Тема 2 организация хранения первичных бухгалтерских документов
 Скачать 87.04 Kb.
|
|
Тема 1. 5 ( порядок учета имущества организации Имущество организации позволяет ей вести хозяйственную деятельность и получать доход. Поэтому ведение бухгалтерского учета и учет имущества предприятия неразрывно связаны. Организация учета имущества на предприятии предполагает создание системы по сбору информации об имущественном положении компании с дальнейшим ее анализом. Имущество организации можно разделить на следующие позиции: Деньги. Материальные активы. Нематериальные активы. Деньги предприятия представлены наличными и безналичными средствами, которые находятся на банковском счете организации. Бухгалтерский учет регламентирует классификацию материальных активов по стоимости и времени их использования. Исходя из этих характеристик материальные активы разделяются на: Малоценные активы (малоценные производственные запасы). Основные средства. К малоценным активам предприятия относится имущество стоимостью менее 40 000 руб., которое используется более 1 года. Для их учета используются счета 10, 11, 15. Оприходование «малоценки» записывается проводкой Д10 К60. НДС учитывается проводкой Д19 К60. Учет малоценных производственных запасов осуществляется как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Отличительными чертами активов, относящихся к основным средствам, являются: Использование для производства товаров или оказания услуг. Период эксплуатации более 1 года. Стоимость более 40000 рублей. Оприходование основных средств при покупке их у поставщика отражается проводкой Д08 К60. НДС учитывается на дебете счета 19. После учета приобретенных основных средств на счете 08 их стоимость списывается на дебет счета 01. Материальные активы – это активы, не имеющие вещественной формы, но имеющие ценность и приносящие доход владельцу. Материальные активы можно классифицировать на следующие составляющие: Интеллектуальная собственность. Права на использование природных ресурсов. Гудвилл. Отложенные затраты. Оприходование нематериальных активов отражается проводкой Д08 К60 с дальнейшим отражением нематериального актива на счете 04 (проводка Д04 К08). Инвентаризация имущества предприятия Основная цель инвентаризации имущества – проверить наличие имущества, состоящего на балансе предприятия. Инвентаризацию имущества проводит специальная комиссия, в состав которой обязательно входит материально ответственное лицо. Инвентаризацию основных средств необходимо проводить раз в три года перед составлением годового финансового отчета. Результаты инвентаризации фиксируются в ведомости инвентаризации основных средств. Инвентаризация малоценного имущества проводится один раз в год перед составлением годовой отчетности. Таким образом, четкая система учета имущества на предприятии позволяет отследить его имущественное состояние, а также сохранность активов. Тема 1. 4( график документоооборота Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота. Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом или распоряжением графиком документооборота организации. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.). В рабочем порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота). В связи с этим целесообразно составить соответствующий приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление или несвоевременное представление документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.). Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность. Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы: • наименование документа; • порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа; • порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто его представляет, порядок представления и срок представления; • порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения; • порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи. Работники организации (руководители структурных подразделений, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также со всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы. Соблюдение исполнителями графика документооборота в части, касающейся бухгалтерии, контролируется главным бухгалтером организации. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Рекомендуется следующая форма организационно-распорядительного документа, устанавливающего порядок документооборота организации: Образец Общество с ограниченной ответственностью «Снежинка» Приказ № 87 Тема 1. .3 принципы разработки рабочего плана счетов 2 принципы разработки рабочего плана счетов Нормативное регулирование плана счетов бухгалтерского учета представляет собой установление государственными органами общеобязательных правил и норм. В Российской Федерации создана четырехуровневая система нормативного регулирования плана счетов бухгалтерского учета. В системе нормативного регулирования План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, занимает промежуточное место между нормативными документами второго и третьего уровней, т.е. не имеющими нормативно-правового характера. Однако в практической деятельности Плану счетов придается первостепенное значение. План счетов является общим нормативным документом, предназначенным для всех организаций. Каждая организация создана для выполнения конкретных функций, а, следовательно, по роду своей деятельности она может использовать не все счета, поэтому и нет необходимости указывать их в учетной политике. Таким образом, действующее законодательство разрешает указывать в рабочем плане счетов те счета, которые непосредственно используются организацией. Белов А.А.,Белов А,Н. /Бух.учёт .Теория и практика:учебник.-М.:ЭКСМО,2006-346-389с. На каждом предприятии издается приказ об утверждении учетной политики, подписанный руководителем. Подготовка и формирование учетной политики осуществляется главным бухгалтером предприятия, на которого также возлагаются обязанности по подготовке и принятию рабочего плана счетов. При разработке плана счетов главный бухгалтер предприятия руководствуется следующими принципами: 1. Счета располагаются в разделах по ходу движения стоимости: со счета на счет, из раздела в раздел, начиная со счетов капиталов, на которых отражается формирование собственных средств, заканчивая счетами по учету финансовых результатов и использования прибыли. Это соответствует объективному процессу авансирования средств в их кругообороте, дает возможность без затруднения составлять счетные формулы и объяснять двойную запись на бухгалтерских счетах. 