практика. надо. Технология иерархической структуры работ
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Технология иерархической структуры работ Содержание 1 Правила структурирования работ 2 Методика построения иерархической структуры 3 Выбор критериев для разбиения на элементы Мы находимся в самом начале рассмотрения процессов планирования. И нас интересует создание календарного плана. Вступительным шагом данного процесса является определение состава работ, об их последовательности пока речи не идет. Важно собрать в одном месте в структурированной форме всю совокупность действий, которые необходимо осуществить, чтобы проектная задача была полностью выполнена. Первым важным инструментом определения содержания проекта мы рассмотрим иерархическую структуру работ (ИСР). Теоретически создать настоящий документ не представляется сложным, но на практике он специфичен и требует учета массы нюансов. Правила структурирования работ Для целей определения состава операций хорошо подходит методология последовательной иерархической структуры работ проекта, она также называется часто структурной декомпозицией работ (СДР), в англоязычной интерпретации – WBS (Work Breakdown Structure), или структурой разбиения работ (СРР). Мы будем пользоваться аббревиатурой ИСР. Этот документ – плод творческой командной деятельности, в результате которой уточняется содержание проекта в части состава работ. «Работа» – самое точное определение осуществляемых в ходе достижения проектных целей процедур в силу максимальной близости к задачному контексту проектной деятельности. Работу и задачу легче всего грамотно декомпозировать (разбить) на составляющие операции и подзадачи. Я лишь напомню, что работа – это элемент процессуального действия, имеющего входы, выходы, длительность, ресурсное наполнение, управляющее воздействие, а задача тяготеет к результату. Работа – категория динамическая, а задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто» в заданный момент времени. Хотя задача и работа не одно и то же, в проекте их объединяет результат, который и является предметом декомпозиции при разработке ИСР. Таким образом, разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые мы также можем разбить, в итоге получаем структурную иерархию. Для такой иерархии обязательны правила как собственно разбиения, так и контроля правильности выполненной декомпозиции.  Визуальная форма иерархической структуры работ проекта ИСР формируется на основе ряда правил, два из которых являются ключевыми. Правило 100%. Специальное правило самопроверки обязывает собирать в структуру все создаваемые продукты, результаты работ, операций вне зависимости от источника их производства: внутреннего или внешнего. Это правило применяется ко всем элементам создаваемой иерархии. Ответственное за создание структуры проекта лицо обязано каждый раз после завершения списка раздела задавать вопрос: «Все ли мы учли, что могли забыть?». На практике это представляет собой весьма дискомфортную процедуру. Поэтому практически сразу с момента начала работы над структурой PM следует привлекать экспертов. Именно здесь начинается детальное планирование и нужны те, кто досконально разбирается в отдельных процессах. Правило взаимоисключения элементов. Каждый раз разбивая результат на детализированные элементы, нужно применять ясный критерий, при этом отслеживать, чтобы полученные объекты не смешивались на одном уровне и не дублировались на разных «веточках» иерархии. Под «веточками» далее будем понимать выделенные иерархические разделы, имеющие дальнейшее разбиение вниз. В иерархии не допустимы два или более элемента с идентичным содержанием. Эта ошибка может привести к дублированию операций и конфликтам. Методика построения иерархической структуры Значимость ИСР возрастает с ростом масштаба задачи. Являясь одним из ключевых факторов успеха проекта, иерархическая структура работ служит основой для: детального понимания того, как мы будем решать задачу проекта; планирования ресурсов, стоимости, рисков, качества, расписания; четкого распределения ответственности между участниками и организации взаимодействия между ними; организации контроля выполнения работ и изменений; отчетности о выполнении мероприятий и всей задачи в целом; создания организационной структуры проекта. Иерархическая структура работ представляет