Практическая работа. 11сд 2. Технология обработки текстовой информации в текстовом
 Скачать 108.25 Kb.
|
|
РАЗДЕЛ 1. Технология обработки текстовой информации в текстовом процессоре Microsoft Word 2003 1.1. Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word Различают две основные группы программ подготовки текстовых документов: текстовые редакторы и текстовые процессоры, хотя такое деление принято считать условным. Текстовыми редакторами, в основном, называют программы, создающие текстовые файлы без элементов форматирования. Редакторы такого плана используются для создания текстов программ. Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования текстовых документов, - текстовые процессоры. Одним из самых известных и мощных текстовых процессоров является Word фирмы Microsoft, входящий в состав интегрированной среды Microsoft Office. Им пользуются как профессионалы, так и начинающие пользователи для работы с текстами и документами. Одной из граней профессиональной компетентности современного специалиста является владение им информационной технологией работы в среде текстового процессора Word. Word является удобным инструментом для подготовки разнообразных писем, деловой документации, отчетов, брошюр. При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать их в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word: - редактирование текста - форматирование текста - вставка графических объектов - верстка документа - создание Web-публикаций - обработка данных и средства автоматизации - интеграция программ Microsoft Office - работа с табличными данными  Предзаказ Xiaomi серии 12T с выгодой до 5 000 руб.  Цены в Л'Этуаль впечатляют размером скидок - вставка математических формул - вставка гиперссылок - установка защиты на документы 1.2. Терминологический словарь Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца. Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа. Автозамена - предназначена для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток. Настройка параметров автозамены выполняется с помощью команды Сервисы-Параметры автозамены. Автотекст - позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов. Для создания автотекста используется меню Встав- ка-Автотекст. Буфер обмена - область памяти, используемая для временного хранения копируемого фрагмента документа и используемого для вставки фрагмента в другие документы или в тот же документ в другом месте. Фрагмент сохраняется до тех пор, пока не будет заменен другим до окончания работы ПК. Висячая строка - это последняя строка абзаца, напечатанная на первой строке следующей страницы, или первая строка нового абзаца, напечатанная на последней строке страницы. Вставка объектов - способ внедрения в документ WORD объектов, созданных в другой инструментальной среде. Графические объекты - объекты графики - рисунки, фотографии, диаграммы и пр. Различают растровые и векторные графические объекты. Документ - файл, созданный с помощью Редактора и имеющий все атрибуты Документа. Закладка представляет собой невидимую электронную метку в документе. Каждой создаваемой закладке присваивается уникальное имя. Использование пробелов в именах закладок не допускается. Кернинг - это регулировка интервалов между отдельными парами букв. Применяется для того, чтобы слово имело вид единого слова, а не последовательно стоящих отдельных групп букв. Колонтитулы - располагаются в нижнем и верхнем поле документа и содержат следующую информацию: номера страниц, названия документов, глав, фамилию автора и т.д. Копилка - является специализированным элементом автотекста, позволяющим удалить из документа несколько фрагментов, а затем вставить их все сразу в другом месте. При этом содержимое копилки удаляется из нее. Макрос - это программа, состоящая из команд и действий Word. В Word макросы создаются на языке Visual Basic for Application (VBA). Мастер - программа для комфортной работы. Позволяет за несколько шагов, на которых необходимо произвести некий выбор или ввести информацию, создать необходимый объект или выполнить определенный расчет. Метка табуляции в строке - это фиксированная позиция, на которой курсор устанавливается при нажатии клавиши TAB. Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца. Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word. Предварительный просмотр - режим отображения документа, который дает представление о том, как будет выглядеть документ в напечатанном виде. Окно предварительного просмотра можно вызвать, воспользовавшись пунктом меню Файл. Работа с фрагментами документа - работа с частями документа, заключающаяся в маркировании фрагментов, их копировании, удалении и вставки в необходимые места документа. Разделы - это части документов, которые могут быть отформатированы независимо друг от друга. Внутри раздела используются одинаковые страничные форматы. Редактор формул - редактор, встроенный в WORD, служит для создания сложных формульных выражений. Свободный ввод - осуществляется двойным щелчком мыши в пустой области документа, после чего можно в документ вводить информацию, и вызывает форматирование этой области. Сноска - это дополнительный уточняющий текст, связанный с определенным местом в основном тексте, которое отмечается символом сноски. Составной документ (интегрированный) документ - документ, в котором связанные между собой фрагменты имеют разные типы и создавались в разных приложениях или программах. Специальные символы - символы, которых нет в стандартной раскладке клавиатуры. Их добавление в документ осуществляется с помощью меню Вставка-Символ. Список иллюстраций - это список рисунков, таблиц, графиков и других иллюстраций в документе. Для того, чтобы создать список иллюстраций автоматически, необходимо подписывать иллюстрации используя меню Вставка-Ссылка-Название. Стили - набор различных форматов, определяющих вид фрагмента документа при применении данного стиля. Таблица - табличное задание данных в документе. Имеются возможности для широкого форматирования таблицы. Табуляция - относится к абзацным отступам. Операция табуляции реализуется с помощью клавиши TAB и меток табуляции. Форма - шаблон для удобного ввода определенного вида данных. Форматирование - способ приведения документа или его фрагмента к определенному виду. Для этого используются определенные приемы форматирования и инструменты. Формула - арифметическое, логическое и пр. выражение над содержимым ячеек. Начинается со знака "=" и включает в себя адреса ячеек, знаки арифметического и логического соответствия, стандартные функции с аргументами, скобки. Шаблон - стандартный бланк, используемый для создания других документов. 1.3. Основные приемы работы с Microsoft Word Запустить Word можно одним из следующих способов: 1. Через пункт Программы Главного меню. 2. С помощью документа Word, при открытии которого запускается программа. 3. Щелкнуть на значке Word на рабочем столе. После запуска программы на экране появляется окно, основными элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки, строка состояния (Рисунок 1.1).
