модели данных. И несмотря на то, что информационная модель не зависит от конкретной реализации СУБД, разработчик, при проектировании данной модели – обязан учитывать особенности реализации выбранной СУБД. В противном случае – придется либо менять СУБД, либо же вносить изменения (порой, существенные) в информационную модель.

При разработке крупных проектов, а также при критической необходимости в внедрении, вызванном внешними факторами (например, в случае, рассматриваемом в данной курсовой работе – резкое увеличение объемов документооборота, сделавшее практически невозможным продолжение обработки документов в ручном режиме) время реализации проекта от стадии проектирования, и до введения в эксплуатацию – становится одним из основополагающих факторов.

Автоматическая генерация кода приложения CASE-средствами на основе модели предметной области – может снизить временные затраты на разработку. Хотя BPWin и решает эту задачу, код генерируется на основе реляционной модели данных, которая непосредственно не содержит информации о процессах. В результате чего, сгенерированный код не всегда может полностью обеспечить функциональность приложения со сложной логикой. Избежать этого можно используя объектно-ориентированное проектирование.

2.2 Отображение в BPWin

BPWin имеет простой, интуитивно понятный графический интерфейс, позволяющий аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях и трудозатратах.

Создание новой модели начинается с диалогового окна, в котором нужно указать, будет ли создана модель заново или она будет открыта из файла. BPWin поддерживает три методологии – IDEF0, IDEF3 И DFD, каждая из которых решает свои специфические задачи. В BPWin возможно построение смешанных моделей, т.е. можно построить модель, содержащую одновременно все три методологии (рис.2.1.).


Рис. 2.1. Диалог создания модели "Строительство железнодорожного полотна"

В методологии IDEF0 система представляет собой совокупность взаимодействующих работ или функций. Данная функциональная ориентация принципиальна – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют, что позволяет более четко смоделировать саму логику и взаимодействие процессов организации.

IDEF0-модель предполагает наличие четко сформулированной цели, одного субъекта моделирования и единственной точки зрения.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ, но не в зависимости между работами. Диаграмм деревьев узлов может быть неограниченное количество, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня.

Диаграмма для экспозиции строятся для иллюстрации отдельных фрагментов модели для иллюстрации альтернативной точки зрения, либо для специальных целей.

Моделируемая система рассматривается в BPWin, она имеет свою структуру, которая отображена в иерархическом порядке, приведенном на примере рис. 2.2., а также диаграммы декомпозиции содержащие родственные работы, т.е. дочерние работы при воздействии каких-либо факторов, имеющие общую родительскую работу.

Модель в BPWin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные – в виде стрелок. При клике по любому объекту модели - появляется всплывающее контекстное меню, каждый пункт которого соответствует редактору какого-либо свойства объекта.


Рис. 2.2. Иерархическая структура деятельности

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой общее описание системы, т.е. деятельность отделов и служб в организации.

Работа (содержимое прямоугольника) обозначает процессы, функции и задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. На рисунке 2.3. представлена работа "Строительство железнодорожного полотна".



Рис. 2.3. "Строительство железнодорожного полотна".

Далее нужно выполнить декомпозицию контекстной диаграммы, которая содержит родственные работы, т.е. дочерние работы. Будет рассмотрена сущность некоторых работ данной диаграммы, которые отражают деятельность работников службы. Все работы, факторы и полученные результаты представлены на рис. 2.4.



Рис. 2.4. Основные этапы строительства железнодорожного полотна.


Рис. 2.5. Обобщенная схема производства работ.
Более подробно работа будет рассмотрена в разделе "Создание и ведение документации".

Диаграммы потоков данных DFD используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную системы, как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации, представленных на рис. 2.6.


Рис. 2.6. Контекстная диаграмма третьего уровня
Базовой единицей любого документооборота является документ. Любой документ является часть документопотока. Выделяют три основных типа документопотока, составляющих документооборот - входящий, исходящий и внутренний. Рассмотрим каждый из этих типов в отдельности.
Входящие документы – документы, поступившие в учреждение – от контрагентов или иных сторонних организаций. Все работы, связанные с входящей документацией, представлены на рис. 2.7.