собой совокупность элементов, выполненных в удобной графической форме. Графическое представление имеет ряд преимуществ перед списочным составом задач или работ. За счет наглядности ИСР и коллегиального труда над ее созданием достигается большая вовлеченность и мотивация команды, уровень коммуникаций повышается, улучшается мониторинг операций и их контроль. Кроме того, визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом. Важным элементом структуры выступают пакеты работ, представляющие собой как раз списки операций, в процессе выполнения которых достигается результат вышестоящей задачи. Пакет работ выполняется без потребности в дополнительной информации, выдает измеримый результат, подлежит реалистичной оценке и может быть передан для исполнения стороннему подрядчику. Важным подспорьем для иерархической структуры является специальный словарь. Он позволяет всем участникам однозначно толковать термины и элементы структуры, а менеджеру проекта словарь помогает определить границы ответственности членов команды и не допустить дублирования операций под разными названиями. В словаре ИСР указываются: номер элемента в структуре; название элемента; продолжительность операции; предшественник и последователь элемента; результаты; ответственный за операцию участник. Структура разрабатывается групповым методом в несколько итераций. При этом последовательно разбираются цели и результаты проекта, критерии их достижения, продукты, функциональные зоны, критерии разбиения результатов, объемы операций, технические требования. Схема этапов создания ИСР представлена в конце раздела. Основные ориентиры (условия) при создании структуры работ следующие. Для каждого элемента структуры формулируется измеримый результат. Каждый результат вышестоящего элемента носит агрегированный характер, т.е. является итогом результатов «дочерних» элементов декомпозиции. Пакеты и отдельные операции должны быть уникальными. Структура должна быть полной, но не избыточной. Элементы структуры верхних уровней должны быть совместимы с организационной структурой проекта. Размер элементов нижнего уровня должен быть достаточным для эффективного управления, но не избыточным для их контроля.  Этапы разработки иерархической структуры работ Выбор критериев для разбиения на элементы Существует несколько подходов к разбиению результатов проекта на элементы. Основными являются два из них: продуктовый и функциональный. Данные критерии совмещать на одном уровне нельзя, а на разных уровнях иерархии допустимо и даже целесообразно. Продуктовый подход необходим PM для общения с заказчиком. Заказчику важно видеть, что и когда менеджер будет ему сдавать, все ли продукты проекта будут ему представлены и т.п. Функциональный подход удобен менеджеру для взаимодействия с исполнителями. По нему проще назначить ответственных за отдельные блоки операций.  Кубическая модель структур проекта, преобразуемая в структуру работ Иерархическая структура работ, формируемая под руководством PM, на верхних уровнях иерархии может использовать любой критерий, исходя из логики декомпозиции. Часто, если проект выполняется в несколько этапов, может использоваться подход, исходя из кубической модели структур проекта (смотреть схему, размещенную выше). На верхнем уровне мы разбиваем результаты по этапам жизненного цикла проекта, затем структурируем по производимым проектным продуктам, и, наконец, пакеты работ комплектуем по функциональному критерию или по видам деятельности. Ниже вашему вниманию представлен пример продуктовой ИСР.  Пример продуктовой иерархической структуры Мы находимся в позиции менеджера проекта. Для РМ ключевая информация для создания иерархической структурой кроется в уставе. В нем нам важен раздел «Структура продукта». Допустим, на первом уровне ИСР мы сразу используем продуктовый подход, игнорируя этапы жизненного цикла. Важно не допускать смешивания разных по значимости операций на одном уровне. Кроме того, нельзя смешивать содержательные и управленческие работы. Описание содержательных действий следует выполнить в первую очередь. Только когда данное описание выполнено полностью, можно формировать управленческий блок работ, выделив его в условный продукт, например, в «Систему управления проектом». Помимо содержательного комплекта продуктов и СУП на первом уровне иерархии также размещаются такие «продукты», как «Проектная документация» и «Объект, сданный в эксплуатацию». Далее приведен пример иерархической структуры, сформированной по функциональному критерию.  