2. Отражение операций на бухгалтерских счетах осуществляется посредством двойной записи, которая объясняется не общепринятой балансовой теорией, не раскрывающей причин двойной записи (балансовые изменения сами являются следствием двойной записи), а исходя из экономического содержания хозяйственных операций (движения стоимости). РАБОЧИЙ ПЛАН СЧЕТОВ - систематизированный план счетов бухгалтерского учета, применяемых в конкретной организации. В нем содержатся синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности, а также перечень забалансовых счетов. Рабочий план счетов в РФ разрабатывается организацией на основе соответствующего обязательного для нее общего или специального Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного органом, которому федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» Рабочий план счетов утверждается при утверждении учетной политики организации приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета, как уже было сказано выше, таким лицом является руководитель организации. При разработке рабочего плана счетов определяется конкретная номенклатура счетов, используемых данной организацией в процессе бухгалтерского учета. В случае, если в дальнейшем возникает необходимость учета средств, не указанных в рабочем плане счетов, можно использовать имеющийся счет из соответствующего раздела. При этом рабочий план счетов всегда должен включать следующие разделы в определенной последовательности: 1. Капитал. 2. Кредиты и займы. 3. Денежные средства, их эквиваленты и прочие расчеты. 4. Капитальные вложения и долгосрочные активы. 5. Процесс снабжения и производственные затраты. 6. Производство и социальная сфера. 7. Готовая продукция и товары. 8. Процесс продажи и финансовые результаты. 9. Забалансовые счета. Небольшие и средние организации с незначительными объемами учетной работы (и, соответственно, количеством счетов и бухгалтерских проводок) могут воспользоваться типовым Планом счетов, не внося в него существенных изменений в части применения субсчетов и нетиповых проводок. Иные предприятия (как правило, имеющие многопрофильный характер деятельности, значительный объем учетных данных, разветвленную структурную сеть и т.п.) должны разрабатывать рабочий план счетов с учетом специфики своей финансово-хозяйственной деятельности. - построить такую схему бухгалтерского учета, чтобы она могла учесть потребности в аналитике для всех целей ведения учета. Это и формирование бухгалтерской отчетности, и подготовка информации для управления, исчисления налогов и сборов, и ведение статистического учета. В ПУ мастер нет собственного разработаного плана счетов Тема 1. 2« организация хранения первичных бухгалтерских документов Руководство по организации хранения бухгалтерской первичной документации. Пояснения к нормативным актам, ссылки, рекомендации, ответственность. Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом». Налоговый Кодекс РФ, ст. 23 Организация хранения первичных бухгалтерских документов в течение установленных сроков — одна из обязанностей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Порядок хранения бухгалтерской и налоговой документации регулируется следующими нормативными актами: — Налоговый Кодекс РФ; СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ Согласно Положению №105 Министерства Финансов и Приказу №558 Министерства Культуры, по истечении 4-летнего срока документацию не выбрасывают, а передают на дальнейшее хранение в архив: — первичные учетные документы сроком на 5 лет (при условии проведения проверки); — документы учетной политики сроком на 5 лет; — годовая финансовая отчетность на бессрочное хранение; — квартальная финансовая отчетность сроком на 5 лет; — ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ Обеспечение безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их за¬щиту от изменений возлагается на руководителя организации. Документы должны находиться в бухгал¬терии в специальных помещениях или закрывающихся металлических шкафах под ответственно¬стью уполномоченных лиц.месячная финансовая отчетность сроком на 1 год. Для надлежащего хранения документов предназначены специальные, так называемые "бухгалтерские" шкафы. Их внутреннее пространство позволяет свободно размещать папки-регистраторы формата А4, оборудовано переставляемыми по высоте съемными полками. Кроме того, большинство из них оборудовано запираемым кассовым отделением, в котором удобно хранить бланки строгой отчетности и различные ценности. Защиту содержимого гарантирует усиленная конструкция и высокосекретные замки. Необходимую вместимость шкафов и их количество определяют в зависимости от объема документооборота. Качество бухгалтерских шкафов должно быть подтверждено сертификатами на соответствие санитарным требованиям и ГОСТам. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ Первичные документы комплектуют в хронологическом порядке и сопровождают справкой для архива. Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты подшивают в папки или переплетают в хронологическом порядке. Это делается во избежание потери или злоупотребления. Предприятие вправе самостоятельно выбирать место размещения архивных документов. Оно может отправить их на хранение в государственный или муниципальный архив, либо создать свой собственный. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ устанавливает ряд требований: — выделить отдельное помещение или здание, учитывая при этом нормативные требования к организации архива; — создать надлежащие условия для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов; — обеспечить безопасное хранение документов в течение установленных сроков Под архив выделяют отдельное помещение, оборудованное полками, металлическими стеллажами и архивными шкафами. Во избежание выцветания документов, окна должны быть зашторены или оснащены жалюзи. Для предотвращения несанкционированного доступа рекомендуется установка металлической двери, а если помещение на первом этаже — и решеток на окна. По сравнению с бухгалтерскими, архивные шкафы не такие прочные, однако, полностью соответствуют своему назначению и отличаются повышенной вместимостью (некоторые модели вмещают до 90 папок-регистраторов формата А4). Их конструкция может быть дополнена разделителями, выдвижными ящиками и антресолями, что делает хранение документов максимально комфортным. Архивные шкафы могут иметь распашные или раздвижные двери. Благодаря вторым, можно организовать архив даже в небольшом помещении. Бухгалтерские и архивные шкафы не только обеспечивают сохранность документов, но и удобство работы с ними. Грамотно организованное хранение позволит быстро найти нужный документ даже через несколько лет после передачи его в архив. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Отсутствие бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Потеря даже части документов при налоговой проверке чревата штрафами и пенями, вплоть до 20% от суммы не уплаченного обязательного платежа. Согласно Федеральному закону №402 (статьи 7 и 29), ответственность за хранение документации руководитель компании делит с главным бухгалтером. За утрату текущих или архивных документов вследствие халатности предусмотрена административная ответственность согласно КоАП РФ. Тема1.1 ( учетная политика организации Учетная политика организации - принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета, включающих первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущую группировку и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации. Учетная политика должна обеспечивать: |