Рис. 2.7. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Прием и учет входящей документации".
Внутренние документы – официальные документы, сгенерированные внутри организации, предназначенные для собственного использования. За исключением особых случаев, обычно, никогда не покидают пределов организации. Данные документы обеспечивают решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы, например – внутренние приказы и распоряжения, запросы между внутренними ведомствами. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, внутренняя служебная переписка (доклады, планы).


Рис. 2.8. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Разработка и оформление документов".
Исходящие документы- официальные документы, отправляемые из учреждения в сторонние организации. Некоторая часть исходящих документов являются ответом организации на поступившие ранее входящие документы. Иные - готовятся на основе внутренних документов организации.

Все работы, связанные с исходящей документацией, представлены на рис. 2.9.


Рис. 2.9. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Отправка исходящих документов".
Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы - нуждаются в дополнительном контроль. Контроль исполнения документов - совокупность действий, направленных на отслеживание статуса, и своевременное исполнение документов. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений, осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, отдельно назначенные исполнители.

Все работы, связанные с контролем за исполнением документов, представлены на рис. 2.10.



Рис. 2.10. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Контроль за исполнением документов".
Все типы документов, составляющие документооборот, после их исполнения, формируются по тематическому принципу, определяются сроки их хранения в соответствии с законодательством и регламентом. По истечении сроков хранения документы уничтожаются установленным порядком. Порядок хранения и уничтожения документов представлен на рис. 2.11.


Рис. 2.11. Контекстная диаграмма четвертого уровня " Хранение и уничтожение документов".

2.3 Разработка модели данных и генерация базы данных

Каждой сущности физической модели соответствует сущность схемы данных в Access, все атрибуты сущностей также соответствуют друг другу. Все виды связей в точности сохранены и отображены на схеме данных и имеют принятые обозначения. При генерации физическая модель данных ERWin приняла вид схем, как и планировалось.


Рис. 2.13. Окно выбора СУБД
Название сущностей располагается над чертой (заголовок таблицы), ключи (по которым определяются уникальные записи) выделены жирным шрифтом, атрибуты – бледно-серым цветом.



Рис. 2.14. Схема данных

Перенос данных из ERWin в Access не только дал точное отображение в схеме данных, но и осуществило передачу в таблицы базы данных идентичны названия, для удобства дальнейшей работы с ней (рис. 2.15.).


Рис. 2.15. Меню таблиц базы данных "Документооборот"
Всю информацию можно заносить в поля и атрибуты таблиц путем прямого ввода данных в БД. Для этого необходимо по имени выбрать целевую таблицу, и открыть ее при помощи кнопки "Открыть".

В качестве примера рассмотрим схему "Основные таблиц базы данных" на рис. 2.16: все атрибуты на всех схемах данных в курсовой работе совпадают.

В целях демонстрации - произведем ввод данных, начиная с первой строки, заполняя каждую колонку по порядку, и после этого осуществляем переход на следующую строку или к новой записи, и так – по всем таблицам. Каждая заполненная и сохраненная запись автоматически отмечается на поле знаком "+", а новая пустая – знаком "*".



Рис. 2.16. Основные таблицы базы данных
Однако, данное заполнение утомительно, трудозатратно и неочевидно для пользователя. Это может негативно сказаться как на скорости ввода данных, так и на их корректности. Для того, чтобы избежать подобных проблем – необходимо спроектировать и ввести формы ввода данных. Форма – это логически выбранные поля таблиц в одну объединенную структуру с интуитивно понятным интерфейсом, что помогает облегчить работу пользователя с базой данных.

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в БД. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными – по сути, как любые диалоговые окна в любом прикладном ПО. Формы бывают нескольких видов: главной и подчиненной или родительской и дочерней.

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию "форма/подчиненная форма" часто называют также иерархической формой или комбинацией "родительской" и "дочерней" форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением "один ко многим".