В Word имеется 18 панелей инструментов. Вид панелей инструментов и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать. Кроме того, в Word можно выводить при необходимости на экран панель задач, которая облегчает выполнение ряда операций текстового редактора. В области задач может быть расположена одна из 8 панелей задач: создание документа, буфер обмена, обычный поиск, расширенный поиск, вставка картинки, стили и форматирование, слияние, перевод. Отобразить или убрать область задач с экрана можно с помощью команды Виды Область задач (при отсутствии данной команды в меню Вид следует активизировать ее в меню Сервисы-Параметры, далее вкладка Виды Показывать область задач). Текст, создаваемый в Word, называется документом. Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Переключить режим отображения документа можно через меню Вид. Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный. Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста. В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа. Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами: • нажать клавишу F1; • обратиться к меню "?". При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск". На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть". На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел. Вкладка " Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле. Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки: • "Разделы" — для возврата в главное окно справочной системы; • "Назад" — для возврата в предыдущее окно; • "Параметры" — для изменения вида окна справки, копирования, печати содержимого и других операций. Справочная система Word организована как гипертекст. Для перехода на "родственные" статьи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме. Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно. Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму. Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий. Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа: • документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера; • электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла; • Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде. Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя. 1. В самом начале работы желательно установить нужные параметры страницы, абзацный отступ, выбрать размер и тип шрифта. 2. При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов. 3. Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования. 4. Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта. 5. Не следует использовать клавишу Enter для перехода на новую страницу. Рациональным способом сделать это является выбор меню Вставка-Разрыв – Новая страница. 6. Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо. 7. Не следует выполнять переход на новую строку без начала нового абзаца клавишей Enter. Переход на новую строку Word выполняет автоматически. 8. Рекомендуется часто повторяющиеся слова при наборе текста вставлять из буфера обмена, предварительно скопировав их в него. Кроме того, можно использовать метод «drag-and-drop» - слово, которое необходимо вставить в текст несколько раз, выделить, установить на него курсор мыши и, удерживая клавишу CTRL на клавиатуре, перетащить с помощью мыши в место вставки. 9. При ошибочно выполненном действии рекомендуется использовать команду Отменить, при необходимости вернуть какое-либо действие - команду Повторить пункта меню Правка. Способы выделения фрагментов текста. Существуют различные способы выделения фрагментов текста - с помощью клавиш или манипулятора-мыши. 1. Выделение фрагмента текста с помощью клавиш: • установка курсора в начало выделения; • одновременное нажатие клавиши 2. Выделение фрагмента текста с помощью мыши на уровне: символов, слов, строк текста - установка указателя мыши в начало выделения и протаскивание мыши при нажатой левой кнопке до конца выделяемого фрагмента; слова - установка указателя мыши на слово и двойной щелчок левой кнопки мыши; абзаца - установка курсора в произвольное место абзаца и тройной щелчок левой кнопки мыши; одной строки - одинарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от строки текста; группы строк текста - одинарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от начала текста и вертикальное протаскивание мыши до конца фрагмента; объекта (рисунка, формулы, диаграммы) - установка курсора на объекте и одинарный щелчок левой кнопки мыши. 3. Выделение текста всего документа выполняется с помощью команды Правка - Выделить все. Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Документы помещаются в отдельные окна. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6. Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения: • "Обычный текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот; • Документ Word 6.0&7.0" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad; • "Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows; • "Веб-страница" — для сохранения в виде Web-страницы. Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типа "Обычный текст". |
Рисунок 1.1. Основные элементы окна Microsoft Word