Пример функциональной иерархической структуры Иерархическая структура работ является первым документом процессов планирования проекта. Иногда его, плана по вехам и матрицы ответственности оказывается достаточно, особенно в небольших проектах, чтобы перейти к календарному планированию и формированию бюджета проекта. Я считаю, что эта процедура самая сложная в плане, требующая кропотливости, лаконичности, логической строгости. Тем не менее, с опытом все трудности преодолеваются, и, осуществив структуризацию работ несколько раз для однотипных проектов, PM, как правило, достигает отличных результатов. Иерархическая структура работ помогает быстрее и эффективнее достичь поставленных целей ИСР ― это метод планирования работ, который обычно иллюстрируют в виде многоуровневой схемы задач, где главная задача — это масштабная цель, которая разбивается на этапы, а затем на более мелкие задачи и подзадачи — понятные и достижимые. Деление происходит до того момента, когда все необходимые работы для достижения результата учтены. На каждую задачу назначаются ответственные. ИСР позволяет команде сфокусироваться на выполнении конкретных измеримых задач и контрольных точек проекта, что помогает достичь поставленных целей быстрее и эффективнее.  Пример ИСР по отгрузке: нужно согласовать отгрузку, провести оплату, передать товар перевозчику и так далее ИСР не включает в себя информацию о сроках и ресурсах и представляет собой первый шаг в проектной стратегии. Далее команда создаёт план-график проекта — документ со списком работ в определённой последовательности и с установленными сроками. ИСР ― универсальный и широко используемый инструмент. Применить его можно практически ко всему: от собственных целей вроде «купить машину» до разработки программного обеспечения. Например, вот как может выглядеть ИСР по проекту «Завести собаку»:   Почему стоит использовать ИСР Работа по проекту становится прозрачной и понятной Команда наглядно видит, как решение каждой задачи приближает достижение конечного результата. Грамотно распределяются задачи ИСР обеспечивает эффективное планирование, помогает оценить загруженность команды на разных этапах и корректно закрепить задачи за участниками проекта. Риски и стоимость проекта оценены Декомпозиция работ отразит, сколько на каждый этап выделить ресурсов, где задач больше всего, когда может понадобиться больше вложений или людей. А также определит зону ответственности исполнителя перед заказчиком и позволит своевременно выявить недопонимание или вопросы внутри команды — и проработать их. Проект наглядно представлен для заинтересованных сторон Видно, на чём нужно заострить внимание, как распределить ресурсы, как заказчик представляет себе поставленные перед командой задачи и что ставит в приоритет. ИСР становится основой для последующих задач, добавления и корректировки результатов. Может стать шаблоном для типовых проектов. Кроме ИСР существуют и другие инструменты — их выбор зависит от условий, в которых предстоит реализовать цель. Например, для завязанных с жёсткими сроками проектов используют метод критического пути, где также отражаются результаты и зависимости между ними, но с одной принципиальной разницей: вносятся определённые сроки их достижения. Все задачи в методе критического пути взаимозависимы, а сроки критичны, и при отклонении от графика нужно применять срочные меры, чтобы не нарушить ход всего проекта. ИСР более гибкий с этой точки зрения инструмент, но если нужно ориентироваться на дедлайны, то больше подойдёт метод критического пути. Принципы, по которым строится ИСР Включаем работы, непосредственно влияющие на достижение цели Пункт очевидный, но с нюансом: следует охватить весь спектр нужных задач, при этом оставить за рамками ИСР несоответствующие и посторонние. Например, в планировании ремонта по ИСР нужно включить закупку материалов, но не нужно — «попросить скидку у поставщика», «ещё раз попросить скидку». Также не нужно дублировать задачи и слишком детально прописывать шаги. Используем больше существительных и меньше глаголов Здесь главное «что», а не «как» — это поможет концентрироваться на результатах. Например, сравним «составить план на разработку концепции» и «разработанная концепция». Последнее, более ёмкое и краткое, акцентирует внимание на полученном результате — смещает фокус в правильное русло. Выстраиваем иерархию от двух до четырёх уровней Этого достаточно для большинства проектов. Ориентируясь на этот принцип, легче вычленять главное и делать упор на результат. Определить, где остановить декомпозицию, поможет положительный ответ на вопрос, можно ли поставить одного исполнителя на конкретный пакет работ. Если один человек с ним не справится ― разбивайте задачи дальше. Распределяем нагрузку Каждый пакет работ закрепляется за конкретной командой или за отдельным ответственным. Если сформировать ИСР верно, обязанности всем будут понятны и не будут дублироваться. Как создать ИСР Исполнитель может составить ИСР проекта самостоятельно. Однако, если в процессе задействовать всю команду, а в идеале и представителя(ей) заказчика, участники будут лучше понимать суть работ, общий результат и отдельные задачи. Шаг 1. Определяем главную цель Ради чего создаётся планирование и к какому результату нужно прийти ― обозначаем это на вершине иерархической структуры. Шаг 2. Выделяем ключевые этапы для первого уровня Декомпозируем главную цель на достижимые, конкретные результаты. Выполнить это разделение можно несколькими способами: по результатам проекта ― достигнутым вехам, например, при строительстве дома это могут быть фундамент, экстерьер, интерьер; по длительности выполнения или срокам — с привязкой к отчётным периодам (кварталам, полугодиям); по обязанностям — исполнителя, заказчика или поставщиков; по отделам — разработка, маркетинг, техподдержка; по финансированию — какие результаты будут достигнуты за счёт выделяемых средств. Деление опционально и как его выполнять зависит от предпочтений сторон. Так как один и тот же проект может быть представлен в разных способах разделения по ИСР, при выборе советуем отталкиваться от того, какой из критериев важнее конкретно для рассматриваемого проекта. Шаг 3. Разбиваем этапы на задачи Нужно сформулировать все задачи, которые станут ответвлениями от этапов, и внести их. По мере закрытия задач проект автоматически будет двигаться по ИСР к главной цели. Шаг 4. Выписываем подзадачи и выделяем пакеты работ После создания уровня иерархии нужно добавить ещё один ― для выписывания подзадач и их группировки в пакеты работ. Пакетами работ традиционно называют завершающие ответвления ИСР на самом низком уровне, где указываются действия для закрытия этапов. У каждого пакета работ должно быть описание с данными об ответственных и ходе выполнения соответствующих задач. Шаг 5. Назначаем ответственных Это последняя стадия декомпозиции. За каждой задачей закрепляется представитель исполнителя, который будет отвечать за неё и участвовать в каждом из этапов работы. Существуют разные формы графического исполнения ИСР Выбирая визуализацию ИСР, лучше ориентироваться на комфортное восприятие. Рассмотрим основные форматы. Контурная структура Самый простой и доступный вариант построения ИСР. Нужно собрать задачи вместе и расписать их значение и иерархической последовательности, пользуясь числовыми обозначениями для подзадач или располагая их друг под другом в определённой последовательности. Вот как на этом примере:  Иерархическая таблица Показывает зависимость задач друг от друга ― иерархию, но без подробной визуализации. Поскольку это компактная таблица, её удобно построить и разместить в любом файле.  Задачи можно разделить на большее количество уровней. Основной ориентир окончания декомпозиции ― когда с каждой подзадачей может справиться один человек Древовидная структура Как понятно из названия, по структуре этот вариант напоминает дерево. Он наглядно отображает суть построения: есть родительская и дочерняя задачи, ведущие к главной цели.  Пакеты работ, или подзадачи завершают ИСР ИСР формирует общее представление о проекте, его объёме и результатах Цели ИСР — определить задачи на каждом этапе работы, показать результаты, которых нужно достичь, и всё это наглядно представить. Для создания ИСР можно распределять стикеры на доске, использовать простой шаблон в Word или программное обеспечение с поддержкой управления проектами и инструментами для декомпозиции, которое пригодится для взаимодействия ИСР с разными данными и документами. |