В данной курсовой работе рассматривается форма журнала размножения, которая отображает создание нового документа (рис.2.17.).


Рис. 2.17. Меню форм базы данных "Создание и ведение документации"

При создании формы "Журнал размножения" автоматически появляется форма «Мастер создания», которая является подчиненной по отношению к главному окну.



Рис. 2.18. Форма "Журнал размножения"

Форма "Журнал размножения" была создана путем перемещения части полей из таблицы "Журнал размножения" в форму.

Сама по себе база данных создана для ввода, изменения, корректировки, дополнения и хранения определенных данных, однако цель разработки информационной системы - довести до сведения пользователей о содержимом базы и об определенном получившемся итоге работы. Для этого создаются отчеты. В контексте задачи – отчеты позволяют в любой момент узнать статус интересующих документов

Отчет – это отбор выводящихся на печать записей из форм в определенной последовательности и в доступном виде (рис.2.19.).


Рис. 2.19. Меню отчетов базы данных "Создание и ведение документации"

В отчете представлены данные карточки выдачи (рис.2.20.).



Рис. 2.20. Отчет " Карточка выдачи "

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация рациональной работы документооборота – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документов для организации сложно переоценить, ведь от корректности и скорости обработки документопотоков зависят сроки и правильность принятия управленческих решений. Анализ организации документооборота в ООО «Вектор» показал, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота в данной организации всегда уделяется большое внимание.

Итоговая цель проектирования информационной системы управления документооборотом организации, заключалась в том, чтобы облегчить и автоматизировать работу работников службы в подготовке необходимой документации, ее обработке, хранении и поиске.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота значительно упростило и оптимизировало работу структурного подразделения, выделенного для ведения документооборота.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. 
   Инструкция по ведению документации http://rly.su/ru/content/%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%BF%D0%BE-%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8E
   
2. 
   Лекции: проектирование ИС http://ebiblio.ru/book/bib/01_informatika/
   

proekt_info_system/sg.html#_Toc26731307

3. 
   Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, -е изд.: Пер. с англ. – М 4.Благодатских В.А. др. Стандартизация разработки программных средств: Учеб. пособие / В.А. Благодатских, В.А. Волнин, К.Ф. Поскакалов; Под ред. О.С. Разумова. - М.: Финансы и статистика, 2005.
   
4. 
   Иванова Г.С. Технология программирования: Учебник для вузов. – 3-е изд., стереотип. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2003.
   
5. 
   Маклаков С.В. CASE-средства разработки информационных систем BPWin, ERWin. – М.: Диалог МИФИ, 2000.
   
6. 
   Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: ДИАЛОГ – МИФИ, 2003.
   
7. 
   Остроух А.В., Сурикова Н.Е, Проектирование информационных систем: Монография, Лань 2019
   
8. 
   ГОСТ 34.601 – 90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.
   
9. 
   ГОСТ 34.602 – 89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
   
10. 
    Знакомство с нотацией IDEF0 https://habr.com/ru/company/trinion/blog/322832/
    
11. 
    Руководство пользователя BPWIN https://docs.google.com/document/d/1IP25Rq0TYo5dcid5Lcyv97Kxrkuzs9PNI4_G4o7Iby4
    
12. 
    Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие, Книжный мир, 2008
    
13. 
    А. В. Кузин, В. М. Демин, Разработка баз данных в системе Microsoft Access, Инфра-М 2005
    
14. 
    DeAngelis, Carla. Data Modeling with ErWIN — Sams, 2000
    
15. 
    Синицин С.В. Проектирование системы документооборота программных проектов, международный научно-практический журнал «программные продукты и системы», №3 2008
    
16. 
    Синицын С.В., Хлытчиев О.И. Переход от процессного к объектному описанию системы документооборота предприятия. / В сб.: Современные технологии в задачах управления автоматики и обработки информации: Тр. XVI Междунар. науч.-технич. сем. – Тула.: Изд-во ТулГУ. – 2007.